EEN NIEUWE LENTE, NIEUWE ARCHIVARISSEN
De eindscripties IDM/archivistiek B van 2001
In 2001 is het archiefveld verrijkt met een aantal
nieuwe vakgenoten. Zij studeerden af aan de
opleiding Informatiedienstverlening en -ma
nagement (IDM) aan de Hogeschool van
Amsterdam en specialiseerden zich tot archiva
ris. Een aantal HBO'ers staat aan het begin van
een carrière in het archiefwezen. De anderen
zullen met het diploma op zak hun werk met
extra professionaliteit uitvoeren. De scripties
van Arnoud Glaudemans en Diana van der Haar
waren de beste scripties van IDM in 2001.
Belangstellenden voor een scriptie kunnen con
tact opnemen met de desbetreffende auteur.
Op verzoek van het Koninklijk Nederlands
Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) onder
zocht Hoekman de archiefvorming en het archief
beheer bij zijn opdrachtgever. Het KNGF wil dui
delijkheid over de wijze waarop men zijn dyna
misch archief dient te beheren en een advies over
de gewenste inrichting van het archiefbe
heer in de toekomst. Onderzocht is hoe de
verschillende afdelingen archiveren, wat zij
bewaren en hoe lang en op welke wijze de
archieven geschoond worden. Op dit rap
port zal het KNGF zijn archiefbeleid gaan
baseren.
Bij het KNGF ontbreken eenduidige regels
en procedures over het beheer van het
archief. De toegankelijkheid laat te wensen
over. De medewerkers beschouwen het als
een probleem, indien zij informatie en
documenten niet snel kunnen vinden. Om
dit probleem op te lossen dient een archi
veringssysteem te worden opgezet. Daarbij
gaat het om het geheel van procedures,
methoden, kennis, middelen en documenten,
waarmee een organisatie haar archief vormt en
beheert.
In tegenstelling tot wat veel medewerkers ver
wachtten, bleek de eerste stap naar een goed archi
veringssysteem niet digitaal archiveren. Voorlopig
kan het beste gekozen worden voor het vormen
en beheren van één centraal fysiek archief, in
combinatie met een elektronisch documentma
nagementsysteem. Hoekman adviseert het
management een professionele (parttime) archi
varis aan te stellen en/of het huidige personeel bij
te scholen, zodat het archief geordend wordt en
ook in de toekomst toegankelijk blijft. De archiva
ris dient bewaartermijnen en procedures op te
stellen. Het management zal erop moeten toezien
dat de gehele organisatie zich houdt aan de opge
stelde procedures voor het archiefbeheer.
Elke onderneming heeft een archief, zo ook de
Kamer van Koophandel. Het huidige archief van
de Kamer bestaat uit papieren documenten, deze
worden voor een groot deel digitaal aange
maakt, maar de geprinte versie wordt gebruikt
voor de archivering. Dit wil men gaan verande
ren. Het is de bedoeling om de digitale docu
menten te archiveren. Een digitaal archief heeft
namelijk als voordeel dat:
1. De documenten voor meer personen tegelijk
toegankelijk zijn;
2. De documenten sneller en eenvoudiger toe
gankelijk zijn;
3. Er geen aparte ruimte nodig is voor de opslag
van de archieven.
Er zijn echter ook nadelen zoals:
1. De documenten die niet digitaal zijn, moeten
digitaal gemaakt worden;
2. De wetgeving rond digitale documenten is
nog niet altijd even duidelijk;
3. Het toegankelijk en in originele staat houden
van de documenten kan problemen veroorza
ken.
Deze nadelen brengen voor digitaal archiveren
extra werk met zich mee waardoor de kosten zul
len toenemen. Voor kleinere organisatie zullen
hierdoor de kosten niet opwegen tegen de voor
delen. Vandaar dat het advies van Kersbergen
aan de KvK is om voorlopig nog niet over te
gaan op digitaal archiveren. Het is verstandiger
de ontwikkelingen af te wachten en in een later
stadium over te gaan op digitaal archiveren.
De gemeente Amstelveen onderzoekt in de regio
Amstelland en Meerlanden de mogelijkheden
om te komen tot een Regionaal Historisch
Centrum (RHC). Daartoe is men in gesprek met
de gemeenten Aalsmeer, Diemen, Haarlemmer
meer, Ouder-Amstel en Uithoorn. Door bunde
ling van krachten verwacht men de onderschei
den doelgroepen, zoals historici, ambtenaren en
middelbare scholieren beter van dienst te kun
nen zijn. (Een bewerking van de scriptie ver
scheen in het Archievenblad van december 2001).
