\QOj
de praktijk
Het ministerie van OCenW is de 'moeder
maatschappij' van de Rijksarchiefdienst en daar
door financier van het PIVOT-project. Vooruit
lopend op de afloop van dit project, in mei
2001, heeft OCenW een uitgebreide externe eva
luatie laten verrichten.111 Op het rapport is
inmiddels gereageerd door de ministeries.
OCenW komt nog met een officiële reactie bij
de aanbieding van dit rapport aan de Tweede
Kamer. Het onderzoeksrapport De handelingen
gewaardeerd is naar mijn idee degelijk, helder en
genuanceerd. Goed dat van dit uitermate
gecompliceerde project nu eens de voornaamste
doelstellingen, mijlpalen, koerswijzigingen,
knelpunten en successen op een rij zijn gezet
met kernachtige toelichtingen.
Bij de aanvang van het project ging de RAD
ervan uit dat op 1 mei 2001 niet alleen alle
onderzoeken afgerond zouden zijn, maar dat
ook alle selectielijsten vastgesteld en alle archie
ven uit 1945-1975 bewerkt en overgebracht zou
den zijn. Dit hooggegrepen doel werd overigens
niet duidelijk kenbaar gemaakt.
In de loop van het project doken vertragingsfac
toren in alle soorten en maten op. Zo moest de
methode van institutioneel onderzoek nog ont
wikkeld worden, met alle fundamentele discus
sies en bijstellingen van dien. Daarnaast bleek
de materie weerbarstiger te zijn dan verwacht. In
het prille begin was er zelfs niet eens sprake van
selectielijsten: het contextrapport (RIO) zou vol
doende aanknopingspunten bieden voor selec
tie. Dat bleek al snel onrealistisch, zodat het
ARA ook een vorm en structuur voor selectielijs
ten moest bedenken. Verder is veel tijd gestoken
in trainingen en het uitdragen van de methode.
Daarnaast is het verloop bij de onderzoekers vrij
groot geweest. Ministeries merkten meer dan
eens dat onderzoekers van een bijna voltooid
onderzoek werden afgehaald en elders ingezet.
Het rapport geeft als eerste verklaring hiervoor
de verschillende reorganisaties bij het ARA en de
RAD, maar tevens blijkt dit husselen te zijn inge
geven door een gebrekkige planning vanuit het
ARA. Overigens zijn veel zorgdragers evenmin in
staat om duidelijk aan te geven hoe het staat
met het project. Maar voor het ARA was het
PIVOT-project tien jaar lang een primaire taak
van een zodanige omvang, dat het opmerkelijk
genoemd mag worden dat een hanteerbare plan
ning kennelijk nooit genoeg prioriteit heeft
gekregen.
Ondanks de convenanten op hoog ambtelijk
niveau hebben de ministeries het moeilijk gehad
om intern draagvlak te houden voor PIVOT,
onder meer door de ellenlange doorlooptijd van
elke selectielijst. De netto onderzoekstijd voor
een gemiddeld beleidsterrein mag dan acht
maanden zijn, de doorlooptijd is twee keer zo
lang vanwege de perioden waarin conceptversies
ter toetsing bij de betrokken organisatieonder
delen liggen. Ministeries moeten keer op keer
beleidsmedewerkers zien over te halen voor hun
inbreng bij interviews, bij het toetsen van con
ceptteksten, bij het toetsen van handelingen, bij
het bepalen van termijnen en bij het voeren van
driehoeksoverleg. Aansluitend verstrijkt al gauw
een extra jaar met het democratische proces van
openbare terinzagelegging en advisering door de
Raad voor Cultuur. Ten slotte is het ARA niet
altijd even vlot in het afronden van de laatste
formele loodjes (vaststellingsbeschikking opma
ken, aanlevering aan Staatscourant voor publi
catie), en dat brengt de totale doorlooptijd van
een gemiddelde selectielijst op twee a drie jaar.
