MAÏS vernieuwd en verbeterd
E-mail response
nieuws uit het veld
nieuws uit het veld
Leerlingen en docenten in Hilver
sum behoren tot de bevoorrechte groep
die reeds toegang heeft tot een deel van
de collectie van het Nederlands Audio
visueel Archief (NAA). Dit jaar komen
daar scholen in de 'Kenniswijk' van
Eindhoven bij. Om het gebruik van de
collectie van het NAA te bevorderen
heeft OCenW 7 miljoen gulden uitge
trokken voor de digitalisering van de col
lectie en voor scholing van docenten in
het toepassen van audiovisuele bronnen
in lesmateriaal. Tenslotte gaat in de loop
Rob Thoolen, docent aan het AlberdingkThijmcollege te
Hilversum.
van 2001 een 'NAA in de
Klas demonstratie-site' on
line, zodat ook de andere
scholen in Nederland op
de hoogte raken van de
mogelijkheden van 'NAA
in de Klas'.
In 1999 ontving het NAA
al subsidie voor de ont
wikkeling van een multi-
media-toepassing via het
Kennisnet. Samen met
enkele middelbare scho
len werd het project 'NAA in de klas' ont
wikkeld. Het NAA digitaliseerde 200 uur-
audiovisueel materiaal
zodat dit als streaming
media on demand in de
schoolmediatheken is
te gebruiken. Dat wil
zeggen dat de gebrui
ker films of radio- en
televisieprogramma's
kan afspelen zonder
dat het beeld- of
geluidsignaal wordt
opgeslagen op zijn of
haar eigen computer
(de fragmenten zijn
dus niet te bewerken).
Wel kunnen de links
Pim Slot, projectleider 'NAA in de klas'.
naar het materiaal worden opgenomen
in docentenmodules, zodat leraren er zelf
een les mee kunnen maken, en kunnen
leerlingen er digitale projectdossiers mee
vullen.
In een aantal testrondes hebben docen
ten en leerlingen geëxperimenteerd met
het gebruik van dit systeem voor de vak
ken Nederlands, geschiedenis en het
nieuwe vak Culturele en Kunstzinnige
Vorming (CKV). Zij selecteerden zelf het
audiovisueel materiaal uit de NAA-
archieven.
Scholieren van het AlberdingkThijmcollege aan het werk
met 'NAA in de Klas'. (Foto's: Nederlands Audiovisueel
Archief)
februari 2001
archievenblad
Door Eric Ketelaar
Onder de noemer 'dienstverlening op
afstand' geeft het 'Handvest dienstverlening
archieven 2001' normen voor de afhandeling
van vragen die schriftelijk, telefonisch of via
e-mail binnen komen. Wanneer het gaat om
basisinformatie dan is een e-mail binnen
één werkdag te beantwoorden; andere ver
zoeken worden afgehandeld conform de
richtlijnen voor schriftelijke aanvragen. Met
een kleine test naar de beantwoording van
e-mail is nagegaan aan welke maatstaf
archiefdiensten voldoen. Het goede nieuws:
op twee simpele vragen per e-mail ant
woordde 70 procent van de archiefdiensten
binnen een week. Het slechte nieuws: bijna
een kwart van de archiefdiensten reageerde
niet of pas na aandringen.
Op 12 en 15 mei vorig jaar richtte
Fred Alberts zich per e-mail tot 37
archiefdiensten met twee vragen:
Is de studiezaal van het archief open
op vrijdag 2 juni (de vrijdag na
Hemelvaart)?
Tot hoever is het archief van
Gemeentewerken (voor de rijksarchie
ven: Provinciale Waterstaat) overge
bracht en is dit archief openbaar?
Dezelfde dag nog antwoordden tien
archiefdiensten. Daaronder waren kleine
archiefdiensten (Ede, Rheden-Rozen-
daal), maar ook grote (rijksarchief
Friesland, Zeeuws archief) en zeer grote
(Amsterdam en Rotterdam). De volgende
dag kwamen er nog eens negen bij, zowel
gemeente- als streekarchieven. Binnen
een week (vijf werkdagen) hadden 26 van
de 37 diensten (70 procent) gereageerd.
Dat schaalgrootte niet altijd garant staat
voor maximale efficiency lieten het
Algemeen Rijksarchief, het Utrechts
Archief en de Groninger Archieven zien.
Het ARA antwoordde na zes werkdagen
op de vraag naar openstelling, terwijl het
antwoord op de vraag betreffende
Provinciale Waterstaat pas na tien werk
dagen kwam. De Utrechtse en Groninger
archieven antwoordden na elf werkda
gen. Maar dat was in elk geval beter dan
de acht archiefdiensten (22 procent) die
pas na een rappel, in de eerste week van
juni, van zich lieten horen. Toen veront
schuldigde het gemeentearchief Dor
drecht zich over de slechte verwerking
van e-mail en verwees naar het telefoon
nummer van de studiezaal.
