Eén archiefterminologie voor het Nederlands taalgebied
de praktijk
de praktijk
VERSLAG VAN EEN STUDIEMIDDAG
Om te voorkomen dat ieder lemma de revue
zou moeten passeren, werden enkele algemene
thema's en begrippenclusters door verschillende
sprekers ingeleid. Daarna was er gelegenheid om
met de zaal over deze thema's en begrippenclus
ters van gedachten te wisselen. De onderwerpen
die aan bod kwamen, waren achtereenvolgens
'gegeven, document, archiefstuk', 'archiefruim
te, -depot, -bewaarplaats' en de 'internationali
sering van archiefterminologie'. Voorafgaand
aan de behandeling van deze onderwerpen gaf
Arnold den Teuling (Provinciale Archiefinspectie
Drenthe) de zaal inzicht in de opzet en systema
tiek van de Archiefterminologie, waarna een van
de leden van de begeleidingscommissie, Herman
'de Vlaamse Den Teuling' Coppens (Rijksarchief
Antwerpen), reageerde met een algemene
beschouwing.
Nadat KVAN-bestuurslid Gerrit Verhoeven
(Gemeentearchief Delft) de bijeenkomst had geo
pend met enkele woorden over de historie van
de archiefterminologie in Nederland, de tot
standkoming van het product dat deze studie
middag rechtvaardigde en het verdere doel van
de studiemiddag, leidde dagvoorzitter Rob
Kramer (Rijksarchiefinspectie) de sprekers in.
Kramer gaf aan een zekere wetmatigheid te con
stateren indien dit lexicon eerst in 2004 zou ver
schijnen. De Nederlandse Archiefterminologie is
immers uit 1962 en het Lexicon van Nederlandse
Archieftermen uit 1983. Hoewel Kramer hiermee
niet anticipeerde op de reactie van de
Archiefschool dat het huidige concept vanuit het
perspectief van het gebruik van een terminologie
in het archiefonderwijs 'nog niet rijp is voor
publicatie', gaf hij wel aan dat het bespreken van
een concept in 2001 niet noodzakelijkerwijs
hoeft te leiden tot publicatie in datzelfde jaar.
De uitgangspunten voor het archieflexicon
anno nu zijn anders dan in 1983, zo zette Den
Teuling vervolgens uiteen. De belangrijkste
ommezwaai zit hem in het uitgangspunt van
het project waarbij het, vanuit de archiefvor
ming bezien, niet mogelijk is onderscheid te
maken tussen de traditionele gegevensdragers
en de digitale. Verder is het volgens Den Teuling,
wat later ook nog werd onderstreept door
Herman Coppens, van belang te realiseren dat
het lexicon 'registreert' en niet 'voorschrijft'.
Dientengevolge wordt geen stelling genomen in
ontwikkelingen die gaande zijn en die eventueel
van invloed zijn op de betekenis van termen en
begrippen. In reactie op de opmerking van de
Archiefschool dat het lexicon in zijn huidige
vorm niet goed bruikbaar zou zijn in het archief-
onderwijs, gaf Den Teuling aan dat de doelgroep
'het gehele archiefvak' is. Daarop maakte
iemand uit de zaal enigszins verbaasd de opmer
king dat vanuit dit perspectief de nauwe beteke
nis die aan het begrip 'archivaris' wordt gehecht,
als zijnde een professional werkzaam in het
openbare archiefwezen, opmerkelijk mag wor
den genoemd. Met name werd gewezen op het
meer pluriforme karakter van de archivaris dan
begrepen in de concepttekst van de Archief
terminologie en werd verzocht met dit begrip alle
professionals werkzaam in archieven te bedie-
De opdracht die Herman Coppens had om als
criticaster op te treden, kon door hem niet wor
den uitgevoerd. De reden hiervoor was dat zijn
bijdragen aan het lexicon in goed overleg en
samenwerking met Den Teuling waren verwerkt
en hij dus op dit punt tijdens de commissiever
gaderingen zijn kruit al had verschoten.
