Polyester Bergingssystemen
Jansen - Wijsmuller
Beuns B.V.
H
burengerucht
de inkomende en uitgaande post. Ten slotte zijn
er nog andere fondsen waaronder die van de
verdragen en akkoorden en van enkele voorzit
ters van het Parlement.
Onder invloed van de nieuwe technologische
ontwikkelingen is de archiefdienst de weg inge
slagen van de automatisering en digitalisering.
In concreto worden twee projecten uitgevoerd:
de constructie van het systeem ARCDOC en de
digitalisering van alle documenten vanaf 1952.
De bedoeling is met behulp van ARCDOC zowel
het beheer van als de toegang tot de documen
ten te automatiseren. Enerzijds moet het sys
teem de archivaris in staat stellen de archieven
tot op stuksniveau te beschrijven in hun archi-
vistische context. Anderzijds moet het de
gebruiker van de archieven de mogelijkheid bie
den documenten te zoeken en te raadplegen.
Uiteindelijk is het streven dat via ARCDOC de
stukken direct zichtbaar zullen zijn op het beeld
scherm van de computer. Hiervoor is digitalise
ring van de documenten vereist. Ten behoeve
van de digitalisering worden de reeds naar
Florence overgebrachte archieven tijdelijk en in
etappes teruggehaald naar Luxemburg. In 2000
zijn ongeveer 1,8 miljoen pagina's van de
archieven over de periode 1952-1979 gedigitali
seerd en geïndexeerd. De geïndexeerde gegevens
worden ingebracht in ARCDOC, waarin tevens
de data uit oudere databanken van het
Parlement worden opgenomen. Binnen afzien
bare tijd zullen de gegevens van ruim 119.000
documenten via ARCDOC beschikbaar zijn.
Naar schatting dienen in totaal nog ongeveer
5 miljoen bladzijden te worden gescand. De ver
wachting is dit met een snelheid van 1,2 mil
joen bladzijden per jaar te doen.
Niet alleen door deze ontwikkelingen zal de
archiefdienst uit zijn relatieve isolement breken.
Het Europees Parlement heeft zich voorgeno
men om in Luxemburg in samenwerking met de
Luxemburgse bibliotheek- en archiefinstellingen
Voldoen aan de Photographic Activity Test (ISO: 14523-1999)
Verenigde Bedrijven
Postbus 166,1530 AD Wormer, Veerdijk 44,1531 MS Wormer,
Telefoon: +31 (0)75 621.10.01, Telefax: +31 (0)75 621.68.11,
E-mailadres: info@jwb-ceka.nl
Groothandel in Boekbinders-, Restauratie- en Conservatiematerialen en Zelfklevende Folies
Jansen - Wijsmuller Beuns B.V. is een zustermaatschappij van CEKA Handelsonderneming B.V.
28
een documentatiecentrum over de geschiedenis
van de Europese integratie op te richten met het
doel het onderzoek naar de historische ontwik
keling van de Europese Unie te stimuleren. Een
dergelijk centrum zal de belangstelling voor de
parlementaire archiefdienst verder vergroten.
Een bijzonder aspect van het archiefbeheer
hangt samen met de meertaligheid van het
Europees Parlement. Tot 1973 kende de instel
ling vier officiële talen: Duits, Frans, Italiaans en
Nederlands, in het HAEG komen Nederlands
talige bezoekers er niettemin bekaaid van af. De
handzame archievengids van het HAEG is
beschikbaar in het Duits, Frans, Italiaans en
Engels14, maar niet in het Nederlands. Voorts
zijn tijdens de opschoning van de archieven in
Florence veel Nederlandstalige stukken uit de
begintijd vernietigd. Dat is bijzonder spijtig.
Juist in de eerste twee decennia, toen veel zaken
nog niet vastlagen, waren aanzienlijke interpre
tatieverschillen mogelijk, afhankelijk van de
gebruikte talenversie van de documenten. Voor
onderzoek kan het interessant zijn de verschil
lende talenversies te vergelijken. Voor Neder
landse en Vlaamse onderzoekers is het uiteraard
het gemakkelijkst de stukken in de eigen taal te
kunnen raadplegen. Het is dan ook te hopen dat
men bij het toepassen van de Pivotmethode
voor de selectie en vernietiging van de archieven
van het ministerie van Buitenlandse Zaken een
uitzondering maakt voor de documenten
afkomstig van de Europese instellingen.
Vanaf 1973 nam het aantal officiële talen staps
gewijs toe. In dat jaar kwamen er Deens en
Engels bij, in 1981 volgde het Grieks, in 1986
Spaans en Portugees en in 1995 Fins en Zweeds,
zodat er nu elf officiële talen zijn. Dit heeft
belangrijke archivistische consequenties. Alle
officiële documenten dienen beschikbaar te zijn
in alle talen. Deze eis geldt in de eerste plaats op
het moment dat de stukken actueel zijn, maar
indien men de openbaarheid van bestuur en het
streven naar openheid en transparantie serieus
neemt, moeten de stukken, ook wanneer zij niet
meer voor de dagelijkse administratie nodig
zijn, in alle talen geraadpleegd kunnen worden.
