□ram
KIM
NVBA nieuws
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
Bedrijfsarchieven in Vlaanderen
Op vrijdag 8 december 2000 woonden de voorzitter en de
hoofdredacteur van NVBA-Nieuws de oprichting bij van de sectie
'bedrijfsarchieven' van de Vlaamse Vereniging van Bibliothecaris
sen, Archivarissen en Documentalisten, kortom de VVBAD. De
voorzitter van deze sectie, de heer Van Campen, hield de volgen
de inleiding tijdens deze studiedag.
Geen encyclopedisch overzicht
Waar zijn er bedrijfsarchieven?
Duizenden bedrijfsarchieven in Vlaanderen
De taak van de bedrijfsarchivaris is in wezen dezelfde als die van
elke andere archivaris
Toch verschillen met het archiefwezen van de overheid:
- geen dwingende bepalingen voor de organisatie van het
archiefbeheer
- draagwijdte van de informatieve functie van het archief
- logistieke afdeling ten dienste van winstgevende afdelingen
Eerste categorie: gewoonweg geen archiefbeleid
- geen bewaartermijnlijsten
- geen instructies voor het beheer van statische dossiers
- geen centraal archief noch een verantwoordelijke hiervoor
- geen 'bedrijfsarchivaris'
Tweede categorie: archiefbeleid beperkt tot de de naleving van de
wettelijke bepalingen
- gedeeltelijke bewaartermijnlijsten
- minimale instructies voor het beheer van statische dossiers
- geen centraal archief noch een verantwoordelijke hiervoor
- geen 'bedrijfsarchivaris'
Derde categorie: wel een expliciet archiefbeleid
- volledige bewaartermijnlijsten
- uitgewerkte instructies voor het beheer van statische dossiers
- centraal archief met een verantwoordelijke
- geen 'bedrijfsarchivaris'
Vierde categorie: expliciet archiefbeleid met oog voor zowel de
interne als externe betekenis van de bewaarde stukken
- volledige bewaartermijnlijsten
- uitgewerkte instructies voor het beheer van statische dossiers
- centraal archief met een verantwoordelijke
- wel een 'bedrijfsarchivaris'
Allen die binnen hun onderneming expliciet belast zijn met het
archiefbeheer, voltijds of deeltijds, en waarvan een centrale ver
antwoordelijkheid terzake verwacht wordt, zijn in dit verhaal
bedri j fsarchivarissen
Bedrijfsarchivarissen moeten hun functie grotendeels zelf invullen
Wat zijn de essentiële taken van een bedrijfsarchivaris?
Coördinerende verantwoordelijkheid voor alle statische dossiers
van de onderneming
Centraal of decentraal archiefbeheer het kernprobleem bij de
organisatie van het archiefbeheer
Hoofdverantwoordelijke voor de opmaak en de bijwerking van
de bewaartermijnlijsten van de onderneming
Principe: als archivaris heeft hij een zorgfunctie voor alle archief
bescheiden in zijn instelling, ook die in hun dynamische of semi-
statische fase
Doorbraak van documentautomatisering:
- onderscheid tussen dynamische en statische dossiers 'vervaagt'
- nietlineaire documentaire opzoekingsprocedures
- weinig software met respect voor de archivistische principes
De bedrijfsarchivaris kan niet langer de conservator blijven van
een eindproduct in de informatiestroom.
Onderscheid tussen bedrijfsarchivaris en informatiemanager
Informatiemanager is een teamfunctie: organisatieanalist, infor
maticus, documentalist en bedrijfsarchivaris
Vijf opdrachten die alleszins tot het specifiek takenpakket van de
bedrijfsarchivaris behoren:
1.een adviserende taak voor de creatie van stukken
2. een superviserende taak voor de decentraal beheerde archiefdelen
3. een instruerende taak voor de registratie van binnenkomende
stukken
4. een coördinerende taak voor de opmaak van ordeningsplan
nen en bewaartermijnlijsten
5. het volledige beheer van het centraal ondernemingsarchief
Een beroepsvereniging als de VVBAD heeft een meervoudige taak
naar de bedrijfsarchivarissen
- werkgroep bedrijfsarchieven
- prioritaire acties naar de onderscheiden categorieën
1.een onderneming heeft behoefte aan een in functie van haar
omvang deeltijdse of voltijdse archivaris die principieel verant
woordelijk is voor het geheel van alle archiefstukken van zijn
bedrijf
2. deze stelling hoeft niet te betekenen dat het merendeel van de
archiefbescheiden materieel op één plaats worden samenge
bracht maar wel dat alleszins minstens één persoon eindverant
woordelijke is voor het dagelijks beheer van alle statische archief
bescheiden van de onderneming. Dit impliceert dus meer dan de
materiële zorg voor de centraal bewaarde bescheiden.
