□ram
1
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
'Ruim 300 NVBA - leden heb
ben wat gemist"
Bovenvermelde kreet ving ik op tij
dens de presentatie van het programma.
Het was dan ook teleurstellend te moeten
constateren dat zo weinig leden (1 dame
en 25 heren) zich voor deze vergadering
hadden aangemeld. Negentig leden had
den zich bij de secretaris afgemeld.
Oorzaak was misschien wel dat de verga
derdatum van 26 oktober gewijzigd was
in 2 november en dat de gekozen verga
derlocatie niet in centraal Nederland lag
en dat daardoor de reisafstand naar het
hoge noorden wat langer was.
In ieder geval werden we op een prettige
wijze door twee dames van MAGISTA
ontvangen en deze verwezen ons naar
het gezellige restaurant 'De Pomstee',
gelegen aan de Brink in Roden, waar het
ochtendprogramma, de algemene leden
vergadering, werd gehouden.
Onze voorzitter de heer Arie Otten
opende deze vergadering en heette in 't
bijzonder de afgevaardigden van de SOD
(de heer Snippe) en de KVAN de heer De
Vries) welkom. Bovendien verwelkomde
hij drie nieuwe leden en drie ereleden.
Daarnaast moest bij enige bestuursleden
verontschuldigen.
Bij de behandeling van het agendapunt
'Mededelingen' attendeerde de voorzit
ter ons onder meer op de beschuit met
muisjes (roze en blauwe), waarop alle
aanwezigen werden getrakteerd. On
langs was namelijk de nieuwe NVBA-
internetsite gereed gekomen en 'de lucht
in geblazen'. Ook verwees hij ons naar
de vacaturebijlage, welke bij de agenda
was gevoegd en dat alle leden zichzelf
maar eens moesten afvragen of het rei
len en zeilen van onze vereniging nog
wel goed gaat. Kan en wordt er wel tijdig
in verschillende vacatures voorzien? In
dit verband meldde de voorzitter dat de
heer P. van Koningsbruggen het vice-
voorzitterschap (ad interim) op zich had
genomen.
De heer Otten betreurde dat in enige
nummers van het Archievenblad geen
NVBA-nieuws was opgenomen. Voor
naamste oorzaak hiervan was dat er
onvoldoende kopij voorhanden was. Er
schijnt overleg te zijn geweest tussen de
SOD en de KVAN over de mogelijkheid
tot samenwerking om te komen tot een
blad. De NVBA wil hierin graag participe
ren. De heer De Vries KVAN meldde
echter dat het Archievenblad blijft
bestaan.
De voorzitter deelde mede dat er binnen
kort een enquête naar alle leden zal wor
den gestuurd. Hierin zal worden
gevraagd, hoe verschillende NVBA-activi-
teiten verder uitgewerkt moeiten worden.
Er werd verder een nadere toelichting gege
ven over het reilen en zeilen van de stich
ting DIVA, waarin de NVBA participeert.
Op dit moment wordt er met de SOD
overlegd over het onderwerp digitaal
archiveren. Eigenlijk zou hierover een
soort handleiding gemaakt moeten wor
den, die dan voor iedereen bruikbaar is.
Tenslotte meldde de heer Otten dat hij
door onze zustervereniging in België is
gevraagd om in december naar St.
Niklaas te komen om daar enige uitleg te
geven over de doelstellingen en werkwij
ze van de NVBA.
Bij de behandeling van bet agenda
punt 'Ingekomen stukken' werd vermeld
dat er een fax over het NVBA-nieuws en
de internet-site was ontvangen.
De notulen van de voorjaarsvergadering
werden op een enkele kleine inhoudelij
ke opmerking na goedgekeurd. Bij de
behandeling van het agendapunt
"Begroting en Contributie 2001" werden
verschillende vragen gesteld, onder
andere over het Archievenblad en het
NVBA-nieuws (kosten f 20.000 per jaar
maar dit is niets nieuws, want het was
altijd reeds een hoge kostenpost), het
contributiebedrag en de af te schaffen
kortingen hierop en mogelijke invoering
van een bedrijfslidmaatschap.
Omdat er bij de behandeling van het
agendapunt "Werkgroepen secties en
afdelingen" geen vertegenwoordiger van
het GO aanwezig is, doet de heer Peter de
Jong hierover verslag. Ook informeerde
hij de vergadering over de georganiseerde
archiefbeheerbijeenkomsten voor de
Kamer van Koophandel, welke werden
gehouden in Drachten, Staphorst en
Venlo, (zie ook de verslaglegging hierover
van Ben Schmitz: Archievenblad nr. 5).
Verder deed hij verslag over de activitei
ten van Regio Noord.
De heer Ronald van der Veer deed verslag
over de Regio Zuid en meldde dat ook in
Zuid binnenkort een informatieavond
wordt gehouden voor de sectie Banken.
De heer Cor Groenland vroeg de ver
gadering of er nog actuele functieom
schrijvingen van archiefpersoneel voor
handen zijn. De heer Arie Otten zal hem
een algemene beschrijving toesturen.
Namens de werkgroep PR nieuwe koers
werd nog vermeld, dat de NVBA internet
site, met name het beheer en het onder
houd, veel tijd en inspanning vergt.