In de loop van die tijd vergen alle commentaren
ook nog eens voortdurende aanpassingen in het
contextrapport en de selectielijst, voordat de
tussenversies eindelijk vervangen kunnen wor
den door definitieve versies.
Het rapport beschrijft de Raad voor Cultuur als
waakhond van het cultureel erfgoed. Inderdaad
heeft de Raad de gewoonte ontwikkeld om zich
alleen te richten op de voor vernietiging aange
merkte bestanden met als doel om daarvan nog
iets te redden. Zelf heb ik altijd begrepen dat het
eigenlijk zijn taak is om erover te waken dat de
voor bewaring aangemerkte bestanden in lijn
zijn met de selectiedoelstelling van de RAD, dus
dat deze bestanden voldoende aanknopingspun
ten bieden voor een reconstructie van de hoofd
lijnen van het overheidsbeleid op het desbe
treffende beleidsterrein. Maar juist tegen die
doelstelling richt zich nog steeds het meeste ver
zet van historici en de Raad. PIVOT had in zijn
beginperiode te veel een rebelse inslag, die veel
weerstand heeft opgeroepen. Het rapport con-
de praktijk
stateert dat die eigenwijze houding deels nog
aanwezig is. Inmiddels is er een constructievere
dialoog met de geschiedkundigen, en blijken de
resultaten met selectielijsten de sceptici best
mee te vallen. Mede door de evolutie van dat
instrument in de laatste jaren wordt er meer
archief bewaard dan vroeger het geval was, en
beslist veel meer dan de beruchte drie procent
waarmee PIVOT zich in zijn begintijd onbedoeld
geafficheerd heeft als cultuurverwoester.
De resultaten van PIVOT bestaan uit con
textrapporten, selectielijsten en bewerkte archie
ven. Het meeste onderzoek is achter de rug: van
de 174 beleidsterreinen zijn inmiddels 133
onderzoeken afgerond, 20 onderweg en 21 nog
niet begonnen. Het ARA en sommige zorgdra
gers zijn bijna klaar, andere zorgdragers nog lang
niet. Volgens het evaluatierapport was er van de
in totaal verwachte 500 selectielijsten in augus
tus 1999 zo'n twaalf procent vastgesteld of inge
diend bij de Raad. We leven inmiddels in een
ander millennium en dat totaal van 500 lijkt me
discutabel, maar de productie aan selectielijsten
valt hoe dan ook tegen.
Dat geldt eveneens voor de feitelijke selectie,
bewerking en overbrenging, die voor de archie
ven tot 1975 blijft steken op 58 procent. Door de
aanvangsvertragingen duurde het lang voordat
er selectielijsten waren en zo is de bewerking laat
op gang gekomen. Overigens heeft de bewerking
een eigen dynamiek met langlopende raamcon-
venanten, die los staat van het PIVOT-project in
enge zin (ontwikkeling selectiemethodiek en
selectie-instrumenten).
Het rapport is vooral een analyserende
beschrijving van de hoofdlijnen van het project.
Het gaat niet erg diep in op wat zich in de loop
van het PIVOT-decennium heeft afgespeeld. Dat
was ook niet de opdracht, maar het resultaat is
ondanks zijn degelijkheid wat kleurloos. Eens
kijken of we daar wat aan kunnen doen.
PIVOT is op de meeste ministeries overgekomen
als een ARA-project, waarbij met de archiefwet
in de hand gehamerd werd op het wegwerken
van achterstanden en het overbrengen van
cultureel erfgoed. Voor een archiefdienst urgen
te en belangrijke kwesties, maar daarom spreken
ze een ministerie nog niet aan. Het resulterende
imago van opruimactie was niet denderend,
en ging in de praktijk nog eens gepaard met een
heel omslachtige methode en een ongrijpbaar
project. Het accent lag op mooie boekjes, maar
het ARA wist waar het allemaal over ging en
hoe het moest gebeuren. In het samenwerkings
project domineerde het ARA door het mono
polie op de zelf ontwikkelde methode en de
onderzoeksexpertise. Een en ander heeft de
bereidheid van managers om tijd en geld
beschikbaar te stellen danig op de proef gesteld,
vooral toen de beoogde resultaten (het wegwer
ken van achterstanden) lang op zich lieten
wachten.
