Het nieuwe Overzicht van Archieven er
f Collecties van het Gemeentearchief Amsterdam J
de praktijk
de praktijk
Donderdag 22 februari
presenteert het GAA het
Overzicht van Archieven en
Collecties voor vakgenoten.
Frans Smit zal ingaan op
de uitgangspunten van
het Overzicht, de gebruikte
ïulpmiddelen en de opzet van
het project. Ellen Fleurbaay
vertelt over het functioneren
van het Overzicht op Internet.
Ook het vervolgproject:
digitalisering van de
ontsluitingsgegevens op
nesoniveau komt aan de orde.
U bent allen van harte
uitgenodigd.
De implementatie van het archiefbeheersys
teem ABS-Archeion in 1998 bij GAA betekende
het startpunt voor de integratie van metagege
vens11' over de bij het instituut berustende
archieven en collecties. Door de aanwezigheid
van een open database-platform (ORACLE) was
de technische voorwaarde aanwezig om deze
integratie daadwerkelijk te realiseren.
De reden voor de wens tot integratie is even sim
pel gezegd als moeilijk te verwerkelijken: als een
metagegeven op één plek wordt vastgelegd en
onderhouden, én op de juiste wijze gekoppeld is
aan alle andere metagegevens, kan het in iedere
gewenste context gebruikt en gerepresenteerd
worden.
Na de implementatie van het archiefbeheersys
teem is binnen GAA besloten om de integratie
van ontsluitingsgegevens ter hand te nemen.
Doel is te komen tot één ontsluitingssysteem
voor alle gegevens op macro-, meso-, en micro
niveau voor zowel archieven als collecties.
Om dat doel te bereiken is een traject uitgestip
peld dat meerdere jaren gaat omvatten. Het
betreft immers miljoenen ontsluitingsgegevens
die in de loop van meer dan honderd jaar zijn
samengesteld en een zeer wisselende kwaliteit,
methodiek en bruikbaarheid kennen. Dit traject
van vernieuwing van de ontsluitingssystemen
bestaat uit een aantal projecten. Als eerste pro
ject is het vernieuwen en integreren van de ont
sluiting op macroniveau ter hand genomen.
Resultaat is het nieuwe Overzicht voor
Archieven en Collecties.
De eerste stap in het project was het definië
ren van het hoofdproduct, oftewel: welke ont
sluitingsgegevens moeten op macroniveau aan
wezig zijn? Uitgangspunt voor het vaststellen
daarvan was een analyse van de vraag van de
klant, want voor onze klanten is het Overzicht
immers bedoeld.
De meeste klantenvragen op macroniveau zijn
in eerste instantie tot twee hoofdcategorieën
terug te brengen. De eerste categorie betreft vra
gen naar de vormer'2': 'Hebben jullie het archief
van...?' Antwoord kan gevonden worden in een
namenindex op personen en instellingen. De
tweede categorie betreft vragen naar onderwer
pen: 'Wat hebben jullie over...?' Antwoord wordt
gevonden langs verschillende zoekwegen: blade
rend in een systematische indeling of zoekend in
trefwoordensystemen of zogenaamde vrije-tekst-
zoekfuncties. Is de eerste zoekvraag positief
beantwoord, dan is vervolgens de belangrijkste
vraag: 'Kan ik het inzien?'. Antwoord daarop is
afhankelijk van gegevens over onder meer de
Index op naam
Ingang op functie
Index op onderwerp
Vormer
Objectsoort
Archiefblok/Collectie
mate van openbaarheid en de mate van raad
pleegbaarheid (wel/niet geïnventariseerd,
wel/niet geconserveerd e.d.).
Daarnaast zijn op macroniveau van belang gege
vens over bijvoorbeeld de periode waarover
materiaal in het gezochte archief aanwezig is en
over de omvang van het archief. Ook kwamen
wij tot de conclusie dat het nodig was om een
korte toelichting over de vormer samen te stel
len. Als men het overzicht op internet raad
pleegt is er immers geen archiefmedewerker in
de buurt die informatie kan geven, en boven
dien zijn de nadere toegangen (inventarissen,
catalogi en indices) nog niet geïntegreerd
beschikbaar op dat medium.
