□ram
NVBA nieuws
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA-Redactieadres
NVBA-lid worden?
Redactie NVBA-Nieuws
Vergaderrooster NVBA 2001
Voor- en nadelen van filmen en/of scannen
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA nieuws
Welkom nieuwe
NVBA-leden:
niet aktuele
bundels
naar (extern)
archiefdepot
niet aktuele
bundels
opnemen op
microfilm of
optical disk
afgesloten
bundels
opnemen op
microfilm of
optical disk
documenten
direkt
opnemen op
microfilm in
jackets of op
updatable
microfiche
documenten
direkt
opnemen op
microfilmrol
in cassette
of op
optical disk
géén
wel co
na afhandelen
nversie
vóór afhandelen
dokumenten gescheiden van index en procesdata
integratie
accent op bundelvorming en -ordening
indexering
uitbesteden mogelijk
eigen beheer
noodzakelijk
microfilm of optical disk
updatable
microfiche
microfilm of
optical disk
geringe invloed op organisatie
ingrijpende invloed
Nieuwe functie?
Nieuwe baan?
Nieuw project?
40
41
Harry L.M. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
Tel.: (013) 463 06 19
Fax: (013) 463 06 19
E-mail: harry@tref.nl
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw S.L. de Kok-Gamga
Ruseschans 9
2728 HA ZOETERMEER
www.nvba-info.nt
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
H. Hendriks
Sluisgraaf 9
5032 XL TILBURG
H. Strijkers
DSM/Centraal Archief
Postbus 6500
6401 JH HEERLEN
J.W. Schilt
Gemeentearchief Amsterdam
Amstelkade 67
1074 HZ AMSTERDAM
J.van der Velden
Diamantdijk 197
4706 HD ROOSENDAAL
do. 14-06-2001
Algemene Ledenvergadering
NVBA, Utrecht
do. 05-07-2001
Dagelijks Bestuur NVBA,
do. 13-09-2001
Algemeen Bestuur NVBA 284
Eindhoven
do. 01-I 1-2001
Algemene Ledenvergadering
NVBA, Hilversum
do. 13-12-2001
Algemeen Bestuur NVBA 285
Eindhoven
Het heden is (mede) bepaald door het verle
den. De toekomst wordt (mede) bepaald door
het heden en dus ook door het verleden. In het
verleden was onze keuze beperkt tot (micro)film
en optische schijf. Nu kunnen we ook scannen
en vervolgens kunnen we middels OCR of ICR
analoge documenten converteren naar digitale
documenten en kunnen we analoge beelden
completeren met digitale gegevens. Dat laatste is
een fundamentele stap voorwaarts. Aan de hand
van in het verleden gebruikte scenario's wil ik
dat verschil inzichtelijk maken. Vervolgens kun
nen we vaststellen of er vandaag andere criteria
kunnen/moeten worden aangelegd als we moe
ten beslissen over wel of niet verfilmen of scan
nen.
De bovenste baan van de figuur geeft inzicht in
wat destijds de mogelijkheden waren. De tweede
baan laat zien welke beslissingen moesten wor
den genomen:
Kiezen tussen wel of niet converteren.
Kies je voor niet converteren, dan moet je
beslissen of je de fysieke bewaring al dan niet
in eigen huis zult realiseren.
Kies je voor conversie, dan moet je beslissen of
je die conversie voor of na afhandeling van de
documenten zult uitvoeren.
Dat resulteert in vijf mogelijke scenario's.
De derde baan laat zien dat bij vier van de vijf
scenario's sprake is van volledige scheiding tus
sen de documenten en de toegang verlenende
ordeningsschema's, de indexen en hulpmidde
len voor procesbewaking.
De vierde baan laat zien dat bij vier van de vijf
scenario's de toegankelijkheid van de informatie
primair bepaald wordt door de kwaliteit van de
bundelvorming. Het beleid moet dan gericht
zijn op
optimaliseren van bundelvorming en orde
ning;
ondersteuning door geautomatiseerd dossier
beheer.
