Groenendijk
Microfilm Scanservice
Lensen Consultancy
Advisering
Interim-management
Projectmanagement
Projectuitvoering
...ALS HET ECHT OM KWALITEIT GAAT
zi Boekverfilming
z£ Boekscanning
zi Fotoscanning kleur/zwart-wit
ZJ Negatiefscanning
ZA Diascanning
Documentverfilming
zl Documentscanning
Za Groot formaat verfilming
Zi Groot formaat scanning
bT Microfilmscanning
Zi Microfichescanning
Zi Microfilmafdrukken
z£ Plotten CAD-bestanden op microfilm
Voor inlichtingen over tarieven en plaatsing van zowel
product- als personeelsadvertenties kunt u contact
opnemen met:
Sales Services, contact persoon: Gerrit Kulsdom
Postbus 2317, 1620 EH Hoorn
Tel. 0229 - 211 211Fax 0229 - 270 404
E-mail: snsdtp@planet.nl 27
sns@wxs.nl
4 ateS&S e
voor een heldere kijk op uw documentaire informatievoorziening
Voor meer informatie: www.lensenconsultancy.nl
Waverstraat 80-11 1079 VP Amsterdam T 020-6449208 F 020-6448975 Einfo@lensenconsultancy.nl
Edison weg 50D, 2952 AD Alblasserdam Tel.: 078-6931300 Fax: 078-6931123
E-mail: gms@groenendijk.net Website: groenendijk.net
<t <xdventialK$ <uul
De praktische implementatie van de regelgeving
Na de plenaire openingsredes werden in drie
tijdsblokken lezingen gegeven met het doel de
implicaties van de regelingen uit te diepen. In
vier tracés, Houdbaarheid van informatiedragers;
Behoud van informatiedragers, organiseren en
implementeren; Behoud van informatiedragers,
de techniek en Bewaarcondities van informatie
dragers, werden inleidingen gegeven met het
doei aandachtspunten en knelpunten te signale
ren en oplossingsrichtingen aan te duiden alsme
de voorstellen voor de toepassing in de praktijk
aan te bieden. Vol verwachting togen we daarom
in de verschillende workshops die vrijwel alle
werden ondersteund met PowerPoint-presenta-
ties die ook op de uitgereikte cd-rom te vinden
zijn. Van het hart moet ons nog dat we het enigs
zins merkwaardig vonden dat er meerdere keren
werd gesuggereerd dat wanneer bij het rijk het
archiefbeheer niet op orde is hetzelfde ook geldt
voor de lagere overheden. Is dat wel zo?
Tracé Houdbaarheid van informatiedragers
In het tracé 'Houdbaarheid van informatiedra
gers' werden lezingen gehouden door drs. M.M.
Hoekstra, Behoud van de drager of van de organi
satie, door dr. J.B.G.A. Havermans, Hebben infor
matiedragers een duurzame toekomsten door
drs. A.J.M. den Teuling over de Regeling duur
zaamheid archiefbescheiden.
Melior Hoekstra, senior consultant bij Twijnstra
Work Innovation, hield een pleidooi voor een
goede samenwerking van archivarissen en
DIV'ers om een recordkeepingsystem te ontwik
kelen ten behoeve van de lijnorganisatie. Hij her
haalde voornamelijk de vragen die we als archi
varissen en DIV'ers hebben om tot oplossingen
voor beheer en behoud van procesgebonden
informatie en de bijbehorende metadata te
komen. Weliswaar gaf hij een aantal ideeën voor
de organisatorische aanpak, maar zowel de dra
ger als de organisatie waren in zijn verhaal geen
houdbare grootheden. Een praktische handrei
king voor het behoud van informatie en digitale
archieven rond werkprocessen gaf hij niet. Allen
die verantwoordelijk zijn voor de fysieke distri
butie, beheer en opslag van documenten moeten
zich oriënteren op de complexe technologische
veranderingen en de organisatorische gevolgen,
was zijn mening. Maar dat wisten we al.
Van Havermans, werkzaam bij de afdeling papier
en karton bij TNO Industrie, kregen de toehoor
ders een boeiende lezing over de duurzaamheid
van informatiedragers met praktijkvoorbeelden.
Anorganische materialen als steen, papyrus en
perkament blijken duurzaam in het behoud te
zijn, maar niet gemakkelijk in het gebruik. Van de
nieuwe polymere materiaaldragers als microfilm,
audiotape, cd(-i/rom) en dvd staat nog lang niet
vast hoe lang ze informatie vasthouden. Wel is
door onderzoek vast komen te staan dat deze
dragers van tijd tot tijd omgezet moeten worden.
Hoe kwetsbaar een drager kan zijn, blijkt uit het
recente gegeven dat je je pinpas met magneet
strip niet in dezelfde tas of zak moet opbergen
als je mobiele telefoon. Het regent klachten bij
bank- en girokantoren over het niet (meer) kun
nen opnemen van geld. De industrie voorspelt
dat de nieuwste informatiedragers over tien jaar
zijn verdwenen. Daar moet de huidige Archiefwet
op anticiperen. Het is de hoogste tijd voor nor
men en eisen voor informatiedragers. Waaraan
moeten zij voldoen? Is de overheid zich van deze
vraag bewust en hoe staat dat bij particulieren?
Conform artikel n van de Archiefwet 1995 is het
belangrijk je af te vragen of materiaal getest is
en gecertificeerd. Toch zal het waarschijnlijk nog
jaren duren voor dat daadwerkelijk gebeurt. Zie
ook: www.tno.nl (voor toepassing van normen);
www.icn.nl (voor kwaliteitseisen) en www.nen.nl
(voor informatie over normen).
