Uitwisseling van informatie, kennien
ervaring
ZESDE EUROPESE ARCHIEFCONFERENTIE TE FLORENCE
Europese archiefconferentie
De indruk bestaat dat ook tijdens de
Europese conferentie te Florence in het
voorjaar van 2001 (30 mei-2 juni) veel
zaken werden geregeld buiten de confe
rentiezalen. Dat is ook te verwachten als
vooral directeuren en stafleden van
archiefinstellingen en opleidingsinstitu
ten worden afgevaardigd. Het is positief
als goede afspraken gemaakt worden en
nieuwe contacten ontstaan. Toch was dat
niet de formele doelstelling van de confe
rentie, die georganiseerd was door de
Italiaanse vereniging van Archivarissen
(ANAI) en het directoraat-generaal
Archieven van het ministerie van Kunst
en Cultuur in Italië.
De bedoeling was informatie, kennis en
ervaring uit te wisselen over projecten
waaraan in alle landen van de wereld
wordt gewerkt. Zeker in tijden van grote
veranderingen op het vakgebied is het
van belang dat de aangeroerde thema's
breed besproken worden door alle
betrokkenen. In dat verband waren de
woorden van Joan van Albada, secretaris
generaal van de Internationale
Archiefraad (ICA), tijdens de slotbijeen
komst opmerkelijk. De zaal was op dat
moment vrijwel leeg en op de terrassen
in de nabijheid van het congrescentrum
stonden veel blauwe congrestasjes naast
de stoeltjes. Van Albada zei dat hij de
'gewone' archiefmedewerkers te weinig
gehoord had. Dat was niet bedoeld als
kritiek op de gastvrouwen en gastheren -
de uitstekende organisatie verdiende
immers niets dan lof - maar op de deelne
mers. Aansluitend hield hij een betoog
over het belang van beroepsverenigingen
en de noodzaak van actieve deelname
aan deze organisaties.
De titel van de conferentie was
'Archieven tussen heden en verleden'.
Het programma had als subtitel: 'Van de
wereld van archieven naar archieven van
de wereld'. De ambities waren daarmee
duidelijk: aandacht voor de nieuwste
ontwikkelingen op archiefgebied vanuit
een mondiaal perspectief. Bij nieuwste
ontwikkelingen kwamen de volgende
thema's aan bod: elektronische archie
ven, audiovisuele archieven, toeganke
lijkheid van archieven in centraal en
Oost-Europa, internationale projecten en
standaardisering, archieven op internet,
opleidingen en programma's voor bij
scholing.
Het mondiaal perspectief was beperkt: 85
procent van de sprekers was afkomstig
uit West-Europa en Noord-Amerika, 10
procent uit Oost-Europa en 5 procent uit
de rest van de wereld. De staat van het
archiefwezen in arme landen en de hoge
kosten die verbonden waren aan deelna
me aan de conferentie speelden hierbij
waarschijnlijk een rol.
Kenneth Thibodeau van de National
Archives and Records Administration
(USA) benadrukte dat we nog aan het
begin van het digitale tijdperk staan en
dat voor het behoud van digitale bestan
den gestreefd moet worden naar eenvou
dige formats. In Californië wordt
momenteel onderzoek gedaan naar het
ontwikkelen van een universele virtuele
machine om de problemen met veroude
rende software te boven te komen.
Francesca Massaro van de Mediateca e
Fototeca delTArchivio dell'Institutio
Luce gaf aan dat in Italië audiovisueel
materiaal sinds 1999 wettelijk erkend is
als cultureel erfgoed. De kosten van
beheer zijn aanzienlijk hoger dan die van
papieren bestanden. Vanwege gebrui
kerswensen (toegankelijkheid) wordt
vaak gekozen voor digitalisering als con
serveringsmethode
Tim Harris van de London Metropolitan
Archives en Inge Schoups, stadsarchivaris
van Antwerpen, rapporteerden over het
digitaliseringsproject European Visual
Archive (EVA). Dit project werd in de
periode 1998-2000 uitgevoerd samen
met Telepolis Antwerpen, de European
Commission on Preservation and Access
(ECPA) en het Netherlands Institute for
Scientific Information Services (NIWI).
