UW KLANT KAN NIET ZAPPEN!
LANDELIJKE CONTACTDAG DOCUMENT MANAGEMENT
LANiER
MAANDAG 4 MAART 2002,09.30u - 18.00u, STADSTHEATER ZOETERMEER
AGFA^
Decos
i va
i
m. 1 v 1
DOCUMENT MANAGEMENT KENNIS MANAGEMENT WORKFLOW MANAGEMENT DIOR-OPLEIDINGEN
Digitalisering van documenten alléén staat niet garant voor een betere documentaire
informatievoorziening. Uw klant moet tijdig over de benodigde documenten kunnen beschikken en is
daarvoor afhankelijk van een goed functionerend documentmanagement.
Uw klant kan niet zomaar bij iemand anders terecht als de informatievoorziening niet toereikend is;
uw klant kan niet zappen.
Maar wat moet u doen om toch een tevreden klant te hebben en te houden; met andere woorden:
Hoe werkt u klantgericht?
Dat is het thema van de eerste
Medewerkende bedrijven:
Op deze dag, die gratis
toegankelijk is, komen tijdens
plenaire en parallelsessies
talloze onderwerpen aan de orde
uit het vakgebied. Diverse sprekers van
naam staan borg voor een berg aan
informatie en de introductie van de nieuwe
DIVA DIV-competentieprofielen vindt plaats.
Hier kunt u kennis opdoen, opfrissen en
vergaren. Tijdens de pauzes kunt u
kennisnemen van de nieuwste technieken
LANDWM
}DOCUmMMmNJ,
COMCÏDAG
op het gebied van digitalisering,
diverse leveranciers (branche-
breed) geven op de markt acte de
presence en u kunt getuige zijn
Guiness Book of Records-poging van het in
één dag digitaliseren, ontsluiten en
publiceren van een archief van 35.000
pagina's (m.m.v. HetAlgemeen Rijksarchief).
Kortom: een dag die u niet mag missen.
Reserveer maandag 4 maart aanstaande in
uw agenda!
Surf voor het complete programma en het aanmeldingsformulier naar:
www.disconsult.nl
Cifyhouse, Engelandlaan 1/4,2711 DW ZOETERMEER,
lelefoon 079 - 342 95 09, fax 079 - 342 59 46, www.disconsulf.nl, e-mail: info@disconsulf.nl
I 17
Document Management
digital thinking
[BAS groep b.v.
II I J K S A It C H l K F
Lease contracts
encyclopedie. Dat is al zichtbaar zodra de
bezoeker de inhoudsopgave van een van
de twee Virtuele Tochten oproept. De
afzonderlijke items waaruit de tocht
bestaat, staan onder elkaar gerangschikt.
We geven daarbij de titels van de items,
de openingszinnen en een illustratie in
postzegelformaat. Het staat de bezoekers
vrij om het eerste item op te vragen en
met dat beginpunt de gehele tocht door
te nemen; ze kunnen echter ook beslui
ten om met de informatie uit de
inhoudsopgave een keuze te maken en
alleen datgene te bekijken wat hun
belangstelling heeft. In de linkerbalk van
het scherm vinden ze steeds navigatie-
instrumenten om naar begin- of andere
punten van de site te gaan. Ook op de
pagina's van de afzonderlijke items tref
fen ze knoppen aan die hen daartoe in
staat stellen.
De opbouw van de itempagina's is steeds
dezelfde. Een openingsalinea, bedoeld en
geschreven als smaakmaker, wordt
gevolgd door een verdiepende tekst met
als omvang een A4'tje. We maken
gebruik van pop-ups om begrippen toe te
lichten en geven zo nodig links aan naar
andere delen van de site die verwante of
aanvullende informatie bieden. Bij het
item dat het belang van schoon water
voor de bierbrouwerijen behandelt, vindt
de lezer bijvoorbeeld links naar de items
'Brouwerskolk' en 'Spaarndammerslui-
zen' die voor een goed begrijpen van een
en ander tevens van belang zijn. We bie
den soms ook hyperlinks naar websites
van anderen, maar alleen als dat naar ons
oordeel relevant is en als die websites
niet al te vluchtige informatie bieden.
