i
burengerucht
doorslaggevende rol. Het Besluit van het
Europees Parlement van 10 juli 19979 legt de
voorwaarden vast waaronder men recht van
inzage heeft in de documenten van deze instel
ling. Onder document van het Europees
Parlement wordt verstaan 'elk door de instelling
opgesteld stuk dat reeds bestaande informatie
bevat, ongeacht de informatiedrager', onder
voorbehoud van de bepaling dat men zich tot de
auteur van het aangevraagde document dient te
wenden, indien deze niet uit hoofde van het
Parlement optreedt. Een verzoek om inzage in
een document van het Europees Parlement
dient schriftelijk te worden ingediend. Het
wordt vervolgens toegezonden in de taal van de
aanvrager of kan ter plaatse of in een van de
voorlichtingsbureaus van het Parlement worden
ingezien. Inzage kan worden geweigerd om
redenen van openbaar belang, waartoe de open
bare veiligheid en de financiële belangen van de
Europese Gemeenschap behoren, ter bescher
ming van de geheimhouding op commercieel en
industrieel gebied, van het individu en de priva
cy, en van de vertrouwelijkheid, en omwille van
de geheimhouding van de beraadslagingen van
fracties of organen van het Parlement.
De meest recente regelgeving betreffende de toe
gang tot documenten van de Europese instellin
gen dateert van 30 mei van dit jaar. Het betreft
een verordening van het Europees Parlement en
de Raad.10 De verordening bevat onder andere
een nieuwe definitie van het begrip 'document':
'iedere inhoud, ongeacht de drager ervan
betreffende een materie die verband houdt met
beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot
de bevoegdheid van de instelling behoren.' De
toegankelijkheid van stukken is verruimd: niet
alleen documenten die de instellingen zelf heb
ben opgesteld maar ook documenten die zij ont
vangen hebben, zijn in principe openbaar.
Uitzonderingsbepalingen hebben voornamelijk
betrekking op de bescherming van: het open
baar belang, de persoonlijke levenssfeer, com
merciële belangen, gerechtelijke procedures,
inspecties en onderzoeken. De uitzonderingen
gelden voor ten hoogste dertig jaar, zodat de
openbaarheid van de historische Gemeen
schapsarchieven ook middels deze verordening
is verzekerd.
De verordening bepaalt verder dat elke instelling
een documentenregister in elektronische vorm
openstelt waarin verwijzingen naar stukken
onverwijld worden opgenomen. Het register
dient uiterlijk op 3 juni 2002 operationeel te
zijn. Voor zover mogelijk maken de instellingen
ook de documenten zelf rechtstreeks in elektro
nische vorm toegankelijk voor het publiek.11
De instellingen dienen hun reglement van orde
aan te passen aan de verordening van 30 mei.
Deze aanpassingen, die in voorbereiding zijn,
worden op 3 december 2001 van kracht. Ten
slotte onderzoekt de Commissie of deze verorde
ning in overeenstemming is met die van de Raad
van 1 februari 1983 om te verzekeren dat de
stukken zo goed mogelijk worden gearchiveerd.
Met de onderhavige regelgeving is serieus werk
gemaakt van de wens tot een zo groot mogelijke
openheid van de Europese besluitvorming. Het
is te hopen dat de toepassing van de gestelde
regels hiermee in overeenstemming zal zijn.
De uitvoering van de openstelling van de
historische archieven werd in 1984 vastgelegd in
een contract tussen de Europese Commissie,
namens alle Europese instellingen, en het
Europees Universitair Instituut te Florence. Dit
instituut is in 1972 opgericht met de bedoeling
wetenschappelijk onderzoek en onderwijs te
verzorgen vanuit een Europees perspectief. De
archieven van alle Europese instellingen, waar
onder het Parlement, worden na dertig jaar van
uit Brussel en Luxemburg overgebracht naar de
archiefbewaarplaats van het Instituut, waar zij
kunnen worden geraadpleegd. Kopieën en
microfilms van de overgebrachte archieven zijn
beschikbaar in de archiefdiensten van de ver
schillende instellingen. Het Historisch Archief
van de Europese Gemeenschappen (HAEG)
opende zijn deuren in 1985 en vormt een inte-
26
burengerucht
graal onderdeel van het Europees universitair
Instituut. Het voordeel van het centrale depot in
Florence is vooral gelegen in het feit dat het
Instituut zich onder meer bezighoudt met de
geschiedenis van de Europese integratie. De aan
het Instituut verbonden historische onderzoe
kers en studenten hebben de originele stukken
aldus binnen handbereik.
