Dlïfl-tompctentieprofielen beschikbaar op internet
de praktijk
1 Over de totstandkoming van de pro
fielen hebben Peter Diebeis en Thijs
Laeven in het Archievenblad van april
2000 geschreven (p. 14-15). Nadien zijn
de profielen compleet gemaakt en ter
toetsing voorgelegd aan velddeskundi-
gen en goedgekeurd door de stuurgroep.
Vervolgens zijn praktijktests gedaan en is
de website gebouwd. Bij de ontwikkeling,
de toetsing en de tests zijn meer dan
zeventig collega's betrokken geweest uit
het gehele Veld en aanpalende terreinen:
bedrijfsarchieven, overheidsarchieven,
DIV-managers, P&O'ers en opleiders.
Een competentieprofiel bevat een
beschrijving van de vakgerichte kennis,
vaardigheden en attitude die een
bekwaam beroepsbeoefenaar moet
beheersen om zijn taken uit te oefenen
en die door het werkveld (organisaties en
beroepsbeoefenaren) als standaard wor
den beschouwd. Voor het werkveld van
DIV en Archief is nu een complete set
profielen beschikbaar. In de illustratie
vindt u een overzicht dat ook de opbouw
van de website toont.
De (generieke) profielen bevatten een
compleet overzicht van de vereiste com
petenties. Bij het maken van de profielen
is onder meer gelet op de digitalisering
van de primaire en de DIVA-werkproces-
sen, de nauwe binding tussen primaire
en archiveringsprocessen, het 'records
continuum'-denken, de kwaliteit van de
DIVA-dienstverlening en de noodzaak
van 'selectie aan de bron'. Daardoor is
een overzicht van competentiebeschrij
vingen ontstaan op drie niveaus: opera
tioneel, tactisch en strategisch die zijn
ondergebracht in negen vakgerichte pro
fielen plus één taakoverstijgend profiel.
Binnen elk profiel onderscheiden we drie
'aspecten'; kennis, vaardigheid en attitu
de die samen de competenties vormen.
Ook ziet u vier 'soorten' competenties:
DIVA (vaktechnisch), organisatiekundig
(de binding met de primaire processen),
ICT (vanwege digitalisering) en juridisch
(vanwege wet- en regelgeving).
De competentiebeschrijvingen vormen
samen een omvangrijke database. De web
site ondersteunt de gebruiker bij het
maken van een zoekopdracht om een
selectie te maken uit deze database.
De indeling in de negen vakgerichte pro
fielen is herkenbaar. In het tiende - vak
overstijgende - profiel vindt u de compe
tenties die gemeenschappelijk zijn voor
de negen vakgerichte. De profielen dek
ken zodoende de volle breedte van het
werkterrein van DIV en Archief.
Wij spreken bewust van vakgerichte
competenties. Naast dergelijke vakge
richte competenties komen ook algeme
ne, randvoorwaardelijke en sterker per
soonsgebonden competenties voor. Denk
aan (basis)competenties als flexibiliteit,
bestuurssensitiviteit, netwerkvaardigheid
enz. Onze vakgerichte competenties zijn
inhoudelijk complementair ten opzichte
van dergelijke brede competenties. In dit
opzicht zijn ze tamelijk uniek.
De DIVA-competentieprofielen be
staan uit een set generieke (vakgerichte)
competentiebeschrijvingen. Zij zijn orga-
nisatieonafhankelijk, maar wel passend
voor de sector DIV en Archief. De inter
actieve menustructuur van de website
helpt de gebruiker bij het maken van een
keuze. Deze keuze bepaalt de vertaalslag
van de generieke profielen naar de speci
fieke persoonlijke of organisatieomstan
digheden waarvoor de selectie gebruikt
wordt. De uitdaging voor de gebruiker is
om uitgaande van dit totaaloverzicht een
selectie te maken die past bij de eigen
organisatie respectievelijk de beoogde
functie of taken.
De website is zo gebouwd dat de gebrui
ker meteen bij binnenkomst aan de slag
kan met het definiëren van een zoekop
dracht om een selectie uit de database te
maken. Elders op de site is een gebruiks
wijzer met toelichting en achtergrondin
formatie te vinden. Het definiëren van de
zoekopdracht is grotendeels een kwestie
36 I
van aan- en uitvinken van vakjes (zie
illustratie). Wanneer de zoekopdracht
('query') wordt gegeven, genereert het
systeem een specifiek profiel met de com
petentiebeschrijvingen die bij die 'query'
passen. U krijgt het resultaat in een apart
scherm te zien. U kunt de resultaten op
uw eigen pc of netwerk opslaan en lokaal
printen. Of u kunt een profiel centraal op
de website opslaan, zodat u voor later
gebruik uw profielen kunt terughalen.
