De standaard voor archivistische beschrijving
ICA Congres
ICA Congres
Maar dat hebben we op de Archiefschool
toch al geleerd! Dat was de reactie van een colle
ga aan wie ik probeerde uit te leggen wat
beschrijven van archieven volgens ISAD zo
ongeveer inhield. Ik reageerde daar wat kribbig
op. Weer zo'n conservatieveling die niet bereid
was nieuwe ontwikkelingen in ons vakgebied te
volgen. Maar bij nader inzien had hij niet hele
maal ongelijk. 1SAD(G), zoals de volledige afkor
ting van de standaard luidt, is zeker geen volle
dige breuk met de klassieke archivistiek in
Nederland. Sterker nog, de standaard is geba
seerd op de bestaande archivistische theorie.
ISAD is geen toverwoord en geen wondermiddel
voor een geheel nieuwe benadering van het
beschrijven van archieven. Het bevat wel enige
nieuwe elementen, maar is zeer goed in de
Nederlandse archivistiek in te passen.
Wat is ISAD(G) nu en wat kun je ermee?
ISAD is een internationale standaard voor het
beschrijven van archieven, gedeelten van
archieven en archiefbestanddelen. Het is géén
methode, laat staan een nieuwe methode, maar
er zitten wel methodische elementen in. ISAD
bevat geen regels voor het (her)ordenen van
archieven. ISAD beperkt zich voornamelijk tot
het definiëren van een standaard voor de
beschrijvingselementen. Elke beschrijving
bestaat immers uit een aantal archivistische ken
merken, zoals we die van oudsher kennen, bij
voorbeeld: nummer, inhoudsbeschrijving, date
ring, omvang. Door onze Handleiding en de
opleiding van de meeste archivarissen aan de
Archiefschool, is de beschrijvingspraktijk in
Nederland vrij aardig gestandaardiseerd. Daarin
zit ook niet zozeer het nieuwe van ISAD. Wat
voor velen van ons wat vreemd is, is de benade
ring van de objecten die beschreven worden.
Wij hebben geleerd om archief bestanddelen te
beschrijven: pakken, delen, banden, omslagen
en losse stukken. ISAD heeft als conceptueel uit
gangspunt de methode van multi level descrip
tion. Niet alleen archiefbestanddelen worden
beschreven, maar ook series, deelarchieven en
gehele archieven.
Bij archiefbeschrijving kun je verschillende
niveaus onderscheiden. Archieven als geheel,
deelarchieven of afdelingen binnen een archief,
rubrieken en series en ten slotte de afzonderlijke
bestanddelen. Beschrijvingen van archieven als
geheel kennen wij in onze archievenoverzichten,
terwijl wij afzonderlijke archieven vrijwel uitslui
tend op het niveau van het bestanddeel beschrij
ven in inventarissen en plaatsingslijsten. Bij toe
passing van de methode van multi level descrip
tion beschrijf je eerst het hoogste niveau, het
archief als geheel. Daarna beschrijf je de volgen
de niveaus (de deelarchieven, de rubrieken, de
series), en tenslotte als laatste de archiefbestand
delen. Het belangrijkste is: je gebruikt hiervoor
steeds dezelfde beschrijvingselementen. Er
onstaat zo een hiërarchie in beschrijvingen die
met elkaar zijn verbonden. Op elk beschrijvings
niveau worden de gegevens vermeld die voor dat
niveau relevant zijn. Bovendien behoeven de
gegevens die op een hoger niveau zijn vermeld
op een lager niveau niet te worden herhaald.
Dit lijkt dus allemaal niet zo nieuw. Want zo heb
ben we het allemaal ook geleerd. Toch wordt er
in de praktijk zelden zo gewerkt. De meeste
inventarisatoren zéggen wel dat ze eerst het
archief als geheel bekijken en beschrijven, dan de
series en vervolgens de losse stukken, maar in de
praktijk worden eerst de losse bestanddelen
beschreven, vervolgens worden de beschrijvin
gen tot rubrieken of tot series gevormd en ten
slotte worden de series en rubrieken ten opzichte
van elkaar in een min of meer logische volgorde
geplaatst: de inventaris wordt 'in elkaar gezet'.
