Websites en de Archiefwet
de praktijk
Ondanks de definitie van het
begrip 'archiefbescheiden' in de
Archiefwet is er kennelijk steeds weer
aanleiding voor vragen, onduidelijk
heid en discussie. Om de vraag van
Suidgeest goed te kunnen beantwoor
den worden eerst twee aanvullende
vragen beantwoord. Vervolgens
wordt in het kort een aantal aspecten
van archiefbescheiden en websites
besproken. Deze worden toegelicht
aan de hand van een (niet helemaal)
hypothetisch voorbeeld.
Van elk onderdeel in de informatiehuishou
ding van een organisatie zal een deskundige
medewerker vooraf steeds twee zaken moeten
vaststellen. Daarvoor moet hij successievelijk
twee vragen stellen.
Valt de informatie onder de werking van de
Archiefwet 1995? en als deze vraag bevestigend
is beantwoord:
Wat is de bewaartermijn van de informatie?
Het vraag- en antwoordspel zal in de meeste
gevallen impliciet gebeuren. Zijn de antwoorden
op deze vragen bekend, dan kan worden aange
geven welke technische eisen gesteld worden
aan het beheren en bewaren van de informatie.
Om de eerste vraag te kunnen beantwoorden
moeten we weten wat de eigenschappen zijn
van de archiefbescheiden. Ook moeten we
weten wat de relatie van deze eigenschappen is
met het karakter en de inhoud van websites. De
eigenschappen zijn te gebruiken als criteria voor
het beoordelen of informatie valt onder het regi
me van de Archiefwet 1995.
Heel kort gesteld, er is natuurlijk al genoeg over
geschreven en gediscussieerd, zijn gegevens als
archiefbescheiden aan te merken op het
moment dat:
ze te gebruiken zijn voor verantwoording,
en/of
er een relatie is met een (bedrijfs)proces en/of
ze worden gebruikt bij communicatie.
Het karakter van websites is in sneltrein
vaart aan het veranderen. De inhoud van de
meeste sites overstijgt het niveau van een gids
met informatie over de eigen organisatie en haar
werkzaamheden (voorlichtingsfunctie). Uit het
beleid van minister Van Boxtel om alle gemeen
ten voor 2003 op het web te krijgen en uit het
onlangs verschenen rapport van de commissie-
Wallage over de beschikbaarheid van openbare
overheidsinformatie wordt duidelijk dat websi
tes een integraal onderdeel gaan worden van de
totale informatiehuishouding van een (over
heidsorganisatie. Een ontwikkeling die in het
bedrijfsleven al langer aan de gang is. Er vindt
een verschuiving plaats van eenrichtingverkeer
naar een volwassen interactieve communicatie
en uitvoering van transacties.
De inhoud van een website, of onderdelen daar
van, valt daarom onder de werking van de
Archiefwet 1995 op het moment dat de informa
tie voor de organisatie en/of derden een publiek-
en privaatrechtelijk rechtsgevolg heeft (aspect:
bewijsfunctie) en/of de informatie een integraal
onderdeel vormt van de bedrijfsprocessen van
een organisatie (aspect: continuïteit, verant
woording, cultuurhistorie).
Welke informatie bewaard blijft, wat de bewaar
termijnen zijn en in welke vorm of formaat
informatie bewaard blijft, is een kwestie van
afspraken. Deze afspraken zijn vast te leggen in
de documentatie die onderdeel is van de betrok
ken bedrijfsprocessen. Van groot belang is dat
een organisatie redelijkerwijs kan aantonen dat
de geproduceerde en gereproduceerde informa
tie als betrouwbaar en authentiek te beschou
wen is.
Bij communicatie worden vele vormen van
techniek gebruikt. Webtechnologie is, evenals
andere technieken, te beschouwen als medium
voor informatie-overdracht en communicatie.
Bij communicatie is altijd sprake van een zender
en ontvanger. De zender zal een kopie van het
verzonden 'bericht' als bewijs vasthouden. De
ontvanger zal een 'exemplaar' van het bericht al
dan niet in dank aanvaarden.
