Staedion R
OlKïM\
Staedion is een eigentijdse woningcorporatie met zes vestigingen in Den Haag. De zes vestigingen hebben
allemaal een eigen functie en identiteit. Met ca. 350 mensen werken wij aan kwaliteit in wonen. Dit betekent
voor ons klantgericht werken volgens het KWH-huurlabel en huisvesting bieden met oog voor veiligheid en leef
baarheid. Maar werken aan kwaliteit is meer. Kwaliteit betekent ook investeren in bedrijfsondersteunende aktivi-
teiten. De afdeling Documentbeheer is dan ook bezig met een verdere professionalisering.
Om onze ambities te realiseren zijn wij op zoek naar een communicatief sterke
Manager Documentbeheer m/v
voor de afdeling Algemene Zaken, voor tenminste 32 uur per week.
Wat zijn de werkzaamheden?
De manager Documentbeheer is verantwoordelijk voor een gestructureerde en tijdige registratie en routering van
inkomende en uitgaande post; voor het opslaan en kunnen terugvinden van papieren en digitale documenten; voor
het beschikbaar maken en beheren van de voor de organisatie benodigde documentatie; voor het formuleren en
bewaken van procedures en werkafspraken; voor het aanleveren van de benodigde managementinformatie en
voor het opstellen van de jaarplannen. De manager Documentbeheer is daarnaast mede-verantwoordelijk voor
de implementatie en het beheer van DIS.
De manager Documentbeheer geeft leiding aan ca. 10 medewerkers.
Tot de belangrijkste taken behoren de volgende activiteiten:
Het aansturen, motiveren en beoordelen van de afdelingsmedewerkers,
Het ontwikkelen van visie en beleid op het vakgebied, waaronder het reguleren van informatiestromen, de
inzet van DIS, intranet en overige voor het vak van belang zijnde geautomatiseerde systemen;
Het doelmatig plannen van alle werkzaamheden en lopende projecten,
Het bewaken van personeelsinzet, tijd en budget;
Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van adviezen op het vakgebied;
Het evalueren van en verantwoording afleggen over de gerealiseerde resultaten
Wat zijn de functie-eisen?
Gevraagd wordt een afgeronde HBO opleiding met inhoudelijke kennis van het vakgebiee
Ervaring met documentair informatiemanagement en aantoonbare leidinggevende capaciteiten. Besluitvaardig,
communicatief, teamgericht, flexibel, stressbestendig en dienstverlenend waarbij met tegengestelde belangen
moet kunnen worden omgegaan.
Wat biedt Staedion?
Staedion staat bekend als een werkgever met goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een
36 urige werkweek, een kinderopvangregeling, spaarregelingen, gratificaties en een premievrij pensioen. Wij vin-
I den goede en prettige werkomstandigheden in een informele sfeer belangrijk Verder is er bij Staedion volop de
ruimte voor opleidingstrajecten en persoonlijke ontwikkeling.
Interesse in de functie?
Informatie over de functie kan worden ingewonnen bij Lees Lucas, Hoofd Algemene Zaken via telefoonnummer
(070) 308 27 64 of bij Wouter Ludriks, personeelsconsulent via telefoonnummer (070) 308 27 84.
I Als je belangstelling hebt voor de functie stuur dan binnen 10 dagen een sollicitatiebrief naar Wouter Ludriks,
I personeelsconsulent, postbus 40406, 2504 LK Den Haag of stuur een e-mail naar wl@staedion.nl.
NB. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
mogelijk. Informatie is immers slecht te
meten of te testen. Daarom is op kantoor
ook het bedrijfsproces (kantoorhandeling
of -activiteit) een wezenlijk bestanddeel
van een alles omvattend kwaliteitssys
teem.
Actuele informatie over het bedrijfsproces.
Nauw verweven met klantgerichtheid is
de mogelijkheid tot het verstrekken van
inlichtingen. Bepalend daarbij zijn logis
tieke vragen zoals wie, wanneer, welke
informatie verwerkt of getransporteerd
heeft. Het zegt iets over de kwaliteit van
een onderneming wanneer deze vragen
snel en punctueel beantwoord kunnen
worden. Onder dit punt valt ook de bepa
ling van opleveringsdata, zoals onder
meer de bepaling voor het gereedkomen
van een opdracht.
Consensus binnen de organisatie over het
bedrijfsproces.
Door ISO 9000 wordt nu ook op het kan
toor een nieuw, uitgebreider beeld van de
onderneming zichtbaar. Documentatie
van opzet, onderhoud van de geconsoli
deerde organisatie is een noodzakelijke
premisse voor kwaliteit. Om dit te berei
ken zijn echter enkele aanvullende
methodes en maatregelen nodig. Zoals de
analyse van processen tot 'productie' van
kantoorproducten of het determinisme
van alle op het kantoor lopende produc
ten.