De beschrijvingspraktijk in Nederland heeft
geleid tot twee soorten toegangen: het archie
venoverzicht en de archiefinventaris, beide in
verschillende uitvoeringen en kwaliteiten. In het
archievenoverzicht worden archieven als geheel
uiterst summier beschreven, terwijl in een inven
taris of plaatsingslijst alle bestanddelen worden
vermeld. De tussenvorm, een archiefbeschrijving
van 1 a 2 pagina's, waarin wel de structuur wordt
beschreven, met de rubrieken, maar niet alle
bestanddelen worden vermeld, is hier een onbe
kend fenomeen. Wij kennen nu alleen geïnven
tariseerde archieven en niet-geïnventariseerde
archieven. Met behulp van een vaste set beschrij
vingselementen en met toepassing van de multi
level methode kan het gat gevuld worden tussen
de simpele archiefbeschrijving in een overzicht
en de gedetailleerde beschrijving in een inventa
ris of een plaatsingslijst.
De beschrijvingselementen die ISAD kent, zijn
voor alle niveaus dezelfde. Dus aan een archief of
in de context van ABS-Archeion, aan een archief
blok, kunnen we een nummer, benaming, date
ring en omvang toekennen. Hetzelfde geldt voor
een rubriek of een serie. De 26 gegevenselementen
die ISAD kent zijn verdeeld over zeven gebieden of
'areas'. Deze zijn: de identity statement area, voor
nummer, naam, datering en omvang, de context
area voor gegevens over de archiefvormer, diens
geschiedenis en de overbrenging van het archief,
de content and structure area voor gegevens over
inhoud, de selectie en het ordeningsstelsel van het
archief, de conditions of access and use area, voor
gegevens over de raadplegingsmogelijkheden en -
beperkingen, de allied materials area, voor gegevens
over verwante archieven en kopieën elders berus
tend en tenslotte de notes area en de description con
trol area voor overige gegevens die de archivaris
van belang acht.
Uit de tabel in de rechterkolom is af te lezen dat
niet alle beschrijvingselementen op alle niveaus
zullen worden gebruikt. De elementen uit de
identity statement area worden uiteraard wel op
alle niveaus vermeld. In afwijking van het
Nederlandse gebruik om zomin mogelijk N.B.'s
te gebruiken bij beschrijvingen, is het bij toepas
sing van ISAD noodzakelijk zoveel mogelijk
gegevens bij de beschrijvingen te vermelden
welke op die ^beschrijving van toepassing zijn.
Zo zijn wij gewoon de openbaarheidsbeperkin
gen in de inleiding van de inventaris te plaatsen.
Bij ISAD moeten die beperkingen vermeld wor
den bij de beschrijvingen waarop ze betrekking
hebben. Gelden de beperkingen het gehele
archief, dan worden ze bij de archiefbeschrijving
vermeld. Gelden ze voor een of enkele rubrieken
of series, dan worden ze bij de betreffende
rubrieks- of seriebeschrijving vermeld. En zijn ze
slechts van toepassing op enkele bestanddelen,
dan vermeldt men ze bij de beschrijving van die
enkele bestanddelen. Datzelfde geldt voor het
gebruik van eigentijdse toegangen. De toelich
ting voor het gebruik daarvan staat gewoonlijk
in de inleiding. Bij toepassing van ISAD wordt
deze juist bij de beschrijving van die eigentijdse
toegangen weergegeven.
In tegenstelling tot de bibliotheekwereld
kende de archivistiek tot 1994 niet een goed ont
wikkeld en algemeen aanvaard stelsel van
beschrijvingsregels en standaards. Omdat de
archiefwereld, meer dan de bibliotheken, natio
naal georiënteerd is, werd dat ontbreken ook niet
als een gemis ervaren. Dat veranderde met de
ontwikkeling en opkomst van geautomatiseerde
informatiesystemen en de digitale communica
tie. Het ontbreken van standaardisatie werd
geleidelijk als een steeds grotere hindernis erva
ren. Met namen in de Angelsaksische landen als
Canada, Verenigde Staten, Engeland en Australië
ontstond de behoefte om deze hindernis op te
ruimen. Canada heeft in 1988 het initiatief daar
toe genomen. Nu internet een steeds prominen
tere plaats gaat innemen in het beschikbaar stel
len van informatie over archieven, is standaardi
satie van de presentatie van gegevens over
archieven, de beschrijvingen dus, een eis gewor
den. Op het world wide web zijn al vele voor
beelden van archievenoverzichten te bewonde
ren. Sommige archiefinstellingen hebben daar
aan ook al de beschrijvingen van lagere niveaus
gekoppeld: inventarissen in digitale vorm of
beschrijvingen opgeslagen in een database.
Hoewel de vormgeving sterk verschilt, is de
invloed van de ISAD-standaard onmiskenbaar.