Twaalf van de 29 archiefdiensten die
(zonder rappel) reageerden waren op de
vrijdag na Hemelvaart gesloten. Een aan
tal keren luidde het antwoord naar de
beschikbaarheid van het archief van
gemeentewerken: gedeeltelijk niet open
baar, gedeeltelijk niet toegankelijk. Het
streekarchivariaat Rijnstreek waarschuw
de dat een groot deel van het archief van
gemeentewerken klaar staat om vernie
tigd te worden. Drie streekarchieven
(Hollands Midden, Waterland, Bomme-
lerwaard) verwezen de vraagsteller naar
hun websites.
E-mail brengt nieuwe diplomatische (en
diplomatieke?) vormen met zich. Bijna
alle archiefdiensten antwoordden in keu
rige briefstijl, met aanhef en onderteke
ning, soms ook met een registratuur
nummer. Een enkele keer was het ant
woord wel erg kort(af), wat ternauwer
nood nog binnen de e-etiquette valt.
Lastig is het dat sommige antwoorden als
afzender een persoon vermelden, zonder
dat uit het adres achter duidelijk is van
welke archiefdienst het antwoord komt.
Als dan in de tekst ook nog slechts met
een acroniem aan de archiefdienst gere
fereerd wordt, is het moeilijk uit te zoe
ken met wie je van doen hebt. De soms
raadselachtige e-mail-adressen van
archiefdiensten dragen niet bij tot de
bereikbaarheid.
Conclusie: in een groot aantal archief
diensten zijn ontvangst en snelle beant
woording van e-mail goed georganiseerd,
maar nog te veel diensten hebben een
response die beneden de maat is die je in
het maatschappelijk verkeer mag stellen.
De redactie van e-mail-antwoorden ver
dient enige aandacht.
In het decembernummer van het
Archievenblad (blz. 8) is een bericht
opgenomen over NABS, een nieuw
inventarisatieprogramma dat in
opdracht van de provincie Noord-
Holland in 1999 is ontwikkeld. De erva
ringen met het veel gebruikte maar stil
aan verouderde programma MAIS 4
bracht de betrokkenen ertoe om NABS te
ontwikkelen. Immers, MAIS 4 werd sinds
1998 niet langer ondersteund door
Oracle en aangeduid als niet-millenni-
umproof. MAIS miste dus de potentie en
het elan van vernieuwing. Het bericht
over NABS vraagt om een toelichting,
zegt de nieuwe eigenaar van MAIS: het
programma was inderdaad aan vernieu
wing toe, maar daar is het afgelopen jaar
hard aan gewerkt.
MAIS werd in het verleden door een
groot aantal archiefdiensten gebruikt
voor het vervaardigen van inventarissen.
In oktober 1999 heeft DE REE Archief
systemen het beheer van MAIS overgeno
men van de Rijksarchiefdienst. Sindsdien
zijn tal van verbeteringen aangebracht.
Allereerst is het systeem onder MS
Windows gebracht, waardoor de functio
naliteit sterk is verbeterd. De program
matuur is geconverteerd naar de laatste
versie van Oracle, het omslachtige
beschrijvingsveld werd aangepast en
bestanden van oude versies werden
geconverteerd. Door het moderniseren
van de programmatuur is het mogelijk
om behalve de voor publicatie gereed
zijnde inventaris ook foto's en kaarten op
te nemen.
Om ervoor te zorgen dat alle inventaris
sen in de MAIS-database beschikbaar
komen, is conversieprogrammatuur ont
wikkeld die het mogelijk maakt de inven
tarissen zowel in papieren als in digitale
vorm te publiceren via internet.
Voor de archiefdiensten die met MAIS
werken, is er een gebruikersraad die twee
keer per jaar bijeen komt om ervaringen
uit te wisselen en mogelijke aanpassin
gen van de programmatuur te bespreken.
Voor meer informatie kunt u contact
opnemen met DE REE archiefsystemen,
T.W.S. Mansholtstraat 46 te Groningen,
telefoon (050) 311 26 00. U kunt ook de
website www.arcJijeven.nl bezoeken voor
meer informatie.
Technische specificaties
Voor MAIS gelden de volgende techni
sche specificaties:
Database: Oracle 7.3.4 of hoger
Interface: Oracle Forms 4.5
Platform: Oracle, dus ook MAÏS,
is platform onafhankelijk;
in client-servernetwerk
bijvoorbeeld op Windows NT,
Unix en Novell, werkstations
onder Windows NT, 95, 98
en 2000.
Internet: dynamische opbouw van de
html-pagina's vanuit de
Oracle-database
Browsers: Microsoft Explorer 5.0 en
hoger; Netscape 6.0 of hoger
Tekst
verwerker: MS Word (bij voorkeur)
vanaf Word '97
Prijs: 5100 euro (voor netwerk met
5 aansluitingen)
februari 2001
11
archievenblad
