■H
NVBA nieuws
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Vergaderrooster NVBA 2001
Nieuw bestuurslid: Maarten Schenk
Tijdens de algemene ledenvergadering van
14 juni 2001, gehouden bij Messiere van het
Mediapark Events Studio te Hilversum, werd op
voordracht van het bestuur NVBA-lid Maarten
Schenk gekozen tot bestuurslid. Het leek de
redactie van NVBA-Nieuws een goed idee om
het kersverse bestuurslid aan u voor te stellen.
Maarten Constantijn Schenk is geboren op
26 mei 1970 in Woerden. Na de lagere school
volgde hij voorbereidend wetenschappelijk
onderwijs (vwo) aan de Openbare Scholen
gemeenschap Nieuwediep te Den Helder. Hier
zat hij van 1983 tot 1987 in de medezeggen
schapsraad.
Hierna vertrok Maarten Schenk naar Frankrijk
waar hij aan het Lycée August Pavie te
Guingamp het Franse middelbareschooldiploma
Baccalauréat B behaalde.
In 1989 toog hij, terug in Nederland, naar de
Rijksuniversiteit te Leiden om rechten te stude
ren. Twee jaar later had hij zijn propedeuse rech
ten op zak. In 1991 sloeg hij echter een geheel
andere richting in en ging geschiedenis studeren
aan dezelfde universiteit.
In 1995 studeerde hij af met als hoofdvakken
vaderlandse, economische en sociale geschiede
nis. Van 1996 tot 1998 volgde hij de postdocto
rale opleiding Archivistiek A aan de Rijks-
archiefschool te Den Haag, die hij in juni 2000
met succes afrondde.
Ook de automatisering is Maarten niet vreemd.
Hij volgde diverse cursussen op dat gebied, zoals
een cursus systeemontwerp en ontwikkeling
AMBI HSB II via NOVI, een cursus Visual-Basic
van Microsoft en een cursus Does-Open.
Daarnaast volgde hij de marketingopleiding
NIMA-A via IPD te Leiden.
Vanaf 1999 werkt
Maarten als archivaris/
hoofd Documentaire
Dienstverlening (centra
le archiefdienst, repro
grafie, post en magazijn)
bij de Gerechtelijke
Diensten Rotterdam.
Vanuit zijn functie is hij
lid van het managent-
team van de Facilitaire
Dienst.
De archiefdienst beheert het dynamisch en semi-
statisch archief van de rechtbank, kantongerech
ten en Openbaar Ministerie in het arrondisse
ment Rotterdam. Het archief omvat zo'n 18.000
strekkende meter archiefmateriaal over de periode
vanaf 1940.
Het 'tienjarenblok' 1940-1949 is thans geïnventa
riseerd en wordt in 2001 overgedragen aan het
Algemeen Rijksarchief. Over vier jaar moet het
bestand tot 1979 zijn overgebracht. Maarten
Schenk is in Rotterdam nauw betrokken bij het
project Digitaal Dossier.
Maarten is vanaf 1998 lid van de KVAN en
vanaf 2000 eveneens lid van de NVBA. Hij heeft
een bijzondere belangstelling voor het dynamisch
archief. In zijn studententijd zat hij in het bestuur
en in de organisatie van een sport- en een studen
tenvereniging.
In zijn vrije tijd speelt hij hockey, tennis en golf.
Hij bespeelt de saxofoon, gaat graag naar het
theater en leest ook veel. Maarten woont in
Badhoevedorp en is onlangs vader geworden.
Gedurende zijn studie heeft Maarten ver
schillende baantjes en bijbanen gehad. Van
1996 tot 1998 was hij werkzaam als archivaris
bij het Rijksarchief in Overijssel te Zwolle. Hier
was hij onder meer belast met een inventarisa
tieproject bedrijfsarchieven. Bij Origin
Nederland bv werkte hij van 1998 tot 1999 als
systeemontwikkelaar bij de 'service practise'
WEBS in Den Haag met als werkterrein internet,
intranet-toepassingen en EDM-systemen.
38
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
Piet Visser, een vooruitstrevend
bedrijfsarchivaris bij Quest
International
In 1986 werd Naarden International
overgenomen door Unilever. Het werd
samengevoegd met PPF (een reuk- en
smaakstoffen producerend bedrijf van
Unilever) met als nieuwe naam Quest.
Acht jaar later, in 1994, werd Quest ver
kocht aan het Engelse concern ICI.
Momenteel opereert het als een zelfstan
dige dochter van ICI.
Quest heeft wereldwijd ongeveer 4500
medewerkers met zeventien productie
centra, elf technische centra en maar
liefst achtendertig verkoopkantoren.
Quest is nummer drie op de wereldrang
lijst van de reuk- en smaakstoffen produ
cerende ondernemingen.
De eindproducten van Quest worden
gebruikt in frisdranken, snoep, ijs, soe
pen, melkproducten, bakkerijproducten,
schoonmaakmiddelen, parfums, lotions,
luchtverfrissers, cosmetica, wasmiddelen
en tal van andere producten.
Bij de productie van dit alles spelen
research en development een belangrijke
rol. Vanaf ongeveer 1950 wordt de kennis
van het bedrijf verzameld in het centraal
chemisch en technisch archief dat is geor
dend op onderwerp en neveningangen
heeft via verwijskaarten.
Vanaf 1980 is er een centraal commercieel
archief gevormd, waarin de correspon
dentie met klanten en leveranciers is
opgenomen, geordend op relatie.
Piet Visser begon in 1963 bij Quest.
