audio visueel
Archievenblad
al een relatie die - net als met de filmstu
dio's - nog in ontwikkeling is. Tijdens de
bezetting mochten de bureaus actueel
fotomateriaal niet meer aan het archief
afstaan; na de onafhankelijkheid houden
de bureaus het als regel aan als hun eigen
werkmateriaal. In Tallinn werd het persbu
reau, dat ook fungeert als een soort Rijks
voorlichtingsdienst, commercieel en
behoudt het zijn fotomateriaal. In Riga is
de situatie onduidelijk. Ook in Vilnius is
het persbureau thans commercieel, maar
heeft tevens contact gelegd met het ar
chief, onder andere voor de ontsluitings-
systematiek van fotomateriaal. Opvallend
is dat in Vilnius alle bezochte instellingen
zich expliciet bereid verklaarden met het
nationale archief samen te werken voor
het uitbouwen van de nationale audiovi
suele collectie. Alle drie archieven tenslot
te zijn zeer actief in de acquisitie van par
ticuliere fotocollecties, met name van
(staats)bedrijven uit de tijd van de
Sovjetbezetting.
Sovjet -finesse
Wat betreft technische uitrusting en
opslag is het Litouwse audiovisuele
archief op afstand het verst ontwikkeld.
Het bewaart de onderscheiden materia
len in speciaal gebouwde en op tempera
tuur en vochtigheid gecontroleerde
ruimten met brandbeveiliging. Met hier
en daar een aantekening (zo worden de
films bewaard in dozen die op drie pun
ten rusten op steunpunten aan verticale
buizen van ca. 2,5 meter, een interessante
aankoop uit de Oekraïne) is de eindcon
clusie nadrukkelijk positief. De bewaar
plaatsen werden nog tijdens het tweede
bezoek uitgebreid en verbeterd. Bij de
oplevering van het gebouw in 1972 was
ook voorzien in een koelinstallatie, die -
nu nog - het hele souterrain vult met een
nachtmerrie van gigantische buizen,
compressoren en controlekasten van
Sovjet-finesse. Ze heeft als bijzonderheid
dat ze nooit heeft gedraaid vanwege ver
keerd aangelegde aansluitingen. Zo ont
moeten aangezogen en afgevoerde lucht
elkaar meermaals in dezelfde buis, een
probleem dat de vroegere verantwoorde
lijken voor kennisgeving hebben aange
nomen. Ook is er een bescheiden atelier
voor fotorestauratie (in Riga kunnen
foto's elektronisch worden gescand en
gerestaureerd) en voor papierrestauratie.
Men is begonnen met de inrichting van
een eenvoudig maar functioneel filmla
boratorium waarvoor reeds een print- en
filmwasmachine aanwezig zijn, evenals
een bevochtigingskast voor uitgedroogde
films. De mogelijkheden voor conservatie
van met name oude geluidsopnamen zijn
beperkt. Men zoekt naar een manier van
overbrenging en correctie via een com
putergestuurd systeem, zoals het NAA tot
voor kort gebruikte. Helaas ontberen alle
drie archieven de meest elementaire ap
paratuur voor de behandeling van films.
Naar buiten brengen
Openbaarheid en toegankelijkheid stelde
men in Riga pas aan het einde van het
tweede bezoek aan de orde; in Vilnius al
nadrukkelijk bij het eerste bezoek en
ook in Tallinn hadden ze hoge prioriteit.
Alle drie, maar vooral Vilnius, hebben dan
ook naar verhouding goede studieruim
ten voor hun verschillende collecties,
alle toegankelijk met een minimum aan
formaliteiten. Het grootste probleem
leveren de films op, die immers (nog)
niet geconserveerd kunnen worden en
men bij gebrek aan montagetafels in het
origineel projecteert; force majeure, maar
niettemin zorgwekkend. Tegen deze ach
tergrond is er des te meer waardering
voor de inzet en het enthousiasme van
de medewerkers bij de begeleiding van
bezoekers en het naar buiten brengen
van hun collecties, bijvoorbeeld in ten
toonstellingen, tv produkties en publika-
ties van derden of van eigen hand (zoals
Saglabat Sudraba, 'Herinnering in Zilver',
Letse films uit de periode 1940-1945,
deel 1 van een serie, of Lietuva. Praeitis,
kultura, dabartis,'Litouwen, verleden, cul
tuur en toekomst.' met belangrijk histo
risch fotomateriaal).
