Heroriëntatie en vernieuwing non de IJssel
Nederlands-Duits archiefsymposiurn
burengerucht
Thema van het symposium was
heroriëntatie en vernieuwing in het archief
wezen. De zaal zat met zo'n zestig deelne
mers van beide zijden van de grens
praktisch vol. Algemeen rijksarchivaris
Maarten van Boven beet het spits af. De
toenemende populariteit van archieven
en geschiedenis verklaarde hij uit de toe
genomen mobiliteit van de mens en het
tempo van de maatschappelijke verande
ringen. Deze zou mensen steeds meer
doen interesseren voor wie zij zijn en wat
hen zo gemaakt heeft. Een onderbou
wing voor deze stelling ontbrak overi
gens in het verhaal van Van Boven. Het
streven naar betere benutting van de
archieven maakt een andere organisatie
noodzakelijk en daarvoor is samenwer
king tussen archieven nodig. Zo kunnen
een nieuw soort bedrijfsvoering, educa
tieve activiteiten, p.r. en digitalisering
worden gerealiseerd. Samenwerking of
integratie zonder een idee wat men berei
ken wil, heeft echter geen zin, aldus Van
Boven.
Dr. Norbert Reimann van het West-
falisches Archivamt, tevens voorzitter
van de Verein Deutscher Archivare, con
stateerde dat de snelle maatschappelijke
ontwikkeling steeds minder uitsluitend
aan de hand van de officiële stukken is te
volgen. In Duitsland speelt zeer sterk de
problematiek van de te geringe greep van
de archiefdiensten op de documentaire
informatievoorziening en de nog niet
overgebrachte archieven. Lichtpunt is
dat nooit eerder zo veel belangstelling
voor het verleden bestond en draagvlak
om de overblijfselen uit het verleden te
behouden. Door een aantal actuele poli
tieke zaken in de Bondsrepubliek is het
beeld van het grote publiek van archie
ven veranderd. Reimann verwees hier
naar de stasi-archieven en de rechten van
voormalige dwangarbeiders uit de Twee
de Wereldoorlog. Daardoor heeft meer en
meer het idee postgevat dat archieven er
niet zijn voor de overheid, maar voor de
burgers.
In het middaggedeelte van de eerste
dag stond de inhoudelijke vernieuwing
centraal. Elio Pelzers (RA Gelderland)
lichtte de recente Arnhemse ontdekking
van public relations toe, waarna twee
collega's een educatief project op het ter
rein van het cultureel erfgoed toonden,
dat evenwel nog in de kinderschoenen
staat. Veel concreter was de voordracht
van de Tilburgse gemeentearchivaris
Wim Reijnders die de zegeningen van het
internet aan de hand van een grootscha
lig fotoproject wilde demonstreren. Door
verbindingsproblemen geteisterd, moest
een deel van zijn betoog plaats maken
voor verzuchtingen over een falende
techniek. Daarna legde de directeur van
het Zeeuws Archief Roelof Koops uit wat
zijn dienst onder het frontoffice concept
verstaat. Dienstverlening wordt in Zee
land in drie niveaus onderscheiden: de
eerste opvang, die steeds belangrijker
wordt, het tweede niveau waarop zich de
traditionele studiezaal bevindt, en ten
slotte het derde specialistische niveau,
waar slechts maximaal 5% van de bezoe
kers terecht komt. Belangrijk is in dit ver
band de organisatie van de aanwezige
kennis. Permanente scholing is vereist.
Het samenwerkingsverband tussen het
Kreisarchiv en het Stadtarchiv van Min
den (1979) en de samenwerking tussen
de archieven in Herford (sinds 1989),
waarover de Westfaalse archivaris dr.
G. Teske zijn voordracht hield, demon
streert dat fusie en samenwerking tussen
archiefdiensten geen uniek Nederlands
fenomeen is. Overigens gaat het in West-
falen meestal om een gezamenlijke front
office, terwijl de backoffice gescheiden
blijft.