Deze scriptie schetst allereerst een beeld van de
problematiek omtrent het digitale archief, de
oplossingen die er zijn, wat de Nederlandse
overheid eraan doet en welke initiatieven er in
het buitenland zijn. Vervolgens behandelt
Moors de theorieën van enkele vooraanstaande
theoretici op het gebied van digitale archiefstuk
ken. Het praktisch gedeelte van de scriptie biedt
de resultaten van het onderzoek dat bij het
Rijksarchief in Limburg is uitgevoerd. Hierbij is
met behulp van het programma EDDA een
inventarisatie gemaakt van de digitale archief
stukken.
Hoe kunnen digitale archiefstukken duurzaam
bewaard, beheerd en toegankelijk worden
gemaakt met behoud van authenticiteit,
betrouwbaarheid en leesbaarheid? Digitale
archiefstukken zijn afhankelijk van vier compo
nenten, te weten:
computer (hierop wordt het bestand aange
maakt/gewijzigd);
software (hiermee wordt het bestand gegene
reerd);
drager (het medium waarop het bestand
terechtkomt);
gegevens (de feitelijke informatie die het
bestand tot een document maakt).
De archivistiek stelt de vraag aan de orde wat
archiefstukken precies zijn in een digitale omge
ving. Theoretici zoals Luciana Duranti, David
Bearman en Charles Dollar houden zich daar
mee bezig. Zij stellen dat door het toekennen
van context- en metagegevens de digitale
archiefstukken verzekerd kunnen worden van
authenticiteit en betrouwbaarheid. Oplossingen
op technisch niveau moeten voorlopig nog
gezocht worden in het toepassen van migratie,
emulatie, metadata, standaarden en viewing.
Ook de regels en organisatie dienen te worden
aangepast. Digitale duurzaamheid van archief
stukken vraagt om maatregelen en beleid.
Anders krijgt de overheid te kampen krijgen met
'digitaal geheugenverlies'.
Op verzoek heeft Glaudemans een plan gemaakt
voor een archiefinformatiesysteem voor het
Streekarchief Gooi en Vechtstreek te Hilversum,
inclusief de planning van de bouw van
dit systeem. Aan het archiefinformatie
systeem worden drie eisen gesteld. Het
dient een instrument te zijn voor de
beschikbaarstelling op internet en
intranet van de digitale toegangen op
de archieven. Het dient een beheersin
strument te zijn voor het streekarchief
zelf. En het systeem dient zich zoveel
mogelijk te conformeren aan bestaande
beschrijvingsstandaarden.
De auteur ging eerst na wat deze eisen
inhouden en impliceren. De belangrijk
ste bestaande beschrijvingsstandaarden
(metadatasystemen) zijn doorgelicht op bruik
baarheid voor de inrichting van de beschikbaar
stellingfunctie en van de beheersfunctie
(ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, RKMS, FRER). Uit
deze systemen is een gegevensstructuur voor de
beschikbaarstelling en voor het beheer van de
archieven gedestilleerd.
Het program van eisen gaat in op het hoe en wat
van de verschillende aspecten van het archiefin
formatiesysteem: de structuur van de databases
voor archievenoverzicht en archieftoegangen,
de inrichting van de zoekfunctie, de presentatie
van zoekresultaten, de uitvoering van beheersta
ken en de benodigde hard- en software. De plan
ning van de bouw van het archiefinformatiesys
teem rondt het rapport af.
Door Marieke de Haan*
Titel: Licht in de duisternis. Naar een optimaal
(digitaal) archiveringssysteem bij het
Koninklijk Nederlands Genootschap voor
Fysiotherapie (KNGF) in Amersfoort
Auteur: Arjan Hoekman
(e-mail: arian.hoekmanQplanet.nl)
Titel: De Kamer en digitaal archiveren: de moge
lijkheden van digitaal archiveren voor de
Kamer van Koophandel Veluwe en Twente
Auteur: Jos Kersbergen
(e-mail: imkersbergenQhetnet.nl)
Titel: Het geheel is meer dan de som der delen.
Rapport over de vorming van het
Regionaal Historisch Centrum Amstelland
Meerlanden
Auteur: Marcel Leechburch Auwers
Titel: Naar een duurzaam beheer van digitale
archiefstukken bij het Rijksarchief in
Limburg. Adviesnota ter vorming van beleid
voor digitale archiefstukken bij het
Rijksarchief in Limburg
Auteur: Richard Moors
(e-mail: r.g.rn.moorsQdnb.nl)
Titel: Plan voor een archiefinformatiesysteem
voor het Streekarchief voor het Gooi en de
Vechtstreek te Hilversum
Auteur: Arnoud Glaudemans
(e-mail: arnoudglQxsAall.nl)
Titel: Archivering van e-mail binnen de gemeente
Schiedam. Een aanzet voor het te ontwikke
len beleid
Auteur: Marius Schoonboom (e-mail:
schoonboom@hotma_U.com)
archievenblad
maart 2002
maart 2002
archievenblad
