38 I
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
KVAN Nieuws
Bureau KVAN
Redactie Archievenblad
Tel. (020) 462 77 27
KVAN-Agenda 2001
Almanak 2000
15.7 Vereniging van Boek- en
papierrestauratoren (VAR)
Secretariaat VAR
p/a Zeeuws Archief
t.a.v. Maja Bollebakker
Postbus 70, 4330 AB
Middelburg
12.7 Vereniging DEN
Nieuw adres:
in Koninklijke Bibliotheek
Nieuw postadres: Postbus
90407, 2509 LK Den Haag
Bericht van Section of Professional
Archival Associations (ICA)
Voorafgaand aan het congres in Florence
heeft het bestuur van de SPA een tweedaagse
vergadering gehad. Namens de KVAN ben ik ver
leden jaar voorgedragen om Yvonne Bos op te
volgen als lid van het steering committee. Na
mijn benoeming mocht ik mij opmaken om in
Florence voor het eerst als volwaardig lid op te
treden.
SPA is een sectie van de ICA (International
Council on Archives) en verenigt de beroepsver
enigingen in zich (voor een overzicht van de
activiteiten en doelstellingen van de ICA, zie het
artikel van Yvonne Bos in Archievenblad jrg. 104,
nr. 10). In Florence heeft de SPA twee zaken
besproken, te weten de nieuwe statuten van de
sectie en een project dat wij - in navolging van
een andere, beroemdere organisatie - Archivistes
sans frontières noemen.
Normaal gesproken zijn statuten afspraken
die in de kast liggen en op cruciale momenten te
voorschijn worden gehaald, maar ze worden
natuurlijk niet dagelijks geraadpleegd. Waar dat
wel het geval is, heeft die organisatie - denk ik -
een probleem dat ook niet door statuten opge
lost kan worden.
De wijziging van de statuten van de SPA in
Florence had een diepere achtergrond. Wij heb
ben namelijk besloten de naam (en daarmee de
doelstellingen) te wijzigen en wel in The Section
of Records Management and Archival Professional
Associations. Dit raakt de kern en gaat verder dan
de samenstelling en de bevoegdheden van het
bestuur waar statuten zich vaak mee bezig hou
den. Internationaal zijn we dus al zover dat
beroepsverenigingen op het gebied van archie
ven en documentaire informatievoorziening in
één organisatie samenwerken. Eigenlijk ook wel
een logische ontwikkeling waar tegenwoordig zo
gesproken wordt over records continuum. In
Nederland werken we in ieder geval al als instel
lingen samen binnen de DIVA.
De komende CITRA-vergadering in oktober in
Reykjavik zal de statuten uiteindelijk moeten
goedkeuren, maar ik heb niet de indruk dat er
van die kant zwaar weer op komst is. Vanuit het
bureau van de ICA in Parijs (lees: Joan van
Albada) wordt de opening naar de documentaire
informatievoorziening juist toegejuicht.
Het project Archivistes sans frontières is een
initiatief van de Israëlische collegae en ook wel
bekend onder de benaming 'Rucksackproject'.
De gedachte achter dit project is de volgende:
vele collegae - met name in de armere landen -
werken geïsoleerd met weinig financiële midde
len en weinig internationaal contact. Als zij dan
niet naar de internationale bijeenkomsten kun
nen komen, gaan wij naar hen met de informa
tie 'in een rugzak'.
Het hele project kent drie principes:
het gaat om simpele trainingsprogramma's
(vaak over gebouwen en apparatuur);
het mag de gastheer niets kosten;
ICA is de overkoepelende organisatie.
Het probleem zit hem natuurlijk in het tweede
principe, namelijk dat het de gastheer niets mag
kosten. Daar is op zich niets op tegen, maar wie
dan wel voor de kosten opdraait, is nog niet dui
delijk. Tot nu toe zijn de hulpprogramma's uit
gevoerd door collegae in hun vrije tijd met
financiering van de reis- en verblijfkosten, hetzij
door de nationale organisatie hetzij door de
regering van het uitzendende land, als ik dat zo
mag formuleren.
Tijdens de komende vergadering in Reykjavik
zullen wij ons vooral gaan buigen over de finan
ciering van het project.
