Restauratie-Atelier
Helmond B.V.
Restauratie-
Atelier N.V.
voorzee
archiefburo
Wij scheppen weer orde
voor restauratie en conservering van
papier, leer en perkament
boeken in leer en perkament
charters en zegels
prenten en tekeningen
kaarten en affiches
massaconservering
vrijblijvende offertes
vacuüm-vriesdrogen
ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar bij brand- en waterschade
06-575.896.31
Panovenwea 40. 5708 HR HELMOND (NL)
Tel: 0492 - 55.39.90 Fax: 0492 - 55.24.42
E-mail: info@restauratie-atelierhelmond.nl
Internet: www.restauratie-atelierhelmond.nl
voor restauratie en conservering van
papier, leer en perkament
boeken in leer en perkament
charters en zegels
prenten en tekeningen
kaarten en affiches
massaconservering
vrijblijvende offertes
vacuüm-vriesdrogen
ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar bij brand- en
waterschade: 00 31- 6 575 896 31
Kempenlaan 20
2300 Turnhout (Antwerpen)
Telefoon: (0032) 014-552948
Aletta Jacobsstraat 28 - Waalwijk
Telefoon 0416 - 34 89 80 - www.voorzee.nl
Deskundige en discrete specialisten
in traditionele en digitale archivering
bij instellingen en bedrijven.
Ook voor specifieke training
van archiefpersoneel.
(op weg naar Wenen 2004
Hoewel de ICA een wereldwijde orga
nisatie is waarin bijna alle landen zijn ver
tegenwoordigd, is haar bureau in Parijs
klein en haar zichtbare budget beschei
den. De secretaris-generaal heeft slechts
enkele medewerkers en - zelfs al is hij
Nederlander en heet hij Joan van Albada -
met zo weinig ondersteuning kan hij wei
nig uitrichten. Het grootste deel van het
werk wordt uitgevoerd door commissies
en secties, die bestaan uit leden die door
de organisaties waarbij ze in dienst zijn in
de gelegenheid worden gesteld dat werk te
doen. De ICA kan geen geld of tijd vergoe
den, reiskosten komen voor rekening van
de reiziger (dus meestal van de organisatie
waarbij zij of hij werkt) en in de regel
neemt het land waarbinnen de vergade
ring plaatsvindt de verblijfkosten voor
zijn rekening. Met zo'n dertig commissies
en secties, die gemiddeld één maal per jaar
vergaderen, ergens ter wereld, en met in
totaal enkele honderden leden die ook
tussen de vergaderingen door ICA-activi-
teiten verrichten, heeft de ICA in feite een
budget dat vele malen groter is dan wat de
treasurer in zijn begroting kan laten zien.
Nederland en België hebben op dit
moment elk vijf leden in een commissie
(zie Archievenblad december 2000).
In een organisatie zo divers van samen
stelling als de ICA is het moeilijk het werk
van de commissies af te stemmen op de
behoeften van de leden. Vragen in Afrika
verschillen nu eenmaal van problemen
waarmee Noord-Amerikaanse landen
kampen. Commissies zijn onderwerpge-
richt: digitaal archief, selectie, archiefau
tomatisering, conservering, gebouwen
enz. Voor secties, die bepaalde categorieën
instellingen vertegenwoordigen, ligt dat
iets anders. De sectie gemeentearchieven
bijvoorbeeld, maakt haar eigen werkplan
en dat geldt ook voor secties voor archief
opleidingen of beroepsverenigingen.
Voor de coördinatie van het vele werk
dat commissies en secties verzetten is er
een programmacommissie, the committee
on program management (CPM), waarvan
de secretaris-generaal qualitate qua voor
zitter is. Deze commissie bestaat uit zes
tien leden, afkomstig uit elf verschillende
landen; ze vormt als het ware de schakel
tussen de werkvloer en de executive com
mittee, het hoogste uitvoerend orgaan van
de ICA. In haar huidige samenstelling is
CPM werkzaam vanaf het congres in
Sevilla. Al tijdens het congres kwam de
commissie een paar maal kort samen,
gevolgd door een anderhalfdaagse bijeen
komst in Parijs, afgelopen februari. Een
eerste volledige vergadering vond plaats
van 13 t/m 16 maart in Tabarka, Tunesië.
Een volle agenda van twee pagina's, een
koffer met documenten, een groot aantal
moeilijk te doorgronden afkortingen en
de gebruikelijke taalproblemen waren de
zakelijke ingrediënten van de bijeen
komst. Inhoudelijk was de rode draad het
verhogen van de effectiviteit en kwaliteit
van het werk van commissies en het
afstemmen van producten op de markt,
de leden dus. In een organisatie als de ICA
verlopen veranderingsprocessen lang
zaam. Juist daarom is het belangrijk een
goede koers uit te zetten en die vervolgens
te houden. CPM heeft daarin een belang
rijke rol.
Financiering van activiteiten is een van de
overheersende problemen. Zelfs al zijn
mensen bereid delen van hun vrije tijd op
te offeren en willen organisaties medewer
kers wel enige tijd afstaan, reis- en verblijf
kosten zijn substantiële hinderpalen.
Vandaar dat fund raising bijna bij alle
agendapunten aan de orde kwam. Er is
hard gewerkt gedurende vier dagen, van 's
morgens half negen tot 's avonds zes. De
hele reikwijdte van de ICA passeerde de
revue. Zowel tijdens de vergadering zelf
als in de wandelgangen was er gelegen
heid tot het uitwisselen van kennis en
ervaringen. Daarvoor biedt de ICA een
platform. De meeste aandacht vroegen de
samenstelling en werkprogramma's van
de commissies. Andere punten waren de
aanstaande CITRA (Round Table) in
Reykjavik, het volgende congres in
Wenen (2004), de uitvoering van projec
ten in opdracht van UNESCO (zoals het
Slave Trade Project) en de inhoud van de
portefeuilles van de CPM-leden.
Tabarka is fraai gelegen aan de
Middellandse Zee, maar buiten het toeris
tenseizoen is er niet veel te beleven. Het
nabij het hotel gelegen restaurant beleef
de een topweek, maar het strand bleef ver
laten. Slechts een excursie van een halve
dag naar de Romeinse ruïnes van Bulla
Regia doorbrak het typisch Hollandse ver
gaderritme. En zoals gebruikelijk, de
koffer bevatte op de terugreis meer papier
dan waarmee hij arriveerde. Een fotoko
pieermachine is ook in het digitale tijd
perk een even onmisbaar vergaderattri
buut als een internetverbinding. Het eer
ste was door het Tunesisch nationaal
archief vanuit Tunis aangevoerd; het twee
de bleek problematischer: de fax moest er
voor worden uitgeschakeld. Gelukkig
blijkt na een e-mail-loze week de wereld
gewoon door te draaien. Een geruststel
lend gevoel.
25
documentbehandeling, training en service
22ZT
Door Peter Horsman*
Na het congres in Sevilta (september 2000)
zijn meer Nederlandse archivarissen zich
bewust van het bestaan van de
International Council on Archives. Maar het
congres, hoe aangenaam of goed het ook
moge wezen, is niet meer dan één aspect
van het werk van de ICA. Het meeste werk
binnen de organisatie vindt plaats in de vier
jaren die tussen de congressen liggen.
Theater in Bulla Regia,Tunesië.
Coördinatie
Ondergronds huis in Bulla Regia,Tunesië.
Peter Horsman is verbonden aan de Archiefschool.
archievenblad
