r*J3X
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
RMC-congres 16 november 2001
De Records Management Conventie werd in
het najaar van 2000 opgericht en tijdens het jaar
congres 'Duurzame Digitale Informatiesystemen'
van dat jaar aan het grote publiek gepresenteerd.
Bij die gelegenheid, op 7 december in het con
gresgebouw te Den Haag, lichtten de initiatiefne
mers toe dat de RMC wilde gaan functioneren als
een platform voor uitwisseling van ervaringen
met Records Management. Daarbij richt men zich
zowel op de 'vragers' van Records Management-
producten (zoals documentmanagers, DIV-profes-
sionals, archivarissen) als de 'aanbieders' van bij
voorbeeld ICT-oplossingen. Een van de manieren
waarop men dat probeert te bereiken is door de
instelling van verschillende themagroepen die
ieder een verschillend aspect van Records
Management onder de loep nemen (zoals het
thema Preservering, het thema Standaards en het
thema Casussen). Ook in iedere themagroep zete
len weer vertegenwoordigers van de aanbodkant
en vertegenwoordigers van de vraagkant.
Op het tweede RMC-congres van 16 november
jongstleden presenteerden verschillende thema-
groepen een tussenrapportage van hun werk
zaamheden of vulden een gedeelte van het pro
gramma in met een casus uit de praktijk van de
documentaire informatieverzorging. Dat alles
vond plaats in de bijzonder sfeervolle omgeving
van het Kasteel de Wittenburg in de bossen van
Wassenaar. Met de keuze voor een dergelijke loca
tie maakt de Records Management Conventie dui
delijk dat wat haar betreft de lat niet gauw te hoog
ligt: men gaat voor kwaliteit en de organisatie van
de congresdag was dan ook tot in de puntjes gere
geld.
Creëer een crisis
En dan de inhoud: het thema van deze half
jaarlijkse conferentie was dit keer 'De Verande
ring'. Een belangwekkend thema aangezien wij
als documentbeheerders dagelijks tegen het pro
bleem aanlopen dat de bestaande praktijk van
archivering niet meer 'past' op de nieuwe techno
logieën die worden gebruikt bij documentaan-
maak en -uitwisseling.
De dagvoorzitter André Koet (in het dagelijkse
leven directeur van de interne accountantsdienst
van het ministerie van Financiën) deed zijn best
om de inleiders en de conferentiedeelnemers zich
te laten buigen over de vraag of de eindgebruikers
wel op al die veranderingen met betrekking tot
documentmanagement zitten te wachten (en hoe
hen duidelijk te maken dat die veranderingen
nodig zijn!). Toch ontkwam ik niet aan de indruk
dat veel van de congresgangers weliswaar het
belang van die vraag onderkennen, maar voorals
nog drukker bezig zijn met technologische en
archivistische 'oplossingen'. Een uitzondering
daarop is de provincie Groningen, die een bijdra
ge aan het ochtendprogramma leverde waaruit
duidelijk naar voren kwam hoe regelmatig terug
kerende incidenten met incomplete dossiers,
zoekgeraakte stukken en verkeerd opgeborgen
correspondentie de aanleiding konden zijn om
geld en tijd beschikbaar te krijgen die nodig zijn
voor de invoering van een state of the art docu
ment managementsysteem. En uiteindelijk ook
de acceptatie van het nieuwe systeem door de
eindgebruikers!
Na de lunch nam professor Eric Ketelaar van de
Universiteit van Amsterdam het aangereikte stok
je over door in een gloedvol betoog aan te tonen
hoe op het ministerie van Landbouw, Natuur
beheer en Visserij de documentaire chaos ten
tijde van de MKZ-crisis kon gaan functioneren als
een katalysator om de organisatie van de archive
ring op dat ministerie in overeenstemming te
brengen met de inmiddels gegroeide praktijk van
het (vaak digitale) documentenverkeer. Zijn
enigszins ironische adagium luidde dan ook.
creëer een crisis (of leen de crisis die zich afspeelt
bij je buurman).
Bijzonder boeiend was zijn toelichting op het
gebruik van het visualisatiehulpmiddel 'SeeMap'
dat in dit geval gebruikt werd om de bedrijfspro
cessen en de archieffunctie bij de afwikkeling van
de MKZ-crisis in kaart te brengen.