Bij het opstarten van het project werd ook
een aantal randvoorwaarden geformuleerd. De
gegevens moeten eenvoudig en eenduidig te
onderhouden zijn. De representaties moeten
eenvoudig te vernieuwen zijn, zodat actualiteit
zoveel mogelijk gewaarborgd is. Er moeten inter
ne procedures worden samengesteld én geïmple
menteerd teneinde het onderhoud in de organi
satie te verankeren. Ten slotte moeten zoveel
mogelijk reeds aanwezige gegevens hergebruikt
worden en dienen de gegevens in het overzicht
in een relationele database te worden samenge
steld en onderhouden.
Het project omvatte de samenstelling van
de volgende producten:
- een datamodel (ofwel een gegevensstructuur
met de onderlinge relaties tussen die gege
vens) op logisch en technisch niveau,
- regels voor de inhoudelijke en tekstuele
samenstelling van de gegevens,
- de gegevens zelf uiteraard,
- representaties van die gegevens op papier én
op internet,
- procedures en instructies voor de medewer
kers en een interne organisatie voor de kwali
teitsborging.
Het logische datamodel dat werd samengesteld,
is zeer vereenvoudigd afgebeeld in figuur 1. De
technische implementatie van het datamodel is
zoveel mogelijk in het kader van de gewenste
informatie-architectuur van GAA ontwikkeld.
Die gewenste informatie-architectuur is weerge
geven in figuur 2. Op dit moment is die gewens
te situatie nog niet bereikt. De gegevens zijn nog
niet afkomstig uit één systeem van metagege-
Invoer
programma A
Invoer
programma B
Etc.
Zoekmachine A
Rapport A
Etc.
vens, maar worden geïmporteerd uit enerzijds
het archiefbeheersysteem ABS/Archeion en
anderzijds uit systemen voor collectieontslui
ting. Realisatie van dit onderdeel van de gewens
te informatie-architectuur is onderdeel van een
volgend project.
De regels voor het samenstellen van de gege
vens, op inhoudelijk vlak maar ook tot op het
niveau van interpunctie, werden vastgelegd in
een document dat leidend is voor het onder
houd van gegevens op macroniveau. De bedoe
ling is dat dit document continu wordt geëvalu
eerd en bijgewerkt om standaardisatie te waar
borgen.
Het huidige Overzicht bevat onder meer ruim
5000 namen van vormers, 2000 verwijzingen
naar archiefblokken en collecties en 8000 ingan
gen in de naamindex. Deze gegevens werden
samengesteld, ingevoerd en gecontroleerd gedu
rende ruim een jaar. De basis voor de samenstel
ling werd gevormd door de ontwikkelde stan
daarden, de bestaande toegangen (inventarissen
en catalogi) en de kennis van medewerkers over
de archieven en collecties. Het proces van
samenstellen, invoeren en controleren ging niet
altijd over rozen. Niet alleen is enorm hard
gewerkt door de projectmedewerkers, ook moes
ten delen van het traject soms opnieuw gedaan
worden als een tussentijdse evaluatie een nega
tief resultaat had. Dit proces van trial and error
bleek onontkoombaar en eiste soms veel van de
deelnemers.
Tegemoetkomend aan de wens van de klant
is het resultaat in twee vormen beschikbaar. Ten
eerste is er de zoekmachine die, dankzij een
genereuze subsidie van de Mondriaan Stichting
als onderdeel van het project Digitale Balie,
gebouwd kon worden voor de website van
GAA'3'. In de zoekmachine bestaat een blader-
26
27
Door Frans Smit*
In 1999 en 2000 is bij het Gemeentearchief
Amsterdam (hierna aangeduid als GAA) gewerkt
aan een nieuwe opzet, representatie en inhoud van
het archievenoverzicht. In dit artikel wordt beschre
ven wat de aanleiding en de uitgangspunten van
het project waren, welke producten zijn vervaardigd
en wat de onderliggende visie is met betrekking tot
organisatie, integratie van ontsluitingsmiddelen en
onderhoud.
Op weg naar één ontsluitingssysteem voor archie
ven en collecties
Vraag van de klant is uitgangspunt
Figuur I: Logisch datamodel Overzicht van Archieven en
Collecties.
Randvoorwaarde: onderhoud gegevens op één
plaats
Producten
Toegangen
Figuur 2: Schematische weergave
gewenste informatie-architectuur.
archievenblad
februari 2001
februari 2001
archievenblad
