Wie het oude niet eert.
Carln
integreert de klassieke inventaris in
•nt ontsluitingstechnieken
de praktijk
De ontsluiting op
mesoniveau - de klas
sieke inventaris en
andere directe toe
gangen tot afzonder
lijke archieven - is in
het algemeen later op
gang gekomen, maar
in Leiden is met deze
materie al geruime
tijd geëxperimen
teerd. Dit heeft uit
eindelijk geresulteerd
in Carln; een archief-
inventarisatieapplicatie van het programma
Cardbox (Cardboxlnventarisatie). Het Gemeen
tearchief Leiden nodigt alle geïnteresseerden uit
om in het najaar de demonstratie van Carln bij
te wonen, waarbij we dieper op het bovenstaan
de zullen ingaan. De datum van deze presentatie
wordt later bekendgemaakt. Hier volgt vast een
introductie in de achtergrond en de mogelijkhe
den van Carln.
In het Archievenblad van augustus 2000
waarschuwt Ad Knotter voor een tendens tot
verontwetenschappelijking van het archiefwe
zen. In dit verband is het interessant om naar de
recente ontwikkelingen van archiefontsluitings
technieken te kijken. Onder het motto 'nieuw
en dus beter' wordt, mijns inziens, soms een
onnodige tegenstelling gecreëerd tussen digitale
toegangen en de klassieke inventaris. In het
Archievenblad van maart 20011 geeft Jan Sanders
een beschrijving van het zoekprogramma
DIANA. Hieruit blijkt dat met name de structuur
van de klassieke inventaris in dit programma
geheel overboord is gegooid. Verzamel-
beschrijvingen zijn afgeschaft, evenals rubrieken
die in het digitale kader als ondingen worden
beschouwd. Dit laatste mede omdat zij informa
tie zouden verschaffen die de gemiddelde bezoe
ker niets zegt.
Het uitgangspunt bij de ontwikkeling van Carln
was anders. Onder het motto 'oud, nu nóg
beter', hebben we getracht het beste van twee
werelden te combineren. Ook zijn we er vanuit
gegaan dat we niet de gemiddelde bezoeker van
dienst moeten zijn, maar voor zover dat moge
lijk is, alle bezoekers en hun individuele wensen.
Die bezoekers, hoe uiteenlopend van achter
grond zij ook kunnen zijn, komen in feite met
twee typen zoekvragen.
De eerste soort wil ik de 'ongeleide' zoekvraag
noemen; men wil graag alles over een bepaald
onderwerp vinden, eventueel beperkt tot een
zekere periode. Dit type vraagstelling is de laat
ste jaren, mede onder invloed van internet, sterk
toegenomen. Een geautomatiseerd ontsluitings
systeem zal hier dan ook op kunnen en moeten
aansluiten. Het tweede type zou ik willen
omschrijven als de 'systematische' zoekvraag.
De groep klanten die hiermee bij ons aanklopt,
is wellicht (relatief) afgenomen in kwantiteit,
maar is daardoor nog niet onbelangrijk gewor
den. Het zijn die archiefbezoekers die zich zelf
standig met serieus, wetenschappelijk onder
zoek bezighouden.
Een systematische zoekvraag komt niet uit de
lucht vallen. De onderzoeker weet vaak al in
welke archieven hij moet zoeken en zo niet, dan
toch in welk type archieven. Via een goede klas
sieke inventaris verwerft hij vervolgens inzicht
in de structuur van het archief waarin hij gaat
zoeken, en gaat hij een geleide zoektocht door
het bewuste archief maken. De inventarisator
heeft die structuur zichtbaar gemaakt en heeft
hierin subjectieve, maar controleerbare keuzes
gemaakt. De ontsluiting door middel van een
inventaris is weliswaar beperkt, maar deze beper
king is relatief transparant. Zo weet elke
geschoolde onderzoeker dat de beschrijving van
een serie notulen nauwelijks tot ontsluiting
leidt. Hij heeft echter wel een indicatie van het
type bron en weet dat nadere ontsluiting (even
tueel door hemzelf of onder zijn leiding) meer
informatie zou kunnen bieden.
De voordelen van de geautomatiseerde ontslui
ting op zoektermen zijn duidelijk. Kort gezegd:
men vindt sneller wat men zoekt en men vindt
vaak meer. Het feit dat een slimme nadere selec
tie een kunst op zich is, doet daar niets aan af.
Een nadeel van ontsluiting door een ongestruc
tureerde database ten opzichte van de systemati
sche methode, zoals geboden door de klassieke
inventaris, is echter het volgende. In het eerste
geval maakt de informatiebeheerder (in casu de
inventarisator) net zo goed subjectieve keuzes,
maar deze zijn niet controleerbaar. In feite wordt
de onderzoeker dus afhankelijker gemaakt. Ook
kan men door de onderlinge samenhang van
archivalia, blijkend uit de rubrieken van de klas
sieke inventaris, soms zoekresultaten boeken die
niet door zoektermen (zoals woorden of woord
gedeelten in de beschrijving) naar voren komen.
