KUNT U DOOR DE BOMEN
HET BOS NIET MEER ZIEN?
Archieven
op het verkeerde spoor
i
ARCHIEFPROJECTEN
DETACHERING
ARCHIEFOPSLAG
ADVISERING -
I
ARCHIEFBEWERKING
"V SPECIALISTEN IN ARCHIEFVERZORGING
Postbus 108, 9400 AC Assen. Tel.: 0592-374407. Fax: 0592-375788
de praktijk
ABS-Archeion is een database waarbij het
archiefblok een structureel onderdeel is.
Het basisprincipe voor het ontwerpen
van een database is: het onderscheiden
van de 'objecten', anders gezegd 'de fun
damentele gegevensbronnen'. Achter
deze kreet uit het databasej argon gaat de
wiskunde schuil, met name de
verzamelingenleer. Wie zich
begeeft op het gebied van 'infor
matiebeheer' en gebruik wil
maken van databases, kan uitein
delijk niet om de verzamelingen-
leer heen. Redenerend vanuit een
'universele verzameling', bijvoor
beeld alle documenten aanwezig
bij archiefdienst X, dient men de
essentiële verzamelingen aan te
wijzen. Heeft men de essentiële
verzamelingen eenmaal benoemd
(en daarbij geen fouten gemaakt)
dan kan men pas beginnen aan de
structuur voor een database.
Het benoemen van die essentiële
verzamelingen dient te geschie
den op grond van de eigenschap
pen van de elementen die worden
onderzocht (de elementen die
behoren tot de universele verza
meling). Als men het dierenrijk
indeelt (de dieren zijn de elementen van
de universele verzameling), moet dat
gebeuren op grond van de eigenschap
pen van de dieren zelf. Het archiefblok
binnen ABS-Archeion is fundamenteel en
dat komt neer op hetzelfde als 'het die
renrijk indelen op grond van het voorko
men in dierentuinen'. Het archiefblok
mag geen onderdeel zijn van de structuur
van de database.
Kan men meer dan een eeuw archief
werk terzijde stellen? Met andere woor
den, kan men de blokken, de inventaris
sen, de indices negeren en alles over
doen? Nee, dat is domweg ondoenlijk.
Moet men de structuur dan niet aanpas
sen aan de werkelijkheid van die blok
ken, die inventarissen en indices? Nee,
want dat is fundamenteel onjuist en zal
ongetwijfeld tot problemen en zelfs fou
ten leiden. Wat moet men dan wel doen?
Een correcte structuur bouwen en zo
inventief zijn, dat al die vroegere en tra
ditionele ontsluitingsmiddelen er toch in
kunnen worden ondergebracht. Waar
moeten we heen? We willen geen papier
meer in de kast, hoogstens voor noodsi
tuaties.
Mijnheer X zoekt archief Y. Dat moet op
alle relevante manieren kunnen en zo
simpel mogelijk. Als het archief Y is
gevonden, dan moet hij kunnen zoeken
op de bestanddelen binnen dat archief,
en ook weer op alle relevante manieren.
Bestanddeel Z is gevonden en dan moet
ook de index op dat bestanddeel meteen
aanspreekbaar zijn. Sterker nog: men
moet dwars door alle inventarissen een
stuk kunnen traceren. Wat er ook gevon
den wordt, de bezoeker drukt op een
schermknop en de gegevens verschijnen,
met de standplaats, op het beeldscherm
op de studiezaal. Het stuk kan nu direct
opgehaald worden. Wil men op een
bepaald moment toch een fraai gedrukte
inventaris in handen krijgen? Welnu, alle
gegevens zitten in de database en kun
nen op welke manier u maar wenst
tevoorschijn worden gehaald.
Internet? Kan en mag uiteraard geen pro
bleem zijn, maar voorwaarden hiervoor
zijn goede grondslagen en dat er geen
fundamentele fouten in voorkomen. Tot
op heden kan ik niet onder de indruk
zijn van de internetprestaties in het
archiefwezen. En dit terwijl die mogelijk
heid al vijftien jaar bestaat.
Archivarissen behoren tot de oudste
informatiebeheerders, maar ze zijn verge
ten wat hun vak is. Wat meer wiskundig
inzicht zou hun geen kwaad doen.
Wiskunde is voor de archivistiek belang
rijker dan de geschiedenis. Ik had deze
woorden nog niet op papier gezet of ik
krijg een artikel uit het Archievenblad
onder ogen, dat mijn stelling
onderschrijft. Ik doel hier op
'Naar een toegang zonder drem
pel: met Diana op jacht'
Archievenblad jrg. 105, nr. 2,
maart 2001). In dit artikel wor
den de traditionele inventaris
sen als ondingen afgedaan. Naar
mijn mening komt dat voort uit
het feit, dat men geen kans ziet
die traditionele inventarissen
binnen ABS-Archeion onder te
brengen.
Het is gebruikelijk om bij appli
caties een meerwaarde te verlan
gen boven de ouderwetse papie
ren systemen. Met andere woor
den, het moet net zoveel kun
nen en nog meer en dat lukt
Diana kennelijk niet.
Als de database correct gebouwd
is, kunnen de huidige inventa
rissen en plaatsingslijsten
gewoon worden ingebracht, waarna sys
tematisch, op periode en op woord(deel)
kan worden gezocht. Dit alles naar keuze
van de gebruiker. Als de structuur goed is,
is de rest een kwestie van 'select from
where Met dit statement, dat
direct voortkomt uit de verzamelingen-
leer, kan men weliswaar geen wonderen
doen, maar wel talloze informatiebe
heersproblemen oplossen.
17
0
,-*bV
0
Door Hans Bekker*
Binnenkort word ik 65, waarmee mijn band
met het archiefwezen definitief zal worden
verbroken. Als ik nog wat te zeggen heb,
moet ik het nu doen of zwijgen. Eigenlijk
heb ik veel op mijn archieflever, maar ik zal
het beperken tot een enkel punt: het feno
meen 'archiefblok' in relatie tot ABS-
Archeion.
*Hans Bekker is werkzaam bij de Archiefdienst voor
Kennemerland te Haarlem.
juni 2001
archievenblad