In Florence is tevens afgesproken dat wij in
Reykjavik ook zullen praten over de certificering
van de beroepsgroep. Alle vertegenwoordigers
zenden vooraf informatie naar het secretariaat
over de stand van zaken in hun eigen land.
Dankzij het DIVA-project kan ik uitgebreid rap
porteren.
Na oktober hoort u via het Archievenblad nader
van mij.
KVAN nieuws
Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland
Conceptverslag van Algemene
Ledenvergadering KVAN 20 april
2001 in Gemeentearchief
Amsterdam
De voorzitter heet eenieder welkom, in
het bijzonder de heren Van Delft en
Snippe, de voorzitter respectievelijk vice-
voorzitter van de SOD. De jaarrede van
de voorzitter is gepubliceerd in het
Archievenblad (juni 2001).
De notulen worden vastgesteld.
Jaarverslag en financiën
Jaarverslag 2000
Het jaarverslag wordt vastgesteld.
Jaarrekening 2000
Janny Steenhuis, penningmeester tot en
met 2000, geeft een toelichting. De con
tributie is iets achter gebleven bij de
begroting, na het invoeren van de basis
contributie. Bestuurskosten en PR-kosten
zijn lager dan begroot. Activiteitenlasten:
personeelslasten komen deels ten goede
aan DIVA (detachering M. Maij). De reali-
satiekosten van het Archievenblad zijn
hoger dan begroot, daar staat tegenover
dat de opbrengsten ook zijn gestegen. De
uitwisseling met Hongarije is in 2000 niet
doorgegaan, daarom zijn de lasten lager
dan begroot.
Verslag kascommissie
De kascommissie (mw. M. Heijs en mw. Y.
Welings) heeft de boekhouding en jaar
verslag in goede orde bevonden. De kas
commissie maakt twee algemene opmer
kingen. Blijft het draagvlak van de vereni
ging in het archiefveld groot genoeg, nu
het ledental met 7,5 procent gedaald is?
Het draagvlak van de vereniging is mede
gestoeld op de Almanak van het Nederlands
Archiefwezen. Nu de Almanak op het inter
net wordt geplaatst, dreigt het draagvlak
te verminderen.
Adri van Vliet, penningmeester, geeft een
toelichting op de maatregelen die het
bestuur heeft genomen om het subsidie
gat van OCenW op te vangen. De algeme
ne ledenvergadering d.d. 17 november
2000 heeft de begroting voor 2001 goed
gekeurd. Daarnaast is de broekriem aange
haald, door kleine onderdelen te schrap
pen en te bezuinigen op een aantal pos-
ten. Belangrijke activiteiten van de KVAN,
het Archievenblad en studiedagen leveren
sinds 2000 geld op.
De voorzitter licht toe dat van de in
standhoudingsubsidies 142.985) van
OCenW in 2000, een substantieel gedeel
te is uitgegeven aan de ondersteuning van
DIVA. Voor de ontwikkeling van de erf
goedkoepel was 35.000 geoormerkt;
20.000 voor ondersteuning van activi
teiten en 20 uur per week secretariële
ondersteuning.
De voorzitter dankt Agnes Jonker voor
haar inzet als hoofdredacteur en memo
reert dat zij als redacteur bij het Archieven
blad betrokken blijft. De voorzitter dankt
Laurens Priester en Henk Rosenboom
voor hun inzet voor de redactie.
Rienk Jonker wordt verwelkomd als
nieuw redactielid.
Hans Waalwijk (lid Commissie Perma
nente Educatie) geeft een toelichting op
de studiedag 2001 die op 20 september
plaats vindt in De Reehorst in Ede. Thema
'Digitaal doorgelicht' over de ontmoeting
tusssen theorie en praktijk van het beheer
van digitale archieven. Cases uit de prak
tijk staan centraal. De KVAN werkt bij
deze studiedag samen met de NVBA. De
SOD is ook van harte uitgenodigd om
haar expertise in te brengen voor dit
thema.