Gekozen werd voor een selectie van het
beschikbare beeldmateriaal, waarbij de
wensen en behoeften van klanten rich
tinggevend waren. Schoups vatte de aan
bevelingen bondig samen in een tien
puntenprogramma. Nadruk werd gelegd
op het belang van het goed regelen van
copyright. Vanwege mogelijke copyright
claims is er in EVA bewust voor gekozen
om foto's van voor 1925 te selecteren.
Foto's waarop rechten van derden (voor
zover bekend) berusten, werden buiten
beschouwing gelaten. Volgens een studie
van Lee Stuart kost het circa vier a vijf
uur per foto om de juiste gegevens van
een rechthebbende te achterhalen. Er
werd gewezen op de mogelijkheid een
verzekering tegen claims op dit terrein af
te sluiten.
Ana Franqueira van het Arquivo
Audiovisual te Portugal wees op de hoge
kosten die met digitalisering gemoeid
zijn. Genoemd werd het project van Bill
Gates om 17,5 miljoen foto's te digitalise
ren (Batman-archieven). Na zes jaar is 2
procent inmiddels gescand, waarbij de
kosten per foto circa 20 dollar bedroegen.
Gates heeft het project gestopt en de rest
van het bestand opgeslagen in kalkmij-
nen, waar ze tot nader orde niet meer
toegankelijk zijn.
De primaire problemen van het
archiefwezen in Polen zijn van heel
andere aard, zoals Daria Nalesz van het
staatsarchief in Polen aangaf. Het pro
bleem is dat er op het grootste deel van
de bestanden geheel geen toegangen
bestaan.
Josep Mata i Balagué van het Arxiu
Historie de Girona in Spanje vroeg aan
dacht voor de verschillen in wet- en
regelgeving voor archieven in Europa.
Vanuit de wens om de toegankelijkheid
te verbeteren is betere afstemming nood
zakelijk. Claes Granström van de
National Archives in Zweden sloot hier
bij aan met een betoog over toegang tot
digitale bestanden en databases via web
sites. Volgens hem wordt hierover in
Noord- en Zuid-Europa verschillend
gedacht, omdat men tradioneel anders
aankijkt tegen de overheid: als bescher
mer respectievelijk onderdrukker.
12
Europese archiefconferentie
Verschillende sprekers gingen uitgebreid in op
mogelijkheden van websites en standaardisering
van zoeksystemen. Het Europees Parlement en
de Europese Gemeenschap gebruiken voor hun
archievenoverzicht op de website de door de
Internationale Archiefraad aangenomen Inter
national Standard for Archival Description
(ISAD). Arne Skivenes van de Bergen Byarchiv in
Noorwegen hield een inspirerend, wat cynisch,
betoog over wat archiefinstellingen met hun
websites willen. Een website lijkt soms een doel
op zich zonder dat is nagedacht wat er precies
mee wordt nagestreefd. Hij noemde twee basis
doelstellingen: de website als introductie voor
de studiezaal of als vervanging van de studie
zaal. De volgende vraag is dan: wat zet je erop?
Als je kiest voor de meest geraadpleegde bestan
den, kun je verwachten dat het gebruik hiervan
alleen maar zal toenemen. Vooral eenvoudig te
raadplegen gegevensbestanden over personen
en eigendommen zullen dan hoog scoren. Nu is
het zo dat bij de meeste instellingen 80 procent
van de klanten 5 procent van het totale archie
venbestand raadpleegt. Die 80 procent zou wel
eens 100 procent kunnen worden. Het risico van
deze aanpak is dat klanten de bestanden die niet
op het web staan, beschouwen als niet bestaand.
Skivenes adviseerde om bewuster te kiezen voor
het onder de aandacht brengen van belangrijke
en minder bekende archieven. Een mogelijkheid
is om te werken met thematische presentaties,
waarbij het peilen van klantenwensen een
noodzakelijke stap is.
