DAG VAN HET DOCUMENT
biedt aanbevelingen om te overdenken
Jhe enterprise \E
playground V
NEEM VOORAL EEN I N F 0 R M ATI E TE C H N IC U S IN DIENST
dag van het document
dag van het document
Uit de tevoren ontvangen
informatie bleek dat er, naast de nodige
sprekers, met name bedrijven gespeciali
seerd in de automatisering, acte de pre
sence zouden geven.
Een ronde langs de ruim twintig
stands op de beurs leverde een diversiteit
aan informatie op. De specialismen van
het merendeel van de bedrijven liggen in
de digitalisering van bibliotheek en
documentatie. Hieronder vallen het bou
wen, onderhouden en archiveren van
digitale dossiers, thesaurussen, (web)sites
en emails, postregistratie en het digitaal
uitwisselen en koppelen van informatie.
Hiervoor is speciale kennis nodig die de
bedrijven uiteraard aanbieden door de
verkoop en levering van hun product,
detachering en het organiseren van cur
sussen van en door hun medewerkers bij
de klant. De 350 bezoekers, al dan niet
informatiespecialist, kwamen op 11 ok
tober ogen en oren tekort bij het zien en
horen van zoveel nieuws.
Maar was er wat nieuws onder de
zon voor mensen werkzaam in het
archiefwezen?
Ja en nee. Ja, in de zin van toepassingen
voor de informatiebeveiliging van de
email op tal van niveaus, beginnende bij
de applicatie, het netwerk en eindigend
bij het waarborgen van de authenticiteit
van berichten en beelden. Ja, ook op het
gebied van de 'flow' van digitale docu
menten binnen het administratieve
apparaat van een organisatie. Ja verder,
op het gebied van conversiemogelijkhe
den.
Nee, wat betreft de uiteindelijke digitale
archivering van te bewaren gegevens. Op
de vraag hoe ervoor te zorgen dat
authentieke en dus oorspronkelijke gege
vens met de nodige bijlagen, uiteindelijk
digitaal gearchiveerd worden, kon men
geen pasklaar antwoord geven. Dit gold
ook voor de noodzakelijke digitale selec
tie tussen te bewaren en op termijn te
vernietigen 'informatie'. Idealiter wil de
archivaris, de 'digitale archiefbeheerder',
immers uitsluitend te maken hebben met
geordende en toegankelijke te bewaren
gegevens.
De meeste standhouders antwoordden
op deze voorgelegde problemen dat voor
alles 'maatwerk' te bedenken is. Met
andere woorden, afhankelijk van de
organisatie kunnen bedrijven een paskla
re oplossing voor bovenstaande proble
matiek uitknobbelen.
Voor het archiefwezen zal het intussen
wel duidelijk zijn dat het in dienst heb
ben van een of meerdere informatietech
nici geen overbodige luxe is. Het op de
hoogte zijn en verwerken van de nieuw
ste informatietechnologie brengt vakspe
cialisme met zich mee.
Een laatste nee werd verkocht op de
vraag of men een inventarisatieprogram
ma had ontwikkeld voor het beschrijven
van archiefstukken en het maken van
pasklare inventarissen. Verbazingwek
kend is dat wel, gezien het feit dat er in
archievenland al geruime tijd behoorlijk
wat vraag is naar een dergelijk program
ma. De Centrale Archiefselectiedienst
(CAS) ontwikkelde voor deze doeleinden
in de jaren tachtig van de vorige eeuw
het programma MAIS dat echter niet mil-
lenniumproef was. Bovendien was het
technisch gesproken zo verouderd dat
elke nieuwe uitvinding welkom was
geweest. Je zou denken een gat in de
markt voor IT-bedrijven, maar tot nu toe
houdt zich in ons land maar een enkel
bedrijf bezig met de ontwikkeling van
een MAIS-vervanger.
Uit het programma van lezingen
kozen we er enkele uit met een onder
werp dat ons de moeite waard leek.
Mevrouw mr. E.J.C. Giavarra, partner van
Coopers WG gevestigd in Amsterdam en
Londen, wees op het noodzakelijk te
regelen onderscheid tussen het licentie-
recht voor digitale bestanden en het
auteursrecht. In tegenstelling tot auteurs
rechten vallen licenties onder het con
tractenrecht. Onder dit laatste zouden
digitale bestanden aangeleverd moeten
worden, aldus de spreekster, omdat je in
een contract meer kunt regelen en con
troleren. Toegang tot digitale informatie
is te koop voor een bepaalde tijd en tegen
een overeengekomen prijs. Haar aanbe
velingen nopen de archivaris tot naden
ken. Moet de archiefwereld haar online
gegevens ook licenseren en kosten in
rekening brengen voor het raadplegen
van haar sites?
De volgende spreker, drs. G. Voer
man van het Documentatiecentrum Ne
derlandse Politieke Partijen van de Rijks
universiteit van Groningen, vertelde over
de archivering van websites. Zijn insti
tuut archiveert de websites van de
Nederlandse politieke partijen. Groen
Links en de Partij van de Arbeid begon
nen in 1994 vlak voor de verkiezingen,
met een website. De overige partijen,
behalve de Staatkundig Gereformeerde
Partij, volgden in 1998. De eerste sites
zijn al een paar keer gerestyled. en verlo
ren gegaan voor de historie. Om die
reden wees de spreker op de noodzaak
van het downloaden en archiveren van
de sites ten behoeve van onderzoek.
