voorzee
archiefburo
Wij scheppen weer orde
M
I
LOEK NIJHOLT ARCHIEFSERVICE BV
Een bekende naam die staat voor langdurige en brede ervaring.
Deskundigheid, klantgerichtheid en kwaliteit staan bij
ons voorvp. Daarvoor zijn ome adviezen op maat gesneden
oplossingen. Ook voor de voorbereiding en uitvoering
van projecten staan wij voor u klaar, evenals voor
veranderingen bij uw documentaire informatieverzorging
en de bewerking van uw archieven.
m advisering
projecten
documentaire informatieverzorging
archiefbewerking
GOED ARCHIEFBEHEER HEEFT AANDACHT NODIG.
PERSOONLIJKE SERVICE. ONAFHANKELIJK ADVIES.
DAT KUNNEN WIJ U GEVEN.
Bel, schrijf, fax of e-mail voor meer informatie:
Ds. van Haaftenlaan 23
3984 NP Odijk
tel.: 030-6572228
fax.: 030-6572228
e-mail: loeknijholtarchief@hetnet.nl
KON. WILHELMINAHAVEN ZZ 19
3134 KG VLAARDINGEN
TELEFOON 0031 [0]10 23 402 91
06 539 468 40
06 514048 48
TELEFAX 0031 [0]10 46 034 37
E - MAILinfo@artconservation.nl
WEBSITE www.artconservation.nl
Aletta Jacobsstraat 28 - Waalwijk
Telefoon 0416 - 34 89 80 - www.voorzee.nl
Deskundige en discrete specialisten
in traditionele en digitale archivering
bij instellingen en bedrijven.
Ook voor specifieke training
van archiefpersoneel.
archiefopleiding
Het onderzoek van Schoonboom geeft
een aanzet tot het ontwikkelen van een
duurzaam archiefbeheer van e-mail voor
de gemeente Schiedam. De gemeente wil
een e-mailprotocol dat kan garanderen
dat e-mail behouden blijft. Dit protocol
schept de organisatorische randvoor
waarden voor een goed beheer van e-
mail. Ook de technische eisen waaraan
het e-mailsysteem dient te voldoen, zijn
beschreven.
Eerst is vastgesteld wat onder e-mail
moet worden verstaan. Vervolgens ko
men de gevolgen van e-mail voor de
communicatie binnen de organisatie en
de juridische status aan bod. De Archief
wet 1995 en de Wet Bescherming Per
soonsgegevens zijn van toepassing op e-
mail.
Behalve de huidige situatie van digitale
archivering van e-mail binnen de ge
meente Schiedam analyseert Schoon
boom de bestaande organisatiecultuur en
-structuur en de huidige informatievoor
ziening. Tot slot komt aan de orde de
regelgeving met betrekking tot documen
ten die zijn overgebracht naar het
gemeentearchief.
Het rapport besluit met een beschrijving
van de eisen waaraan het archiverings
systeem dient te voldoen, indien de
gemeente Schiedam haar e-mail duur
zaam wil kunnen archiveren.
Na de vaststelling van de PIVOT-rappor-
ten is het ministerie van OCenW begon
nen met het opstellen van ordenings
plannen. De scriptie, bestaande uit een
onderzoeksrapport en twee ordenings
plannen, één voor de directie Hoger
Beroepsonderwijs en één voor de directie
Wetenschappelijk Onderwijs, legt een
basis voor de digitalisering van archiefbe
standen van deze directies.
Aan de ordening van het archief worden
verschillende eisen gesteld, waaronder
herkenbaarheid voor de gebruikers.
Daarom is de eerste stap van het gehele
project het leren kennen van de organi
satie. Onder meer door het houden van
interviews werd informatie verzameld
over de werkprocessen binnen de direc
ties. Ook het gebruik van archief en de
eventuele problemen die zich daarbij
voordoen, zijn onderzocht. Verder zijn
de schaduwarchieven geïnventariseerd
en zijn de redenen voor het verzamelen
van dergelijke archieven achterhaald. De
nieuwe structuur van het archief bestaat
uit drie lagen die zijn gebaseerd op werk
processen. De handelingen uit het
PIVOT-rapport zijn gekoppeld aan deze
structuur. De koppeling garandeert een
verantwoorde en eenvoudige selectie van
archiefbescheiden, nu en in de toekomst.