3. dit houdt tevens in dat de bedrijfsarchivaris zoniet de opsteller
dan toch de coördinator is voor de opmaak en de bijwerking
van alle ordeningsplannen van de onderneming, en van de
daarvan afgeleide bewaaren vernietigingslijsten. Deze orde
ningsplannen dienen het geheel van alle archiefbescheiden
van de onderneming te bevatten ongeacht of zij zich in hun
dynamische, semistatische of statische fase bevinden.
4. geen recept dat in elke situatie past. De situatie wordt niet
alleen bepaald door de aard van de instelling maar ook door de
middelen die beschikbaar zijn, geld en personeel. Ieder zal in
zijn eigen situatie prioriteiten moeten stellen en het resultaat
kan daardoor verschillend zijn, zonder dat apriori gesteld kan
worden dat het een beter is dan het ander.
48 I
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
De veranderende rol van een
bedrijfsarchivaris
Sinds de tijd dat ik als bedrijfsarchiva
ris werkzaam ben, en dat is nu negen jaar,
is er op mijn werkterrein nogal wat veran
derd. In 1991 ben ik het vak ingerold. Ik
ben toen bij een pensioenbedrijf aange
trokken voor het opzetten en onderhou
den van een Centraal Archief. De mede
werkers hadden de dossiers in kasten op de
kamers. Men kon niet spreken van een
decentraal archief, want er was geen data
base of een andere vorm van registratie
waarin werd aangegeven welke dossiers
zich waar bevonden. Om een eind aan
deze situatie te maken, had de directie van
het pensioenbedrijf besloten dat er een
Centraal Archief moest worden opgezet.
In 1991 en begin 1992 heb ik een 'fonds-
breed' Centraal Archief opgezet. Ik liep
tegen het feit aan dat ik beperkte ruimte
had. Ik kon eigenlijk alleen datgene bewa
ren dat wettelijk en uit bedrijfsoogpunt
nodig was. Om 'zuinig' met de ruimte om te
springen kon ik dus onmogelijk alles bewa
ren wat men graag bewaard wou hebben.
Dat gegeven dwong mij toen al om na te
denken over andere manieren van opslag
dan de fysieke opslag van documenten.
Verhuizing
In 1992 zijn we verhuisd. Voordat wij
het nieuwe pand zouden betrekken, bleek
dat het postregistratie-systeem niet op het
nieuwe netwerk werkte. Samen met het
hoofd Interne Zaken kreeg ik de opdracht
om op zoek te gaan naar een nieuw postre
gistratiepakket. In die tijd deed digitale
postregistratie haar intrede. Het 'oude'
postregistratiepakket had de Basisarchief-
code als basis. Centraal in het pakket
stond de inhoudsomschrijving. Heel
logisch, want als een document of dossier
niet te vinden was, dan kon je aan de hand
van de inhoudsomschrijving, die bij het
document hoorde in het postregistratie
pakket, nog voor een deel nagaan waar het
document over ging. Bij de digitale postre
gistratiepakketten staat de inhoudsom
schrijving niet meer centraal, maar de ont
sluiting. De ontsluiting vindt plaats aan de
hand van zogenaamde indexvelden.
Velden waarin je gegevens zet (indexeren)
om een document terug te kunnen vin
den. Bij de digitale postregistratiepakket
ten wordt de post eerst gescand en daarna
geïndexeerd (ontsloten).
Het scannen houdt in dat bij het
opzoeken van het document je een exacte
kopie krijgt van het origineel. Je hoeft dus
geen inhoudsomschrijving meer te geven,
want de medewerker krijgt het hele docu
ment voorgeschoteld en kan zelf lezen
waar het document over gaat.
