Heroriëntatie en vernieuwing non de IJssel Nederlands-Duits archiefsymposiurn burengerucht Thema van het symposium was heroriëntatie en vernieuwing in het archief wezen. De zaal zat met zo'n zestig deelne mers van beide zijden van de grens praktisch vol. Algemeen rijksarchivaris Maarten van Boven beet het spits af. De toenemende populariteit van archieven en geschiedenis verklaarde hij uit de toe genomen mobiliteit van de mens en het tempo van de maatschappelijke verande ringen. Deze zou mensen steeds meer doen interesseren voor wie zij zijn en wat hen zo gemaakt heeft. Een onderbou wing voor deze stelling ontbrak overi gens in het verhaal van Van Boven. Het streven naar betere benutting van de archieven maakt een andere organisatie noodzakelijk en daarvoor is samenwer king tussen archieven nodig. Zo kunnen een nieuw soort bedrijfsvoering, educa tieve activiteiten, p.r. en digitalisering worden gerealiseerd. Samenwerking of integratie zonder een idee wat men berei ken wil, heeft echter geen zin, aldus Van Boven. Dr. Norbert Reimann van het West- falisches Archivamt, tevens voorzitter van de Verein Deutscher Archivare, con stateerde dat de snelle maatschappelijke ontwikkeling steeds minder uitsluitend aan de hand van de officiële stukken is te volgen. In Duitsland speelt zeer sterk de problematiek van de te geringe greep van de archiefdiensten op de documentaire informatievoorziening en de nog niet overgebrachte archieven. Lichtpunt is dat nooit eerder zo veel belangstelling voor het verleden bestond en draagvlak om de overblijfselen uit het verleden te behouden. Door een aantal actuele poli tieke zaken in de Bondsrepubliek is het beeld van het grote publiek van archie ven veranderd. Reimann verwees hier naar de stasi-archieven en de rechten van voormalige dwangarbeiders uit de Twee de Wereldoorlog. Daardoor heeft meer en meer het idee postgevat dat archieven er niet zijn voor de overheid, maar voor de burgers. In het middaggedeelte van de eerste dag stond de inhoudelijke vernieuwing centraal. Elio Pelzers (RA Gelderland) lichtte de recente Arnhemse ontdekking van public relations toe, waarna twee collega's een educatief project op het ter rein van het cultureel erfgoed toonden, dat evenwel nog in de kinderschoenen staat. Veel concreter was de voordracht van de Tilburgse gemeentearchivaris Wim Reijnders die de zegeningen van het internet aan de hand van een grootscha lig fotoproject wilde demonstreren. Door verbindingsproblemen geteisterd, moest een deel van zijn betoog plaats maken voor verzuchtingen over een falende techniek. Daarna legde de directeur van het Zeeuws Archief Roelof Koops uit wat zijn dienst onder het frontoffice concept verstaat. Dienstverlening wordt in Zee land in drie niveaus onderscheiden: de eerste opvang, die steeds belangrijker wordt, het tweede niveau waarop zich de traditionele studiezaal bevindt, en ten slotte het derde specialistische niveau, waar slechts maximaal 5% van de bezoe kers terecht komt. Belangrijk is in dit ver band de organisatie van de aanwezige kennis. Permanente scholing is vereist. Het samenwerkingsverband tussen het Kreisarchiv en het Stadtarchiv van Min den (1979) en de samenwerking tussen de archieven in Herford (sinds 1989), waarover de Westfaalse archivaris dr. G. Teske zijn voordracht hield, demon streert dat fusie en samenwerking tussen archiefdiensten geen uniek Nederlands fenomeen is. Overigens gaat het in West- falen meestal om een gezamenlijke front office, terwijl de backoffice gescheiden blijft. Op de tweede dag van het symposi um was het tijd om in te gaan op nieuwe organisatiestructuren. Allereerst kwam de Zutphense gemeentearchivaris Pieter van Wissing aan het woord, die de ont wikkeling van stadsarchief naar streekar chiefdienst van zijn eigen dienst beschreef. Op 28 februari 2000 onderte kenden vijf burgemeesters van gemeen ten in de regio een lichte gemeenschap pelijke regeling waarbij zij het beheer van de archieven in hun gemeenten overdroegen aan Zutphen. Met uitzonde ring van Voorst: daar had de historische vereniging zoveel invloed op het gemeentebestuur dat dit uiteindelijk terugschrok voor aansluiting en er voor koos het archief ter plaatse te houden. Van Wissing ziet mogelijkheden de samenwerking verder uit te breiden. Daarbij valt te denken aan het Rijks archief Gelderland, maar net zo goed aan het streekarchivariaat in Doetinchem of aan Westfaalse archieven aan de andere zijde van de grens. Als directeur van Het Utrechts Archief, de nieuwe organisatie die sinds 1998 de plaats inneemt van het rijks- en gemeen tearchief in Utrecht, lichtte Jo Jamar de achtergrond van de Utrechtse fusie toe. Niet alleen nieuwbouw - ten bedrage van ca. 45 miljoen - maar ook de fusie zelf kost geld, in Utrecht ca. 1 miljoen. In Utrecht brengen ca. 5000 bezoekers ongeveer 18000 bezoeken per jaar aan het archief. Richard Hermans, directeur van DIVA, vroeg Jamar of hij niet van mening was dat de werkelijke vernieu wing nog moet beginnen, na de fusie. Die vernieuwing zit, aldus Hermans, in het doorbreken van de grenzen tussen archieven, bibliotheken en musea. Iets dat niet alleen in Utrecht, maar ook in de