21
*1
PIVOT
de vlegeljaren voorbij
Door Jan van Tol*
PIVOT voor beginners
Het probleem van de selectie en
bewerking van overheidsarchie
ven had eind jaren tachtig een
tastbare omvang van honderden
strekkende kilometers onbe
werkt archiefmateriaal.
Oorzaken: tekortschietend in
strumentarium (veel te summie
re vernietigingslijsten) en een
gebrek aan voldoende
geschoold personeel. Daarnaast
bepaalde de nieuwe archiefwet
van 1995 dat cultuurhistorisch
waardevolle archieven niet pas
na 50 jaar overgebracht moes
ten worden, maar reeds na 20
jaar. Ook werd het gebruik van
selectielijsten verplicht. Reden
genoeg om in 1991 te beginnen
met het rijksbrede project PiVOT
(project invoering verkorting
overbrengingstermijn). PIVOT
werd ingebed in convenanten
tussen elke (plaatsvervangend)
secretaris-generaal en de
Rijksarchiefdienst en kreeg als
doel het wegwerken van de
bestaande achterstanden in
selectie en overbrenging, en het
voorkomen van nieuwe achter
standen.
Elementen in de aanpak van het
project: (1) Vernietigingslijsten
worden vervangen door een
dekkend systeem van selectie
lijsten voor de rijksoverheid. (2)
Selectielijsten worden ontwor
pen met de methode van insti
tutioneel onderzoek, waarmee
de taken en bevoegdheden van
alle overheidsactoren binnen
een beleidsterrein beschreven
De tienjarige looptijd van het PIVOT-project is ver
streken. Over de ambities, successen en missers
van dit spraakmakende project is al veel geschre
ven in het achterliggende decennium. Inmiddels is
er een uitgebreid onderzoeksrapport over PIVOT
verschenen, dat de verwikkelingen en de vaak con
flicterende invalshoeken helder in beeld brengt. In
dit artikel komen de voornaamste conclusies uit het
onderzoeksrapport aan bod en wordt de balans
opgemaakt van wat tien jaar PIVOT heeft gebracht.
Het begin
Draagvlak
Rebelse inslag
20
archievenblad
mei 2001
Productie
Illustratie:Willem Küller/Rijksarchiefdienst
Het ARA weet wat goed voor u is
worden in de vorm van 'hande
lingen'. (3) Het ARA verricht voor
elke convenantspartner de helft
van de institutionele onderzoe
ken. (4) Niet de archiefbestand
delen worden gewogen, maar de
handelingen: voor elke hande
ling wordt bepaald of de neer
slag in aanmerking komt voor
overbrenging of vernietiging. Bij
deze macroselectie geldt de
nieuwe selectiedoelstelling van
de RAD, geconcretiseerd in alge
mene selectiecriteria. (5) De
waardering van de handelingen
wordt besproken in het drie
hoeksoverleg tussen kenners
van het beleidsterrein, van de
archiefvorming en van het histo
rische belang. (6) Na publieke
terinzagelegging en advisering
door de Raad voor Cultuur
wordt de selectielijst vastgesteld
namens de desbetreffende
minister en de staatssecretaris
van OCenW. (7) Met de selectie
lijst worden de archiefbestanden
geselecteerd en vernietigd c.q.
toegankelijk gemaakt door de
centrale archiefselectiedienst
(CAS). Het ministerie van BZK,
waar de CAS onder valt, stelt
aan elk ministerie een jaarlijks
quotum aan CAS-uren ter
beschikking voor het wegwerken
van de bekende achterstanden.
(8) Na bewerking door de CAS
(of door een enkel ministerie
zelf) gaan de bestanden naar de
rijksarchieven met een 'institu
tionele toegang', die de struc
tuur volgt van de selectielijst.
archievenblad
