Wet bescherming persoongegevens
juridische zaken
VRIJSTELLING AANMELDING
juridische zaken
Art. 29 van het Vrijstellingsbesluit Wbp
zondert verwerkingen die uitsluitend een
archiefbestemming hebben, van melding uit.
Dit geldt voor zover de verwerking slechts
geschiedt voor het archiefbeheer, het behande
len van geschillen of het verrichten van weten
schappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
Verder mogen geen andere persoonsgegevens
worden verwerkt dan de gegevens die deel uit
maken van archiefbescheiden. De persoonsgege
vens worden slechts verstrekt aan degenen
(daaronder begrepen derden) die leiding geven
aan het archiefbeheer, door de verantwoordelij
ke zijn belast met het behandelen van geschil
len, dan wel wetenschappelijk, statistisch of his
torisch onderzoek verrichten (met inbegrip van
bezoekers en raadplegers-op-afstand) of die daar
bij noodzakelijk zijn betrokken.
Dit betekent dat een geautomatiseerde database
van persoonsgegevens die gegevens (kan)
bevat(ten) van nog levende personen, zoals
GenLias of de Digitale Stamboom, niet gemeld
behoeft te worden.1 Evenmin behoeft een
bestand van images (digitale reproducties) met
persoonsgegevens gemeld te worden. Maar pas
op! Dat betekent niet dat zo'n bestand verder
buiten bereik van de Wbp valt. De Nota van toe
lichting op het Vrijstellingsbesluit Wbp (blz. 38)
merkt op dat op iedere vrijgestelde verwerking
alle overige bepalingen van de Wbp onverkort
van toepassing zijn. 'Meer concreet betekent dit
dat de regels in hoofdstuk 2 over de voorwaar
den voor de rechtmatigheid van de verwerking
van persoonsgegevens normaal van toepassing
zijn. Deze zijn in de algemene maatregel van
bestuur voor bepaalde categorieën van verwer
kingen nader uitgewerkt en geconcretiseerd.
Ook de in de Wbp vervatte regels over de rech
ten van de betrokkene op kennisneming en ver
betering blijven geheel van toepassing.'
Blijkens de Nota van toelichting op art. 29 moe
ten onder 'verwerkingen die uitsluitend een
archiefbestemming hebben' niet alleen de ver
werkingen worden begrepen die bedoeld zijn in
de Archiefwet 1995, maar meer algemeen ver
werkingen die voortvloeien uit of samenhangen
met een wettelijke bewaarplicht (bijvoorbeeld
art. 2:10 BW c.q. art. 3:15a BW).
Andere vrijstellingen van de vereiste melding
betreffen onder meer verwerkingen van organisa
ties voor wetenschappelijk onderzoek of statistiek
die uitsluitend ten dienste staan van door hen te
verrichten of verricht onderzoek; met het oog op
de registratie van de ontvangst, de behandeling
en de afdoening van documenten door de verant
woordelijke (post-, voortgangs- en afdoeningsre
gistratie); in verband met het aanbieden van faci
liteiten of diensten op een netwerk aan personen
die in dienst zijn van of werkzaam zijn ten behoe
ve van de verantwoordelijke; uitsluitend gericht
op het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het
gebruik en de goede werking van computersyste
men of computerprogramma's binnen de organi
satie van de verantwoordelijke; betreffende perso
nen die de organisatie van de verantwoordelijke
bezoeken of hebben bezocht: bezoekersregistratie
(art. 37 Vrijstellingsbesluit Wbp). Maar opnieuw:
de Wbp blijft onverkort van toepassing op de van
de meldingsplicht uitgezonderde bezoekers
registratie (zie 'Elke handeling telt. Archief
diensten en de Wet bescherming persoonsgege
vens', Archievenblad 104/4, juni 2000, p. 28).