rest van Nederland en in Westfalen nog ver weg lijkt. Tijdens de discussie waarschuwde Reimann (Westfalisches Archivamt) voor het lichtvaardig gelijkstellen van musea en archieven. Belangrijk verschil is dat archiefbezoekers 'multiplikatoren' zijn. Van de activiteiten die zij bij de archie ven ondernemen, zoals eigen onderzoek of publicaties, genieten bijna altijd ook anderen. Daarentegen is de beleving van de museumbezoeker meestal een strikt individualistische. Dr. J. Zillen, archivaris van Wahrendorf, ging in op de nieuwe organisatie die daar ontstaan was uit een samenwerkingsver band van tien gemeenten in een zgn. Kreiszentralarchiv. De kosten voor dit samenwerkingsverband voor de aange sloten gemeenten bedroegen 35 pfennig per inwoner per jaar. Volgens Zillen was deze organisatievorm pas goed mogelijk worden door de laatste gemeentelijke herindeling in Munsterland, waardoor grotere gemeenten waren ontstaan. Twee bijdragen over de reorganisatie van restauratie- en conserveringswerk- zaamheden in Nederland en Duitsland besloten het symposium. Ted Steemers (Rijksarchiefdienst) blikte terug op een mislukte reorganisatie en zette uiteen waarom destijds was gekozen voor de concentratie van restauratie- en conser- veringswerkzaamheden in de rijksar chiefdienst. Enerzijds bestond er steeds meer behoefte aan een expertisecentrum, anderzijds waren er in de bestaande taken steeds meer activiteiten te onder scheiden die niet per se door hooggekwa lificeerde medewerkers verricht moeten worden. De keuze viel op een model waarbij een expertisecentrum in Den Haag zou worden gevestigd, met daar naast nog drie andere plaatsen in het land waar nog restauratieactiviteiten zouden plaatsvinden. Vooral hardnekkig verzet van de medezeggenschapsorganen leidde er uiteindelijk toe dat deze reorga nisatie werd afgeblazen. Toch stemde de ervaring Steemers niet onte vreden. Het bewustzijn dat er wat gedaan moet worden, is gestegen en de noodzaak om een expertisecentrum op te richten, is niet kleiner gewor den. In de laatste bijdrage van het symposium liet de directeur van het Zentrum fur Bucher- haltung GmbH in Leipzig, E. Becker, zien dat een dergelijke concentratie van activiteiten burengerucht ook kan slagen. In Leipzig is de weg van de privatisering gekozen. Er werkten bij deze organisatie toen deze nog over heidsdienst was 13 medewerkers op een bedrijfsoppervlakte van 1000 m2. Nadelen van de oude toestand waren een gebrekkige benutting van de aanwezige capaciteit, een star personeelssysteem en een overheid die niet bereid was om te investeren. In de nieuwe, geprivatiseerde instelling staan kwaliteitszorg en plan ning bovenaan, is er een grotere presta- tiedruk en wordt er bedrijfsmatiger gewerkt. Er is veel nieuw personeel aan getrokken. In plaats van aan 13 geeft de instelling nu aan 55 medewerkers werk op een bedrijfsoppervlakte van 4000 m2. Er worden 250.000 boeken of banden per jaar ontzuurd en 10.000 afzonderlijke reparaties verricht. Het bedrijf heeft inmiddels een omzet van 7 miljoen en detacheert ook medewerkers op project basis bij archieven en bibliotheken. Een laatste impressie tenslotte van twee dagen symposium in Zutphen. Het vernieuwende karakter van de verande ringen in het Nederlandse archiefwezen kwam in een aantal bijdragen naar mijn idee onvoldoende uit de verf. Zeker de geïnteresseerde en voortdurend scherpe vragen formulerende Duitse collega's moet men meer bieden dan de toch soms wel erg naar p.r. riekende succesverhalen van sommige Nederlandse archivarissen. De bijdragen van enkele Duitse collega's gaven aan dat ook buiten het poldermo del de wereld niet stil staat: een klein antidotum tegen dreigende Nederlandse zelfgenoegzaamheid was niet overbodig. Duits blijft een moeilijke taal voor Neder landers, bijna zo moeilijk als het Neder lands voor de meeste Duitsers. Een enke le spreker bediende zich daarom maar lie ver van het Engels. Dat dit soms tot een Babylonische spraakverwarring kan lei den, bleek wel uit het slotwoord van de Gelderse rijksarchivaris Frank Keverling Buisman. Hij meende dat het betoog van een van de laatste sprekers een ware Eye- Öffner was geweest, door de meeste Duitsers onder grote hilariteit uiteraard verstaan als Ei-Öffner. Een tot heden onbekende archivistische vernieuwing? 12 13 Door Jan Folkerts Het is een tweejaarlijks gebeuren en vindt beurtelings plaats in Gelderland en in het aangrenzende gebied van Westfalen: het Nederlands-Duitse archiefsymposium. Deze keer was de stad Zutphen aan de beurt en kreeg het honderdvijftigjarig bestaan van het Stadsarchief er op 9 en 10 november extra glans mee. Het Ijssel- paviljoen met zijn fraaie uitzicht op de rivier en de brug bood de perfecte locatie. Zowel Stadsarchief als stad hebben met de uitstekende organisatie van dit congres veel eer ingelegd. Voor de burgers Front- en backoffice Twee jaar bijpraten. Samen verder Werkelijke vernieuwing is doorbreken van grenzen. Van Boven beet het spits af. Concentratie Dreigende zelfgenoegzaamheid (Foto's: J.C. Riemens) U archievenblad december 2000 december 2000 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Archievenblad | 2000 | | pagina 6