Op_z_oe_k.nAa_r een n,euw bestel
Ml
«HH
archiefbestel
archiefbeste
De ontwikkeling van de RHC's werd
gestuurd vanuit het project Fusies dat was
opgezet door het ministerie van OCenW.
Vanuit de gedachte dat fusies van
invloed konden zijn op de inrichting van
het gehele archiefbestel werd een tweede
project Herziening van het Archiefbestel
opgezet. Dit project beoogde het in gang
zetten van discussie en overleg over een
publieksvriendelijkere opstelling van
archiefinstanties. Voor de mogelijke
voorstellen tot verandering van het
archiefbestel werd veel waarde gehecht
aan het vinden van voldoende draagvlak.
Van Diepen werd bij haar werkzaam
heden bijgestaan door een projectgroep
bestaande uit vertegenwoordigers van
het ministerie van OCenW, DIVA, de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten
(VNG) en de Rijksarchiefdienst. Zij voer
de gesprekken en organiseerde bijeen
komsten met vertegenwoordigers van
organisaties en instellingen en kreeg zo
in korte tijd een redelijk beeld van de
wensen en haalbaarheid van ingrijpende
veranderingen in het huidige bestel.
Door haar ruime ervaring als bestuurder
zag zij snel welke voorstellen wel en
welke niet konden rekenen op bestuurlij
ke bijval en ze concludeerde dat het uit
eindelijke advies weliswaar niet revolu
tionair van aard zou zijn, maar wel op
brede steun kon rekenen. Het resultaat
van de aanpak is te lezen in het rapport
Archieven in de etalage.
De belangrijkste aanbevelingen in dit
rapport hebben betrekking op de kwali
teitsverbetering van het beheer van
archieven en het publieksbereik van
archiefinstellingen. Het rapport beveelt
hiervoor schaalvergroting aan en, ten
tweede, het formuleren
van kwaliteitseisen voor
archiefbeheer en de
dienstverlening. Over
dat laatste punt is men
in het rapport expliciet.
Er moet duidelijkheid
komen over de kwaliteit
van het beheer en het
moet voor het publiek
duidelijk zijn wat
archiefinstellingen te
bieden hebben. Een
wettelijke regeling zou
de garantie moeten bie
den voor kwaliteit van
beheer en toegankelijk
heid.
Te veel bemoeienis via
wetgeving is, aldus Van
Diepen, niet gewenst.
De wet moet niet meer
doen dan overheden
verplichten hun archie
ven op een vastgesteld
kwaliteitsniveau te
brengen, maar de wijze
waarop staat vrij. Over
heden kunnen daarbij
zelf de keuze maken: aansluiting zoeken
bij grotere eenheden, zoals een regionaal
historisch centrum, of zelfstandig blij
ven. Lukt het niet om bestuurders te
overtuigen van de wettelijke verplichting
tot het inrichten van een archiefbewaar
plaats, dan lukt dat wellicht wel door op
de kwaliteitsnormen te wijzen.
Gemeenten en waterschappen kunnen
autonoom blijven in hun keuze voor het
voldoen aan die verplichte eisen.
Na de verschijning van het rapport
bracht de Raad voor Cultuur een advies
uit over de ophanden zijnde wijzigingen
van het archiefbestel. De belangrijkste
conclusies van de Raad hebben betrek
king op verbetering van de kwaliteits
zorg. Hiervoor is wel een fundamentele
bestelwijziging noodzakelijk. Het huidige
archiefbestel wordt niet meer in staat
geacht om te voldoen aan de nieuwste
eisen ten aanzien van professioneel
beheer en publieksgeoriënteerde dienst
verlening. De lokale overheden wordt
geadviseerd om zich te concentreren op
de publieksfunctie ter plekke en de rijks
overheid moet zorgdragen voor selectie,
behoud en beheer van archieven. Alle
archieven die deel uit maken van het cul
tureel erfgoed moeten onder het beheer
komen van de rijksoverheid. Voor de
provincies is een regisserende rol wegge
legd. Zij stimuleren samenwerkingsver
banden, vernieuwing en integrale bena
dering van het cultureel erfgoed. Kortom,
de huidige bestuurlijke verantwoordelijk
heid voor de archiefzorg moet op de hel
ling. Dat vraagt vooral om bestuurlijke
moed.