Het item 'Müllerorgél', een orgel dat de
immigrant Christian Müller bouwde in
de jaren 1730, geeft bijvoorbeeld een
hyperlink naar de website van de belang
rijkste bespeler van dit instrument: de
stadsorganist Jos van der Kooy. Op zijn
site vindt de bezoeker aanvullende tech
nische informatie over het orgel en het
gebruik daarvan. De itempagina's wor
den besloten met een literatuurlijstje
waarbij we aangeven of deze literatuur al
dan niet beschikbaar is in de bibliotheek
van de AVK. Helemaal aan het einde
plaatsten we indien nodig het adres van
het object of gebouw.
Op alle pagina's stellen we de bezoeker in
staat om meer afbeeldingen op te roepen.
Die afbeeldingen worden opgehaald uit
de database van de Digitale Atlas. Ze wor
den gepresenteerd in het grafisch kader
van de site Virtuele Tochten Kennemer-
land en gaan vergezeld van summiere
informatie over de getoonde afbeeldin
gen. Soms bieden we niet alle beschikba
re afbeeldingen. Het item 'Noordzee-
kanaal' zou desgewenst wel met honder
den foto's geïllustreerd kunnen worden,
maar die overdaad schaadt. We maakten
gebruik van de mogelijkheden van het
programma Photobase (de software van
de Digitale Atlas) om uitsluitend een
door ons gemaakte selectie te bieden in
een eveneens door ons vastgestelde volg
orde.
De multimediale mogelijkheden die het
internet biedt, hebben we vooralsnog
spaarzaam benut. De reproductierechten
van geluids- en videofragmenten kunnen
bezwaarlijk zijn. Die fragmenten nemen
ook vele kilobytes in op de apparatuur
van de webhost, en ook daaraan hangt
een prijskaartje. Maar bij het item
'MüllerorgeT was de verleiding natuurlijk
te groot om te weerstaan, een orgel ziet er
namelijk niet alleen uit, het klinkt ook.
Daarom waren we blij dat de stadsorga
nist belangeloos een muziekfragment
beschikbaar stelde. Een videofragment
van dertig seconden laat zien hoe de res
tauratie van een stoomgemaal een triom
fantelijk besluit vindt in de herstart van
de gereviseerde stoommachine.
Bovendien kan de bezoeker een kaartje
van het werkgebied van de AVK oproe
pen, waarop de afzonderlijke gemeenten
voorkomen, geflankeerd door hun
gemeentewapens. Aanklikken van
gemeente of wapen biedt voorlopig
alleen een inhoudsopgave van de items -
voorkomend in alle tochten - die betrek
king hebben op die gemeenten. In de
toekomst, als de omvang van het gebode-
ne gegroeid is, willen we ook meer gede
tailleerde kaartjes van de gemeenten aan
bieden waarop symbolen aangeven op
welke plaats de items in de actuele, en
niet de virtuele, werkelijkheid bezocht
kunnen worden. Zo willen we een
bescheiden, maar reële bijdrage leveren
aan de versterking van de band tussen
archiefdienst en gemeente.
Ten slotte
In de toekomst zal blijken of de
Virtuele Tochten in de aangeboden vorm
en inhoud hun publiek weten te vinden
en te behagen. Het internet is een dyna
misch medium. Aanpassingen die nodig
blijken, kunnen relatief gemakkelijk aan
gebracht worden. Opmerkingen, tips en
vragen kunnen worden gemaild aan:
avk@haarlem.nl
Helemaal ten slotte: we zijn met dit pro
ject begonnen met frisse moed en de
overtuiging dat we het klusje vlot zouden
klaren. Maar we ontdekten al snel dat bij
de bouw van een goede website veel
overleg en goed nadenken over wat we
wel en niet wilden noodzakelijk was.
Bijgevolg zijn er heel wat meer uren aan
dit project besteed dan we voorzagen.
Vooral omdat het project toch ook
gezien moet worden als een diepte-inves
tering in de relatie van de AVK met zijn
omgeving, leek ons die extra inspanning
meer dan verantwoord.
Jaap Vogel is historicus bij het internationaal
Instituut voor Sociale Geschiedenis. Lieuwe Zoodsma
is directeur van de Archiefdienst voor Kennemerland.
februari 2002 archievenblad I
