K'
V
c
Canon
Haf
SLIM, SNEL EN KLEURRIJK - EN
DUURZAMER DAN NEGEN LEVENS
'f
Als de kwaliteit belangrijk is,
is het verschil snel duidelijk.
Onze medewerkers (verspreid over heel het land)
hebben een gedegen vakopleiding, jarenlange
ervaring in het vakgebied en zijn daardoor op elke
plaats binnen uw informatievoorziening direct
inzetbaar.
Ons dienstenpakket omvat onder meer:
detachering consultancy
interim-management advisering
inventarisatie inhaal-operaties
automatisering complete projecten
werving en selectie
Onze consultanten voorzien u graag van een
passend advies ter optimalisering van uw
informatievoorziening c.q. interne organisatie.
Bel voor informatie
of een vrijblijvend gesprek:
BuroDenBoer
Jan van Renesseweg 4
Postbus 37, 4325 ZG Renesse
tel.: 0111 -462024 fax.: 0111 -461922
http://www.bdb.nl - E-mail: info@bdb.nl
(senior) Documentair Informatieverzorgers m/v
de praktijk
CREATED BY CANON
TO KEEP THE
INFORMATION, AND
NOTHING BUT THE
INFORMATION.
Er is simpelweg een Canon scanner voor iedere behoefte. Van handzame
afdelingscanner tot een 80 pagina's per minuut productiemodel. En van
flatbed scanner, kleurenscanner of stand-alone document recorder
tot zelfs een complete lijn microfilm scanners. Allemaal zeer flexibel
dankzij de ISIS en TWAIN drivers waardoor ze werken met vrijwel
iedere softwareapplicatie. Snel, gemakkelijk en soepel waardoor alles
altijd op zijn pootjes terechtkomt. Meer weten? Kijkopwww.canon.nl
Imaging across networks
Staf P.O. I. is gespecialiseerd in detachering, interim management en
werving selectie op de gebieden Personeel Organisatie, Communicatie
en Informatievoorziening (DIV). Daarbij richten wij ons met name op de
overheid en de non-profitsector. Staf P.O. I. kenmerkt zich dooreen hoge
mate van specialistische kennis en dienstverlening op basis van 'no cure no
pay'.
Voor een van onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar:
Hoofdtaken:
- Registreren van documenten in een geautomatiseerd systeem
-Zelfstandig archiveren van documenten, zowel in fysieke als in
elektronische dossiers
- Selecteren van voor vernietiging in aanmerking komende stukken, zo
mogelijk al bij de registratie
- Zorgdragen voor decentrale raadpleging door derden op hun werkplek
- Begeleiden van behandelend ambtenaren en secretariaatsmedewerkers
met de toepassingen van DIS
- Overige voorkomende werkzaamheden
Prima primaire (schaal 9) en secundaire
(o.a. leaseauto) arbeidsvoorwaarden.
personeel organisatie in/ormatie
Zaandam
drs. Hugo Hairwassers
Postbus 1271
1500 AG Zaandam
Tel. (075)614 33 66
info@staf.nl
Assen
drs. Monique Schuiten
Postbus 586
9400 AN Assen
Tel. (0592) 31 89 99
info@staf.nl
worden op andere jaren dan de feitelijke datering.
Dit geldt bijvoorbeeld voor jongere afschriften
van akten. Een zeventiende-eeuws afschrift van
een charter uit 1490 moet geselecteerd kunnen
worden tussen 1601-1700, of tussen 1650-1660.
Het moet ook naar voren komen na een zoekactie
met de datering 1490 of als men zoekt tussen, bij
voorbeeld, 1400-1500 of 1450-1550. Daarentegen
moet er geen resultaat geboekt worden als men
charters uit 1500-1550 zoekt. In Carln is dit alle
maal mogelijk. Het vergt echter wel enige aan
dacht van de inventarisator die hierbij een afge
wogen keuze moet maken. Zoeken op jaartallen is
een belangrijke functie van Carln geworden.
Zoekresultaat
Ook bij weergave van de zoekresultaten is
rekening gehouden met de verschillende zoek
methodes. De structuur zoals aangebracht door
rubrieken wordt verkort weergegeven in het
scherm, en men kan zich, indien gewenst, nader
in de materie verdiepen. De informatie-eenheid
is uiteraard het afzonderlijke archiefbestanddeel,
al dan niet als deel van een serie. Hieraan wordt
informatie op verschillende niveaus gekoppeld.