Bij het archiveren moet je erop letten dat
ook mutaties na het downloaden meeko
men. Aan de technische archiveringspro-
cedure wordt nog gesleuteld. De wijze
van opslag is bij digitale bestanden een
probleem. Migratiestrategieën zijn snel
verouderd door de snelle verandering
van soft- en hardwaresystemen. De ont
sluiting van de sites zal gebeuren via een
landelijk catalogussysteem, vergelijkbaar
met het in de bibliotheken gebruikte
PICA.
Voerman noemde nog een aandachts
punt, het auteursrecht en de privacyge
voeligheid van de sites. De partijen wil
len het auteursrecht wel regelen maar de
rechten van bijvoorbeeld foto's liggen
soms bij anderen. Beeldmateriaal mag
meestal maar voor een paar jaar worden
gebruikt door derden. Ook hyperlinks
zorgen voor auteursrechtelijke obstakels
maar die kunnen inactief worden
gemaakt. Het andere aspect, de privacy
bescherming, komt om de hoek kijken
bij het digitaal uiten van meningen door
partijleden op een besloten deel van de
website. Hoe bescherm je iemands
mening bij het uiteindelijke archiveren
van de partijsite?
Voerman gaf verder wat informatie over
de stand van zaken rond het collectione
ren en archiveren van sites in andere lan
den. Kijk daarvoor tevens in het
Archievenblad van september 2000 waar
in Jenneke Quast een artikel schreef over
het internetarchief van het IISG.
Nog een spreker, M.L.M.Beckers van
Kluwer Academie Publishers, wees op de
noodzaak tot identificatie van digitale
N
\A/rtl-* Je n't o r~fu1
^imimn roLr
-
W A r 'i/y
IntraNeU
informatie. Voor het vinden en bescher
men van specifieke producten is een
zogenaamde Digital Object Identifier
(DOI) een absolute noodzaak. DOI regis
treert de naam van de digitale informa
tie, de metadata en de entiteit. Reference
linking gebeurt via een cross-reference
applicatie. Zo kan men bijvoorbeeld arti
kelen met verwante onderwerpen online
beschikbaar stellen, waarbij men wel
eigenaar blijft van de beschikbaar gestel
de informatie.
De eerste dag werd afgesloten met
een slotforum. Deelnemers hieraan waren
Peter Doorn, hoofd IT van het NIWI,
Jonathan Clark van Elsevier, Hans Roes,
bibliothecaris bij de Katholieke Univer
siteit Brabant, Richard Hermans, direc
teur DIVA Koepel en archivaris en André
Plat, van Hermes Advies en Manage
ment.
Onder leiding van Van Doorn werden
stellingen geponeerd die echter niet leid
den tot een fel debat en opmerkelijke
uitspraken. In grote lijnen konden de
forumleden zich vinden in de stelling dat
er geen sprake kon zijn van één type
informatiespecialist. Het verstrekken van
informatie is sterk afhankelijk van de
organisatie waarin je werkt en de infor
matiebehoefte van die organisatie. Als
specialist beperk je je tot die behoefte.
Volgens het forum zou er meer samen
werking moeten komen tussen de archi
varis, de documentalist, de bibliothecaris
en de IT 'r. Hermans stelde voor om het
Cultureel Erfgoed in zijn totaliteit door
bibliotheken, archieven en musea online
aan te bieden.
Een andere stelling luidde dat er veel spe
cialisme is vereist voor de digitale infor
matievoorziening. Van Doorn meende
dat de informatievakken inhoudelijk
interessanter zijn geworden; informatie
uitdragen aan de klant is een vakgebied.
Een bezoeker vond dat de informatiespe
cialist kwalitatief niet van vak is veran
derd maar de techniek wel en het eindre
sultaat blijft hetzelfde. Volgens Clark
biedt de technologie veel mogelijkheden
en verrijkt het iemands kennisgebied.
Roes wees erop dat bibliotheken geen
fondscatalogi meer ontsluiten. Uitgevers
bestanden worden gekocht alhoewel
daar bestanden op staan die zelden of
nooit geraadpleegd worden. Een biblio
theek heeft dus geen ontsluitingsspecia
list meer nodig. Van Doorn vroeg zich
bezorgd af het onderwijs de snelle infor
matie- ontwikkelingen wel kan bijhou
den. Vakspecialisten blijven nodig, maar
het onderwijs loopt altijd achter.
Terugblikkend kan ik zeggen dat er op
deze dag voor het archiefwezen een aan
tal interessante mededelingen werd
gedaan over het licentierecht en de pro
blemen rond het archiveren van websi
tes. En willen we onze bescheiden digi
taal ontsluiten, beschikbaar stellen, selec
teren en archiveren, dan zullen we nauw
samen moeten werken met informatie
technici.
14
15
Door Patricia Böschen
Het was alweer de negende 'Dag van het
Document' op 11 en 12 oktober jl.
Ditmaal met als thema 'aandacht voor theo
rie en praktijk van de informatiespecialist'.
We besloten om de eerste dag, de congres-
en beursdag, in De Reehorst in Ede present
te zijn.
De aan onszelf opgelegde opdracht was uit
te vinden wat enige sprekers en bedrijven
het archiefwezen te bieden hebben.
Ogen en oren tekort
Geen pasklare oplossingen
Inventarisatieprogramma
Auteursrecht of licenties?
Archiveren websites
Identificatie digitale informatie
www.intranetsolutions.co
IOII I, I Xpediö Web Content Management
isw v
Geen fel forumdebat
archievenblad
december 2000
december 2000
archievenblad