De basisfunctie van de website is het
genereren van specifieke competentie
profielen. Daarnaast is een tweede func
tie ingebouwd: het maken van een for
mulier waarmee gebruikers een (zelf)-
positionering kunnen doen. Het formu
lier zet bij elke competentiebeschrijving
een schaalindeling waarmee de gebruiker
zichzelf of een ander kan positioneren.
Bijvoorbeeld: Hoe vind ik als manager
dat mijn mensen over pakweg twee jaar
competent moeten zijn? Of waar vind ik
dat zij op dit moment staan? Of waar
vindt de medewerker zelf dat hij staat of
naartoe wil? Dat kan de basis vormen
voor functionerings- of coachingsge-
sprekken.
Een goed voorbeeld van de mogelijk
heden van de competentieprofielen is
het gebruik bij het opzetten en uitvoeren
van het traineeprogramma dat momen
teel loopt bij het Haags Gemeentearchief
(HGA). Dit is één van de 'proeftuintjes'
waarin de DIVA-profielen zijn getest.
Achtergrond is het wegwerken van
bewerkingsachterstand, maar vooral het
voorkomen van nieuwe achterstanden.
Daarvoor moest onder andere de bezet
ting van de DIV-eenheden bij gemeente
lijke diensten worden uitgebreid met
nieuwe medewerkers met een hogere
opleiding. Nu zijn deze medewerkers
schaars wanneer die hogere opleiding er
een op het vakgebied moet zijn. Vandaar
dat is gekozen voor een traineeprogram
ma van drie jaar voor
hoger opgeleiden in
andere disciplines.
Er is gezocht onder
afgestudeerden met
(enige) werkervaring
in het eigen vak. Er
konden geen vakin
houdelijke DIVA-eisen worden gesteld,
want daar kunnen de nieuwkomers in
het vakgebied uiteraard niet aan vol
doen. Er is een set algemene competen
ties benoemd voor de werving. Inmid
dels is een groep van tien trainees al
enkele maanden aan de slag. Zij werken
bij de verschillende gemeentelijke dien
sten en doorlopen een leer-werk-traject.
Bij het bepalen van de doelen van dat
leer-werk-traject kwamen de DIVA-com
petentieprofielen aan bod. De DIV-
managers van de verschillende diensten
waar trainees werken hebben de generie
ke DIVA-profielen gebruikt om de doelen
van het eerste traineejaar in competen
tietermen te benoemen.
Het 'proeftuintje' bij het HGA kent nog
een tweede onderdeel. Het traineepro
gramma voorziet erin dat de trainees
erkende diploma's behalen. Het HGA
wilde een optimale afstemming krijgen
tussen zijn opleidingsvraag en het aan
bod van de opleidingsprogramma's.
Daartoe zijn zowel de vraag als het aan
bod in termen van de competenties uit
de DIVA-profielen benoemd. De eerste
stap was het concretiseren van de oplei
dingsvraag in vereiste competenties (met
name kennis- en inzichtaspecten). De
DIV-managers hebben hieraan een
gewicht toegekend (zie de kolom 'Belang'
in de tabel). Vervolgens heeft de geselec
teerde opleidingsaanbieder zijn program
ma daaraan gespiegeld (zie de kolom
'Behandeld in'). De dekking van vraag en
aanbod is zo in kaart gebracht. De keuze
voor het opleidingsinstituut was al veel
eerder in het traject gemaakt, daarbij
heeft de vergelijking geen rol gespeeld.
Echter, door de vergelijking werd wel hel
der waar accenten wel en niet lagen.
Zowel de vraagzijde als de aanbodzijde
kan daarvan gebruik maken: in het maat
werkprogramma voor het HGA kunnen
nu deze accenten in onderling overleg
eenvoudig geplaatst worden.
Een dergelijk gebruik van de DIVA-com
petentieprofielen is één van de mogelijk
heden die wij op termijn zien voor de
website. Je kunt met de competentiepro
fielen inzicht geven in welke opleidings
programma's of cursussen bijdragen aan
of leiden tot het verwerven van een spe
cifiek competentieprofiel.
Het voorbeeld is een typische ge
bruikssituatie voor de DIVA-profielen: de
generieke profielen vertalen naar de spe
cifieke gebruikssituatie. Je kunt zeggen
dat de belangrijkste toepassing van de
competentieprofielen Human Resources
Management-gericht is. Dat kan zijn de
individuele medewerker die zijn eigen
functioneren of ontwikkeling spiegelt
aan de profielen. Of de manager die dat
voor zijn afdeling doet, bijvoorbeeld ter
voorbereiding op functionerings- of
coachingsgesprekken of om werkteams
samen te stellen. Denk ook aan de
P&O'er die mobiliteitsplannen maakt of
een wervings- en selectieprocedure
opstart. De organisatie kan ook het hui
dige competentieniveau afzetten tegen
het op termijn gewenste en een oplei
dingsplan opstellen om het verschil tus
sen 'nu' en 'straks' te overbruggen.