Bij het thema opleidingen en bijscholing
kwam een veelheid aan onderwerpen aan de
orde: een rapport over de
mondiale situatie met
aandacht voor vakken,
wel/niet verplichte stage,
behoefte aan bepaalde
kennis en vaardigheden
in de praktijk. Gemeld
werd het streven om bin
nen de Europese
Gemeenschap de oplei
dingen op universitair
niveau op elkaar af te
stemmen (bachelor- en masterniveau). Op die
wijze wordt het mogelijk in verschillende landen
werkzaam te zijn. In de praktijk zijn veel instellin
gen betrokken bij opleidingen op het vakterrein:
openbare en particuliere instellingen, universitei
ten, beroepsverenigingen. Het is duidelijk dat de
discussie over opleidingen en bijscholing uiteinde
lijk te herleiden is tot beroepskwalificaties of com
petentieprofielen, zoals die momenteel voor
Nederland ontwikkeld worden in DIVA-verband.
Tot slot gaf Peter Horsman van de Archiefschool te
Amsterdam een uiteenzetting over een digitale cur
sus elektronisch archiveren, een Europees samen
werkingsproject (zie: www.ucl.ac.uk/e-term).
Zoals in het begin van dit artikel vermeld, von
den in de wandelgangen de nodige ontmoetin
gen plaats. De achtergrond vormde een uitge
breide 'markt' waar bedrijven en instellingen
zich presenteerden en restauratoren hun vakbe
kwaamheid toonden. De staatsarchieven van
Florence, Lucca, Turijn en Perugia hadden een
stand over een gezamenlijk project van digitali
sering van oorkondes. Zo'n 85.000 exemplaren -
gekoppeld aan een database - zijn momenteel op
hun websites te zien. De digitale versie is vaak
leesbaarder dan het originele exemplaar.
De kennismaking met de collega's van ANAI was
inspirerend en gaf stof tot nadenken over de
Nederlandse situatie, waarin verschillende
beroepscategorieën hun eigen vereniging heb
ben en eigen paden bewandelen.
Door Iris Heidebrink en Joyce Pennings*
In het novembernummer 2000 van het
Archievenblad verschenen verschillende
bijdragen over het Internationale
Archiefcongres, dat in september van dat
jaar te Sevilla plaatsvond. Bernard
Woelderink stond stil bij doel en nut van
dergelijke evenementen. Het gaat naar zijn
mening niet zozeer om de inhoud van de
lezingen: de waarde van zo'n megacir-
cus ligt meer in bijeenkomsten van
gelijkgeaarde groepen, de contacten met
collega's waarmee men wat wil regelen en
natuurlijk de corridors. Een geoefende
wandelganger zoals ondergetekende, had
regelmatig succes in het treffen van soms
al langjarige contacten'.
Digitale tijdperk
Toegankelijkheid
archievenblad
september 2001
ANAI
De Associazone Nazionale
Archivistica Italiana (ANAI) is de
Italiaanse beroepsvereniging van
archivarissen in het openbaar
archiefwezen, DIV-ers en
bedrijfsarchivarissen. Het leden
tal bedraagt ongeveer 1200, wat
aanzienlijk lager is dan het
totaal aantal leden van KVAN,
SOD en NVBA bij elkaar. De ver
eniging is in 1949 opgericht
door een aantal archivarissen
van staatsarchieven. Aanleiding
hiervoor was dat archieven veel
schade hadden opgelopen in de
Tweede Wereldoorlog, zodat een
restauratieaanpak op nationaal
niveau nodig was. De ANAI is
verdeeld in negentien regionale
secties, geeft een nieuwsbrief
uit en tweemaal per jaar een
theoretisch tijdschrift. De vereni
ging wordt royaal gesteund door
het directoraat-generaal
Archieven van het ministerie van
Kunst en Cultuur. Die steun was
er ook bij de organisatie van de
conferentie. De vereniging kent
een aantal werkgroepen:
ISAD(G), InterPARES (digitale
duurzaamheid), uitbesteding van
archiefbeheer, vaststelling van
tarieven voor archiefwerk door
freelancers.
Opleiding en bijscholing
september 2001 archievenblad
V.r.n.l. Iris Heidebrink, Joyce
Pennings en Tim Harris van de
London Metropolitan Archives.
(Foto: Inge Schoups)
Iris Heidebrink is waarnemend hoofd Informatiebemiddeling
Studiezaal en Servicebalies bij het Algemeen Rijksarchief te Den
Haag. Joyce Pennings is sectorhoofd Behouden en Benutten bij
Het Utrechts Archief. B