Overigens betekent dit in de visie van de
Raad niet dat de infrastructuur van het
archiefwezen ook moet worden heringe
richt. Mits kwaliteitseisen wettelijk wor
den vastgesteld en archiefinstellingen
zich daarnaar richten, hoeft het voorstel
van de Raad niet te leiden tot eindeloos
gesleep met archieven. In de uitwerking
van dit voorstel blijft de Raad vaag. Een
vervolg op het rapport-Van Diepen waar
in oplossingen worden aangedragen, zou
een stap in de goede richting zijn. De
Raad adviseert de staatssecretaris om lei
ding te geven aan het transformatiepro
ces van het archiefbestel. De basis van
deze omslag dient gevormd te worden
door wettelijke kwaliteitsnormen voor
archiefvormers en archiefbeherende
instellingen. De Raad beschouwt het
advies-Van Diepen als een goede analyse
van de ontwikkelingen binnen de sector.
Het maakt duidelijk dat vernieuwing
wenselijk en zelfs noodzakelijk is. Maar
de Raad stelt ook dat Archieven in de etala
ge geen oplossingen aandraagt.
In feite wijken de beide adviezen op dit
cruciale punt niet zover uiteen. Door in
punt 2 van de samenvattende conclusies
en aanbevelingen te pleiten voor de
invoering van een wettelijk kader van
kwaliteitsnormen, sluit het advies van de
Raad naadloos aan bij een van de kern
punten van het rapport-Van Diepen.
Maar de Raad gaat ook hier een stap ver
der. Nadrukkelijk voegt de Raad het
belang van kwaliteitszorg voor de docu
mentaire informatieverzorging toe aan
zijn standpunt. Kwaliteitsnormen moe
ten voor archiefvormers en archiefinstel
lingen de leidraad zijn bij hun activitei
ten. Terwijl Van Diepen haar aanbevelin
gen beperkt tot het terrein van het huidi
ge culturele erfgoed houdt de Raad voor
Cultuur ook rekening met toekomstig
cultureel erfgoed.
Het directe gevolg van dit dubbele
pleidooi is de veranderende positie en rol
van het toezicht. Inspectie moet worden
losgekoppeld van advisering en zich rich
ten op de controle rond naleving van
kwaliteitseisen. Maar de meningen hier
over zijn verdeeld. Slechts een minder
heid vond de tijd rijp om het toezicht
anders te organiseren. Een pleidooi voor
een landelijke archiefinspectie voor alle
overheidslagen kon op weinig bijval
rekenen. De provinciale archiefinspec
teurs gaven wel aan groot belang te hech
ten aan nauwe samenwerking, maar dan
wel met behoud van hun eigen positie en
inbedding in de provinciale context. De
gemeentelijke archiefinspecteurs voelden
niet veel voor het loslaten van advisering
en toezicht. De goede relaties die met de
afdelingen documentaire informatie
voorziening in de afgelopen jaren waren
opgebouwd, kunnen zo verloren gaan.
Dat zou weer gevolgen kunnen hebben
voor de kwaliteitseisen.
Na het uitgebrachte advies van de
Raad voor Cultuur vond op 1 november
2000 een vergadering plaats van de
inmiddels opgeheven Kring van
Archivarissen voor Lagere Overheden
(KALO). Men besprak de mogelijke ver
anderingen van het archiefbestel en een
aantal sprekers gaf een korte visie op
beide rapporten. Het advies van de Raad
voor Cultuur werd prikkelend en stimu
lerend genoemd. Opvallend is dat er vrij
wel nergens een serieus debat is gevoerd
over de uitgebrachte rapporten. Ook in
het Archievenblad en op de discussiesite
van DIVA kreeg de toekomst van het
archiefbestel niet veel intellectuele aan
dacht. En dat terwijl door velen de nood
zaak tot verandering wel wordt erkend.