Voor het maken van archiefbeschrijvingen zijn
geautomatiseerde systemen uitstekend geschikt.
Er zijn thans nog geen kant-en-klare pakketten op
de markt. Nog steeds worden programma's voor
het beschrijven van archieven als maatwerk
geschreven. Standaardisatie biedt de mogelijkheid
dat op commerciële basis software wordt ontwik
keld. De eerste pogingen daartoe zijn al door enke
le bedrijven ondernomen, niet alleen in het
Engelstalige gebied, maar ook in Nederland.
Zoals ik hiervoor al heb vermeld, maakt ISAD
het mogelijk om in gestandaardiseerde vorm
archiefbeschrijvingen te maken die uitgebreider
zijn dan de summiere vermeldingen in archie
venoverzichten, maar aanzienlijk beknopter dan
de volledige beschrijvingen in inventarissen en
plaatsingslijsten. Voor gebruikers is een beknop
te beschrijving van een archief beter dan geen
beschrijving. En voor de meeste archiefbeheren-
de instellingen zal de inventarisatie van alle
archieven wel een utopie blijven. Minder
belangrijke en weinig geraadpleegde archieven
kunnen dan toch worden gepresenteerd en
tegen aanzienlijk minder kosten.
14
Door Henny van Schie
ISAD(G) is een nieuwe standaard
voor het beschrijven van archie
ven. Sinds 1995 is de standaard
een onderdeel van het lespro
gramma van de Archiefschool.
Voor degenen die nog weinig met
de ISAD in aanraking zijn geko
men, verzorgt de Archiefschool
een tweetal bijscholingsmogelijk
heden. In de bijscholingscyclus
'Kennis nabij' wordt uitgebreid
ingegaan op ISAD(G) en zijn toe
passingsmogelijkheden.
Daarnaast is voor inventarisato-
ren een workshop ISAD(G) in
voorbereiding. Los daarvan
staat een studiemiddag op het
programma voor 30 maart a.s.
Maar eenieder raad ik aan de
publicatie aan
te schaffen: ISAD(G): General
international Standard archival
description, Madrid 2000;
120 pagina's; ISBN 84-369-3404-0.
Dit boekwerk bevat niet alleen
de regels voor beschrijving, maar
is tevens aangevuld met talloze
voorbeelden in verschillende
talen.
ISAD is eigenlijk niet meer zo nieuw. De eerste ver
sie was in 1992 gereed en is gepresenteerd op het
internationale archiefcongres in Montreal. De afkor
ting staat voor International Standard for Archival
Description (General). De tweede editie is vorig jaar
vastgesteld en gepresenteerd op het internationale
archiefcongres in Sevilla en wel onder de iets
gewijzigde naam General International Standard
Archival Description. De samenstelling van deze
standaard is het werk geweest van de Committee
on Descriptive Standards van de International
Council on Archives. Er is nog een tweede stan
daard en wel de ISAAR(CPF), een afkorting van de
International Standard Archival Authority Record for
Corporate Bodies, Persons and Families. Deze
dateert uit 1995. In dit artikel zal ik hierop verder
niet ingaan.
ISAD(G)
Multi level description
Beschrijvingselementen
Wat kun je ermee
Beschrijvingselementen
3.1 IDENTITY STATEMENT AREA
3.1.1 Reference code(s)
3.1.2 Title
3.1.3 Date(s)
3.1.4 Level of description
3.1.5 Extent and medium of the
unit of description
3.2 CONTEXT AREA
3.2.1 Name of creators)
3.2.2 Administrative Biographical
history
3.2.3 Archival history
3.2.4 Immediate source of acquisi
tion or transfer
3.3 CONTENT AND STRUCTURE
AREA
3.3.1 Scope and content
3.3.2 Appraisal, destruction and
scheduling information
3.3.3 Accruals
3.3.4 System of arrangement
3.4 CONDITIONS OF ACCESS AND
USE AREA
3.4.1 Conditions governing acces
3.4.2 Conditions governing repro
duction
3.4.3 Langauge scripts of mate
rial
3.4.4 Physical characteristics and
technical requirements
3.4.5 Finding aids
3.5 ALLIED MATERIALS AREA
3.5.1 Existence and location of
originals
3.5.2 Existence and location of
copies
3.5.3 Related units of description
3.5.4 Publication note
3.6 NOTES AREA
3.6.1 Notes
3.7 DESCRIPTION CONTROL
AREA
3.7.1 Archivist's Note
3.7.2 Rules or Conventions
3.7.3 Date(s) of description
archievenblad
maart 2001
maart 2001
archievenblad