Dit laatste zou gedeeltelijk opgevangen kunnen
worden door het toevoegen van trefwoorden,
maar dit vraagt wel een zeer vooruitziende blik en
een ijzeren discipline van de inventarisator.
Het is echter wel degelijk mogelijk om structuur
aan te brengen in databases. Tot op heden is er
nog geen betere structuur ontwikkeld dan die van
de klassieke inventaris, dus ligt het voor de hand
om daarvoor te kiezen. In Carln vormt die struc
tuur een belangrijk onderdeel van de zoekopties.
Men kan systematisch zoeken, zoals in de klassie
ke inventaris, maar ook op zoektermen (dat wil
zeggen globaal en in afzonderlijke velden op
woorden, woordgedeelten en jaartallen).
Een schematische weergave van de zoekroutes die
men met Carln kan volgen ziet er als volgt uit.
tariseren met Carln blijven alle mogelijkheden
van de klassieke inventaris gehandhaafd, en kun
nen zij aan een afzonderlijke beschrijving in de
database worden gekoppeld. Zo worden bijlagen,
zoals regesten, apart beschreven en achterin de
papieren inventaris afgedrukt. Zij kunnen in de
database echter ook aan meerdere afzonderlijke
archiefbestanddelen worden gekoppeld. Naast de
gewone beschrijving geeft Carln de mogelijkheid
om trefwoorden in te voeren. Dit kan op alle
niveaus gebeuren, dat wil zeggen: in het archie
venoverzicht, op alle niveaus binnen de hiërar
chie van één inventaris, en op het niveau van het
afzonderlijke archiefbestanddeel. Hoe ver men
hierin wil gaan, is een kwestie waarover individu
ele inventarisatoren, mogelijk in overleg met der
den, een goede afweging moeten maken.
Ook de datering behoeft bij deze vorm van
inventariseren een nadere beschouwing. Bij de
Zoekvraag
1
1
X
Het proces van inventariseren wordt door
de automatisering vereenvoudigd (bijvoorbeeld
door automatische nummering en sortering).
Daarbij ontstaan er tal van nieuwe mogelijkhe
den, die de ontsluiting van archieven op een
ander niveau brengen dan we gewend waren.
Een belangrijk onderdeel van deze vernieuwing
is de mogelijkheid om meerdere archieven tege
lijk te doorzoeken. Dit brengt echter ook met
zich mee dat al tijdens de inventarisatie met een
ander oog naar de materie gekeken moet wor
den. Sommige onderdelen van de inventarisatie
verdienen hierdoor meer aandacht dan voor
heen. Ook bij Carln is dit het geval. Bij het inven-
ontwikkeling van Carln is daaraan bijzondere
aandacht geschonken. In het veld [Beschrijving]
geeft de inventarisator de datering aan zoals hij
dit gewend is in de klassieke inventaris. Zoeken
op de jaartallen die in de beschrijving worden
genoemd is echter vrij zinloos, omdat dit in de
meeste gevallen alleen de begin- en eindjaren van
de beschreven archivalia oplevert.
De vraagsteller zoekt echter naar een bepaald jaar
dat binnen de genoemde periode valt, of hij zoekt
binnen een zekere periode die slechts ten dele
met de beschreven periode samenvalt. Dit bete
kent dat ook alle jaren tussen het begin- en het
eindjaar geselecteerd moeten kunnen worden.
Daarbij komt dat soms ook gezocht moet kunnen
19
Door Maaike Lulofs*
Met Carln wil het Gemeentearchief
Leiden alle bezoekers van dienst zijn.
(Foto: Gemeentearchief Leiden/Jan Lagas)
De digitalisering van archievenland is de laatste
jaren in een stroomversnelling geraakt. Op verschil
lende plaatsen worden nieuwe technieken ingezet
om de ontsluiting van archieven op macro-, meso
en microniveau te verbeteren. Het Gemeentearchief
Leiden heeft in deze ontwikkeling aansluiting
gezocht bij anderen waar het gaat om de ontslui
ting op macro- en microniveau. Het archievenover
zicht wordt geïntegreerd in het archiefbeheersys
teem ABS/Archeion, en de digitalisering van de
indices heeft geleid tot deelname aan de Digitale
Stamboom.
Oude en nieuwe zoekmethodes
archievenblad
september 2001
Datering
Zoekvraag aan alle archieven
(geïnventariseerd en ongeïnventariseerd)
Zoek op zoektermen in
het archievenoverzicht en
in alle inventarissen
Zoek systematisch
in het archievenoverzicht
Resultaat: Selectie
van relevante archieven
Kies voor alle
geselecteerde archieven
X
Kies voor één
archief uit de selectie
Zoekvraag aan één
(geïnventariseerd) archief
Selecteer een
inventaris
Zoek op zoektermen in de
inventarissen van de
geselecteerde archieven
Resultaat: Selectie van relevante
archieven en van relevante
archiefbestanddelen uit geïnventariseerde archieven
Zoek op zoektermen
Zoek systematisch
in de inventaris van
in de inventaris van
één archief
één archief
4
4
Resultaat: Selectie van
relevante archiefbestanddelen uit één
geïnventariseerd archief
Inventariseren met Carln
september 2001
archievenblad
