Groenendijk
Microfilm Scanservice
Papier-
Boekrestauratoren
Subsidie voor project 'Toegang op personen' (TOP)
www.sterken.nl
de praktijk
...ALS HET ECHT OM KWALITEIT GAAT
zi Boekverfilming Bf Groot formaat verfilming
Zi Boekscanning Bf Groot formaat scanning
zi Fotoscanning kleur/zwart-wit Q' Microfilmscanning
Zi Negatiefscanning Bi Microfichescanning
zl Diascanning Bf Microfilmafdrukken
O' Documentverfilming Bf Plotten CAD-bestanden op microfilm
z£ Documentscanning
STERKEN 2
ATELIER
Heeft u onze internet site al eens bezocht?
- I 31
RESTAURATIE ATELIER
STERKEN BV
Atelier voor conservering en
restauratie van papier en per
kament zoals boeken, prenten,
tekeningen, grafiek,
(wand)kaarten,
charters zegels etc.
De Cloese 7-9
7339 CM Ugchelen
Tel. 055 - 5 42 31 47
Fax 055 - 5 43 06 14
Mobiel 06 - 53 93 93 53
Internet: www.sterken.nl
DOCUMENTENWACHT
Documentenwacht omvat een
24 uurs calamiteitenservice en
collectie inspectie met schade
preventie als uitgangspunt.
Telefoon: bovenstaande
nummers en:
Semafoon 06 - 59 28 48 55
Edisonweg 50D, 2952 AD Alblasserdam Tel.: 078-6931300 Fax: 078-6931123
E-mail: gms@groenendijk.net Website: groenendijk.net
februari 2002 archievenblad I
Door Frans Floving*
DIVA heeft een subsidie ontvangen voor het
maken van een systeem waarmee in ver
schillende on-linebestanden met persoons
gegevens kan worden gezocht. Gebleken is
dat de meeste bezoekers van archieven
komen voor onderzoek naar personen, veel
al voorouders. Die bezoekers zijn gebaat bij
dit nieuwe systeem, dat de naam TOP
(Toegang op personen) heeft gekregen.
In steeds meer instellingen worden
de bronnen voor persoonsgegevens geau
tomatiseerd ontsloten. Uit de vorig jaar
door DIVA gehouden enquête naar digi
talisering van persoonsgegevens, kwa
men meer dan 50 verschillende bronnen
naar voren (zie wwwdivakoepel.nl, onder
de link informatie). Op dit moment zijn
er vier grote applicaties op dit terrein die
via internet raadpleegbaar zijn. In de eer
ste plaats de Digitale Stamboom, een
door de gemeente Delft ontwikkelde
applicatie, die binnen het gemeentelijke
archiefwezen grote populariteit geniet.
Een vergelijkbare applicatie is het door
de Rijksarchiefdienst ontwikkelde Gen-
Lias. In Noord-Brabant is een Internet
Studiezaal Informatie Systeem ontwik
keld, gericht op een uniforme presentatie
van archiefmateriaal. Het Centraal
Bureau voor Genealogie ten slotte biedt
een eigen on-linecatalogus, waarmee in
diverse bestanden gezocht kan worden.
In de huidige situatie moet iedereen die
op zoek is naar persoonsgegevens ver
schillende websites raadplegen. Deze
situatie is in 1999 aanleiding geweest
voor de vier hierboven genoemde aan
bieders om in DIVA-verband te onderzoe
ken of een centrale bevraging van deze
persoonsgegevens te realiseren valt.
Digitale schil
Aanvankelijk is onderzoek gedaan
naar de opzet van een nieuwe centrale
database, waarin de gegevens uit de ver
schillende lokale systemen zouden wor
den ondergebracht. Al gauw bleek deze
aanpak niet vruchtbaar. Allereerst is het
archiefwezen organisatorisch sterk ver
snipperd, waardoor het opzetten en
beheren van een dergelijke applicatie
niet haalbaar bleek. Bovendien hebben
de huidige aanbieders van gegevens fors
geïnvesteerd in de bestaande lokale syste
men. Overstappen op een centrale data
base zou een ongewenste kapitaalvernie
tiging betekenen. Daarom is gekozen
voor de constructie van een zogenaamde
'digitale schil'. Het uitgangspunt daarbij
is dat de bestaande systemen gehand
haafd blijven. Om die lokale systemen
heen wordt een schil geconstrueerd in de
vorm van software die de communicatie
tussen het publiek en de lokale databases
verzorgt.