U kunt ook denken aan de medewerker
met een aantal jaren ervaring die vooral
door de praktijkloopbaan bekwaamheid
heeft ontwikkeld. Diens competenties
blijken dan niet zozeer uit diploma's en
certificaten; het zijn wat genoemd wordt
'elders verworven competenties' (afge
kort EVC). Met de DIVA-profielen kun
nen deze EVC's in beeld worden
gebracht, bijvoorbeeld als basis voor een
assessment of een andere vorm van des
kundigheids- of vaardigheidsproef.
Ongetwijfeld zullen de ervaringen
gebruikers ook weer nieuwe toepassings
mogelijkheden opleveren. Via de website
en gebruikersonderzoek willen we die
ervaringen in beeld brengen, om daar
mee de werking en de functionaliteiten
te verbeteren. Klik door naar www.diva-
profielen.nl en bericht ons uw ervaringen.
37
Door Thijs Laeven*
Sinds 31 januari 2002 zijn de competentie
profielen voor DIV en Archief beschikbaar
op internet (www.divaprofieten.nt). De pro
fielen zijn ontwikkeld in opdracht van de
eniging DIVA en het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
L De Archiefschool, de SOD, de stichting GO
en ECABO (landelijk orgaan beroepsonder-
fe wijs) hebben ook bijgedragen aan de ont-
wikkelkosten.
Wat zijn de DIVA-competentieprofielen?
Hoe de website te gebruiken?
Domein: Toegankelijk maken Operationeel Vaardigheid Diva Belang Behandeld in
Competentiebeschrijvingen
Bijdragen aan onderhoud bestaande en ontwikkeling nieuwe instrumenten voor toegankelijk maken.
7
Blok 3
Documenten analyseren en kenmerken voor "toegankelijkheid" bepalen en aanbrengen c.q. invoeren.
7.7
Blok 3
Blok 4, les 4
Effectief en efficiënt gebruiken van geautomatiseerde systemen voor "toegankelijk maken".
7.9
Blok 3
Praktijkles
Effectief toepassen van de binnen de organisatie voorgeschreven en/of gebruikte methoden en
hulpmiddelen voor toegankelijk maken.
7.9
Blok 3
Inhoudelijke - en onderwerpsontsluiting uitvoeren (trefwoorden en archiefcodes toekennen).
7.4
Blok 3
Blok 4, les 4
Gebruiken zoektalen met het oog op ontsluiting en bevraging digitale bestanden en documenten.
7.6
Blok 3
Praktijkles
Analyseren inhoud en vervaardigen korte inhoudsomschrijving.
7.7
Blok 3
Blok 4, les 4, les 8
Systematisch klasseren en alfabetiseren.
6,7
Blok 3
Blok 4, les 4
Bron: divaprofielen.nl 19 December 2001
1 archievenblad februari 2002
I flestand Bewerken Beeld favorieten E^tra Help
ES
I "^Vorige - 0 63 j ©Zoeken ^Favorieten Ö^Geuchiedenla j E* GA 10" OEI fi
',Aflres| hnp.//www divoprofielen.nl
2 t^Ganaa
divaprofielcn.nl
In dil overzicht slaat de zoekopdracht waarmee de «electie uit de volledige verzameling
competentieomschnjvingon zal worden gemaakt. U kunt uw selectie samenstellen of herzien
door met de muis vakjes san en uit la vinken. U kunt ook teruggaan naar da vorige schermen 01
uw zoekopdracht stapsgewijs samen te stellen ofte herzien
domein
r Vastleggen
r Distribueren/Verzenden
r Toegankelijk maken
l~ Ordenen
P Selecteren/Waarderen/Acquisitie
P Beheren Bewaren
r~ Beschikbaar stellen Informeren
r Onderzoek
P Educatie Voorlichting
I? Taakoverstijgend
volgende stap zoekresultaat tonen
niveau
r Strategisch
I? Tactisch
r Operationeel
r Kennis
P Vaardigheid
P Dtra
[p] Organise
Deze webpagina toont een ingevuld voorbeeld van
het scherm 'zoekopdracht' van de website www.divapro-
fielen.nl met de DIVA -competentieprofielen.
Dl VA-profielen in het gebruik: een voorbeeld
Andere gebruiksmogelijkheden
Thijs Laeven is senior partner van Innogration
Management Consultants en was adviseur en leider
van het DIVA-competentieprofielenproject. Hij is
bereikbaar via laeven@innogration.nl.
februari 2002
archievenblad