Bij keuze voor scenario 5 is de toegankelijkheid
volledig afhankelijk van de kwaliteit en volledig
heid van de indexering. Derhalve zul je die
indexering moeten optimaliseren. Bij toepassing
van het scenario 5 was overigens al wel een zeke
re mate van integratie van documenten en
ondersteunende data mogelijk.
We zien in de vijfde baan dat bij scenario 2 en 3
de conversie desgewenst buiten de deur kan
plaatsvinden. Bij scenario 4 en 5 moet conversie
noodzakelijkerwijs in eigen huis worden gereali
seerd. Vroeger moest dat vrijwel altijd op één
centrale plek gebeuren; tegenwoordig kan dat,
als gevolg van de voortgeschreden kantoorauto
matisering veelal ook gedecentraliseerd worden.
Vervolgens constateren we dat invoering van
scenario 2 of 3 nauwelijks van invloed is op de
kantoororganisatie. Invoering van scenario 4 of
5 heeft echter ingrijpende gevolgen, omdat de
conversie plaatsvindt vóór afhandeling van de
documenten. Dat vereist immers omlegging van
documentstromen.
In de tijdens de lezing getoonde detailfiguren
werd voor de scenario's waarbij conversie een rol
speelt aangegeven uit welke technische hulp
middelen kon worden gekozen. Let wel: hierbij
was scannen nog niet in beeld gebracht.
Om de impact van scenario 4 en 5, en ook en
vooral van scannen, goed te kunnen inschatten
moeten we even een zijsprong maken naar het
onderwerp toegankelijkheid. Klassiek werd toe
gankelijkheid primair gerealiseerd door toepas
sing van optimale bundelvorming en ordening.
In vaktaal spreken we van directe toegankelijk
heid. Slechts op beperkte schaal werd aanvullen
de indexering toegepast.
Tijdens de lezing werd een figuur getoond waar
in de correlatie tussen bundelvormen en soorten
vragen werd uitgebeeld en daaruit bleek dat het
vaak mogelijk is een vraag te koppelen aan een
bepaalde bundel. Daardoor is er slechts inciden
teel behoefte aan een index.
Zodra de documenten sequentieel worden opge
borgen (in een reeks dus) c.q. hun geconverteer
de equivalenten sequentieel worden vastgelegd
op een film of schijf, zijn ze slechts toegankelijk
middels de index.
Als we het tot nu toe behandelde samenvatten
krijgen we het beeld van de figuur.
Nu kunnen we ook het scannen nader bekijken.
Daarbij zijn enkele dingen essentieel:
Het resultaat is per definitie digitaal en dus per
computer benaderbaar en bewerkbaar.
Dat op zijn beurt biedt twee interessante
mogelijkheden:
Toepassen van OCR of ICR met alle voordelen
vandien, waaronder full text retrieval.
Koppelen van de gescande informatie aan even
eens digitale indexgegevens en gegevens t.b.v.
procesbewaking, met andere woorden integratie
met document of workflow.
Gewapend met deze kennis kunnen we nu
nader bekijken wat de voor- en nadelen zijn van
filmen en scannen.
Ben Schmitz
Mw. M. Dam
VNO-NCW
Postbus 93002
2509 AA Den Haag
Tel. (070) 349 02 57
H. van den Hurk
Hoofdproductschap Akkerbouw
Postbus 29739
2502 LS Den Haag
Tel. (070) 370 82 02
L.J.L.M. Urlings
N.V. Nutsbedrijven Maastricht
Maagdendries 12
6211 RW Maastricht
Tel. (043) 350 59 27
F.V. Kleffer
NS Railinfrabeheer
Moreelsepark 1
3500 HA Utrecht
Tel. (030) 23 59 676
L.J. Elfring
N.V. EPZ
Postbus 130
4380 AC Vlissingen
Tel. (0113) 35 67 32
Laat het je collega's weten!
Stuur even een e-mail naar de
redactie van NVBA-Nieuws
(harry242@tref.nl) met de
volgende gegevens:
- voor- en achternaam;
- datum wijziging;
- functie en werkgever;
- evt. oude functie en
werkgever.
Graag ontvangen wij ook een
foto.
archievenblad
mei 2ooi
archievenblad