Hij begon zijn loopbaan als chemisch
bedieningsvakman (tegenwoordig wordt
dit procesoperator genoemd). Na een
onderbreking van enkele jaren wordt Piet
in 1967 tewerkgesteld als operator in de
Naardense fabriek. Via allerlei vakoplei
dingen bekwaamde hij zich verder en
klom op tot stafmedewerker Kleinpro-
ductie- en researchmedewerker Destillatie
laboratorium. Hier opereerde hij als tech
nisch chemicus. Later wordt Piet als tech
nisch manager uitgezonden naar India.
Gedurende vijf jaar concentreerde hij zich
op het ontwerpen en opstarten van een
fabriek voor fine chemicals. Hier was hij
ook belast met de receptuurbeheer, de
technische advisering van klanten en de
training van de plaatselijke medewerkers.
Na zijn terugkeer in Nederland werd hij
benoemd tot kwaliteitsfunctionaris. In het
midden van de jaren tachtig begon hij aan
een nieuwe uitdaging, studeren voor
bedrijfsarchivaris aan de GO te 's-
Gravenhage. Hij krijgt in 1986 de leiding
van het centraal archief. In eerste instantie
viel het archief onder Quest International
Nederland, thans is het organisatorisch
ondergebracht bij Quest Corporate.
Door reorganisatie werd het noodza
kelijk om de procedures van archiveren te
wijzigen. In 1996 nam Piet het initiatief
om het archief via een document
managementsysteem (DMS) te ontsluiten.
Hij drong bij het management aan op de
aanschaf van een document-manage
mentsysteem en begon met elektronisch
archiveren. Dit document-management
systeem (Mezzanine) ondervond weer
stand bij de IT-afdeling en mocht slechts
bij enkele gebruikers worden geïnstal
leerd. Dit DMS was echter niet 'millenni-
umproef' en moest in het jaar 2000 wor
den vervangen. Een van de voornaamste
eisen nu was dat het DMS gebruik moest
maken van de bestaande infrastructuur en
zonder extra installaties door iedere pe
gebruiker kon worden gebruikt. Gekozen
werd voor Domino.doc en Piet program
meerde het systeem voor Quest en stemde
het af op de wensen van de gebruikers.
Succes was verzekerd, steeds meer kwa
men en komen er vanuit de wereldwijde
vestigingen van Quest vragen om docu
menten in het systeem in te voeren.
NVBA nieuws
Het programma draait in de standaard
Lotus Notes-omgeving en kan nu door
iedere gemachtigde medewerker op ieder
moment ter wereld via Lotus Notes of
intranet worden geraadpleegd. Hele boek
werken vol belangrijke bedrijfsdocumen-
tatie zijn hiermee elektronisch beschik
baar gekomen voor de medewerkers in
maar liefst negentien landen.
Van origine een papieren archief, offi
cieel opgericht in 1950, is het huidige cen
traal archief bij Quest steeds verder geauto
matiseerd. Mijlpaal was ontegenzeggelijk
de aanschaf van Domino.doc in 2000.
Sindsdien zijn de medewerkers Nina
Heisterkamp en Alice Bekkers bezig met het
inscannen van oud archiefmateriaal en het
toevoegen van nieuw archiefmateriaal.
Gemiddeld worden ongeveer tienduizend
A4-tjes per maand ingescand. Dit varieert
van handleidingen, rapportages, SHE-docu-
menten, werkinstructies, procedures, perso-
neelsmededelingen, tijdschriftartikelen tot
keuringscertificaten. Ondertussen zijn alle
documenten van de afdeling Inkoop vanaf
1997 in het systeem gebracht. Ook de
handboeken van Engineering zijn tegen
woordig digitaal te raadplegen.
Geleidelijk aan worden de oude archief
stukken van het productenarchief en het
technisch archief via de scanprocedure
overgeheveld in het digitaal archief. Ruim
tweeduizend dossiers van het in totaal zes
duizend dossiers omvattende kennisarchief
zijn inmiddels overgezet. Naar schatting zal
deze scanoperatie nog ruim een mensjaar
in beslag nemen.
Naast dit terugwerken wordt ook onder
houd gepleegd op reeds ingevoerde docu
menten. Zo worden achterhaalde of veran
derde instructies of procedures elektronisch
aangepast en ook elektronisch ter goedkeu
ring rondgestuurd. Het systeem beschikt
over een intern waarschuwingssysteem, dat
tijdig signaleert wanneer nieuwe certifica
ten moeten worden aangevraagd of con
tracten verlengd of opgezegd moeten wor
den. Door in te spelen op de behoeften van
de medewerkers van Quest en door gebruik
te maken van nieuwe technieken is het
centraal archief anno 2001 uitgegroeid tot
een onmisbaar kenniscentrum binnen de
internationale Quest-organisatie. Mede
dankzij deze inspanningen slaagt de onder
neming er steeds meer in haar positie uit te
bouwen.
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-mfp.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
do.01-1 1-2001
Algemene Ledenvergadering
NVBA, Hilversum
do. 13-12-2001
Algemeen Bestuur NVBA 285
Eindhoven
Opleiding
Tot slot
Harry Strijkers
Banen
archievenblad
oktober 2001
NVBA-lid en medeauteur van de NVBA-publi-
catie Kwaliteit en Archivering, Piet Visser, is
werkzaam als bedrijfsarchivaris en informa
tion manager bij Quest International. Quest
is een bedrijf dat geur- en smaakstoffen en
voedingsbestanddelen produceert. Het
hoofdkantoor en de food division van dit
bedrijf zijn gevestigd in Naarden en geza
menlijk bieden deze twee organisaties werk
aan ongeveer 1100 medewerkers. Het bedrijf
werd in 1905 opgericht als Chemische
Fabriek Naarden. In i960 werd de naam ver
anderd in Naarden International.
Producten
Loopbaan
Van analoog naar digitaal
Kenniscentrum
Harry Strijkers
oktober 2001 archievenblad