Tenslotte deed de heer Ben Schmitz nog
verslag over de voortgang van de werk
groep Statuten. Hierin wordt onder ande
re voorgesteld om drie verschillende lid
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA nieuws
maatschapsvormen te introduceren,
namelijk het penoonlijk-, collectief - en
bedrijfslidmaatschap. Door onze secreta
ris werd bekend gemaakt dat per 1
november 2000 het ledental 337
bedroeg. Van de rondvraag werd bijna
geen gebruik gemaakt. De voorzitter
bedankte alle aanwezigen voor hun
inbreng en nodigde vervolgens iedereen
uit om de door Magista aangeboden
lunch te gebruiken.
Na de voortreffelijke lunch werden
we uitgenodigd om naar het bedrijfscom-
plex van Magista BV aan het Oosteinde
in Rhoden te gaan. MAGISTA, de naam
zegt het eigenlijk reeds, is een samenvoe
ging van de eerste twee letters van
Magazijn, v/h Gispen en v/h
Staalmeubel. Hier presenteerden zij hun
verkoopconcept, namelijk de verkoop
van alle denkbare oplossingen voor
archiefinrichting en het opbergen van
archief- en museummateriaal. Hierbij is
men zeer flexibel in de afmetingen van
kasten, stellingen, planken en keurstel
lingen met een hoge kwaliteit. Het
bedrijf heeft als ontwerp- en productie
bedrijf ruim 50 jaar ervaring in het ver
vaardigen van allerlei soorten archief-,
bibliotheek-, kantoor-, magazijn- en
museuminrichting. Zo'n inrichting kan
dan in een statische-, of verrijdbare
opstelling uitgevoerd moeten worden,
maar etagebouw is ook mogelijk. Het
bedrijf wil marktleider worden in een
aantal Europese landen en delen van
Azie. Na deze presentatie volgde een
groepsgewijze rondleiding langs het
gehele productieproces in de fabriek.
Ook kon er een een kijkje worden geno
men bij de lange verfspuitcabines waarin
de legbordstellingen met de meest mooie
kleuren werden gespoten en gedroogd.
Na de rondleiding kwamen we weer
samen in de kantine. Hier werd onder
het genot van een drankje nog een kleine
presentatie verzorgd van hun eigen inter
net-site.
'Retrieval Day'
Met deze dag wilde men nieuwe
technieken en vindingen op het gebied
van het toegankelijk maken van infor
matie presenteren door vakgenoten en
wetenschappers, want zoals men weet
wordt informatie die ontoegankelijk is,
niet teruggevonden. In de hedendaagse
samenleving is echter een steeds grotere
rol weggelegd voor digitale document-
vormen die voor de gebruikers en produ
centen van informatie niet alleen op het
gebied van duurzaamheid, maar ook op
het gebied van toegankelijkheid geheel
nieuwe uitdagingen met zich mee bren
gen. Aan de ene kant zorgt de immer toe
nemende verbreiding van het computer
gebruik voor een ongekende massaliteit,
maar aan de andere kant zijn juist ten
behoeve van de selectie van relevante
informatie de laatste jaren nieuwe techni
sche hulpmiddelen ontwikkelt die - al dan
niet automatisch - de gebruiker onder
steunt in zijn keuze naar informatie, zoals
allerlei browsers en zoekmachines.
Op dit moment wordt vanuit meerdere
disciplines gewerkt aan de ontwikkeling
van standaarden op het gebied van meta
data. Het gaat hierbij om gegevens over
documenten, inclusief de context waarin
ze zijn ontstaan. De nieuwe archivaris,
die zich vaak met de titel informatie
manager mag tooien, heeft er alle belang
bij om deze ontwikkeling nauwgezet te
volgen en is vanuit zijn specifieke kennis
over het toegankelijk maken en conver
teren van documenten bij uitstek een
goede samenwerkingspartner wanneer
het daadwerkelijk aankomt op het ont
wikkelen van metadatastandaarden.
Met deze studiedag presenteerde zich de
vereniging Integral Document Manage
ment. Eerder spraken we over de alumni
vereniging van de opleiding in Rotter
dam, maar de vereniging wil nadrukke
lijk een breder publiek aanspreken,
namelijk iedereen die een bijdrage levert
aan de ontwikkeling van integraal docu
ment management. Misschien klinkt het
als preken voor eigen parochie als men
zegt dat de vereniging de ontwikkeling
van het vak gemeen heeft met andere
organisaties, zoals bijvoorbeeld de
Nederlandse vereniging van Bedrijfs
archivarissen.
Om te voorkomen dat we beschuldigd
worden van kinnesinne: de vereniging
IDM is bereikbaar via het emailadres ver-
eniging.idm@wanadoo.nl of via het post
adres van de Erasmus-universiteit,
te weten postbus 1738, kamer L3-006,
3000 DR Rotterdam.
53
Impressie van de algemene ledenvergade
ring van 2 november 2000 bij MAGISTA BV
in Roden.
Opening vergadering
NVBA Nieuws
Lidmaatschappen
Functiebeschrijvingen
archievenblad
december 2000
E55S2
Rondleiding
Ben Wielenga.
1 november jl. was 'Retrieval Day'. In het
Expo- en Congrescentrum van de Erasmus
Universiteit vond een groots opgezette stu
diedag plaats die was gewijd aan nieuwe
mogelijkheden om informatie toegankelijk
te maken en te houden. Sprekers waren
onder meer Theo Huibers, dr. B.C.M.
Wondergem en Peter Horsman. De studie
dag was een initiatief van de studierichting
Integraal Document Management van de
Erasmus Universiteit, de vereniging IDM (de
alumnivereniging van deze opleiding) en
Van Heijst Information Consulting.
K
itegraal document management
Jan Willem Schilt
De Erasmus universiteit.
december 2000
archievenblad