Doordat het hele document wordt
getoond, kun je met veel minder indexvel
den toe dan met een 'conventioneel' post
registratiesysteem. Ik ben zelf altijd voor
stander geweest om op twee manieren
documenten terug te kunnen vinden. Bij
het pensioenbedrijf werken we met pen
sioennummers en met een combinatie van
naam met geboortedatum voor de deelne-
merspost.
In feite is het digitaliseren van de binnen
komende post het begin van elektronische
archivering. Als je dan ook nog de uitgaan
de post (met de onderliggende stukken)
scant en indexeert doe je aan elektroni
sche dossiervorming. Tegenwoordig wor
den dit soort processen compleet geleid
door 'workflows'. Alleen de binnenkomen
de post wordt dan nog gescand en geïn
dexeerd. De uitgaande post met de onder
liggende stukken worden door de 'work
flows' in de juiste dossiers gezet.
In de oude situatie nam de inhoudsom
schrijving de belangrijkste plaats in, in de
nieuwe situatie neemt de ontsluiting de
belangrijkste plaats in.
Het ontsluiten van documenten, daar zijn
wij als bedrijfsarchivarissen goed in. In
onze huidige informatiemaatschappij
speelt ontsluiting een steeds grotere rol.
De rol van de bedrijfsarchivaris veran
dert. Het nieuwe digitale postregistratie
systeem met zijn elektronische dossiervor
ming heeft er toe geleid dat een groot deel
van mijn werk in het Centraal Archief is
overgenomen door een parttime medewer
ker. Het ruimteprobleem is deels opgelost,
omdat de medewerkers de elektronische
dossiers raadplegen en de aanwas drastisch
is teruggelopen. Bovendien worden dos
siers die inmiddels elektronisch opvraag
baar zijn, niet meer fysiek uitgeleend.
De grote voordelen van elektronische dos
siervorming zijn:
de dossiers zijn op iedere werkplek te
benaderen,
de dossiers zijn altijd compleet en de docu
menten in de dossiers staan in de juiste
chronologische volgorde.
In mijn veranderende rol werd ik gevraagd
om aan te geven welke indexvelden nodig
zijn om de binnenkomende post te ont
sluiten.
In mijn veranderende rol werd ik gevraagd
om mee te denken over de inrichting van
het elektronisch archief en werd ik door
het hoofd Automatisering benaderd om
mee te denken over welke servers met
welke capaciteit nodig zijn vanwege de
elektronische dossiervorming.
In mijn veranderende rol werd ik project
leider van de conversie van 80.000 deelne
mersdossiers van fysiek naar elektronisch
benaderbaar.
In mijn huidige rol word ik benaderd
om mee te denken over de invoering en
ontsluiting van een Intranet.
In onze huidige informatiemaatschappij is
een leuke rol voor de bedrijfsarchivaris
weggelegd, waarbij volgens mij het elek
tronisch raadplegen van dossiers een grote
rol speelt. We hebben immers de kennis
om documenten te kunnen ontsluiten en
we beheren vaak materiaal dat voor ande
ren heel interessant is en waarvan een aan
tal het bestaan niet eens weet.
Als bedrijfsarchivaris vind ik dat we met
onze tijd mee moeten en geen afwachten
de houding moeten aannemen.
Ik vind het dan ook nog steeds heel jam
mer dat wij als bedrijfsarchivarissen niet
het voortouw hebben genomen voor de
ontsluiting van het internet. De ontslui
ting van het internet is alleen gebaseerd op
zoekmachines die snel kunnen zoeken,
maar de logica om iets te vinden op het
internet is vaak ver te zoeken.
I 49
Bedrijfsarchieven en hun archivarissen: Onbekend en onbemind? Een
uitdaging voor de WBAD
Inleiding
Wat is eigen aan de bedrijfsarchivaris?
Inzake archiefbeleid: vier soorten ondernemingen
Nood aan een expliciete taakomschrijving van de bedrijfsarchivaris
Naar een beschrijving van de verruimde taken van de bedrijfsarchivaris
Uitdagingen voor de bedrijfsarchivarissen en de WBAD
Vier stellingen over de bedrijfsarchivaris en zijn archief:
Marcel Van Campen, Bedrijfsarchivaris van de
Nationale Bank van België, Brussel
1 archievenblad februari 2001
Scannen
Elektronische dossiers
Intranet
G. Bültena
februari 2001 archievenblad I