Op de tweede dag van het symposi
um was het tijd om in te gaan op nieuwe
organisatiestructuren. Allereerst kwam
de Zutphense gemeentearchivaris Pieter
van Wissing aan het woord, die de ont
wikkeling van stadsarchief naar streekar
chiefdienst van zijn eigen dienst
beschreef. Op 28 februari 2000 onderte
kenden vijf burgemeesters van gemeen
ten in de regio een lichte gemeenschap
pelijke regeling waarbij zij het beheer
van de archieven in hun gemeenten
overdroegen aan Zutphen. Met uitzonde
ring van Voorst: daar had de historische
vereniging zoveel invloed op het
gemeentebestuur dat dit uiteindelijk
terugschrok voor aansluiting en er voor
koos het archief ter plaatse te houden.
Van Wissing ziet mogelijkheden de
samenwerking verder uit te breiden.
Daarbij valt te denken aan het Rijks
archief Gelderland, maar net zo goed aan
het streekarchivariaat in Doetinchem of
aan Westfaalse archieven aan de andere
zijde van de grens.
Als directeur van Het Utrechts Archief, de
nieuwe organisatie die sinds 1998 de
plaats inneemt van het rijks- en gemeen
tearchief in Utrecht, lichtte Jo Jamar de
achtergrond van de Utrechtse fusie toe.
Niet alleen nieuwbouw - ten bedrage van
ca. 45 miljoen - maar ook de fusie zelf
kost geld, in Utrecht ca. 1 miljoen. In
Utrecht brengen ca. 5000 bezoekers
ongeveer 18000 bezoeken per jaar aan
het archief. Richard Hermans, directeur
van DIVA, vroeg Jamar of hij niet van
mening was dat de werkelijke vernieu
wing nog moet beginnen, na de fusie.
Die vernieuwing zit, aldus Hermans, in
het doorbreken van de grenzen tussen
archieven, bibliotheken en musea. Iets
dat niet alleen in Utrecht, maar ook in de
rest van Nederland en in Westfalen nog
ver weg lijkt.
Tijdens de discussie waarschuwde
Reimann (Westfalisches Archivamt) voor
het lichtvaardig gelijkstellen van musea
en archieven. Belangrijk verschil is dat
archiefbezoekers 'multiplikatoren' zijn.
Van de activiteiten die zij bij de archie
ven ondernemen, zoals eigen onderzoek
of publicaties, genieten bijna altijd ook
anderen. Daarentegen is de beleving van
de museumbezoeker meestal een strikt
individualistische.
Dr. J. Zillen, archivaris van Wahrendorf,
ging in op de nieuwe organisatie die daar
ontstaan was uit een samenwerkingsver
band van tien gemeenten in een zgn.
Kreiszentralarchiv. De kosten voor dit
samenwerkingsverband voor de aange
sloten gemeenten bedroegen 35 pfennig
per inwoner per jaar. Volgens Zillen was
deze organisatievorm pas goed mogelijk
worden door de laatste gemeentelijke
herindeling in Munsterland, waardoor
grotere gemeenten waren ontstaan.
Twee bijdragen over de reorganisatie
van restauratie- en conserveringswerk-
zaamheden in Nederland en Duitsland
besloten het symposium. Ted Steemers
(Rijksarchiefdienst) blikte terug op een
mislukte reorganisatie en zette uiteen
waarom destijds was gekozen voor de
concentratie van restauratie- en conser-
veringswerkzaamheden in de rijksar
chiefdienst. Enerzijds bestond er steeds
meer behoefte aan een expertisecentrum,
anderzijds waren er in de bestaande
taken steeds meer activiteiten te onder
scheiden die niet per se door hooggekwa
lificeerde medewerkers verricht moeten
worden. De keuze viel op een model
waarbij een expertisecentrum in Den
Haag zou worden gevestigd, met daar
naast nog drie andere plaatsen in het
land waar nog restauratieactiviteiten
zouden plaatsvinden. Vooral hardnekkig
verzet van de medezeggenschapsorganen
leidde er uiteindelijk toe dat deze reorga
nisatie werd afgeblazen. Toch stemde de
ervaring Steemers niet onte
vreden. Het bewustzijn dat er
wat gedaan moet worden, is
gestegen en de noodzaak om
een expertisecentrum op te
richten, is niet kleiner gewor
den.