Ontsluitingssystemen
Niettemin gebiedt de toegankelijkheid
verbetering. Alle drie archieven hanteren
tarieven volgens een gecompliceerd
Sovjetmodel, waarbij inzage of kopiëring
van oud materiaal duurder is dan van
nieuwer, terwijl niet- Esten, Letten of
Litouwers er een viervoud van betalen.
Dit kan echter snel aangepast worden.
Moeilijker is de situatie bij de ontsluiting
van materialen omdat hier gewerkt wordt
met systemen van eigen creatie, veelal
nog uit de bezettingstijd en onderling
nooit gerelateerd. In Tallinn bouwde het
archief een gegevensbestand op dat lo
kaal toegankelijk is; in Riga is er alleen
nog de intentie. De Litouwse Archief
dienst stelde een werkgroep Thesaurus
bouw en Catalogisering in en wil hier
ook derden met efficiënte systemen, zoals
de Nationale Bibliotheek en het Nationale
Persbureau, bij betrekken. Toch wordt er
gewerkt aan meer op de eigen behoeften
gerichte thesauri en aan betere inhouds
beschrijvingen, inclusief projecten voor
de herbeschrijving van ouder materiaal
dat vroeger om politieke redenen wel
eens werd gemanipuleerd. Ook oudere
originele - ongecensureerde - produkties
worden nu toegankelijk gemaakt. Overal
vindt men kaartindexen naast geauto
matiseerde gegevensbestanden, maar in
Tallinn en Vilnius bereidt men nu ook de
installatie van een datanetwerk voor.
Op juridisch gebied trekken standaard
overeenkomsten voor de acquisitie van
materialen en de licentiëring van gebrui
kers, zoals ze in Nederland bij het NAA in
ontwikkeling zijn, grote belangstelling,
evenals auteursrechten en naburige rech
ten waar nog veel onduidelijkheid en dus
discussie over is. Van digitalisering is men
zich in de Baltische landen wel bewust,
maar wordt, evenals hier en daar in
Nederland, gezien als iets waar men zich
30 Archievenblad
December 1999
nu nog even niet direct op moet richten.
Omdat de technische ontwikkeling bij de
zendgemachtigden nog niet zover is als
hier te lande, hebben de Baltische landen
nog enig respijt.
Belangstelling situatie Nederland
Ook het Litouwse project is afgesloten
met een seminar dat door Harry Romijn
en mij werd geleid. Op enkele dagen tel
den we meer dan 80 deelnemers onder
wie de directeur-generaal zelf en verte
genwoordigers van dertien instellingen.
Sommige daarvan waren niet eerder bij
het project betrokken geweest, zoals het
Museum voor Oorlog en Verzet en het
Litouws Instituut voor Mondelinge
Overlevering en Traditie. Afgezien van de
altijd belangrijke onderwerpen was er
veel belangstelling voor de in Baltische
ogen curieuze situatie in Nederland waar
rijksarchieven op enige afstand van de
overheid komen en soms fuseren met
gemeentearchieven, waar grofweg 600
overheids- en particuliere instellingen
audiovisuele materialen beheren, nog
afgezien van de regionale archieven, en
waar het grootste, nationale, audiovisuele
archief een stichting is. Voor ons is na drie
seminars één zaak in ieder geval duidelijk:
het is echt een mythe dat Balten zwijg
zaam en teruggetrokken zijn. Overal dis
cussieerden de deelnemers zo luid en
levendig dat de tolken adem tekort kwa
men en het tijdschema steeds in de knel
dreigde te komen. Dat is een goed teken,
maar mede gezien de tropische tempera
turen in Vilnius waren wij aan het einde
van de dag wel blij met ons koele en gast
vrije hotel in het omgebouwde Joodse
Armenhuis nabij de (stads)Poort van het
Ochtendgloren en de vele aanpalende ter
rassen! Informatie daarover valt helaas
buiten het bestek van dit artikel.