De vrijstelling van de meldingsplicht geschiedt
onder voorwaarden die het Vrijstellingsbesluit
Wbp opsomt. Als een der voorwaarden niet of
niet geheel kan worden vervuld, moet de ver
werking wél gemeld worden. Als, bijvoorbeeld,
de in art. 29 genoemde verwerking met archief
bestemming ook persoonsgegevens bevat die
geen deel uitmaken van archiefbescheiden (te
denken is aan een database waaraan bezoekers
gegevens kunnen toevoegen), dan moet die ver
werking gemeld worden. Ander voorbeeld: art.
37 regelt welke gegevens een van melding uitge
zonderde bezoekersregistratie mag bevatten,
onder andere gegevens betreffende de reden van
het bezoek. Volgens mij behoren daartoe ook
gegevens betreffende de door de bezoeker aange
vraagde archivalia. Maar stel dat de geautomati
seerde bezoekersregistratie ook zou omvatten
gegevens over - om maar wat te noemen - aan de
bezoeker toegezonden voorlichtingsmateriaal.
Op zichzelf mag dat, mits dit als een doel van de
registratie is geformuleerd en aan de bezoeker
duidelijk is gemaakt. Maar de registratie moet
wél aangemeld worden. In het Meldingsbeslnit
Wbp (Stb. 2001, 244) staat hoe die melding moet
geschieden.
Het Vrijstellingsbesluit Wbp maakt het
mogelijk dat de gegevens voor de verwerking
waarvan vrijstelling van de meldingsplicht
geldt, na de formele beëindiging van de
(rechts)verhouding nog gedurende korte tijd
(meestal twee jaar) worden bewaard. De Nota
van toelichting (paragraaf 4.3) merkt op 'In
sommige gevallen is het toegestaan gegevens
langer te bewaren dan de bovenbedoelde ter
mijn, namelijk wanneer dit noodzakelijk is ter
voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Dit
betekent dat alleen die gegevens mogen worden
bewaard waartoe de wettelijke plicht zich uits
trekt en niet langer dan de plicht vereist. Zo
brengt de administratieverplichting opgenomen
in artikel 2:10 BW c.q. 3:15a BW met zich mee,
dat rechtspersonen en een ieder die een bedrijf
of zelfstandig een beroep uitoefent, een admini
stratie moeten voeren waaruit te allen tijde hun
rechten en verplichtingen kunnen worden
gekend, en de inhoud daarvan zeven jaar moe
ten bewaren. Deze administraties kunnen ver
werkingen van persoonsgegevens omvatten.
Daarnaast voorziet de Archiefwet in een bewaar
plicht voor archiefbescheiden van de overheid.
In de onderscheidene vrijstellingsartikelen is
standaard een verwijzing naar dergelijke wette
lijke bewaartermijnen opgenomen.'
l6
17
Door Eric Ketelaar
Op i september is de Wet
bescherming persoonsgege
vens (Wbp) in werking getre
den. Vorig jaar heeft Eric
Ketelaar in het Archievenblad
(mei en juni 2000) aan de
Wbp ruim aandacht besteed.
Zijn artikel 'Elke handeling telt.
Archiefdiensten en de Wet
bescherming persoonsgege
vens' is in geactualiseerde
vorm beschikbaar op
www.h u mu va .nl/bai/home/eke-
telaar/archiefrecht.html
Verder is van de website van
het ministerie van Justitie
www.miniust.nl een
Handleiding voor verwerkers
van persoonsgegevens te
downloaden.
Art. 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens
(Wbp) eist aanmelding bij het College bescherming
persoonsgegevens (vroeger: Registratiekamer) van
een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde ver
werking van persoonsgegevens. Art. 29 van de
Wbp maakt echter vrijstelling mogelijk van verwer
kingen van gegevens waarbij de inbreuk op de fun
damentele rechten en vrijheden van de betrokkene
onwaarschijnlijk is. Dat is uitgewerkt in het Vrijstel-
tingsbesluit Wbp (K.B. van 7 mei 2001, Stb. 250).
