Onder de vlag van
PIVOT heeft een enorme
intellectuele inspanning
geleid tot een instrumenta
rium dat er wezen mag.
Een andere adder onder het gras was het prille
en ongeteste stadium waarin de methode 'insti
tutioneel onderzoek' bij introductie nog verkeer
de. Dit werd de ministeries er niet bij verteld.
Het kwam natuurlijk wel in de praktijk aan het
licht, alleen al doordat de aanvankelijke plan
ningen onrealistisch bleken te zijn. Geen won
der dus dat diverse zorgdragers het op een zeker
moment wel geloofden met PIVOT. Hun conclu
sie was dat het een kostbaar ARA-project was
waar ze om de een of andere reden aan vastza
ten. Het leek nogal op het paard van Troje.
Iets anders wat niet in het evaluatierapport
staat, is het absolute verbod dat in de aanvangs
jaren aan de onderzoekers was opgelegd om
archieven te gaan bekijken. Ik ken een geval
waarin een onderzoeker - eigenwijs natuurlijk,
en zo hoort het ook - dat toch deed, om te kijken
of er dossieromschrijvingen te vinden waren die
een hint konden geven voor eventueel ontbre
kende handelingen. Dat vinden we tegenwoor
dig een verstandige aanpak, maar toen was het
taboe. De verrassende ontdekking dat er hele
maal geen archief meer bleek te bestaan van het
zojuist beschreven beleidsterreintje kwam de
onderzoeker te staan op een spreekverbod.
Als knelpunten bij veel ministeries noemt
het rapport gebrek aan kennis, tekort aan onder
zoekers, de grote hoeveelheid onderzoeken die
nog moet worden gedaan, en het slechte imago
van documentaire informatievoorziening (div)
in het algemeen en PIVOT in het bijzonder. Het
knelpunt van de Raad voor Cultuur is dat die nog
tien jaar schijnt nodig te hebben om de resteren
de selectielijsten van de eerste generatie te beoor
delen. Dat is dus los van de verwachte stroom
aan supplementen op bestaande selectielijsten.
Het rapport beveelt dan ook aan om de adviesca
paciteit van de Raad te vergroten en de procedu
res te vereenvoudigen. Andere aanbevelingen
zijn integratie van de selectielijsten in het dyna
misch archiefbeheer, en het alsnog vinden van
een manier waarop het onderhoud van selectie
lijsten zinvol wordt gecoördineerd in samenspel
tussen de ministeries en het ARA. Een positieve
dialoog daarover ontbreekt al bijna twee jaar.
Het rapport noemt naast de datum van 1 mei
2001 (einde PIVOT) nog een andere relevante
datum: 1 januari 2006. Volgens de overgangsbe
palingen van de archiefwet moeten alle archie
ven tot 1975 dan bewerkt zijn en overgebracht
naar de Rijksarchiefdienst. Deze termijn is dus
het volgende baken waarop PIVOT kan mikken,
met als verwachting dat dan alle selectielijsten
zijn ingediend bij de Raad voor Cultuur, bijna de
helft van de selectielijsten is vastgesteld en meer
dan 85 procent van de archieven tot 1975 zal
zijn bewerkt. De taken van het ARA tot 2005 en
het bijbehorende budget zullen voornamelijk
bepaald worden door OCenW.
Dit project heeft zeventien miljoen gulden
gekost aan extra geld voor de Rijksarchiefdienst.
Bovendien heeft elk ministerie er jaarlijks onge
veer twee mensen fulltime op gezet. Is het dat
waard geweest?
Je hoort wel eens de mening dat voor het weg
werken van achterstanden al dat uitvoerige
onderzoek niet nodig was. Met een gedegen
bewerkingsplan zou veel sneller resultaat zijn
bereikt, en niet per se minder verantwoord. We
hebben nu wel selectielijsten, en waarschijnlijk
kunnen in de toekomst achterstanden daarmee
voorkomen worden, maar de papieren achter
standen zijn nog slechts gedeeltelijk wegge
werkt. Met dat beperkte doel voor ogen valt
tegen deze kritiek weinig in te brengen.
Toch is gaandeweg iets ontstaan dat de oor
spronkelijke bedoeling ruimschoots overstijgt.
De departementale div heeft een selectiemetho
diek gekregen die zich in principe ook leent voor
digitaal archief, beleidsmedewerkers krijgen
compacte beschrijvingen van de beleidscontext,
en archiefbezoekers krijgen toegangen die struc
tureel uitgaan van de samenhang tussen archief
vormers (zie hiervoor het artikel van Looper en
De Vries in Context).'2' Of deze toepassingen
bewust waren ingecalculeerd, valt te betwijfelen,
maar de resultaten zijn er niet minder om.
Als spin-off is nog te melden: overzichten van
overheidstaken in hun ontstaanscontext (han-
delingenbank'3'); handvat voor de analyse van
werkprocessen (verbinding met zowel formele
grondslagen als beleidscontext); aanleiding voor
div'ers om kennis te nemen van de ontstaans
context van documenten, ook buiten hun eigen
organisatieonderdeel; kwaliteitsimpuls voor
ministeries door de instroom van institutionele
onderzoekers.
Alles op een rij gezet zou je met Monty Python
kunnen vragen: What have the Romans ever done
for usOnder de vlag van PIVOT heeft een enor
me intellectuele inspanning geleid tot een in
strumentarium dat er wezen mag. Als je ziet wat
een beetje automatiseringsproject kost, dan vind
ik de investering per saldo goed besteed. Zeker
in vergelijking met de kosten wanneer voor de
ontwikkeling van de methode en voor alle
onderzoeken blikkenvol externe consultants
geopend hadden moeten worden.