Beschikbaarheid van een document in de eigen
taal is geen overbodige luxe. De behandelde
onderwerpen zijn vaak complex en het gebruik
te jargon juridisch of technisch, zodat voor een
goed begrip van de tekst een versie in de eigen
taal noodzakelijk is. Nu doet zich het probleem
voor dat de dossiervorming normaal gesproken
slechts in één of hooguit in enkele talen plaats
vindt. De werktaal van de auteur, een
Parlementslid of een ambtenaar, beheerst het
oorspronkelijke dossier dat naar archivistische
maatstaven tot het archief behoort. Het volstaat
echter niet alleen dit dossier te bewaren. Met
een Fins dossier bijvoorbeeld zullen weinig niet-
Finnen veel kunnen aanvangen. En hoeveel
Nederlanders lezen Frans, de meest gebruikte
taal in de Europese instellingen? Kortom, toe
gankelijkheid van de parlementaire stukken ver
eist archiefbeheer in alle talen van de Unie.
De archiefdienst van het Parlement heeft dan
ook een aparte afdeling 'dynamisch archief' met
de taak de dossiervorming in de elf talen van de
Unie te garanderen. De uitvoering is enorm
arbeidsintensief. De vertaalde stukken worden
verspreid vanuit de elf vertaaldiensten door de
zogenaamde distributiedienst, verantwoordelijk
voor de distributie van alle documenten in het
Europees Parlement. Aangezien de verschillende
talenversies van een document zelden tegelijker
tijd verschijnen en levering aan de archiefdienst
plaatsvindt vanaf het moment dat het docu
ment beschikbaar is, arriveren de afzonderlijke
stukken in willekeurige volgorde. Op basis van
codes (PE-nummer) wordt een eerste ordening
aangebracht. Vervolgens vindt indeling plaats
naar type document. Wanneer de verschillende
talenversies van een document bijeen zijn
gebracht, vindt stuksgewijze beschrijving plaats
in een databank (NUPE: nummer Parlement
européen) waarmee uiteindelijk de dossiervor
ming gerealiseerd moet worden. Met de beschik
bare personele middelen leidt deze werkwijze tot
oplopende achterstanden. De oplossing voor dit
probleem zal moeten worden gezocht in de rich
ting van digitaal archiefbeheer waarmee in de
vorm van ARCDOC en het bovengenoemde
digitaliseringsproject een begin is gemaakt.
burengerucht
29
archievenblad
november 2001
Het torengebouw van het Europees Parlement in Luxemburg. De
archiefdienst bevindt zich op de eerste verdieping aan de rechterzij
de in de rechter zijvleugel. (Foto: Europees Parlement)
Meertalige archieven
Louis Sicking is archivaris en historicus en werkzaam bij het
Europees Parlement. M
november 2001
archievenblad
1 De auteur schreef dit artikel op per
soonlijke titel. De erin verkondigde
meningen geven niet noodzakelijker
wijs de visie van het Europees
Parlement weer.
2 Over de Europese samenwerking op
archiefgebied zie onder andere Gids
voor de archieven van de ministeries
van buitenlandse zaken van de lidsta
ten, van de Europese Gemeen
schappen en van de Europese politie
ke samenwerking (Luxemburg 1989)
en De archieven in de Europese Unie.
Rapport van de groep deskundigen
over de coördinatieproblemen op het
gebied van de archieven (Brussel en
Luxemburg 1994).
3 Reglement Europees Parlement (14e
druk; Luxemburg 1999) 89 en 107.
4 R.T. Griffiths, 'De economische achter
gronden van de Europese integratie
1945-1957' in: W.A.F. Camphuis en
C.G.J. Wildeboer Schut eds„ Europese
eenwording in historisch perspectief.
Factoren van integratie en desintegra
tie (Zaltbommel 1991) 206-222,
aldaar 218.
5 In het Frans sprak men aanvankelijk
van Assemblee parlementaire
européenne en pas na 1962 van
Parlement européen.
6 R. Corbett, F. Jacobs en M.
Shackleton, The European Parliament
(5e druk; Londen 2000) wordt
beschouwd als een van de beste boe
ken over het Europees Parlement.
7 Verordening (EEG, Euratom) nr.
354/83 van de Raad van 1 februari
1983 en Besluit 359/83/EGKS van de
Commissie van 8 februari 1983.
Publicatieblad van de Europese
Gemeenschappen (PB) L 43 van 15
februari 1983, 1-3 en 14-15.
8 Besluit 93/731/EG van de Raad van
20 december 1993, PB L 340 van 31
december 1993, blz. 43 en Besluit
94/90/EGKS, EG, Euratom van de
Commissie van 8 februari 1994, PB L
46 van 18 februari 1994, blz. 58
betreffende respectievelijk de toe
gang tot documenten van de Raad en
van de Commissie blijven hier buiten
beschouwing.
9 97/632/EG, EGKS, Euratom: Besluit
van het Europees Parlement van 10
juli 1997 inzake de toegang van het
publiek tot de documenten van het
Europees Parlement. PB L 263 25
september 1997 blz. 27-29.
10 Verordening (EG) nr. 1049/2001 van
het Europees Parlement en de Raad
van 30 mei 2001 inzake de toegang
van het publiek tot documenten van
het Europees Parlement, de Raad en
de Commissie, PB L 145/43 van 3+
05-2001 blz. 43-48.
11 Dit is reeds een feit. Zie de website
van het Europees Parlement:
www.europarl.eu.int
12 Jean-Marie Palayret en Ana Franqueira
Guide to the Historical Archives of the
European Communities (5e druk;
Florence 1998).
13 Het betreft documenten betreffende
de relaties van het Parlement met de
landen in Afrika, het Caraïbisch
gebied en de Stille Oceaan (Pacific),
vandaar ACP, die van de Europese
Unie een voorkeursbehandeling krij
gen op grond van de met hen gesto
ten verdragen van Lomé.
14 Zie noot 12.
