WtdMlMidit Spoorwegen I na in Hu Utretfits Archief
Archieven
NS archieven
op het tijdstip dat het materiaal niet meer nodig
was, of alvast de papieren dragers over te nemen
als er sprake was van verfilmd of digitaal opge
slagen informatie. In de tientallen bezoeken aan
locaties binnen en buiten de NS-organisatie
bleef het iedere keer een verrassing wat er nu
weer boven water zou komen. De ene keer
waren dat duizenden materieeltekeningen van
het treintype Mat '54 (de zogenaamde Honden
kop), dan weer een doosje personele bescheiden
van een oud spoorman en vervolgens een com
pleet foto-archief.
Na de acquisitie volgde een ontschimmeling van
het materiaal en transport naar Den Bosch voor
een uitgebreide registratie.
Lappendeken
In grote lijnen betrof de bewerking het
archief van NS over de periode 1938-1980, de
archieven van de rechtsvoorgangers als de
Hollandsche IJzeren Spoorweg Maatschappij
(HSM), de Maatschappij tot Exploitatie van
Staatsspoorwegen (SS) en tientallen andere
spoorwegmaatschappijen en lokaalspoorwegen.
De archieven van de maatschappijen waren
overzichtelijk, maar vooral het NS-archief was
een lappendeken van kleine en grote verzame
lingen. Vanaf 1938 kende NS geen centraal
archief, waardoor archieven per dienst of afde
ling ontstonden en daarmee tientallen archief
vormers. Met behulp van organisatieschema's
en het institutioneel onderzoek konden archief
bestanden in een logisch verband geplaatst wor
den en nader geïnventariseerd. Met het al
genoemde rapport Sporen naar Archief als basis
NS archieven
Al in 1993 nam Janny Steenhuis, destijds
hoofd Concernachief, het initiatief om samen
met de Rijksarchiefdienst (RAD) en het Rijks
archief in Utrecht de overdracht van de archie
ven van NS en haar rechtsvoorgangers over de
jaren 1837-1980 ter hand te nemen. Het bureau
Proffile kreeg de opdracht een onderzoek te ver
richten en een plan op te zetten voor de aanpak.
Uit het onderzoek bleek dat een overdracht
aan het Rijksarchief in de plaats van vestiging
van NS verkiesbaar was en het NS-Concern-
archief de archiefwerkzaamheden ten behoeve
van de overdracht niet alleen kon uitvoeren.
Enerzijds ontbrak hiervoor de menskracht,
anderzijds de archivistische kennis. In overleg
met de Rijksarchiefdienst (RAD) werd besloten
een samenwerkingsverband aan te gaan voor de
uitvoering, waarmee het Project Afstoting
Historisch Archief NS, later gewijzigd in Historisch
Archief NS (HANS) was geboren.
De intentieverklaring uit 1995 sprak van een
samenwerkingsverband tussen NS en de RAD
om de archieven van NS te ordenen en toegan
kelijk te maken. Onder auspiciën van de RAD
zouden acht medewerkers van NS en vier archi
varissen van de RAD vier jaar lang het archief
materiaal bewerken, selecteren en inventarise
ren. De begrote kosten bedroegen 4,5 miljoen
gulden, een bedrag dat door bezuinigingen op
kantoor- en archiefruimte en personeel binnen
10 jaar zou zijn terugverdiend. RAD-beheer, de
commerciële tak van de RAD, leverde drie archi
varissen en een projectleider. In het kader van
het sociale plan van NS werd voor de functies
van behoudsmedewerkers, assistent-archivaris
en administratief medewerker personeel gewor
ven dat elders binnen NS overcompleet was. Het
Rijksarchief in Noord-Brabant te Den Bosch
bood onderdak om de werkzaamheden uit te
voeren. Hier was voldoende kantoor- en depot
ruimte voor projectteam en archief aanwezig.
Op 21 mei 1996 vond op deze plek ook de offi
ciële start van het project HANS plaats.
Bij die officiële start was de locatie betrokken,
een groot aantal archieven verhuisd en het NS-
personeel geworven. Als eerste vond er een uit
gebreid institutioneel onderzoek naar de spoor
wegen in Nederland plaats. Mede op basis hier
van kon Steenhuis starten met de acquisitie van
archieven binnen en buiten NS. Voor deze
gerichte acquisitie werd het rapport Sporen naar
Archief. Criteria voor acquisitie, selectie en bewer
king van archieven van de Nederlandse Spoorwegen
samengesteld.
Het was bekend dat er nog veel historisch
materiaal op diverse plekken binnen het NS-
concern was, evenals in het Algemeen Rijks
archief (ARA), bij het NIOD, in gemeente- en
rijksarchieven en bij de Nederlandse Vereniging
voor Belangstellenden in het Spoor en tramweg
wezen (NVBS). Veel archief was daarenboven in
de loop van de geschiedenis van de spoorwegen
aan enthousiaste verzamelaars meegegeven of
gewoon door NS-personeel mee naar huis geno
men. Via een gerichte mailing aan oud-perso
neel kreeg NS enkele bijzondere archiefstukken
weer in zijn bezit. Het Spoorwegmuseum bleek
bereid om ruim 600 meter aan archiefbeschei
den in de loop van het project aan Het Utrechts
Archief in bruikleen te geven. Dit maakte het
mogelijk om veel archieven van voorgangers
van NS aan te vullen en onder meer de voor
genealogen belangrijke bron van personeelsre
gisters te inventariseren.