Onderdeel maatschappelijke transfor
matie
Heeft het project aan de verwachtingen
voldaan? Een terechte, maar ook moeilijk
te beantwoorden vraag. Het verzoek van
de Baltische republieken om te kijken naar
de situatie en aanbevelingen te doen
omtrent verbetering ging niet om verbete
ringen van archivering tout court, maar als
onderdeel van de toegankelijkheid van
(archieDgegevensbestanden, die weer
onderdeel van het proces van maatschap
pelijke transformatie is. Het project heeft
nooit ten doel gehad te adviseren omtrent
de aanschaf van concreet gespecificeerde
apparatuur, ook al omdat zulke adviezen
zinledig zijn zonder beleidsmatig kader om
de apparatuur in in te zetten. Daartoe moe
ten enerzijds de decision makers overtuigd
zijn van het belang en de specifieke eisen
van de audiovisuele archivering, anderzijds
de uitvoerenden de kans krijgen om bui
ten het eigen taakgebied te kijken en erva
ring op te doen. Een langzaam proces
waarvan de landen uiteindelijk zelf rich
ting en snelheid bepalen. Daarin had het
KVAN- project de functie van katalysator
en zorgde daarnaast voor kennisover
dracht. Wat de collecties zelf betreft is
zeker reden om ze toegankelijker te
maken, alleen al omdat ze voor de onder
zoeker vrijwel onbetreden gebied zijn.
Werkgroepen
Tegen die achtergrond en gezien de reac
ties van de aanvragers, de overige archief-
beherende instellingen en de seminar
deelnemers is het project positief te
beoordelen. Het heeft een aantal proble
men helpen omschrijven waarvan de
archieven zich soms onvoldoende bewust
waren. Maar belangrijker: er ontstond per
land - en in de regio - een grotere bereid
heid om samen te werken tot vorming
van nationale audiovisuele collecties.
Opvallend was daarbij dat alle drie archie
ven zelf al voorrang gaven aan voorstellen
tot verruiming van de formele en feitelij
ke toegankelijkheid. Dit hing samen met
uitputtende discussies over de regeling
van auteursrechten en de complementai
re taken en beperkingen van de instellin
gen binnen de landen en regionaal. De
ervaringen van het NAA en zijn onmiddel
lijke voorgangers kwamen dan ook te
stade, evenals de synergie tussen verschil
lende takken van het archiefwezen, zoals
de KVAN die in zich verenigt. Dit bleek
dan ook een zekere 'Holland Promotion'
In alle drie landen zijn nu werkgroepen
opgericht om de samenwerking - ook
inzake subprojecten als catalogisering en
thesaurusbouw - te realiseren. Hierbij zijn
in Estland en Letland nog wel problemen
te verwachten met de verantwoordelijken
voor het wettelijk depot - de respectieve
nationale bibliotheken - die in audiovisu-
alibus een onbeschreven blad papier, lees:
een onbelichte film, zijn. Ook startte
inmiddels een informele regionale werk
groep en wil Letland zijn bilaterale ar
chiefsamenwerkingsproject met de
Duitse Bondsrepubliek tot audiovisuele
media uitbreiden.
Bij de projectleiders leeft bovenal het
gevoel dat het project wel besteed is en
dat de bereidheid van de Nederlandse
Ambassades te Helsinki en Riga om het te
financieren tot resultaten heeft geleid. De
betrokkenheid van de collega's in het
Balticum bij hun werk, het enthousiasme
waarmee ze het uitvoeren ondanks zeer
moeilijke omstandigheden en de zware
last van het recente verleden, hun profes
sionele houding, collegialiteit en open
heid voor verandering en hun hartelijk
heid zijn evenveel positieve en inspire
rende ervaringen gebleken. 2
December 1999
Archievenblad 31
De koelinstallatie van het Beeld- en Geluidarchief in
Vilnis: een nachtmerrie van buizen, compressoren en
controlekasten die sedert de oplevering nooit gemerkt
heeft (foto: R, Egeter van Kuyk)
Tijdens alle bezoeken bleek de grootste belangstel
ling uitte gaan naar
Het recht op en de techniek van selec
tie voor conservatie en voor vernieti
ging
De mogelijkheden van samenwerking
tussen de archiefbeherende instellin
gen
Contractmodellen voor acquisitie en
licentiëring
Tariefstelling
Auteursrechten en ontwikkeling/
tekortkomingen van de eigen Archiefwet
Digitalisering en de consequenties
ervan voor inventarisatie en beschik
baarstelling
Opleidingsmogelijkheden, met name in
de vorm van training op de werkvloer
Principes van catalogisering en the
saurusbouw
Verruiming van de mogelijkheden tot
studie en niet commercieel hergebruik
Bevordering van bekendheid bij het
publiek van de rol van archieven en
'wat je ermee kunt doen'.
(NB: over openbaarheid van archieven wil de KVAN
gezien de gebleken belangstelling een videopro-
duktie maken)
Voorzitter Sectie Audiovisuele Archieven KVAN