Bovenstaande opsomming geeft een glo
baal beeld van de eisen die kwaliteitssys
temen aan het kantoor stellen.
Zoals reeds opgemerkt vindt in de
kantooromgeving weliswaar geen produc
tie in de engere zin van het woord plaats,
maar ook hier kunnen de principes van
ISO 9000 worden toegepast. Een omvat
tende catalogus van maatregelen geeft
aan hoe de belangrijkste lopende zaken
c.q. kantoorhandelingen ondersteund
kunnen worden.
Voor kantoor zijn hierbij de volgende
maatregelen met name van belang:
Sturing van documentstromen.
Hieronder wordt verstaan het optimale
transport binnen de onderneming van de
te verwerken informatie. Dit transport zal
zich aan de van tevoren gedefinieerde
'spelregels' van de onderneming (afhan
delingprocedures) moeten conformeren.
De afhandelaars hebben geen wezenlijke
mogelijkheid tot afwijking van de regels.
Verificatie en verantwoording.
Goede kwaliteitszorg is zonder bijbeho
rende mogelijkheden tot (terug)zoeken
niet mogelijk. Van iedere stap wordt vast
gelegd wie wat gedaan heeft, op welke
plaats en op welk tijdstip. Gebaseerd op
deze informatie kan een adequate audit
gedaan worden om bijvoorbeeld de oor
sprong van foutieve producten vast te
kunnen stellen.
Controle.
Controles binnen een onderneming
komen vaak op de meest verschillende
manieren voor. Het kan een fiattering
binnen een bepaald ondernemingsproces
zijn, waarbij de betrokken pers(o)on(en)
informatie ter goedkeuring wordt voorge
legd of een alomvattende audit om resul
taten te checken.
Afhandeling van fouten.
Bedrijfsprocessen waarvan de resultaten
incorrect zijn of de afhandeling incorrect
verloopt, zullen een aparte controle en
verdere afhandeling moeten ondergaan.
Of ze worden verder apart behandeld, dat
wil zeggen als incorrect bestempeld of ze
worden met de hiervoor bestemde regelen
naar een correcte status gevoerd.
De aparte behandeling en alle daarvoor
benodigde hulpmiddelen, respectievelijk
procedures zoals het wanneer en hoe van
de correctieprocedure, dient van tevoren
gedefinieerd te worden en is van groot
belang.
Registratie.
Een zeer belangrijk instrument van een
functionerend kwaliteitsmanagement- en
kwaliteitsborgingsysteem is de voortdu
rende registratie van productie en distri
butie van de te controleren kantoorpro
ducten. Hoe nauwkeuriger deze registratie
gebeurt, hoe meer gedetailleerde conclu
sies kunnen worden getrokken bij eventu
ele foutmeldingen. Belangrijk in dit ver
band is ook de registratie van informatie
van besluitvorming en controleprocessen
die naast de eigenlijke productie plaats
vinden.
Door statistieken of crosscorrelatie kan
hiermee een zeer duidelijk inzicht verkre
gen worden.
Workflow Management (WFM) is een
systeem waarmee bedrijfsprocessen
beheerd en bestuurd kunnen worden.
WFM-ontwikkelde producten en toepass
ingen behoeven niet voor ieder geval
afzonderlijk geprogrammeerd te worden
en zijn niet afhankelijk van specifieke
applicatieprogrammatuur. Integendeel,
WFM werkt onafhankelijk van andere sof
ware-applicaties. Dit is mogelijk, omdat
de definitie van iedere stap in het bedrijfs
proces, de overgang van de ene plaats van
verwerking naar de andere en het totale
management van de processen, van de
inhoudelijke informatieverwerking
gescheiden is. WFM is daarmee de bestu
ringscentrale van de binnen het bedrijf
lopende processen.
WFM activeert de desbetreffende toepass
ingen via software interfaces en rouleert
de bewerkte informatie door het bedrijf,
volgens de in de organisatiedatabank
ingevoerde procesmodellen. Naast verho
ging van de productiviteit van bedrijfs
processen, leent het systeem zich ook uit
stekend voor kwaliteitsborging. De
wezenlijke functies van zo'n systeem zijn
gegeven door de absolute oriëntatie op de
in het bedrijf lopende processen van alle
informatie producerende kantoorhande
ling.
45
Vervolg van pagina 43
Maatregelen tot kwaliteitsborging op kantoor
Workflow gereedschap ter ondersteuning van
gegevensverwerking
B.A. Otten
september 2001
archievenblad