Elke vorm van 'schriftelijke' communicatie
bestaat uit een logische eenheid (het bericht met
de inhoud en de structuur) en een fysieke een
heid (de techniek). Deze stelregel is van toepas
sing op analoge (d.w.z. papieren) en digitale
omgevingen. In het geval van conventionele
24
mmmmm
de praktijk
brieven en beschikkingen krijgt de ont
vanger een expeditie en behoudt de ver
zender de minuut.
Een actueel voorbeeld: Stel nu eens
dat een gemeente haar inkoopregels en
-procedures gaat aanpassen. Daarbij zal
de omvang van het bedrag van aanbeste
ding de te volgen procedure gaan bepa
len. Voor bedragen tussen de 91.000,-
euro en het bedrag voor Europese aanbe
steding (zo'n 214.326,- euro) zal de aan
besteding openbaar gemaakt worden via
de eigen website.
De eerste conclusie die te trekken valt, is
dat deze vorm van publiceren een adver
tentie is. Aan deze advertentie kunnen
derden, bijvoorbeeld bedrijven, rechten
ontlenen. De betrokken gemeente is
daarom gehouden de integriteit van deze
gepubliceerde tekst te garanderen gedu
rende de voorgeschreven/afgesproken
bewaartermijn.
De informatie over het totale proces van
totstandkoming van deze advertentie
strekt zich uit over verschillende gege
vensbronnen (analoog en digitaal). De
publicatie is een product van dit proces.
De overige informatie is voor een ont
vanger, die immers alleen over de web
tekst beschikt, niet direct interessant. De
webtekst is de vorm van communicatie
waar hij mee te maken heeft en waar hij
van uit kan gaan. Conclusie: de gepubli
ceerde webtekst is een archiefstuk.
Deze tekst op de website is, hoewel
fysiek niet verzonden, te beschouwen als
expeditie. Een beetje archivaris moet zich
dan direct gaan afvragen wat de minuut
is. Is dat dezelfde tekst die op de website
staat of zijn er nog andere documenten
of gegevensbronnen die als zodanig zijn
aan te wijzen? Aangezien een minuut een
vastgesteld exemplaar is van een docu
ment, zal de digitale tekst op de website
niet direct als minuut aangemerkt kun-
nen worden. Er hoort nog
iets bij waaruit de vast
stelling te herleiden valt.
Dit iets kan variëren van
een geleideformulier met
parafen van bevoegde
personen, een schriftelij
ke opdracht tot het plaat
sen van de tekst op de
website tot een volledige
beschrijving van het pro
ces in een vastgesteld
handboek Administratie
ve Organisatie (AO).
In het algemeen is te stel
len dat partijen (verzender en ontvanger)
qua vorm (redactioneel en uiterlijk) en
inhoud over zo identiek mogelijke exem
plaren moeten beschikken, waarvan de
betrouwbaarheid aan te tonen moet zijn
en verzending dan wel ontvangst niet
kan worden ontkend (onweerlegbaar
heid).
De vraag die nu te beantwoorden valt is:
wat moet de organisatie dan bewaren?
Volgens mij in ieder geval de minuut en
eventueel een exemplaar van de expedi
tie. De minuut, omdat deze een bewijs
functie heeft. Een exemplaar van de
expeditie is noodzakelijk wanneer de
manier van presentatie, structuur en
vorm afwijkt van de minuut. De bewaar
termijn is afhankelijk van de waarde van
de betrokken informatie.
Over de fysieke bewaring van derge
lijke teksten zijn ook afspraken te maken.