Het ministerie van OCenW organi
seerde in de maanden april en mei 2001
provinciale conferenties waar gemeente
lijke en provinciale bestuurders van
gedachten konden wisselen. 'Bestuurlijke
consultaties' was de mooie term voor
deze discussies, die niet moesten leiden
tot beslissingen. Bij de aftrap in Zuid-
Holland lichtte de staatssecretaris zelf de
bedoeling van deze bijeenkomsten nader
toe. De bestuurlijke belangstelling liep
nogal uiteen, terwijl het voor het minis
terie van belang was om een idee te krij
gen van de opvattingen in het land rond
om de voorstellen van Van Diepen en de
Raad. Voor archivarissen betekenden
deze bijeenkomsten vooral dat de
archiefzorg even de speciale aandacht
van bestuurders kreeg.
Bij de discussies stonden vier punten
centraal:
kwaliteit van de dienstverlening;
bestuurlijke verantwoordelijkheid;
samenwerking en schaalvergroting;
toezicht op archiefzorg, -beheer en
-toegankeli j kheid
Zoals mevrouw Van Diepen al voorspel
de, voelen provinciale en lokale bestuur
ders weinig voor drastische veranderin
gen. De gemeentelijke autonomie is in
het Thorbeckiaans ingerichte Neder
landse bestuursbestel nog steeds vrijwel
onaantastbaar. Die veel geprezen autono
mie heeft in de achterliggende 150 jaar er
mede toe bijgedragen dat meer dan 50
procent van de gemeenten geen archief
dienst heeft. Als er veranderingen in de
huidige organisatie van het archiefwezen
worden aangebracht, dient dat binnen
de kaders van de huidige wetgeving te
gebeuren. Zo luidde de meest gehoorde
opvatting tijdens deze discussies. Ook
hier was weinig animo waar te nemen
voor een andere rol van het toezicht. De
belangrijke rol van de provinciale
archiefinspecties werd door de provincia
le bestuurders nog eens benadrukt.
Blijkbaar hadden de provinciale archief
inspecteurs hun bestuurders goed voor
bereid op de bijeenkomsten. Wel bleek er
een groot draagvlak aanwezig voor het
formaliseren van de publieksfuncties van
archiefdiensten. Dit wettelijke kader zal
ook financiële gevolgen hebben: extra
middelen uit het gemeentefonds. Het is
de vraag of bestuurders in alle opzichten
de consequenties overzien van een stevig
pleidooi voor kwaliteitsverbetering. Wat
zijn de consequenties voor de kwaliteits
zorg? Wat bedoelt Van Diepen precies
met kwaliteit van beheer en toegankelijk
heid? Wat bedoelt de Raad voor Cultuur
met het begrip kwaliteitszorg en welke
kwaliteitsnormen moeten wettelijk wor
den vastgesteld? En tegen welke kwaliteit
zeggen bestuurders ja? Bij het rijk bleek
veel minder enthousiasme te bestaan
voor een wettelijke regeling van kwali
teit; hoe moet je die in een wettelijke
vorm gieten en is dat noodzakelijk?
Bij allerlei organisaties wordt
gewerkt aan kwaliteitsontwikkeling.
Voor organisaties zonder winstoogmerk
is het kwaliteitsmodel van het Instituut
Nederlandse Kwaliteit veelal leidraad.
ISO-certificering via NEN-ISO-9000-
norm is een andere benadering.
Onderdeel van het werken aan kwali
teitsverbetering is ook het gebruik van
kwaliteitshandvesten met vastgelegde
normen. In deze handvesten garandeert
de instelling bepaalde kwaliteit van
dienstverlening aan bezoekers. Met name
de dienstverleningsnormen maken de
8
Door Richard Hermans*
In 1999 vroeg staatssecretaris Rick van
der Ploeg van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschappen (OCenW) aan voormalig
gedeputeerde van de provincie Noord-
Holland mevrouw Van Diepen om een
advies uit te brengen over de mogelijk
heden tot aanpassing van het huidige
archiefbestel aan veranderende omstandig
heden. De ontwikkeling van regionale histo
rische centra (RHC's) en de decentralisatie
of ontbinding van de Rijksarchiefdienst
behoorden tot de mogelijkheden.
Rapport-Van Diepen
Professor Lubbe op
12 juni in De Rode Hoed.
Raad voor Cultuur
Inspecties
KALO
Provinciaal consult
Handvesten
archievenblad
september 2001
september 2001
archievenblad