Het grote voordeel hiervan is dat dit de
lokale systemen intact laat. Uiteraard
vraagt deelname aan een centrale digitale
schil ook om afstemming, maar deze gaat
veel minder ver, omdat zij louter organi
satorisch van aard is en niet inhoudelijk.
Het is daarom niet nodig dat de aanbie
ders hun gegevensmodellen op elkaar
afstemmen.
Een ander belangrijk aspect is dat de kos
ten voor de bouw en het onderhoud van
een digitale schil aanmerkelijk lager lig
gen, dan die van een centrale database.
Dit concept is uitgewerkt tot het functio
neel model van de mediator. De functio
naliteit daarvan laat zich het beste als
volgt omschrijven. Er wordt een interface
geïnstalleerd op een website. De onder
zoeker stelt daar zijn vraag aan de media
tor naar aanwezige persoonsgegevens in
de systemen van de aangesloten instel
lingen. De mediator verdeelt deze vraag
gelijktijdig over alle databases en presen
teert (na een door de vraagsteller te bepa
len wachttijd) de gevonden gegevens.
Tevens wordt aangegeven welke syste
men niet geantwoord hebben. (Het func
tioneel model is te downloaden vanaf
www.divakoepel.nl, onder de link projec-
ten/GDP).
Toen eenmaal de totale kosten in beeld
gebracht waren, heeft DIVA een subsidie
verzoek ingediend bij het Nationaal
Actieplan Elektronische Snelwegen.
Geen van de betrokken partijen beschikt
immers over de middelen om deze lande
lijke, sectoroverschrijdende voorziening
te realiseren. Uit het Nationaal Actieplan
is een bedrag beschikbaar gesteld van
205.000,- euro, dat het mogelijk maakt
de applicatie te laten bouwen, de vier
genoemde aanbieders aan te sluiten en
een jaar lang proef te draaien.
Toegankelijkheid cultureel erfgoed
De ontwikkeling van de TOP-applica-
tie sluit goed aan bij de ambitie van het
De meeste archiefbezoekers zijn op zoek naar gegevens
over hun voorouders.
kabinet om het cultureel erfgoed toegan
kelijker te maken voor een groot publiek.
Maar ook de erfgoedsector zelf is in zekere
zin doelgroep van het project. DIVA ver
wacht dat de standaard die door de TOP-
applicatie gesteld wordt, van invloed zal
zijn op de ontwikkeling van metadata in
de erfgoedsector. Er wordt daarom ook
nauw samengewerkt met de Vereniging
Digitaal Erfgoed Nederland (DEN).
De eerste fase van het project bestaat uit
de bouw van de mediator en het bij wijze
van proef aansluiten van de vier betrok
ken aanbieders van persoonsgegevens.
Met de bouw van de applicatie is in janu
ari begonnen, de verwachting is dat deze
in de zomer opgeleverd wordt.
In de tweede fase van het project wordt
gedurende een jaar proefgedraaid. Deze
periode is met name bedoeld om de
gevolgen voor de lokale systemen (zowel
technisch als organisatorisch en finan
cieel) te onderzoeken. Daarnaast moet in
deze periode ook het beheer van de
mediator ondergebracht worden. Op
basis van de onderzoeksresultaten kan
een model ontwikkeld worden voor de
aansluiting van de overige landelijke sys
temen. Gedurende de proefperiode wor
den voorlichtingsbijeenkomsten georga
niseerd voor potentiële deelnemers aan
TOP. Daarnaast worden de eindgebrui
kers actief geïnformeerd over de nieuwe
zoekmogelijkheid.
In de zomer van 2003 wordt het project
geëvalueerd. Dan zal blijken of TOP net
zo succesvol is geworden als de naam
suggereert.
Frans Hoving is coördinator digitale projecten bij
DIVA.
tc stfD. J^rasr.kel. 7}
il Gtmcteraatn
lil Igvan Swirderslrnol 33.i