Bezoekersregistratie
Verwijdering
Kosten informatieverstrekking Wbp
Volgens artikel 35 van de Wet bescherming
persoonsgegevens moet de archiefdienst op ver
zoek van een betrokkene binnen vier weken
schriftelijk meedelen of hem betreffende per
soonsgegevens worden verwerkt. Zo'n verzoek
mag niet ongericht zijn. Dus niet: 'kom ik voor in
de correspondentie van...'. Het antwoord moet
dan zijn: 'Komt u naar de studiezaal om (de toe
gangen tot) dat bestand ingevolge de Archiefwet
1995 te raadplegen'. Het antwoord kan ook zijn:
'Wij zullen dat voor u uitzoeken, tegen de daar
voor geldende tarieven'. De archiefdienst kan
natuurlijk ook snel nagaan óf de verzoeker in het
bestand voorkomt, dat feit meedelen met de toe
voeging: als u de stukken zelf wilt zien kunt u
naar de studiezaal komen of tegen betaling door
ons in kopie laten toesturen.
Daarbij is het wel van enig
belang te weten of de verzoe
ker zich op art. 35 van de Wbp
dan wel op de Archiefwet 1995
baseert. In het laatste geval
gelden de op grond van de
Archiefwet 1995 vastgestelde
tarieven. In het eerste geval
kan slechts de in het 'Besluit
kostenvergoeding rechten
betrokkene Wbp' (Stb. 2001,
305) vastgestelde vergoeding
worden gevraagd. Deze is
0,23 (ƒ0,50) per pagina,
met een maximum van 4,50
(f10,00). Als het bericht op
een andere gegevensdragers dan papier (diskette
of on line) wordt verstrekt, mag niet meer dan
4,50 per bericht in rekening worden gebracht.
Maar indien het bericht bestaat uit een afschrift
van meer dan 100 pagina's of een afschrift van
'We zijn allemaal
bekende Nederlanders'
een, vanwege de aard van de gegevensvastleg
ging, moeilijk toegankelijke gegevensverwerking
(bijvoorbeeld op microfilm die moet worden
opgezocht, vergroot en afgedrukt), dan is de
maximale vergoeding 22,50 (ƒ50,00) per
bericht.
Een voorbeeld: in het Amsterdamse gemeentear
chief kost een print van een gezinskaart 0,80
per A4-kopie. Als men deze via de website
bestelt, zijn de kosten 10,00 per gezinskaart,
excl. ƒ7,50 verzendkosten. Als een thans nog
levende betrokkene vóór 1940 in Amsterdam een
eigen huishouding voerde, zal er een gezinskaart
op zijn/haar naam zijn. Als zo iemand dan op
grond van de Wbp vraagt om een overzicht van
de hem of haar betreffende persoonsgegevens
van zijn of haar kaart, dan
mag het gemeentearchief niet
meer dan 0,50 in rekening
brengen. Is echter de vraag
van iemand voor wie niet een
eigen gezinskaart was aange
legd: 'Komen mijn persoons
gegevens voor in het bestand
gezinskaarten?', dan is dat
een ongerichte vraag waar
voor onderzoek (komt betrok
kene als gezinslid in het
bestand voor?) nodig is.
De betrokkene kan dat laten
doen tegen de archiefwettelij-
ke tarieven. Maar als iemand
dat onderzoek zelf komt doen
in de index in de studiezaal en vervolgens de
Wbp-mededeling inzake de hem- of haarzelf
betreffende persoonsgegevens (dus niet over
anderen!) vraagt, dan mag daarvoor niet meer
dan 0,50 per pagina worden gevraagd.
Dus anders dan ik vorig jaar
berichtte: 'Elke handeling telt.
Archiefdiensten en de Wet
bescherming persoonsgegevens',
Archievenblad, jrg. 104, nr. 4,
juni 2000, p. 26.
archievenblad
september 2001
september 2001
archievenblad
