Canon
uurzaamheid van grootboekadministraties:
enkele recente ontwikkelingen
SCHEERES
SUM, SNEL EN KLEURRIJK - EN
DUURZAMER DAN NEGEN LEVENS
benut uw ruimte
tot op de millimeter!
UniLift
Paternosterkasten
UniCompact
verrijdbare
archiefsystemen
In de afgelopen 32 jaar hebben wij bij zeer veel
organisaties ruime ervaring opgedaan bij het oplos
sen van archiveringsproblemen. Voor u, als verant
woordelijke voor het archief, is het natuurlijk dui
delijk dat de authentieke archiefopslagmethodes
allemaal één ding gemeen hebben en dat is ruimte
besparing.
Echter andere zaken verdienen net zoveel aandacht;
in welke uitvoeringen kunnen de stellingen geleverd
worden, wat zal de invloed zijn op de klimatologi
sche omstandigheden, welke aanpassingen zijn er
aan het product gemaakt om beschadigingen van uw
archivalia te voorkomen, wat zijn de veiligheids
voorzieningen bij een verrijdbaar archief of een
paternoster, enz
Kortom, er zijn genoeg aandachtspunten waarbij
Scheeres voor u een belangrijke èn adviserende rol
kan spelen.
Heeft u interesse in onze producten stuur of fax
deze bon naar onderstaand adres en informatie
wordt u toegestuurd.
Er is simpelweg een Canon scanner voor iedere behoefte. Van handzame
afdelingscanner tot een 80 pagina's per minuut productiemodel. En van
flatbed scanner, kleurenscanner of stand-alone document recorder
tot zelfs een complete lijn microfilm scanners. Allemaal zeer flexibel
dankzij de ISIS en TWAIN drivers waardoor ze werken met vrijwel
iedere softwareapplicatie. Snel, gemakkelijk en soepel waardoor alles
altijd op zijn pootjes terechtkomt. Meer weten? Kijk op www.canon.nl
werk in uitvoering
Door Arnold den Teuling*
De boekhoudmachine, daterend van
rond 1950, was in 1990 in alle 34 gemeen
ten al door de computer vervangen. Per 31
december 1997 werd ongeveer 12 procent
van de laatste output van het grootboek
uitsluitend digitaal bewaard, de rest op
papieren kettingformulieren. Het eraan
voorafgaande proces werd overal al sinds
circa 1990 geheel of gedeeltelijk langs digi
tale weg uitgevoerd.
Het aanvullende onderzoek betreft de
twaalf (huidige) gemeenten van Drenthe
vanaf 1998-2000 en de drie provinciale ar
chieven van Drenthe, Fryslan en Gro
ningen.
In afwijking van het vorige onderzoek is
nu ook nagegaan welke onderdelen van
het financiële proces digitaal dan wel op
papier werden uitgevoerd. Gekeken is
naar: (1) de verwerking van de basisgege
vens, die in volgorde van binnenkomst
waren ingevoerd, (2) de wijze waarop tus
sentijdse financiële controles werden ver
richt, (3) idem, maar dan ten aanzien van
de jaarrekening, (4) de manier waarop de
jaarrekening werd opgemaakt en ten slotte
(5) de wijze van uiteindelijke opslag van
het grootboek. Het vorige onderzoek vroeg
alleen naar opmaken van het grootboek,
van de jaarrekening en de uiteindelijke
opslag van het grootboek. De jaarrekening
moet volgens het Burgerlijk Wetboek op
papier staan.
Van de twaalf gemeenten verwerken
er twee de ingevoerde gegevens uitsluitend
digitaal (Hoogeveen, Tynaarloo). Twee
gemeenten (Noordenveld, Westerveld)
produceren van iedere stap in het proces
een uitdraai op papier, waarmee de contro
les worden verricht, en het archiefexem
plaar van het grootboek staat dan ook uit
sluitend op papier. Bij de overige acht
gemeenten zijn het proces en het eindre
sultaat op de een of andere manier
gemengd.
Eén gemeente (Assen) werkt behalve bij de
invoer van de basisgegevens geheel met
papieren uitdraaien, maar het grootboek
wordt uiteindelijk alleen digitaal bewaard.
Vier gemeenten (Aa en Hunze, Borger-
Odoorn, Emmen, Meppel) werken zowel
digitaal als met papieren lijsten, maar de
laatste versie van het grootboek staat op
papier, waarbij één gemeente (Emmen)
een kopie op cd-rom aanmaakt. Eén
gemeente (Midden-Drenthe) werkt voor
namelijk op papier, maar vervaardigt even
eens aan het eind van de rit een kopie op
cd-rom. Eén gemeente (Coevorden) werkt
gemengd, maar het eindresultaat is alleen
digitaal, en tenslotte is er één gemeente
(De Wolden) die gemengd werkt en zowel
het papieren als het digitale grootboek als
archiefexemplaar beschouwt. Mijns
inziens is dit hypercorrect. Assen en
Coevorden gebruiken voor het terugzoe
ken van oudere gegevens uitsluitend de
digitale versie, zodat het papier beschouwd
kan worden als voor vernietiging in aan
merking komend voorstadium van de jaar
rekening, of als vernietigbare hulpadmini
stratie ten behoeve van de financiële con
troles. Alleen de digitale versie heeft name
lijk een langdurige functie binnen de
administratie.