Sinds 1994 zijn de zelfstandige bedrijfsonderde
len van NS verantwoordelijk voor hun eigen
archiefbeheer. Het eigendom van de bescheiden
uit de jaren daarvoor berust bij de NS Holding
en valt onder de verantwoordelijkheid van het
hoofd Concernarchief. Sommige bedrijfsonder
delen werken nog dagelijks met historisch mate
riaal als bestekken en tekeningen van infrastruc
turele werken, tekeningen van rollend materieel
(locomotieven, treinstellen, wagens) en akten
van grondtransacties. Het bleek desondanks in
goed overleg te verwerven, bijvoorbeeld door de
overdracht te regelen en vervolgens te wachten
«tKttiMiutnai
Historisch Archief NS
Het historisch archief van NS
bestond uit de archiefbescheiden
van de voorgangers van NS en
van de NS zelf (vanaf 1938). Tot
1970 was er van professioneel
archiefbeheer bij de spoorwegen
nauwelijks sprake en het is aan
een aantal bevlogen NS-mede-
werkers, een grote groep liefheb
bers van spoorwegen en Het
Nederlands Spoorwegmuseum te
danken dat er zoveel historisch
materiaal bewaard gebleven is.
Vanaf 1970 ontstond het besef
bij NS dat bepaalde archiefbe
standen beter beheerd en toe
gankelijk zouden worden indien
ze in een openbare archiefbe
waarplaats van de overheid, bij
voorkeur van een rijksarchief,
zouden berusten. Een mogelijke
overdracht kwam in een stroom
versnelling toen NS zich begin
jaren '90 ging heroriënteren op
haar nieuwe taken als vervoerder
en exploitant van stations en
vastgoed en de overgang van
bedrijfsonderdelen naar de over
heid werden voorbereid, in deze
oriëntatie paste ook een discus
sie over de plaats van een histo
risch archief binnen de NS-orga-
nisatie. De conclusie was dat het
toegankelijk maken, beheren en
openstellen van een historisch
bedrijfsarchief geen kerntaak was
en gezocht moest worden naar
een mogelijke uitplaatsing.
Door Peter Diebeis*
Naast Hollands Spoor kreeg Den Haag zijn Centraal Station.
juli 2000 archievenblad
Projectorganisatie
Het project bestond uit een stuur
groep, bijgestaan door een Raad
van Advies. De projectuitvoering
berustte bij het projectteam onder
leiding van de projectleider; het
team op zijn beurt werd bijge
staan door een Informatiegroep
Spoorwegarchieven.
De stuurgroep bestond uit het
hoofd facilitaire ondersteuning
van NS, de directeur van RAD-
beheer, de rijksarchivaris in
Utrecht, het hoofd concernarchief
en de projectleider. Vaststellen
van het jaarbudget, bespreken
van de kwartaal- en jaarrapporta
ges en het vaststellen van project
documenten als institutioneel
onderzoek, acquisitieplan en
selectieplan, behoorden tot haar
taken. Ter ondersteuning adviseer
de de Raad van Advies over de
projectdocumenten en zorgde
voor de nodige public relations
rond het project. In deze raad
hadden onder meer de algemeen
rijksarchivaris, (oud-)hoogleraren
geschiedenis en spoorwegtech
niek, vertegenwoordigers van het
Nederlands Instituut voor
Oorlogsdocumentatie (NIOD) en
het Nederlands Spoorwegmuseum
zitting.
De Informatiegroep Spoorweg
archieven kende een groot aantal
deskundigen op het terrein van
de spoorwegorganisatie en
-geschiedenis, die op individuele
basis werden uitgenodigd om het
projectteam te adviseren.
Met het aanbieden van het eerste exemplaar van
de onderzoeksgids Bronnen op het Spoor aan
mevrouw mr. A.H. Brouwer-Korf, burgemeester van
Utrecht en voorzitter van het bestuur van Het
Utrechts Archief, droeg mevrouw drs. J.C.B.
Straatman, directeur Corporate Communicatie van
de Nederlandse Spoorwegen (NS), op 21 februari
2000 de archieven van NS en haar rechtsvoorgan
gers officieel over. Een symbolisch gebaar dat de
eerste fase van een grootschalig archiefproject van
NS afsloot. Wat was de aanleiding en wat zijn de
resultaten hiervan? Hoe verliep de samenwerking
met Het Utrechts Archief en wat waren de eerste
ervaringen van de gebruikers?
Geboorte HANS
archievenblad juli 2000
Amsterdam Amstel, nog goed herkenbaar.
Enthousiaste verzamelaars
Diverse
gezichten van
het Centraal
Station
Utrecht.
