AGFA
SCANDESK IMAGEDESK
AGFA^
O
Contacteer ons vrijblijvend voor alle informatie
de praktijk
Tot slot
Nadat we van de organisatie de fraaie
slotbrochure 'Van kennis naar praktijk'
hadden gekregen met inderdaad prakti
sche tips voor de toepassing van de nieu
we regelgeving, had J.J. Moelker van de
directie Informatiebeleid Openbare Sec
tor van het ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties de taak de
uitsmijter te leveren. Zijn voordracht had
de titel Artikel 12 in de elektronische over
heid van 2012. Hij schetste dat de infor
matierevolutie nog steeds doorholt en
dat we dus in feite met onze bemoeiin
gen om behoud van informatie steeds
achterlopen. Er is vernetwerking en hori-
zontalisering, vervaging en vervlechting
van scheidslijnen tussen organisaties,
terwijl virtualisering en betrouwbaarheid
en duurzaamheid van informatie de zaak
van complicerende factoren voorzien. De
elektronische overheid heeft de taak zorg
te dragen voor transparantie van infor
matie voor de samenleving en voor de
overheid en voor transparantie van de
samenleving en de overheid. Dat houdt
in dat er hard gewerkt moet worden aan
pro-actieve dienstverlening, een vorm
van participatie in een digitale democra
tie, er regie gevoerd moet worden op per
soonsgegevens, de beveiliging en veilig
heid van gegevens en systemen verbeterd
moeten worden enz. enz. In de transpa
rante systemen wil men samenhang en
toegankelijkheid vanuit de zoekende en
de vormende kant. De vandaag geïntro
duceerde regelgeving kan erbij helpen,
maar er is snel een revolutie nodig. De
kreet uit 1991 'Omslag in opslag' is nog
steeds actueel!
Hoera! Maar wat hebben we nu geleerd
op het congres? Op zich was het congres
teleurstellend in de zin dat er weinig
nieuws werd geboden. Veel van wat ver
teld is, werd tien jaar geleden ook al ver
teld, alleen zijn de pakken duurder.
Concrete voorbeelden en algemene
methodes van aanpak ontbraken. Er zijn
wat nieuwe technieken, maar zijn die
goed voor duurzaamheid? We hebben
nog evenveel vragen als vóór het con
gres.
23
De nieuwe Agfa Scandesk is de ideale
reader-scanner voor het lezen en afdrukken
van uw grafische of alfanummerische COM-
fiches en voor de klassieke microfilm-jackets.
De Agfa Scandesk is een compact en
gebruiksvriendelijk apparaat. Door de snelle
printer-interface kan de Agfa Scandesk
aangesloten worden op een, reeds bij u
aanwezige, laserprinter voor het afdrukken
van uw beelden.
Kenmerkend is de eenvoudige bediening,
de uitstekende leesbaarheid en een
overtuigende drukkwaliteit.
Agfa Cevaert BV MDS Postbus 12 2280 AA Rijswijk
Tel. 070/4131 292 Fax 070/4131 593
Agfa België MDS Prins Boudewijnlaan 5 2550 Kontich
Tel. +32.3.450.97.82 Fax +32.3.450.96.59
De Agfa Imagedesk is voorzien van een
interface die het mogelijk maakt om via een
imaging board aan PC's gekoppeld te worden.
Zo kan de Imagedesk volledig in uw netwerk
geïntegreerd worden en uw fiche voor
verdere verwerking in Document
Management Systemen opgenomen worden.
Dit maakt van de microfiche ook in de
toekomst een flexibel en open medium.
te optimistisch? Van der Ploeg wil toch naar
een volkomen digitale overheid? En als de
archivaris inderdaad, zoals De Jong wil, een
meer sturende rol krijgt voor het behoud van
informatie of archiefbescheiden in werkproces
sen door te participeren in allerlei organisatie
platforms, geeft de regeling hem dan daartoe
voldoende autoriteit? Ja, zal hij zeggen, maar
de praktijk en cultuur binnen de overheidsorga
nisaties is voorlopig nog anders.
Tracé Behoud van informatiedragers, de techniek
In drie lezingen gingen sprekers in op de tech
nische haalbaarheid en toepasbaarheid van de
nieuwe regelingen voor behoud van digitale
documenten. J.P.M. Slats deed verslag over het
Testbed digitale bewaring, S. Bosch en dr. H.
Bakker hadden het over PDF en XML voor orde
en toegang en ir. W.H.J. Lennartz over Techni
sche metadata.