Vijf van de twaalf gemeenten bewaren dus
hun grootboek blijvend digitaal en acht
(één dubbeltelling) op papier. De cd-rom-
kopie (in ASCII) is bij twee gemeenten in
gebruik, waarvan de een het origineel digi
taal heeft en de ander op papier.
Opmerkelijk is dat de omvang van de
gemeenten in het geheel niet terzake doet
bij de keuze van de wijze van bewaring. De
kleinste gemeente omvat circa 17.000
inwoners en de grootste bijna 100.000. De
microfilm is nergens in gebmik.
De provincies Drenthe, Fryslan en
Groningen gebruiken alle drie sinds 1980
een computer voor de financiële admini
stratie. Alle drie hebben microfiches laten
maken tegelijk met de laatste papieren uit
draai van het grootboek, respectievelijk
over 1980-1994, 1980-1991 en 1982-1994.
De provincies hebben geruime tijd hetzelf
de servicebedrijf gehad. Over dezelfde
perioden is er ook nog een papieren uit
draai, die de afdelingen financiën prettiger
hanteerbaar vinden dan de microfiche. Na
de genoemde jaren is het grootboek uit
sluitend digitaal toegankelijk. Voorzover
men nog een papieren uitdraai heeft,
wordt die niet meer gebruikt.
Het administratieve apparaat van de drie
provincies is vergelijkbaar met dat van
middelgrote gemeenten. Niettemin wijken
de resultaten sterk af van die van de twaalf
Drentse gemeenten.
Fryslan heeft de perioden 1992-1995
en 1996-1998 door een servicebedrijf op
cd-rom laten zetten. Het bedrijf gebruikt
daarvoor een door de provincie zelf
gemaakte cd in ASCII, die van een schil
met een zoek- en sorteersysteem wordt
voorzien. Volgens het bedrijf kan daar
naast zowel van de eerste als de tweede cd
ook een microfilm-output worden
gemaakt. Dat is relevant, omdat het bedrijf
wel toegankelijkheid onder Windows 3xx,
95 en NT3.51 en daartussen gelegen ver
sies garandeert, maar niet in de toekomst
van Windows kan kijken.
Problemen met de toegankelijkheid van
cd-roms zijn niet gemeld, maar drie
gebruikers met weinig ervaring bewijzen
natuurlijk voor de langere termijn niet
veel.
De materiële houdbaarheid van fabrieks-
vervaardigde cd-roms is zoals bekend uit
stekend, maar de kleinschalige toepassin
gen (worm- en cd-r) zijn anders samenge
steld, en verschillen dus. De worm-schijf is
volgens een overzicht in C.M. Dollar,
Authentic electronic records, Chicago 1999,
pp. 215-222, minstens zo goed, maar de
cd-r (r voor rewritable) scoort minder. Alle
drie overschrijden de vermoedelijke
levensduur van apparatuur en program
matuur mits men ze onder enigszins rede
lijke klimaatconditie bewaart, al durven de
fabrikanten minder te garanderen dan
reëel is.
19
CREATED BY CANON
TO KEEP THE
INFORMATION, AND
NOTHING BUT THE
INFORMATION.
Organisatienaam
Naam contactpersoon
Adres
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
Bel mij op voor een afspraak
Minden 21 - 7327 AW Apeldoorn
Postbus 20072 - 7302 HB Apeldoorn
Tel. 055-5429242 - Fax 055-5429222
Imaging across networks
In het Archievenblad van maart 2001 (p.
28/29) is een onderzoeksverslag opgenomen
betreffende de grootboekadministraties in 34
gemeentearchieven, beheerd door hun twaalf
rechtsopvolgers per 1 januari 1998. Aan het
einde daarvan werd een vervolgonderzoek
aangekondigd. Hier volgt het resultaat van
dat vervolgonderzoek.
Verschillen met het vorige onderzoek
Resultaten twaalf gemeenten
Resultaten drie provincies
Cd-rom
Conclusies
1. Blijvende bewaring in digitale vorm is zelfs
voor een uitgesproken routineactiviteit als
financiële administratie beslist nog niet
algemeen. Alle tussenvormen tussen digita
le bewaring en papieren dragers komen
voor. Bij vijf van de twaalf gemeenten (42
procent, dit was drie jaar geleden 12 pro
cent van 34 gemeenten) en bij alle drie pro
vincies (dat was drie jaar geleden ook al zo)
is de digitale versie het archiefexemplaar.
2. De cd-rom is wel geschikt voor efficiënte raad
pleging, maar niet voor blijvende bewaring.
Met de microfilms of fiches is eerder het
omgekeerde het geval, hoewel de fiches of
films evenals het papier volgens het volgnum
mer van de begroting toegankelijk blijven.
Arnold den Teuling is provinciaal archiefinspecteur in
Drenthe, Fryslan en Groningen. H
november 2001
archievenblad