Overigens kan de schermopbouw van het zoek
resultaat van Carln aan de individuele wensen
van de archiefbeheerder worden aangepast. Er
zijn velden, zoals [Aantekeningen], die met
name tijdens de inventarisatie van belang zijn.
Informatie over raadpleegbaarheid, openbaar
heid, VVV (stukken vatbaar voor vernietiging)
Basisschermopbouw zoekresultaat Carln
Toegang (archiefnummer)
Titel (naam archief)
Meer
Terug naar
informatie
Archieven
overzicht
Bovenliggende rubrieken
Rubrieknummer
Rubrieknaam
Naar
rubrieken
overzicht
N.B.
Beschrijving (kopbeschrijving)
N.B.
Zoekresultaat
verfijnen
Nevenbeschrijving
N.B.
Serie
bekijken
Bijlagen
Uiterlijke vorm Inventarisnr.
Nieuwe
zoekactie in
Aanvragen
dit archief
en oude nummering zal niet door elke archief
dienst gebruikt worden of aan klanten worden
getoond. Een schematische weergave van het
basisscherm voor de zoekresultaten ziet er uit als
in de illustratie linksonder op deze pagina.
De opbrengst
Naast de voordelen die het geautomatiseerd
inventariseren de archivaris biedt, levert Carln:
Een klassieke papieren inventaris.
Een moderne inventaris in de vorm van een
database waarin men kan zoeken
- systematisch via rubrieken,
- op zoektermen (woorden, woordgedeelten
en jaartallen, globaal en in velden).
Een combinatiedatabase van alle inventaris
sen, tevens als archievenoverzicht te gebrui
ken, waarin men kan zoeken
- systematisch op rubrieken van het
archievenoverzicht,
- op zoektermen.
De databases kan men presenteren op de
studiezaal en op internet (via Cardweb).
Carln wordt in de nabije toekomst uitgebreid
met de mogelijkheid tot koppeling aan
ABS/Archeion.
Carln biedt de optie om zelfstandig (onder
Cardbox voor Windows®) te functioneren. De
aanschaf van Cardbox is relatief goedkoop.
Conclusie
Nieuwe ontsluitingstechnieken kunnen de
toegankelijkheid van archieven enorm vergroten.
Ook op mesoniveau ontstaat er een grote verrui
ming van de mogelijkheden. Aangezien wij voor
dit onderdeel van de digitalisering nog in een
vroeg stadium zijn, is het belangrijk om de conse
quenties hiervan goed te doordenken. Een belang
rijk, maar moeilijk aspect van dit proces is de juiste
afstemming van hetgeen door de nieuwe toegan
gen wordt aangeboden op de uiteenlopende zoek
vragen van de individuele bezoekers. Inventari-
satoren zullen al tijdens het proces van inventari
seren rekening moeten gaan houden met de nieu
we mogelijkheden en dus met een ander (ruimer)
oog naar het materiaal moeten kijken. Indien in
een digitaal inventarisatieprogramma een duidelij
ke systematiek als die van de klassieke inventaris
wordt geïntegreerd, snijdt het mes aan twee kan
ten. Niet alleen wordt het vak 'inventariseren' ver
rijkt door nieuwe ontsluitingstechnieken, maar
andersom profiteren deze ook van een langdurig
beproefde methode. Bij de ontwikkeling van Carln
is dit een belangrijk uitgangspunt geweest.
Maaike Lulofs is coördinator studiezaal en automatisering
toegangenapparaat bij het Gemeentearchief Leiden. j
Technische info Carln
Carln is een applicatie die
draait binnen het programma
Cardbox.
Cardbox is een 'platte' database
die vooral erg sterk is in tekst
retrieval.
Het programma Cardbox is er
zowel in een single user versie
als ook in een multi user net
werk versie.
Cardbox draait onder
WindowS95, Windows98,
Windows ME, Windows NT 4.0
(min service pack 4) en
Windows 2000.
Aangezien Cardbox geen extre
me eisen stelt aan hardware,
mag men ervan uitgaan dat de
minimale configuratie voor
Windows meer dan voldoende
zal zijn om succesvol met
Cardbox te werken.
Voor meer informatie over
Cardbox:
http://www.cardbox.co.uk of
http://www.cardbox.nl
Jan Sanders, Naar een toe
gang zonder drempel: met
Diana op jacht. In: Archieven
blad, jrg. 105, nr. 2, maart
2001, p. 20-21.
september 2001
archievenblad
21