De scriptie bevat een voorstel ter verbete
ring van de informatievoorziening van
de Generale Synode van de Gereformeer
de Kerken (vrijgemaakt) in Nederland.
Na een theoretische inleiding in infor
matiemanagement met een uitwerking
naar het nut van informatiemanagement
voor de Generale Synode, volgt een
beschrijving van de huidige situatie van
de informatievoorziening.
Van der Lugt analyseert drie specifieke
knelpunten, namelijk de status van de
documenten, de kwaliteit van de docu
menten en de verschijningsdatum en
inhoud van de Acta. Op basis hiervan
wordt een voorstel gedaan voor de opzet
in de toekomst. Daarbij houdt Van der
Lugt rekening met de ontwikkelingen
van de organisatiestructuur, kwaliteitsei
sen aan documenten en de wensen van
de gebruikers. Het voorstel bevat verder
een advies om procedures, richtlijnen en
instructies voor de informatievoorzie
ning op te stellen. Wanneer de informa
tievoorziening doorzichtig is voor alle
synodeleden, is te verwachten dat de
besluitvorming efficiënter en effectiever
kan verlopen. Het migratiepad geeft het
traject weer naar de toekomstige situatie
van de informatievoorziening. Met de
Synode van Zuidhorn in 2002 kan de
informatievoorziening op diverse punten
worden verbeterd. Indien gewenst kun
nen structurele wijzigingen met de
Generale Synode van 2008 worden gere
aliseerd.
Dit verslag is het resultaat van een zoek
tocht naar negentiende-eeuwse reisver
slagen. Hoe spoor je reisverslagen op in
een archief dat is gevormd binnen een
institutionele context? De contextuele
informatie biedt hulp bij het selecteren
van archieven en het formuleren van
verwachtingen, maar het blijkt geen
hulp te zijn bij het opsporen van reisver
slagen.
Voor het opsporen van reisverslagen zijn
particuliere archieven toegankelijker dan
overheidsarchieven. De negentiende-
eeuwse overheidsarchieven zijn conse
quent geordend, maar bieden niet de
mogelijkheid om op onderwerp te zoe
ken. Dat is in bibliotheekbestanden wel
het geval. Om de toegankelijkheid van
archieven te vergroten, is een vertaling
nodig van de vraag van een onderzoeker
naar de procesgebonden informatie. Een
toegang op eigentijdse index kan een
hulpmiddel zijn bij het verbeteren van
de toegankelijkheid. De verzameling
kaarten en tekeningen is een andere
hulpbron bij het opsporen van reisversla
gen. De belangrijkste hulpbron is echter
de specifieke kennis van medewerkers bij
de verschillende bewaarplaatsen. Zonder
hen zou de speurtocht aanzienlijk min
der concrete beschrijvingen van reisver
slagen en relevante bestanden hebben
opgeleverd.
H I
31
DIGITALISEREN
CONSERVEREN
DETACHEREN
RESTAUREREN
documentbehandeling, training en service
Titel: Archief, bouwstenen van een direc
tie: ARCORDO, Archief
Ordeningsplan Hoger Onderwijs
Auteur: Diana van der Haar
Titel:
Auteur:
Informatieplan voor de Generale
Synode van de Gereformeerde
Kerken (vrijgemaakt) in Nederland
Irene van der Lugt (e-mail:
ivdlugt@adckampen.nl)
Titel: Reisverslagen uit de ïpe eeuw.
Een verslag van een zoektocht in
het Algemeen Rijksarchief, de
Koninklijke Bibliotheek en het
Teylers Museum
Auteur: Lidy Visser
Marieke de Haan is medewerker communicatie van
de Archiefschool.
i
maart 2002
archievenblad