Bij de lezing van Arnold den Teuling was de
opkomst erg hoog. De inleider bestempelde hem
als een blijkbaar 'populaire professor'. Den
Teuling waarschuwde de toehoorders voor de
gortdroge stof die hij te verteren gaf en dat wat
hij te vertellen had voor de goede lezer is na te
lezen in de twee brochures die over de Regeling
duurzaamheid archiefbescheiden zijn uitgeko
men. Hij duidde de problemen voor de houd
baarheid van de diverse materialen als papier,
film en kleurafdrukken, en wees op het belang
van inkoop van materialen voor archivering die
aan de wettelijk gestelde eisen voldoen. Ze zijn
nog bijna nergens te koop, maar als we er geza
menlijk om vragen dan zal de industrie wel vol
gens de norm moeten gaan produceren. Hij gaf
zonder echt reclame te willen maken aan welke
leveranciers redelijk betrouwbare materialen
leveren. Inkoop van deugdelijke materialen is
sinds de invoering van de regeling op 20 sep
tember 2001 de verantwoordelijkheid van de
zorgdrager. De leveranciers dienen testrapporten
te overleggen. Bij vragen over houdbaarheid en
toepasbaarheid van materialen mag de helpdesk
van het Algemeen Rijksarchief worden gebeld!
Tracé Behoud van informatiedragers, organiseren
en implementeren
De lezingen in dit tracé werden gegeven door
A.L.M. van Heijst, Documentair structuurplan,
basis voor overzicht, drs. J. Hofman, Behoud van
informatie en J. de Jong, Archiveren is regisseren,
de praktijk van record management.
Van Heijst gaf uitleg over het documentair struc
tuurplan, dat de basis moet vormen voor kennis-
en kwaliteitsmanagement van digitale gegevens.
De gemeente Hoorn ontwikkelt al zo'n plan. Zijn
uitleg was te snel, werd monotoon gebracht en
hij gaf te veel informatie ineens om te behappen
en gebruikte veel Engelse termen om zijn betoog
te ondersteunen. Van Heijst praatte vooral in zijn
eigen jargon. In de Verenigde Staten zou men al
vrij ver zijn met digitale dossiervorming. Waar en
hoe precies werd niet uitgelegd in de drie kwar
tier die hij aan het woord was. Een documentair
structuurplan achtte hij voor digitale gegevens
een absolute noodzaak. In feite goot hij oude
wijn in een nieuwe zak, want je moet als kennis-
of kwaliteitsmanager beslissen welke informatie
je op papier en welke je digitaal wilt behouden.
Hij wees erop dat documenten iets anders zijn
dan 'records' in Angelsaksische landen. Records
zijn de vastlegde gegevens van een transactie,
feit, mening, brondocument. Om die reden moet
men het begrip 'recordkeepingsystem' niet verta
len en integraal en internationaal als term hand
haven. Als hulpmiddelen bij het vormen van digi
tale archiefbestanden, noemde de spreker EDDA
(van het Gemeentearchief Amsterdam), het DIM-
model (Split Vision), het IRM-model (Woody
Forest Horton) en het IDM-VHIC (Erasmus
Universiteit). Bovendien zijn er via Excel midde
len te ontwikkelen. Zie ook: www.hic.nj.
Hans Hofman wist de samengestroomde menigte
in de Rembrandtzaal te boeien met een aanzet
voor de gedachtevorming over de praktische toe
pasbaarheid van de Regeling geordende en toe
gankelijke staat archiefbescheiden. Er wordt drif
tig gezocht naar oplossingen voor de permanen
te bewaring van digitale archiefstukken en het
veiligstellen van de authenticiteit ervan, maar
duurzame oplossingen zijn er nog niet. Maar er
gloort hoop. Er zijn enkele strategieën die een
mogelijke oplossing voor de korte termijn bie
den. Zo'n stelling roept natuurlijk meteen de
vraag op hoe je de regeling dan in godsnaam in
de praktijk moet omzetten. Documenten of infor
matie-eenheden moeten vindbaar, leesbaar,
begrijpelijk en betrouwbaar zijn en ook nog
duurzaam. Er zijn allerlei nieuwe regels en hand
reikingen, je moet een paar weken vrij nemen
om ze eigen te maken. Deze zee aan theorieën
geeft zoals al aangeduid alleen een denkrichting
voor het digitale bewaren aan. Maar niemand
weet het echt en daarom moeten we veel van
elkaar afkijken en leren van anderen in deze cha
otische wereld. Belangrijk is de regel om bij de
ontwikkeling van nieuwe systemen de eisen van
de nieuwe ministeriële regeling in te bouwen.
Met kleine systemen beginnen kan grote gedach
ten naar voren brengen voor de implementatie
en aanpak van de regeling. Meer informatie is te
vinden op www.interpares.org en www.digitale-
duurzaamheid.nl.
los de Jong, senior adviseur bij Koenen Baak en
Partners, ging in op de nieuwe rol van de archi
varis als regisseur. De regiefunctie houdt in dat
ervoor gezorgd wordt dat archief- en werkfunctie
worden geïntegreerd en geïntegreerd blijven.
Daarbij blijft volgens De Jong een rol weggelegd
voor DIV'ers en DIV-afdelingen, ook voor het
beheer van papieren archieven. Maar is dat niet
maart 2002
archievenblad
