HP™
Lil
burengerucht
CONGRES SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS
Dat de jaarlijkse bijeenkomsten van de
Amerikaanse vereniging van archivarissen zeer
grootse en inspirende gebeurtenissen zijn, is bekend
en is uitvoerig en uitstekend beschreven in de artike
len van Van Albada, Sigmond en Bos-Rops1. Ook dit
jaar was er een ruim en gevarieerd aanbod van edu
catieve sessies, workshops en commissievergaderin
gen. Meer dan 1450 deelnemers, met de meest uit
eenlopende achtergronden, ontmoetten elkaar, dis
cussieerden, en wisselden dagenlang op formele en
informele wijze kennis en ervaring met elkaar uit.
Het aantal buitenlandse deelnemers, onder wie deze
keer drie Nederlanders, neemt elk jaar toe. De mees
te van hen komen uit Europa, naar Amerikaans
gebruik immers worden de Canadese deelnemers
niet tot de buitenlanders gerekend. Sommige bui
tenlandse deelnemers, onder wie de drie
Nederlanders, traden als spreker op.
Het congres werd op 30 augustus officieel geopend.
De dagen voor de opening werden besteed aan
workshops en bijeenkomsten van SAA-commissies.
Daags voor de opening van het congres was er een
receptie, speciaal voor de buitenlandse deelnemers.
Dit op initiatief van Tom Connors, scheidend voor
zitter van de International Archival Affairs
Roundtable van de SAA. De receptie bood een uitste
kende gelegenheid om collegae uit alle werelddelen
te ontmoeten. Na afloop van de receptie gingen ver
schillende archivarissen samen nog een hapje eten
in een van de vele restaurants in Dupont Circle.
Tijdens de plenaire sessie spraken diverse pro
minenten, onder wie Lee Stout, de voorzitter van de
SAA, Karen Benedict, voorzitter van de Program
Committee van de SAA, Elisabeth Santos, de presi
dent van de ICA en John Carlin, archivaris van de
Verenigde Staten. Het accent van alle voordrachten
lag op het brede spectrum en de variëteit van de
archief-beroepsgroep en op de uitdaging van de
voortdurend voortschrijdende technologische ont
wikkelingen. De inleidende spreker ('keynote spea
ker') dr. Gene D. Cohen presenteerde twee metho
den om patiënten met de ziekte van Alzheimer en
hun verzorgers in contact te brengen met de eigen
geschiedenis, door middel van video, foto's en
objecten uit de archieven.
Na afloop van de opening konden de deelnemers
kiezen uit talloze parallelsessies of een kijkje nemen
op de vakbeurs, waar allerlei demonstraties van
soft- en hardware werden gegeven, en de nieuwste
vakliteratuur werd aangeboden. Een nieuw en waar
devol element van de beurs waren de posters van
studenten waarmee zij een presentatie van hun
onderzoek ten beste gaven. Een mooi voorbeeld
was de poster van een studente van Eric Ketelaar
over de wijze waarop nationale cultuurverschillen
tot uitdrukking komen op websites van nationale
archiefdiensten.
Er waren in totaal ruim zestig parallelsessies.
Elke dag konden de congresgangers uit zo'n twintig
onderwerpen kiezen. De nu volgende samenvattin
gen van enkele sessies zijn geconcentreerd op één
onderwerp: de stand van zaken op het gebied van
digitale duurzaamheid2. De keuze daarvoor komt
voort uit mijn persoonlijke belangstelling.
Sessie 4 'Electronic Records Tools for the Rest of Us: The
Archivist Workbench'. Deze sessie stelde de aanwezi
gen op de hoogte van de onderzoeken naar de
opslag en het langdurig bewaren van digitale
archieven uitgevoerd door het San Diego
Supercomputer Center3. Amarnath Gupta en
Richard Marciano van het San Diego Supercom
puter Center gaven verslag van de stand van zaken.