Bij deze positieve saldering maak ik twee
kanttekeningen. De eerste is dat het ARA de
nodige kansen heeft gemist voor beter uitgeba
lanceerde resultaten. Zo stellen de rijksbrede
selectielijsten teleur, voor zover ze er al zijn. Op
deze selectielijsten voor personeelszaken, orga
nisatie enz. zit elk ministerie natuurlijk te wach
ten, maar ze zijn juist naar het einde van het
project verschoven. Erger nog is dat de onder
zoeken grotendeels gericht zijn op de taken van
het coördinerende ministerie, zonder veel aan
dacht voor de taken van de overige ministeries.
Het ARA had beter moeten toezien op de rijks
brede invalshoek. Een andere gemiste kans is dat
de vele interne PIVOT-debatten over de metho
de onvoldoende gebaseerd werden op een dia
loog met de gebruikers. De nadruk op theoreti
sche invalshoeken heeft een kloof veroorzaakt
tussen handelingen en werkprocessen, die een
belemmering vormt voor toepassing in het
informatiebeheer.
Mijn tweede kanttekening is dat de extra's die de
PIVOT-investering de moeite waard maken nog
grotendeels verkeren in het stadium van belof
ten. Het ziet er wel naar uit dat die gerealiseerd
gaan worden, maar dat is dan niet te danken aan
het ARA maar aan de inzet van de ministeries. Er
is heel wat inventiviteit en doorzettingsvermo
gen nodig om het oud-papier-imago van PIVOT
te vervangen door het beeld van een instrument
dat voor de bedrijfsvoering en voor kennisdeling
een blijvende investering waard is.
Het is logisch dat ministeries deze taak op
zich nemen, maar dat is lastig zonder gelijkwaar
dige samenwerking met het ARA. In de laatste
jaren richt het ARA zich echter steeds exclusie
ver op 'de klant', oftewel de bezoeker op de stu
diezaal. Op zich loffelijk natuurlijk, maar het is
een beetje als de autofabriek die alleen nog wil
verkopen en geen contact meer wenst met de
ontwerpers. Geleidelijk verandert het ontwerp
van de auto, maar de fabriek heeft er geen
invloed op omdat men te druk is met de ver
koop. Zoiets gebeurt er nu met de selectielijsten.
De aanvankelijke bedoelingen van samenwer
king ten spijt wil het ARA inmiddels zo min
mogelijk te maken hebben met het onderhoud
van selectielijsten, ook al betekent dat een ver
dwijnende invloed op de lijsten en daarmee op
de latere toegangen. Het ARA zou een bemidde
lende rol tussen archiefvormer en eindgebruiker
kunnen spelen, maar in plaats daarvan gaat de
voordeur wijd open en wordt de leveranciersin
gang dichtgespijkerd.
Het ARA staat toch al niet bekend om zijn ken
nis van werkprocessen in complexe organisaties
of van hedendaags informatiebeheer, en met
een meer open houding zou veel geleerd kun
nen worden van de organisaties die simplifice
rend worden aangeduid als 'de administratie'.
Enfin, de strategie van de RAD in het algemeen
en het ARA in het bijzonder valt waarschijnlijk
onder de hogere archiefbeleidskunde.
In elk geval heeft PIVOT een onderzoeksmetho
de ontwikkeld waarmee formele grondslagen
omgezet kunnen worden in handelingen, die
macroselectie mogelijk maken op het niveau
van de eindverantwoordelijkheid en in samen
hang met alle betrokken organen. De methode
heeft zich flexibel getoond en de dogmatiek is er
grotendeels uit, wat aangeeft dat de vlegeljaren
voorbij zijn. De weg naar volwassenheid zal
waarschijnlijk nog voeren langs een stroomlij
ning van de methode, bepaald door de behoef
ten van de gebruikers. Daarbij is aandacht nodig
voor een bundeling en nadere redactie van han
delingen in lijn met de werkprocessen. Verder is
het een kwestie van algemeen belang dat de
methode consistent blijft en dat het onderhoud
van selectielijsten bij alle zorgdragers verloopt
langs min of meer gelijke lijnen. Voor coördina
tie en toetsing heeft het ARA voorlopig de beste
papieren.
Dit rapport is prima, maar er zit veel meer in
het onderwerp. Welk ander archiefproject heeft
zoveel beroering gewekt en is zo uiteenlopend
ontvangen? PIVOT markeert een van de woelig
ste episoden uit de vaderlandse archivistische
geschiedenis en verdient alleen al daarom een
uitgebreidere kroniek. Daarin moet dan wel
plaats zijn voor het verhaal achter de feiten,
want die keurige rapporten geloven we onder
hand wel. Dus graag een mooi sappig boek. Wie
durft?
PIVOT markeert een
van de woeligste episoden
uit de vaderlandse
archivistische geschiedenis
en verdient alleen al
daarom een mooi sappig
boek.
23
Volgende baken
What have the Romans ever done for us?
archievenblad mei 2001
Kanttekeningen
Hogere archiefbeleidskunde
En dan nog wat
Jan van Tol is senior adviseur documentaire informatie bij het
ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij.
[1] De handelingen gewaardeerd. Evaluatie van het
Project invoering Verkorting Overbrengings
termijn (PIVOT) door 100 bv, bureau voor econo
misch onderzoek in de publieke sector. Concept
juni 2000.
[2] Bert Looper en Bert de Vries: 'Contextuele toe
gankelijkheid: panoptische utopie of realiteit?' in
Context. Interpretatiekaders in de archivistiek-
jaarboek 2000: 245-256 (s@p Den Haag 2000).
[3] Over de handelingenbank zal het Archievenblad
later in het jaar berichten. H
mei 2001
archievenblad
