NVBA nieuws
NVBA nieuws
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Vergaderrooster NVBA 2001
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
Tiende Dag van het Document
verkent de grenzen van het vak
Huidige workflowsystemen zijn breed
inzetbaar in de kantoorprocessen
DE FUNCTIE VAN: Ellen Reijs
Archivaris/documentalist Regionaal
Opleidingscentrum te Amsterdam
Welkom nieuwe
NVBA-leden:
40
41
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nl
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
do. 01-11 -2001
Algemene Ledenvergadering
NVBA, Hilversum
do. 13-12-2001
Algemeen Bestuur NVBA 285
Eindhoven
Op 9 en ïo oktober aanstaande vindt voor de tien
de maal De Dag van het Document plaats in
Congrescentrum De Reehorst te Ede. Dit evenement
is de ontmoetingsplaats bij uitstek voor informatie
specialisten met verschillende achtergronden. Op
dinsdag 9 oktober is er de gebruikelijke combinatie
van congres, beurs en proeftuin. De dag erna wor
den diverse onderwerpen verder uitgediept in de
vorm van workshops.
Programma
Het congresprogramma biedt een grote varië
teit aan onderwerpen, waarbij ook ruimschoots
aandacht voor het archiefwezen. Een greep uit de
onderwerpen: De wondere wereld van het erfgoed in
digitaal perspectief, Drs. M.R. Hermans, DIVA;
Searching in Document Images, A. Bagdanov, ISIS
Universiteit van Amsterdam; Digitale atlas geschie
denis: de 17e eeuw op het internet, T. Noordermeer,
Koninklijke Bibliotheek i.s.m. Rijksmuseum
Amsterdam.
De proeftuin staat dit jaar in het teken van 'e-
government'. TNO laat hier samen met een aantal
ministeries verschillende overheidstrajecten zien,
waaronder elektronische politiedossiers, digitale
zorg, e-learning en stemmen op afstand. En uiter
aard is op 9 oktober ook de beurs te bezoeken,
waar een dertigtal bedrijven zich presenteert. De
DIVA organiseert op de dag na het congres een
workshop over de mogelijkheden en onmogelijk
heden van uniformiteit voor de gebruiker bij toe
passing van verschillende databases.
Feestelijke editie
Vanwege het heuglijke feit dat 'De Dag' dit
jaar haar tiende verjaardag viert - bijna een uni
cum in deze dynamische branche -, is een aantal
feestelijke elementen in het programma inge
bouwd. Veel meer wordt op dit moment hier
niet over losgelaten...
Op naar de volgende 10 jaar?
De dag wordt afgesloten door Erik Ketelaar,
hoogleraar in de Archiefwetenschap bij de
Universiteit Leiden en in de Leerstoelgroep
Boek-, Archief- en Informatiewetenschap van de
Universiteit van Amsterdam. Hij was in het ver
leden ondermeer algemeen rijksarchivaris en lid
van de European Commission on Preservation
and Access. Hij staat bekend om zijn duidelijke
stellingname en dat levert op 9 oktober onge
twijfeld een interessante visie op de vol
gende tien jaar van (de Dag van) het
Document op!
Korting
Wie zich voor het congres op 9 oktober aan
meldt, neemt zijn of haar collega mee voor de
halve prijs.
Meer informatie
Uitgebreide informatie over het programma
van 9 en 10 oktober is te vinden op de website
www.dagdocument.nl. Het programma is ook te
verkrijgen via Projectbureau Creutzberg, telefoon
(050) 318 99 50, fax (050) 313 25 00, e-mail
info@dagdocument.nl.
Workflow is eind tachtiger jaren ontwikkeld
om de sturing van de werkzaamheden tussen de
betrokken personen, organisatie-eenheden of
applicaties via software te regelen. Met andere
woorden: workflow stuurt de volgorde van de
activiteiten.
Voor de uitvoering van de activiteiten stelt het
workflowmanagementsysteem informatie en
applicaties ter beschikking en het definieert en
managet de workflows. Daarbij wordt in het
afloopproces de actuele status van het proces bij
gehouden.
Sinds 1999 ben ik als archivaris/documentalist
werkzaam bij het Regionaal Opleidingscentrum te
Amsterdam, afgekort ROC. Deze onderwijsstichting
omvat allerlei vormen van middelbaar beroepson
derwijs en volwassenenonderwijs. Er zijn bijna
35.000 leerlingen/deelnemers en ongeveer 2800 per
soneelsleden. Hoewel er grotendeels met overheids
geld wordt gewerkt, is men bezig steeds meer
bedrijfsmatig te werken. Er is een holding en de ver
schillende diensten worden bedrijven. De diverse
onderwijsunits zijn werkmaatschappijen.
Ik beheer het archief van het College van Bestuur op
het Centraal Bureau. Het is opgebouwd sinds 1997,
het oprichtingsjaar van de ROC na verschillende
fusies. Het archief van de ROC is dynamisch, de stati
sche archieven van de vele rechtsvoorgangers zijn
opgeslagen op zolders van de bijna honderd vestigin
gen. De meest interessante en waardevolle archieven
zijn reeds overgebracht naar het Gemeentearchief
Amsterdam. Uiteraard hebben de scholen ook hun
eigen leerlingenarchief. Het archief van het College
van Bestuur is grotendeels een postarchief, maar ook
de beleids- en vergaderstukken, alsmede de contrac
ten, akten en andere overeenkomsten worden hier
na codering opgeborgen. Het archief is in principe
openbaar. De afdeling personeelszaken heeft vanzelf
sprekend een eigen gesloten archief.