In de laatste bijdrage van het
symposium liet de directeur
van het Zentrum fur Bucher-
haltung GmbH in Leipzig, E.
Becker, zien dat een dergelijke
concentratie van activiteiten
burengerucht
ook kan slagen. In Leipzig is de weg van
de privatisering gekozen. Er werkten bij
deze organisatie toen deze nog over
heidsdienst was 13 medewerkers op een
bedrijfsoppervlakte van 1000 m2.
Nadelen van de oude toestand waren een
gebrekkige benutting van de aanwezige
capaciteit, een star personeelssysteem en
een overheid die niet bereid was om te
investeren. In de nieuwe, geprivatiseerde
instelling staan kwaliteitszorg en plan
ning bovenaan, is er een grotere presta-
tiedruk en wordt er bedrijfsmatiger
gewerkt. Er is veel nieuw personeel aan
getrokken. In plaats van aan 13 geeft de
instelling nu aan 55 medewerkers werk
op een bedrijfsoppervlakte van 4000 m2.
Er worden 250.000 boeken of banden per
jaar ontzuurd en 10.000 afzonderlijke
reparaties verricht. Het bedrijf heeft
inmiddels een omzet van 7 miljoen en
detacheert ook medewerkers op project
basis bij archieven en bibliotheken.
Een laatste impressie tenslotte van
twee dagen symposium in Zutphen. Het
vernieuwende karakter van de verande
ringen in het Nederlandse archiefwezen
kwam in een aantal bijdragen naar mijn
idee onvoldoende uit de verf. Zeker de
geïnteresseerde en voortdurend scherpe
vragen formulerende Duitse collega's
moet men meer bieden dan de toch soms
wel erg naar p.r. riekende succesverhalen
van sommige Nederlandse archivarissen.
De bijdragen van enkele Duitse collega's
gaven aan dat ook buiten het poldermo
del de wereld niet stil staat: een klein
antidotum tegen dreigende Nederlandse
zelfgenoegzaamheid was niet overbodig.
Duits blijft een moeilijke taal voor Neder
landers, bijna zo moeilijk als het Neder
lands voor de meeste Duitsers. Een enke
le spreker bediende zich daarom maar lie
ver van het Engels. Dat dit soms tot een
Babylonische spraakverwarring kan lei
den, bleek wel uit het slotwoord van de
Gelderse rijksarchivaris Frank Keverling
Buisman. Hij meende dat het betoog van
een van de laatste sprekers een ware Eye-
Öffner was geweest, door de meeste
Duitsers onder grote hilariteit uiteraard
verstaan als Ei-Öffner. Een tot heden
onbekende archivistische vernieuwing?
12
13
Door Jan Folkerts
Het is een tweejaarlijks gebeuren en vindt
beurtelings plaats in Gelderland en in het
aangrenzende gebied van Westfalen: het
Nederlands-Duitse archiefsymposium.
Deze keer was de stad Zutphen aan de
beurt en kreeg het honderdvijftigjarig
bestaan van het Stadsarchief er op 9 en
10 november extra glans mee. Het Ijssel-
paviljoen met zijn fraaie uitzicht op de rivier
en de brug bood de perfecte locatie.
Zowel Stadsarchief als stad hebben met de
uitstekende organisatie van dit congres veel
eer ingelegd.
Voor de burgers
Front- en backoffice
Twee jaar bijpraten.
Samen verder
Werkelijke vernieuwing is doorbreken van grenzen.
Van Boven beet het spits af.
Concentratie
Dreigende zelfgenoegzaamheid
(Foto's: J.C. Riemens) U
archievenblad
december 2000
december 2000
archievenblad