de praktijk
18 I r
de praktijk
Dit artikel is geschreven vanuit
de situatie bij het ministerie
van LNV, waar het e-mailpakket
van marktleider Microsoft wordt
gebruikt (Outlook met Exchange
als database voor de ontvangst
en distributie). Er zijn natuurlijk
allerlei andere pakketten, zoals
Lotus Notes of Groupwise, maar
hun functionele principes zijn
vergelijkbaar. Overigens kunnen
de mogelijkheden van Outlook
fluctueren per versie. Outlook
kan draaien op allerlei servers,
maar Exchange wordt het meest
gebruikt omdat anders bepaal
de functionaliteiten, zoals de
agenda, niet ondersteund wor
den.
[-mail op de kaart
Door Jan van Tol*
Over archivering van e-mail is al veel geschreven,
en zelfs veel goeds. De bestaande invalshoeken
zijn echter ofwel globaal-theoretisch, ofwel direct
gericht op een pragmatische deeloplossing. Het
ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
(LNV) vond dat niet genoeg en heeft een complete
analyse gemaakt van alle archiveringsaspecten (van
aanleveren tot verwijderen) en van de juridische,
technische en organisatieculture^ invalshoeken. Dit
artikel bespreekt de voornaamste bevindingen en
schetst hoe LNV daarmee inmiddels aan de slag is
gegaan.
Archivering van e-mail is een complex
onderwerp. Allerlei lastige elementen komen bij
elkaar: privacy versus organisatiebelang, docu
mentbeheer in het persoonlijke en in het IT-
domein, digitale duurzaamheid, de vervlechting
met bijlagen die zijn aangemaakt in andere
applicaties, en natuurlijk de gigantische hoe
veelheid e-mails. Om een aanpak te bedenken
moet je een goed beeld hebben van de samen
stellende elementen van dit probleem. LNV
miste in de bestaande publicaties en rapporten
echter een integrale analyse en heeft die daarom
zelf verricht1.
Eerst zijn de algemene organisatieculturele, juri
dische en technische aspecten beschreven, met
knelpunten en aanknopingspunten voor oplos
sing. Daarna is ingezoomd op alle afzonderlijke
archiveringsaspecten, met telkens een algemene
omschrijving, de toepasselijkheid op e-mail, de
specifieke juridische en technische aspecten, en
aanknopingspunten voor een oplossing. Het
rapport zoomt daarna uit naar e-mail in het
algemeen en besluit met samenvattende conclu
sies en aanbevelingen.
Organisatiecultuur
E-mail wordt nog in ruime kring beschouwd
als een applicatie van kantoorautomatisering
binnen het persoonlijke domein van de indivi
duele medewerker. Meestal is er dan ook niets
geregeld voor het beheer, hoewel de belangen
van de organisatie vragen om een volwaardige
archivering. Betekenen regels het einde van het
onbezorgde mailen? Zal iedere individuele
medewerker inzage moeten verlenen in de eigen
elektronische postbus of die zelfs moeten opge
ven? Een veelgehoorde oplossing om de
beheersproblemen beter het hoofd te kunnen
bieden is vervanging van individuele e-mail-
adressen door een centrale postbus, met centrale
opslag, registratie, ordening en dergelijke.
Beheer buiten de individuele medewerkers is bij
veel organisatieonderdelen in strijd met de
heersende cultuur.
Nu is er iets vreemds met dat begrip organisatie
cultuur. Het wordt meestal gebruikt als aanloop
je om uit te leggen waarom iets niet gebeurt
zoals het zou moeten2. Toch kun je niet om de
situatie heen dat de persoonlijke e-mailpostbus
beschouwd wordt als een verworven recht. Ook
het van bovenaf vastleggen dat de individuele
medewerker toegang zal moeten geven tot zijn
e-mail bestanden (het Big Brother-effect in
Orwelliaanse zin) is binnen de ambtelijke cul
tuur niet gewenst. En een wezenlijke randvoor
waarde voor interne regels is dat ze passen bij de
cultuur waarin ze gerealiseerd zullen worden.
Medewerkers bij LNV hebben veel individuele
vrijheid, maar dat blijft niettemin een vrijheid
binnen de gebondenheid van departementsbe-
langen zoals archivering. Hoe dan ook is de
realisering van een verantwoord gebruik van e-
mail niet alleen gebaat bij een richtlijn, maar
ook bij doeltreffende communicatie. Medewer
kers moeten gaan beseffen dat e-mail informatie
kan bevatten die het ministerie nodig heeft om
zich te kunnen verantwoorden of om de stand
puntbepaling te kunnen reconstrueren. Idealiter
zou alle persoonlijk beheerde informatie een
standaard onderwerp in functioneringsgesprek
ken zijn.
Privacy
Niet alle e-mails hoeven behandeld te wor
den als archiefbescheiden. Natuurlijk wordt het
medium steeds meer gebruikt voor ambtelijke
communicatie, zowel formele (vergelijkbaar met
een brief) als informele (vergelijkbaar met een
telefoongesprek). Maar daarnaast zal altijd een
deel van de berichten een zuiver privé-karakter
dragen en daarop is het briefgeheim van toepas
sing. Voor e-mail is dit nog niet vastgelegd in de
Grondwet, maar dat is een kwestie van tijd,
want het kabinet heeft in augustus besloten om
het brief-, telefoon- en telegraafgeheim te ver
vangen door het grondrecht op vertrouwelijke
communicatie (inclusief e-mail, SMS enz.).
Bij LNV is afgesproken dat e-mail in principe een
zakelijk karakter heeft, hoewel beperkt en
beschaafd gebruik voor privédoeleinden is toe
gestaan^. Ook al zijn de meeste e-mails zakelijk
van aard, de werkgever mag vanwege de privacy-
bepalingen niet zomaar in iemands elektroni
sche postbus kijken. Eventueel gewenst centraal
beheer wordt hierdoor dus belemmerd.