Coppens vroeg zich derhalve in zijn voordracht
af of verschillen in Nederlandse en Vlaamse ter
men mogen of moeten worden toegepast. Zijn
antwoord op deze vraag luidde 'neen', voor het
Nederlandse taalgebied zal één terminologie en
dus één archieftaai gelden. Of de toevoeging in
titel van het lexicon 'voor Nederland en
Vlaanderen' gehandhaafd blijft, is nog de vraag.
Wellicht is 'voor het Nederlandse taalgebied' een
alternatief. Opmerkelijk vond Coppens het ove
rigens dat Nederlanders zich meer zorgen lijken
te maken over het soms ontbreken van Vlaamse
termen of de afwijkende Vlaamse betekenis van
Nederlandse termen en vice versa, dan de
Vlamingen zelf. Met het voorkomen van termen
die in Nederland wel en in Vlaanderen niet
bekend zijn, zoals archiefzorg, heeft de accepta
tie daarvan in Vlaanderen al plaatsgevonden of
zal deze binnen korte termijn gemeengoed wor
den, meende Coppens.
Van de drie sprekers die specifieke onderde
len uit de Archiefterminologie de revue lieten pas
seren, beet Rudi van Maanen (Gemeentearchief
Leiden) het spits af door te spreken over de
begrippentrits 'gegeven, document en archief
stuk'. Zijn stelling luidde dat het begrip 'archief
stuk' niet kan worden begrepen zonder de beide
andere begrippen. Een archiefstuk is immers een
bepaald soort document en een document is een
bepaalde presentatie van gegevens. Dat een
gegeven de vastgelegde weergave zou zijn van
een feit, weerlegde Van Maanen door te wijzen
op de niet-vastgelegde gegevens. Het vastleggen
zou dan zijns inziens onderdeel moeten vormen
van de omschrijving van een document. Op
dezelfde wijze werden de termen 'document' en
'archiefstuk' onder de loep genomen. Met name
de zinsnede 'naar zijn aard' in de definitie van
archiefstuk werd bekritiseerd. Als sluitstuk stelde
Van Maanen dan ook voor om te kijken naar een
definitie van het begrip 'archiefstuk' zonder
deze woorden.
In de multimediale presentatie van Kees
Schabbing (Provinciale Archiefinspectie Noord
Holland) stonden de begrippen 'archiefruimte',
'archiefdepot' en 'archiefbewaarplaats' centraal.
Zijn power-point presentatie was geen weergave
van de tekst van de lezing maar gaf kernachtig
de problematiek van de dynamiek van de
begrippen weer. Zowaar een aangename erva
ring. Schabbing gaf aan dat internetkluis, data-
warehouse of freedisk misschien ook wel als
(toekomstige) opslagplaats voor archiefstukken
moet worden gezien, maar relativeerde dit weer
door te wijzen op de 'openstaande http-poort
80' en een daarmee gepaard gaande nieuwe
vorm van openbaarheid. Nu geconstateerd
mocht worden dat deze termen dynamisch zijn,
aan verandering onderhevig, mag dat volgens
Schabbing ook van de Archiefterminologie wor
den verwacht. Zijn advies was derhalve om, in
tegenstelling tot het advies van de
Archiefschool, wel tot publicatie van de
Archiefterminologie over te gaan, maar niet te ver
wachten dat de publicatie na twintig jaar nog
bruikbaar is. Tijdens de discussie werd duidelijk
dat er geen overeenstemming hoeft te bestaan
tussen de gebruikte uitleg van termen in de wet
geving en in de Archiefterminologie; het doel van
beide is daarvoor immers te verschillend.