Beide onderzoekers presenteerden verschillende
methoden voor opslag en langdurig bewaren van
digitale documenten, onder andere e-mail, MS
Office- en eenvoudige tekstdocumenten (bijvoor
beeld ASCII of HTML). Een van de conclusies was
dat het elektronisch opslaan en bewaren van
archieven positieve gevolgen heeft voor het toe
komstig gebruik van deze informatie. Verschillende
versies van de documenten kunnen bijvoorbeeld
informatie verschaffen over de intentie van de
schrijver. Anne Gilliland-Swetland, lid van de
adviesgroep van het onderzoek en actief lid van
InterPares, becommentarieerde de voortgang van
het onderzoek en het belang hiervan. Ze benadruk
te dat de positieve bijwerkingen niet alleen de toe
komstige gebruikers van elektronische archieven
extra informatie geven, maar dat deze ook belang
rijk zijn voor het werk van de archivarissen, met
name bij archiefselectie.
In sessie 16 'Real-world Strategies for the Management
and Preservation of Digital Records' kwamen sprekers
van Coca-Cola Company, GAP Incorporated en Car-
gill Incorporated aan het woord. De drie sprekers
16
burengerucht
presenteerden de digitale informatiesystemen en
het beleid ten aanzien van digitaal archiefbeheer
van hun organisaties. Alle presentaties onderstreep
ten de noodzaak van een goede samenwerking tus
sen archivaris, archiefvormer en informaticus.
Charles Dollar, voorzitter van sessie 23 'Emulation as
a Digital Preservation Strategy: an Emperical Test' legde
de aanwezigen uit dat deze sessie gewijd was aan de
presentatie van de voorlopige resultaten van het
onderzoek naar methoden voor opslag en langduri
ge bewaring van digitale archieven 'CAMiLEON',
dat momenteel uitgevoerd wordt door de
Universiteit van Michigan en de Universiteit van
Leeds4. Studenten Clifford Lampe en Cal Lee gaven
een zeer boeiende en informatieve presentatie waar
in ze uitlegden hoe ze een populair computerspelle
tje (vergelijkbaar met 'packman' uit de jaren tach
tig) op drie verschillende wijzen opgeslagen had
den. Deze drie methoden waren migratie, emulatie,
en het bewaren van de originele computer en het
besturingsprogramma. Vervolgens lieten ze een
aantal proefpersonen van verschillende leeftijdsca
tegorieën en opleidingsniveaus de drie spelletjes
spelen. De testpersonen werd naderhand gevraagd
aan welk spelletje ze de voorkeur gaven. Het testen
werd ook op video vastgelegd. De studenten wilden
hiermee onderzoeken of gebruikers een voorkeur
hadden voor een bepaalde methode van opslag. Het
onderzoek bekeek ook welke elementen bewaard
moeten worden, bijvoorbeeld kleur, lettertype,
geluid, formaat enzovoort. Beiden legden uit dat in
de tweede fase van hun onderzoek een test met een
digitaal document centraal zal staan. Testpersonen
zal dan een document voorgelgd worden dat op
drie verschillende manieren bewaard wordt en aan
hen zal dan gevraagd worden welk van deze drie
documenten het meest geloofwaardig is.
Commentator Hans Hofman onderstreepte het
belang om in het onderzoek het bewaren van de
authenticiteit van het document centraal te stellen.
Hij adviseerde het onderzoeksteam ook om de toe
komstige gebruikers van de digitale informatie goed
te definiëren en in verschillende groepen te verdelen.
Het idee voor sessie 35 'Electronic Document and
Records Management Systems: Implementation
Recommendations from the Frontline' kwam in septem
ber 2000 in Sevilla tot stand. Tijdens een van de vele
discussies over de implementatie van digitale
archiefprogramma's stelde Nancy McGovern voor
om een SAA-sessie op te zetten over voorbeelden
van implementaties van documentaire-informatie
systemen. Terug in Genève diende ik een voorstel in
voor dit seminar bij de SAA Program Committee, dat
geaccepteerd werd. De sessie werd voorgezeten door
Tom Ruller van het New York State Education
Department. De twee implementatievoorbeelden
werden gepresenteerd door Lisa Pollar, Covington
Burling (een groot advocatenkantoor in Washington
DC) en door ondergetekende. De twee presentaties
gaven een overzicht van de functies van de syste
men, de integratie van classificatiecodes, vernieti-
gingslijsten en samenwerking met de archiefvor
mers, gebruikers en informatici. Beide presentaties
eindigden met een overzicht van de lessons learned
en tips voor soortgelijke projecten. Catherine Bailey,
National Archives of Canada, gaf een kort commen
taar waarin ze de rol van de archivaris in zulke pro
jecten omschreef, en de noodzaak schetste dat deze
vanaf de beginfase een volwaardig lid is van het pro
jectteam. Dat veel organisaties van plan zijn of al
bezig zijn met de implementatie van deze systemen
bleek uit de grote belangstelling voor de sessie en de
geanimeerde discussie met de deelnemers aan het
slot van de sessie.