Mijn werk bestaat uit het coderen van de stukken.
Het archiefplan omvat momenteel ongeveer zeshon
derd codes, die voortdurend worden uitgebreid en
veranderd vanwege onder meer de vele beleidswisse-
lingen en de wisselende financieringsstromen in
onderwijsland. Hoewel ik assistentie heb bij het
opbergen van de gecodeerde stukken, is het eigenlijk
een soort eenmansbedrijfje. Om het geheel toch toe
gankelijk te houden, vooral als ik er niet ben, heb ik
een uitgebreide trefwoordenlijst gemaakt. Ook geef ik
zoveel mogelijk mensen, gewild of ongewild, steeds
zoveel mogelijk informatie over het archief.
De andere onderdelen van de organisatie, zoals het
facilitair bedrijf, volgen onze archiefindeling. Voor
sommige afdelingen heb ik aparte verfijningen
gemaakt. De postregistratie is geautomatiseerd met
hierin verwerkt de archiefcodes. Aan verdere automa
tisering zijn we nog niet toegekomen. Dit zal echter
wel plaatsvinden, omdat de verschillende bedrijfson
derdelen en het Centraal Bureau naar een grote
nieuwbouwlocatie gaan verhuizen. De eerste paal
hiervoor is reeds geslagen. Na de realisatie hiervan
wordt het archief gecentraliseerd en hierop zal het
beleid aangepast worden. Er zal meegedacht moeten
worden over de inrichting hiervan.
Ik lees de vakliteratuur en volg af en toe een cursus op
mijn vakgebied. Anderen over archiefbeleid mee
laten denken is en blijft zendingswerk. In een organi
satie waar het altijd druk is, blijft er voor het archief
nooit veel tijd over.
Tot zover de beschrijving van mijn werkzaamheden.
De oplettende lezer is het misschien reeds opgevallen.
Ik heb het (nog) niet gehad over het opschonen van
het archief. Het archief is nog betrekkelijk nieuw,
waardoor er nog plaats is voor de hangmappen en de
archiefdozen. Over enkele maanden is deze luxe
voorbij. Met inachtneming van de wettelijke bewaar
termijnen, die voor het onderwijsveld niet eenduidig
zijn, zal ook deze klus geklaard moeten worden.
Bewaren is echter leuker dan vernietigen!
^EllerMteij^
Productie-workflow
Ook wel genoemd transactie-workflow, is
na het ontstaan van de workflow-software als
eerste in arbeidsintensieve transactie-omgevin
gen toegepast. Het gaat hier om sleutelproces
sen binnen een bedrijf. Vooral in de verzeke
ringsbranche, polis- en schadeafhandeling is
productie-workflow reeds veelvuldig toegepast.
Het aantal transacties (bewerkingen) ligt hier
zeer hoog.
Het doorstromen van de processen en de te vol
gen regels liggen duidelijk vast. En, aangezien
het om belangrijke processen gaat, moet de
integriteit zeer groot zijn. Ook dienen de inter
ne bedrijfsregels strikt te worden nageleefd.
De processen dienen continu te worden geme
ten zodat ze steeds kunnen worden aangepast
en verbeterd. De hiervoor benodigde meetins
trumenten gelden als een van de belangrijkste
gereedschappen binnen het workflow-pakket.
Business Process Redesign (BPR)
Om het effect van de productie-workflow
optimaal te benutten bleek in de praktijk al snel
dat de afloop van een proces, in de bestaande
situatie, meestal niet één op één in de workflow
kon worden ondergebracht. Veel controlestap
pen konden worden overgeslagen omdat het
systeem stuurt. Vanuit deze ervaring werd in
het begin van de negentiger jaren BPR actueel.
Via software kon de workflow visueel worden
gemaakt en het oude proces via een redesign-
slag geoptimaliseerd worden. Bij invoering van
productie-workflow dient een BPR-slag aan deze
invoering vooraf te gaan.
Reducering van handelingen en kosten
Bij een onderzoek van vijfentwintig projec
ten bij verschillende bedrijven zoals banken,
verzekeringsmaatschappijen en administratie
kantoren werden de volgende reducties waarge
nomen:
irnm
J.M.G. Gooren
Woningstichting Sint Servatius
Maasboulevard 1
6211JW Maastricht
Tel. (043) 329 15 15
Hr. M. van Bijsteren
Nedtrain Consulting BV
Afdeling Technische Archief
Postbus 2016
3500 GA Utrecht
Hr. H. Mulder
Planetenlaan 157
9742 HE Groningen
Tel. (050) 577 87 44
Mw. P.A.I. Delpeut-Radijs
Onderwijs Begeleidingsdienst
Breda
Postbus 2086
4800 CB Breda
Tel. (076) 524 55 00
Hr. C. Raby
Federatie Nederlandse
Vakbeweging FNV
Postbus 8456
1005"A1 Rotterdam
Tel. (020) 581 63 00
Criteria
Elektronische dossiers
Workflow
bestaande procedures BPR
1
personeelscapaciteit
-20%
-30%
-40%
2
doorlooptijden
-20%
-50%
-90%
3
bewerkingstijden
-10%
-25%
-60%
4
zoektijden
-50%
-70%
-90%
5
klantenvragen
-20%
-50%
-75%
Vervolg op pagina 43
archievenblad
september 2001
september 2001
archievenblad