Als laatste onderwerp van de studiemiddag
kwam de 'internationalisering van archieftermi
nologie' aan de orde. 'Internationalisering' die
hard nodig is, omdat de archiefwereld vergele
ken met het bibliotheekwezen achterloopt. Inge
Schoups (Stadsarchief Antwerpen) stond met
name stil bij de keuze om begrippen al dan niet
te vertalen. Volgens Schoups dient de
Archiefterminologie meer internationaal erkende
termen te bevatten. Vertalen om te vertalen is
volgens haar niet aan te bevelen, zelfs de
Fransen vertalen de woorden Records
Management niet, behalve dan in Quebec. Het
grote voordeel van het accepteren van buiten
landse termen, zoals het onvertaalbare Respect
des Fonds, is dat meer feeling wordt gehouden
met internationale en buitenlandse ontwikke
lingen. Vanuit dit perspectief miste Schoups in
de Archiefterminologie verwijzingen naar de ter
men gebruikt in de standaarden ISAD(G) en
ISAAR(CPF), maar vond daarnaast dat opname
van de archiefbeheersfasen (dynamisch, semi-
dynamisch en statisch) achterwege zou moeten
blijven. Tijdens de discussie bleek dat er steun
bestaat voor verwijzingen naar de standaarden,
op welke wijze dan ook, maar dat het noemen
van de archiefbeheersfasen wel degelijk nuttig is
voor met name het vormgeven van het archief
beheer bij de archiefvormer.
De dagvoorzitter sprak bij de sluiting van bijeen
komst de wens uit dat er een platform komt
voor discussie en gesprek over de
Archiefterminologie. De archivistiek is immers in
beweging en dient flexibel te zijn. Zo moet ook
de toekomst van de Archiefterminologie worden
gezien.
Zinvolle kritiek
18
19
Door Hans Waalwijk*
Arnold denTeuling spreekt de zaal toe.
De voorgenomen uitgave van Arnold den Teulings
Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen
door de Stichting Archiefpublicaties (SAP) vormde
de aanleiding voor een studiemiddag van de KVAN
over archiefterminologie. Deze studiemiddag vond
plaats op 20 april in het Gemeentearchief te
Amsterdam. Vanaf medio februari had de concept
tekst van de Archiefterminologie op de website van
de KVAN (www.kvan.nl) gestaan. Nieuw en uiterma
te interessant was de mogelijkheid om direct via de
website te reageren op het concept en zo inspraak
te hebben. De organisatie van een studiemiddag
kan in het verlengde hiervan worden gezien.
Het gehele archiefvak
Specifieke onderdelen
*Hans Waalwijk is bedrijfsarchivaris van De Nederlandsche
Bank.
De inspraakronde en de discus
sie over de Archiefterminologie
zijn succesvol verlopen en lever
den veel zinvolle kritiek op.
Dit komt de tekst van de
Archiefterminologie ten goede.
Auteur Arnold den Teuling heeft
de detailkritiek in de concept
tekst verwerkt en het aangepas
te ontwerp voorgelegd aan de
commissie Archiefterminologie.
Deze commissie zal voor de
zomer 2001 nog één keer verga
deren om de tekst definitief
vast te stellen.
De Archiefterminologie zal uit
gebreid worden met verwijzin
gen naar termen uit het record
management system, de regi
stratuur en ISAD(G).
Ook specifieke termen die ver
wijzen naar audiovisuele bron
nen zullen worden opgenomen
in de terminologie.
In de zomer van 2001 zal
Den Teuling de definitieve
terminologie, voorzien van een
nieuwe inleiding en index, aan
bieden aan het bestuur van de
KVAN en de Stichting
Archiefpublicaties. Daarna zal de
auteur na overleg met de com
missie alle commentatoren
beantwoorden. De meeste
opmerkingen zullen specifiek
beantwoord worden. De overige
kritiek zal vanuit een algemeen
gezichtspunt een samenvattend
antwoord krijgen. Alle commen
tatoren krijgen dus een reactie,
maar het kan nog even duren.
archievenblad
juni 2001
juni 2001
archievenblad