De overbrenging van archieven vanuit de
archiefdiensten van de verschillende Europese
instellingen, waaronder die van het Parlement
in Luxemburg, vindt plaats op jaarbasis. De
instellingen zijn elk verantwoordelijk voor de
ordening van hun archieven en voor het maken
van de benodigde toegangen. De verantwoorde
lijkheid van het HAEG beperkt zich tot het in
depot houden van de archieven en het beschik
baar stellen aan de bezoekers. De volgende
archieven van het Europees Parlement zijn naar
Florence overgebracht:
- De Gemeenschappelijke Vergadering van de
Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal,
1952-1958, 7m;
- De Vergadering Ad-Hoe, 1952-1953, 1 m;
- Het Europees Parlement, 1958-1978, 60 m;
- Het Europees Parlement (rechtstreeks geko
zen), 1979-1992, 40 m;
- Verzameling persberichten m.b.t. het
Europees Parlement, 1956-1992, 91 m.
Deze archieven bevatten voornamelijk notulen
van het kabinet van de voorzitter, verslagen van
het secretariaat-generaal, stukken betreffende de
betrekkingen met de Raad van Europa en notu
len en stukken van vergaderingen van de parle
mentaire commissies. De verzameling persbe
richten bevat kranten- en tijdschriftartikelen uit
alle lidstaten met betrekking tot onderwerpen
die tijdens de plenaire zittingen van het
Parlement besproken zijn.
Ten slotte rekent het HAEG de acquisitie van
archieven van Internationale en Europese orga
nisaties (b.v. de OESO en het Europese
Ruimtevaart Agentschap), partijen en verenigin
gen (b.v. de Europese Beweging) en van indivi
duen van belang voor de Europese integratie
(b.v. Altiero Spinelli) tot zijn taken.
De website van het HAEG (http://wwwarc.iue.it)
geeft in Engels en Frans toegang tot de databank
EURHISTAR, waarin de ordening en de beschrij
vingen van de archieven overzichtelijk worden
gepresenteerd conform ISAD(G).12
De Archiefdienst van het Europees
Parlement is gevestigd op de eerste verdieping
van het torengebouw van het Europees centrum
te Kirschberg in Luxemburg-stad. De dienst
streeft de verantwoordelijkheid na voor alle
archieven van het Europees Parlement. Zijn
taken hebben vooral betrekking op het behoud
en de toegankelijkheid van de documenten. De
archiefdienst draagt jaarlijks de documenten
ouder dan dertig jaar over aan Florence. Voor
het beheer van deze archieven is het Parlement
ook na overbrenging verantwoordelijk. De
meeste van de overgebrachte documenten zijn
in Luxemburg op microfiche raadpleegbaar. De
archieven van 1971 tot heden bevinden zich
eveneens in Luxemburg en zijn onder te verde
len in een semi-statische en dynamische fase.
Tot de dynamische archieven worden alle docu
menten van de huidige zittingsperiode (1999-
2004) gerekend, die de archiefdienst stuksgewijs
ontvangt. Dit houdt verband met de talenpro-
blematiek die in de volgende paragraaf aan de
orde komt.
Het voert te ver om in dit kader een uitputtende
beschrijving te geven van de onderdelen van de
archieven. Hier wordt met een kort overzicht
volstaan. Naar de taken van het Parlement
onderscheidt men politieke en administratieve
archieven. Tot de politieke archieven behoren
alle documenten die verband houden met de
'politieke' activiteiten van het Parlement. Dit
zijn onder meer de dossiers van: de verslagen
van de parlementaire commissies, de ontwerpre
soluties, de medebeslissingen, het budget, de
verzoekschriften, schriftelijke en mondelinge
vragen, ACP13 en interparlementaire delegaties.
Daarnaast zijn er de series notulen van de ple
naire zitting en van de parlementaire commis
sies. Van de administratieve archieven beheert
de archiefdienst alleen het grootste gedeelte van
27
Het Historisch Archief van de Europese
Gemeenschappen (HAEG) is gevestigd in
de villa II Poggiolo. (Foto: HAEG)
De Historische Archieven van de Europese
Gemeenschappen in Florence
archievenblad
november 2001
Applaus voor SimoneVeil.de eerste voor
zitter van het Europees Parlement na de
eerste rechtstreekse verkiezingen in 1979.
(Foto: Europees Parlement)
De Archiefdienst van het Europees Parlement in
Luxemburg
november 2001
archievenblad