Sessie 60 'Strategies for Managing Electronic Records:
Lessons Learned from the Indiana University Records
Project'. Dit in 1995 begonnen project, gebaseerd op
het Pittsburg-onderzoek, is gericht op het ontwikke
len en implementeren van archiefbeheerfuncties
voor digitale gegevensbestanden5. Projectdirecteur
Philip C. Bantin presenteerde de stand van zaken
en de 'geleerde lessen'. Rosemary Pleva Flynn toon
de op uitstekende wijze hoe de beheerfuncties geïn
tegreerd zijn in een grootschalig digitaal studenten
registratiesysteem aan de Indiana University. Rick
Barry onderstreepte in zijn commentaar het belang
van het onderzoek.
Na het congres kon ik als een tevreden mens terug
keren naar Genève met een hoofd barstensvol infor
matie en ideeën. Ik heb in die paar dagen zeer veel
collega's en vrienden ontmoet, zodat het wederom
een ervaring was die me lang zal heugen.
Het is voor een Nederlandse archivaris absoluut de
moeite waard de bijeenkomsten van de SAA, ARMA
International (vereniging in de Verenigde Staten
voor informatiespecialisten) of een van de
Canadeese verenigingen bij te wonen. De afstand
hoeft niet altijd een probleem te zijn, zeker niet met
de moderne communicatietechnieken. Zo zijn bij
voorbeeld verschillende sessies van ARMA
International dit jaar reeds live te volgen op hun
internetsite6.
A Global Archival Odyssey
Door Ineke Deserno*
Wellicht hadden de organisatoren de film van Stanley Kubrick '2001 - A Space
Odyssey* in gedachten toen ze het thema voor het 65e congres van de Society of
American Archivists (SAA) bedachten: 'A Global Archival Odyssey'. De uitdaging van
de nieuwe technologieën en het veranderen van het beroep van de archivaris zijn
dan ook een reis naar het onbekende. De reis naar de SAA-vergadering van dit jaar
(27 augustus - 2 september) was echter geen reis naar 'space', maar naar
Washington DC. Het congreshotel was het Washington Hilton and Towers, het hotel
waar voormalig president Ronald Reagan werd neergeschoten en waar jaarlijkse het
debutantenbal van de Washington Society plaatsvindt.
Plenaire sessie
Digitale duurzaamheid
archievenblad
november 2001
t-H'lfl* MOIMM
IJTiVJ*:»! Hi|'l I lïïïïi
Ineke Deserno is werkzaam bij de United Nations High
Commissioner for Refugees in Genève, Zwitserland.
Sessie 23: een afbeelding van het compu
terspelletje Chuckie Egg, dat de onderzoe
kers van Michigan op drie verschillende
wijzen opgeslagen hadden.
1 J.N.T. van Albada, 'Society of
American Archivists, 49th annual
meeting, Austin 1985' in:
Nederlands Archievenblad (NAB)
90 (1986) 65-67; J.N.T. van
Albada en J.P. Sigmond, 'Society
of American Archivists 1936-
1986' in: NAB 90 (1986) 327-
331; j.A.M.Y. Bos-Rops,
'Impressies van de 51e annual
meting van de Society of
American Archivists (New York,
2-6 September 1987)' in: NAB
92 (1988) 170-179. Met dank
aan het Gemeentearchief van
Roosendaal.
2 De samenvatting en powerpoint
presentaties van een aantal van
deze sessies over digitale duur
zaamheid zijn te vinden op Rick
Barry's website: www.rbarrv.com.
3 Voor meer informatie, zie de
website van het San Diego
Supercomputer Center:
www.sdsc.edu/NHPRC/
4 Voor meer informatie, zie de
website van het CAMiLEON pro
ject: www.si.umich.edu/CAMILE-
0N/
5 http://www.indiana.edu/
libarch/ER/
6 www.arma.org
november 2001
archievenblad