De beste oplossing zal zijn om dergelijke
teksten in XML aan te maken en te bewa
ren. De structuurelementen van de redac
tionele vorm, in dit voorbeeld de adver
tentie, worden vastgelegd met behulp
van een XML-schema. De inhoud van de
advertentie wordt samen met de vastge
stelde elementen in een XML-document
opgenomen. De presentatie van de adver
tentie kan via XSL (Extensible Stylesheet
Language) naar PDF of HTML worden
omgezet. Te bewaren zijn de drie onder
delen. Het bestandsformaat van XML is
Unicode, een uitgebreide tekenset die
nauw verwant is aan ASCII. Deze metho
de van werken kan worden vastgelegd in
de openbare inkoopregels, de procedure
beschrijvingen en het documentaire
structuurplan.
Hoewel weieens anders wordt gesug
gereerd heeft het bewaarbelang geen
invloed op de beantwoording van de
vraag of de Archiefwet 1995 van toepas
sing is op websites. Informatie die volgens
een overheidsorganisatie als niet belang
rijk wordt gekenschetst kan op grond van
de kenmerken heel goed in de categorie
archiefbescheiden vallen, terwijl het
omgekeerde (het zal niet vaak voorko
men) ook mogelijk is. De bewaartermijn
van de informatie kan bepaald worden in
het proces van waarderen, het analyseren
en vaststellen van de functie en de waarde
van een gegeven of gegevens in een
bepaalde context of samenhang. Voor de
feitelijke bewaring is sinds enige tijd XML
als instrument beschikbaar.
De eigenlijke vraag die steeds beant
woord moet worden is dus niet of een
hele website onder de werking van de
Archiefwet valt, maar welke onderdelen.
Als het handig is om toch de hele websi
te te bewaren in verband met behoud
van functionaliteit en dergelijke zal die
keuze vaak meer te maken hebben met
het feit dat er op dit moment geen ande
re mogelijkheden voor bewaring zijn.
Overigens, los van bovenstaand ant
woord, is er natuurlijk niets op tegen
periodiek snapshots van een website te
bewaren als vorm van documentatie.
Gemeentegidsen blijven toch ook
bewaard?
25
Door Rienk Jonker*
Een vraag nodigt vrijwel altijd uit tot een reactie.
Zo ook de vraag van Ted Suidgeest in het decem
bernummer van het Archievenblad van afgelopen
jaar of de inhoud van webpagina's onder de bepa
lingen van de Archiefwet valt en webpagina's dus
bewaard moeten blijven. Deze vraag heeft betrek
king op wat in sommige gevallen wordt aangeduid
met begrippen als identificatie archiefbescheiden,
ontstaan en recordness. Onder de noemer van deze
begrippen valt het proces waarbij bepaald wordt of
informatie al dan niet onder de bescherming van de
Archiefwet 1995 valt.
d
ge:l«nd ere***» 9«rti
- o a a a q e
ijrortf/igen
V.J
fplarkeren
Dag vecgunning activeren
1 W
Op de website van de gemeente
Groningen kunt u d.m.v. invoering
van uw inloggegevens zelf uw parkeer-
ontheffing activeren.
De vragen
Karakter websites
Communicatie
archievenblad
maart 2002
Digitaal bezwaar maken tegen de bela>tingaan«lag - Microsoft Internet Explorer
Van abstract naar concreet
In een eenvoudige matrix
Kenmerk
ja/nee
Verantwoording?
ja
Onderdeel proces?
ja
Communicatie?
ja
Ontwikkelingsstadium
I-Sjj
8«jland Bekaken Betki 5a naai £avorieten
^jrortygen p
Wolkom
sa®
Start!
XML
WOA^JRONINGEfUJOUDT
GAAT G MAAR! STEMMEN
I Website; van de gemeente Groningen *1 - - Digitaal loket - -
Bezwaar formulier voor Gemeentelijke Belastingen
ro hingen
Waarschuwing 1
Het is niet uitgesloten dat de ingevulde g
door onbevoegden.
Personalia
Achternaam/Bedrijfsnaam I
is tijdens verzending worden gelezen
Geslacht
Geboortedatum
rSC,^J.?l u>
Bezwaarformulier voor gemeentelijke belastingen.
Conclusie
Tot slot
Rienk Jonker
Archieven.
werkzaam bij de
Groninger
maart 2002
archievenblad