Frank van der Maden (voorzitter sectie
AVA) attendeert op de studiemiddag
'DVD: hype of hoop' die sectie AVA op 26
juni houdt in het Gemeentearchief
Rotterdam. De bijeenkomst is gericht op
informatie-uitwisseling tussen vakgeno
ten. DVD dient zich momenteel aan als
dé nieuwe drager voor beeld- en geluids
materiaal met ongekende mogelijkheden
voor het opslaan, bewerken en beschik
baarstellen van bewegende beelden en
geluid. Reden voor sectie AVA tot een kri
tische bezinning aan de hand van de
vraag: Is alle euforie terecht of zijn er ook
kantekeningen te plaatsen bij DVD?
In het najaar organiseert AVA een studie
dag over archieven van lokale en regiona
le omroepen.
Richard Hermans (directeur DIVA) wordt
uitgenodigd een toelichting te geven op
activiteiten van DIVA die voor de aanwe
zigen van belang zijn. Op 7 juni vindt een
bijeenkomst plaats over implementatie
van het Handvest Dienstverlening Archie
ven - als onderdeel van het kwaliteitszorg
systeem. Op 12 juni worden de professio
nals uit het veld geconsulteerd over de
veranderingen in het archiefbestel (De
Rode Hoed in Amsterdam). Op 11 oktober
staan archieven van allochtonen/migran
ten centraal. Allochtonen voegen hun
archieven toe aan het culturele erfgoed.
Wim Reijnders (bestuurslid KVAN) geeft
uitleg op de keuze van het bestuur (waar
de algemene ledenvergadering mee heeft
ingestemd) voor de digitale Almanak. Een
bezwaar van de gedrukte Almanak is dat
de gegevens snel achterhaald zijn. Een
digitale versie is altijd actueel. De KVAN
gaat de digitale Almanak realiseren in
samenwerking met Vereniging Digitaal
Erfgoed Nederland - kortweg Vereniging
DEN. DEN is betrokken bij de ontwikke
ling van het Cultuurnet. Met behulp van
een digitale gereedschapskist die bekend
staat als 'het doosje van DEN' kunnen
instellingen hun gegevens in de Almanak
zelf actualiseren. Dit is gratis voor zover
het de 'instellingseigen' gegevens betreft,
die nu in de Almanak zijn opgenomen.
Tegen meerkosten kunnen extra internet
faciliteiten benut worden.
In mei ontvangen alle instellingen een
verzoek hun gegevens via de digitale
Almanak te ontsluiten. In het bijzonder
dienen de instellingen te letten op de Wet
Bescherming Persoonsgegevens. Dit geldt
ook voor de adverteerders in de papieren
Almanak. Sales Services zal de adverten
tie-acquisitie voor de digitale Almanak
gaan uitvoeren. De digitale Almanak zal in
oktober 2001 operationeel zijn.
Eens per kwartaal wordt de digitale
Almanak in pdf-formaat ter beschikking
gesteld. Hiervan kan een print gemaakt
worden, voor diegene die daar behoefte
aan heeft.
Rienk Jonker vraagt aandacht voor de
archivering/bewaring van de gegevens in
de database.
Geen.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om
11.15 uur.
De voorzitter reikt bureaumedewerker
Marieke de Haan bloemen aan - als
opmaat voor haar afscheid bij de vereni
ging op 1 juni 2001.
34 personen tekenden de presentielijst.
39
ym
Bureau Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in
Nederland.
Voor informatie over de KVAN,
bestelling van publicaties, aanmel
ding voor activiteiten en wijzigin
gen in de ledenadministratie kunt
u contact opnemen met het
bureau. Kopij voor het
Archievenblad, berichten voor deze
rubriek en mutaties in de Almanak
van het Nederlands Archiefwezen
kunt aan het bureau van de KVAN
doorgeven.
Cruquiusweg 3 I
1019 AT Amsterdam
Fax: (020) 462 77 28
E-mail: bureau@kvan.nl
Internet: www.kvan.nl
Postbank Bureaurekening: 84767
20 september:
Studiedag KVAN
23 november:
Algemene Ledenvergadering
Mutaties in de Almanak
De statuten
1 archievenblad september 2001
Archivistes sans frontières
Certificering
Jo Jamar
Opening
Mededelingen en jaarrede voorzitter
Notulen ledenvergadering 17 november 2000
Samenstelling redactie Archievenblad
Activiteiten 2001
Rondvraag
september 2001
archievenblad