Het feit dat niet alle inleiders de brug wisten
te slaan naar het thema 'De Verandering', bete
kent natuurlijk niet dat hun bijdragen van alle
belang waren ontbloot. Zo bood de themagroep
'Duurzame Informatievoorziening' (met als
woordvoerder Jan van der Starre van Cap Gemini
Ernst Young) een aardig overzicht van de ver
schillende aspecten die met het onderwerp digita
le duurzaamheid te maken hebben (in het tweede
gedeelte van deze presentatie ging Dick van
Gaaien van Compaq in op de rol van XML als
standaard opslagformaat voor de content van
NVBA nieuws
MmLiete
Wilmink van Wolters Kluwer). In de zaal
waren bovendien vertegenwoordigers
van GAK Nederland en Achmea aanwe
zig. Tijdens de discussies gedurende de
congresdag voerden vertegenwoordigers
van de (centrale) overheid echter toch
wel de boventoon. Zou het zo zijn dat,
zoals de woordvoerder van de thema
groep 'Digitale Duurzaamheidsscan' Jan
van der Starre beweerde, de bewustwor
ding van de Records Management-pro-
blematiek bij de overheid vele malen gro
ter is dan bij het particuliere bedrijfsle
ven? Of vertrouwt de bedrijfsarchivaris
doodeenvoudig op de werking van de
vrije markt bij het in overeenstemming
brengen van vraag en aanbod op het
gebied van Records Management?
Bedrijfsarchivarissen die desalniettemin
meer willen weten over de activiteiten
van de RMC kunnen terecht op de site
www.RMConventie.nl.
elektronische documenten) en stelde de
directeur van de Centrale Archief
Selectiedienst Gerard van den Broek in
een wat filosofisch betoog de in mijn
ogen terechte vraag of wij de eindgebrui
ker van informatie wel in beeld kunnen
hebben. De bloksgewijze opbouw van
digitale documenten geeft de informatie
gebruikers (de 'lezers') immers de moge
lijkheid om de informatie op heel ver
schillende manieren te benaderen: ieder
heeft zijn eigen 'lezing'.
Tenslotte kregen alle deelnemers in hun
congresmap een cd-rom mee die een
kijkje biedt op de 'nieuwe werkwijze' van
het 'digitale departement' VWS in 2004
('De Etalage').
Gezien de onderwerpen die op 16
november aan de orde kwamen, heeft de
Records Management Conventie ook de
leden van de NVBA het nodige te bieden.
Toch vond ik de bijdrage van het
bedrijfsleven aan de 'vragerskant' wat
mager (aan de zijde van de aanbieders
van ICT-oplossingen lag dat uiteraard
anders). De organisatie van het congres
had voor het aansluitende forum drie
vertegenwoordigers van het 'vragende'
bedrijfsleven weten te strikken om achter
de tafel plaats te nemen (Jo Linden van
DSM en Jan van Tiggelen en Koert
Eerste diploma-uitreiking
GO-opleidingen nieuwe stijl
Na een grondige herstructurering
van haar opleidingsaanbod startte de
GO medio 2000 met een geheel
nieuw opleidingspakket. Een jaar na
deze onderwijskundige vernieuwin
gen zijn de eerste groepen deelnemers
afgestudeerd. De geslaagden ontvin
gen hun diploma tijdens een feestelij
ke bijeenkomst op donderdag 27 sep
tember 2001 in de aula van de
Koninklijke Bibliotheek te Den Haag.
Het officiële gedeelte van de bijeen
komst werd opgeluisterd door Pierre
Pesch, secretaris van het GO-bestuur
en Arie Otten, NVBA-voorzitter. Ook
WOB-voorzitter Marius Boom, in zijn
rol van voorzitter van de Centrale
Examencommissie en GO-directeur
Piet Kuijper leverden een bijdrage.
Tijdens deze bijdragen kwam veelvul
dig het beeld aan de orde dat de bui
tenwereld heeft van de sector infor
matiedienstverlening. De geslaagden
werd op het hart gedrukt dat zij, als
nieuwe lichting informatiespecialis
ten, vanaf heden medebepalend zijn
voor een verandering van dit beeld in
de komende jaren.
De bijeenkomst werd afgesloten met
een informeel samenzijn in de vorm
van een high tea.
NVBA vereniainq van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
NVÖA, g y v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J. van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
Op 16 november 2001 hield de Records Management
Conventie haar tweede congres. Dit keer met als
thema 'De Verandering'. )os van Heivoort behoorde
tot de deelnemers en doet voor de NVBA verslag.
Ook voor bedrijfsarchivarissen?
I archievenblad februari 2002
NVBA, vereniging van en voor personen werkzaam in het beheer van organisatie - eigen informatie
v/h Nederlandse Vereniging van BedrijfsArchivarissen
Sedf OCen'rt
7 Wseta
VM W BV,
Jos van Heivoort
februari 2002
IDV-I coördinator Friso Keulen reikt een diploma uit.
Ron Wessels
archievenblad