Jacqueline Slats, programmamanager Testbed
Digitale Bewaring, vertelde over de testen van
bestaande strategieën voor bewaring van digi
tale documenten in de XML-standaard. Het is
belangrijk dat digitale documenten applicatie-
en platformonafhankelijk kunnen worden ge
conserveerd en geraadpleegd. Volgens haar is
XML te verkiezen boven PDF, omdat XML een
leverancier-onafhankelijke open standaard is.
Ze behandelde veelvoorkomende problemen
bij de archivering van e-mail. De transmissie
naar XML is bij dit type documenten als eerste
getest. Maar bij het bureau Testbed kunnen
verzoeken worden ingediend om allerlei soor
ten documenten voor transmissie naar XML te
testen. De testbestanden en oorspronkelijke
software moeten dan wel worden aangeleverd.
PDF en XML zijn standaarden die genoemd
worden in de Regeling geordende en toeganke
lijke staat. De inleiders Stan Bosch (Compaq)
en Hette Bakker (Cap Gemini Ernst Young)
richtten zich voornamelijk op de beantwoor
ding van de vragen: wat is het, wanneer
gebruik je het en wat zijn de verschillen, de
overeenkomsten, de voordelen en de nadelen?
De concepten structuur, inhoud en presentatie
spelen bij beide standaarden een belangrijke
rol. Jammer genoeg werden deze niet nader uit
gelegd aan het publiek. Kort gezegd is het
begrip structuur te vertalen naar het archivisti-
sche begrip redactionele vorm, de manier waar
op de formele kenmerken van een document
zijn gerangschikt. De inhoud behoeft geen uit
leg. De presentatie daarentegen is kort gezegd
te vertalen naar het archivistische begrip uiter
lijke vorm, de verschijningsvorm van een
archiefstuk.
Lennartz, directeur Circle Software, legde met
verve en rekening houdend met een lekenge-
hoor uit wat belangrijk is aan het omgaan met
en behouden van metadata. Metadata zijn
beschrijvende gegevens en functionele metada
ta worden toegepast in de functionele context
van een document. Dit zijn: het type document,
de auteur, het onderwerp, het trefwoord. Op
basis hiervan zoekt de gebruiker documenten.
Technische metadata beschrijven de technische
context van het document. Er zijn veel leveran
ciers van hulpprogramma's ('tools') op de markt
voor het behoud van een document of het ont
rafelen van de inhoud. Standaardisatie van
deze 'tools' wordt aanbevolen maar het pro
bleem van diverse versies, de 'wet van behoud
van ellende' blijft voorlopig bestaan.
Tracé Bewaarcondities van informatiedragers
In dit tracé waren er lezingen door B.W.
Wassink, Het maken van een calamiteitenplan,
drs. C.E. Schabbing en R. Suir over Eisen bouw
en inrichting archiefruimten en J. Alderson over
Long Term Data Storage - Strategies and
Considerations.
Bihanne Wassink van het Internationaal Con-
serverings Centrum van het Nationaal Archief
i.o. gaf handige tips voor het maken van een
calamiteitenplan na de noodzaak ervan te heb
ben aangetoond. In theorie wel bekende stof.
Maar zeg nou eerlijk: hoeveel archiefdiensten
hebben zo'n plan? Hoeveel kalveren moeten er
nog verdrinken, hoeveel archieven onherstel
baar de vernieling ingaan, voor we wat dit
betreft eindelijk in actie komen?
De provinciale archiefinspecteurs Schabbing en
Suir lichtten de nieuwe regels voor archiefbe
waarplaatsen en archiefdepots toe. Een en
ander is na te lezen in de regeling uiteraard. In
de voordracht gaven ze vooral de verschillen
met de eerdere regeling aan. Verdere informatie
is te vinden op archiefinspecteurs.fol.nl.
Een van de belangrijke stellingen van J.
Alderson van de firma Compaq was: Almost
everything lasts longer than the technology you
choose, therefore choose whatever fulfils your
business requirements. Met andere woorden:
er is (nog) geen enkele technologie beschik
baar waarmee informatie echt duurzaam be
waard kan blijven. Bij elke keuze die gemaakt
wordt moet rekening worden gehouden met de
eis dat opgeslagen informatie gemigreerd kan
worden naar andere gegevensdragers.
Voor het beheer werden voornamelijk 'best
practices' gegeven die bij systeembeheerders
bekend verondersteld mogen worden. Een paar
voorbeelden. Zorg altijd voor meer dan één
kopie van de informatie. Bewaar de verschillen
de kopieën op gescheiden locaties. Test regel
matig de leesbaarheid van de informatiedra
gers. Zorg bij aanschaf van nieuwe afspelers/
lezers dat oude informatiedragers te lezen zijn
of migreer de informatie voordat het te laat is.
maart 2002
archievenblad