De voetangels van het briefgeheim kunnen ver
meden worden door af te spreken dat privé-
berichten voortaan duidelijk als zodanig worden
gemarkeerd, zoals al gebeurt bij papieren brie
ven. Daarvoor moeten wel technische voorzie-
I archievenblad februari 2002
ningen komen. E-mail heeft geen buitenkant
waarop zo'n markering kan worden aangebracht
en verder is het bijna niet mogelijk om een
bericht af te schermen voor inzage door sys
teembeheerders. Daarnaast moet er iets bedacht
worden voor berichten met een deels privé- en
deels zakelijke inhoud. Hoe weeg je die belangen
af? Het lijkt aannemelijk dat het organisatiebe
lang prevaleert en dat de organisatie het recht
heeft om zulke berichten te bekijken ondanks
hun aanwezigheid in het persoonlijke en dus
(gedeeltelijk) privédomein.
Een mogelijke aanpak is om naast de persoonlij
ke postbussen ook functionele en groepspost-
bussen in te stellen. De berichten in en vanuit
zulke postbussen zijn per definitie zakelijk en
kunnen beheerd worden door DIV'ers. De eind
gebruiker wordt er dan verantwoordelijk voor
om van alle relevante ingekomen en verzonden
e-mails een kopie door te sturen naar de functio
nele postbus.
Origineel of kopie?
Dat brengt ons op de vraag wat het origine
le bericht is, een vraag die essentieel is om te
kunnen bepalen voor welke versie de archiefwet-
telijke beheersvoorschriften gelden. E-mails
bevinden zich in hun originele versie in de cen
trale server. Dat origineel wijkt echter af van de
verschijningsvorm op het scherm van de eind
gebruiker. Zo heeft een uitgaand bericht aanvan
kelijk zijn interne organisatiespecifieke opmaak,
die tevens beïnvloed wordt door het type com
puter dat de eindgebruiker voor zijn neus heeft
staan. Zodra het bericht het besloten netwerk
verlaat en in het openbare internet terechtkomt,
krijgt het een ander formaat. De vorm van een e-
mail staat in feite niet vast. Om praktische rede
nen, maar met het nodige voorbehoud, kan
worden besloten om de verschijningsvorm in
Outlook te beschouwen als de originele omge
ving. Daarmee zijn we er nog niet, want er zijn
verschillende berichttypen.
Duidelijk origineel zijn het ingekomen bericht
en het ingekomen antwoord (RE). Duidelijk een
kopie zijn de ingekomen kopie (CC) of blinde
kopie (BCC) en de verzonden kopie of blinde
kopie. Het verzonden bericht en het verzonden
antwoord kunnen beschouwd worden als minu
ten en zijn daardoor archiefwaardig. Een twijfel
geval is het doorgestuurde bericht (FW). Op zich
is de inhoud een kopie, maar omdat de context-
gegevens (afzender, tijdstip) anders zijn kan het
als origineel beschouwd worden. Dat is zeker het
geval wanneer aan het doorgestuurde bericht
nog nieuwe tekst is toegevoegd. Hetzelfde geldt
voor het verzonden doorgestuurde bericht. En
wat doen we met
een identiek be
richt dat verzon
den is naar meer
dere geadresseer
den: zijn alle in
gekomen exem
plaren origineel?
Verder zijn er nog
de meldingen die
door het systeem aangemaakt zijn: verzendbe-
vestiging, leesbevestiging en bevestiging van
verwijdering door de geadresseerde. Deze mel
dingen geven contextinformatie over wat er met
een verzonden bericht is gebeurd. Ze worden
alleen gegenereerd als de optie daartoe geacti
veerd is. Voor een automatisch antwoord bij
afwezigheid van de geadresseerde geldt hetzelf
de.
Kortom, het is niet eenvoudig te bepalen welke
soorten e-mail origineel zijn. Overigens is deze
benadering principiëler dan gebruikelijk voor
papieren brieven, want de mogelijkheden om
het technisch goed te regelen vergen een veel
sterker theoretisch kader dan in de wat pragma
tische en ad-hocbenadering in het papieren tijd
perk. Maar ook hier is de nodige pragmatiek wel
kom. Zo kan de vraag of alle exemplaren van
een identiek bericht origineel zijn, omzeild wor
den door de tegenvraag of alle exemplaren wel
gearchiveerd moeten worden. Voor de recon
structie van het werkproces is één exemplaar
voldoende, want daarop staat de complete lijst
met geadresseerden. Een hanteerbare afspraak
zou zijn om alleen het verzonden bericht te
archiveren. Overigens wordt daardoor de eerder
genoemde oplossing met aanlevering aan func
tionele postbussen minder bevredigend, want de
berichten die er indirect in belanden vanuit een
persoonlijke postbus zijn natuurlijk kopieën.
De kwestie van originaliteit in het algemeen kan
ook onschadelijk gemaakt worden door meer
nadruk te leggen op het beheer van de gegevens
in de centrale Exchange server. Daar kunnen
makkelijker de distributiegegevens worden vast
gehouden over herkomst, bestemming, verzen
ding, routering en lezen, die vervolgens toege
voegd kunnen worden aan de berichten die
terecht komen in de functionele postbussen.
Zoals hierboven bleek, moet er met het centrale
beheer wel zorgvuldig worden omgegaan van
wege de privacy.
Registreren en ontsluiten
Een e-mail moet door de opsteller voorzien
worden van naam en e-mailadres van de
Een mogelijke aanpak van het privacy
probleem is om naast de persoonlijke
postbussen ook functionele en groeps-
postbussen in te stellen.
archievenblad
februari 2002
