m
a
m
Ir
Werk in uitvoering
Archievenblad
Als bijkomend gevolg verandert de aard
van de geproduceerde documenten.
Elektronisch uitgewisselde berichten
bevatten informele informatie, maar
soms op een hoog niveau van besluitvor
ming en in elk geval waard om bewaring
te overwegen. In het verleden vond dit
soort communicatie evengoed plaats,
maar dan mondeling. Deze nieuwe vor
men werpen een blik achter de scher
men van de besluitvorming. Wat nooit
werd vastgelegd, kon niet bewaard blij
ven, maar wat bij de uitvoering van een
taak wel wordt vastgelegd, vraagt om een
beslissing: bewaren of vernietigen?
24 Archievenblad
December 1999
Informatietechnologie en toeganke
lijkheid
Confronteert informatietechnologie de
archivaris dan alleen met problemen?
Nee, in tegendeel! Archiefdocumenten
bevatten kwalitatief hoge informatie,
onder meer door de authenticiteit. De
technologie waarmee die informatie nu
wordt vastgelegd is in staat hun toegan
kelijkheid, verspreiding, manipulatie en
hergebruik te verhogen vergeleken met
hun papieren voorgangers. Zo was in het
verleden, een document of dossier dat
door iemand werd gebruikt op datzelfde
moment ontoegankelijk voor anderen.
Nu kunnen velen dezelfde documenten
gelijktijdig raadplegen, ongeacht waar ze
zich bevinden en op elk gewenst tijdstip.
Informatie- en communicatietechnologie
is nauwelijks afhankelijk van tijd en
ruimte. Zelfs bescherming tegen onbe
voegde raadpleging kan beter geregeld
worden. Archivarissen zouden blij moe
ten zijn met de technologie die hun
werk kan verbeteren en de meesten zijn
dat dan ook. Bedrijfsarchivarissen, DIV-
functionarissen en zij die in archiefdien
sten werken maken er intensief van
gebruik. Zelfs veel geraadpleegde papie
ren en perkamenten documenten con
verteren ze naar een digitaal formaat, om
hun toegankelijkheid en bruikbaarheid
te vergroten.
Metadata
Ook op het gebied van computer-onder
steunde toegankelijkheid van archieven
werken archivarissen internationaal
samen. Een van de belangrijkste ontwik
kelingen op dit gebied is de publicatie
van internationale standaards voor
archiefbeschrijving, eveneens een pro
duct van de ICA.7De standaards zijn ver
genoeg ontwikkeld om in programma
tuur voor archiefbeschrijving te gebrui
ken en zouden ook in archiveringspak-
ketten verwerkt moeten worden.
Onderzoek, in het bijzonder dat aan de
University of British Columbia, Vancou
ver, Canada (Luciana Duranti en Terry
Eastwood) toonde de noodzaak aan van
beschrijvende informatie over archiefdo
cumenten (metadata genoemd), als een
middel om de authenticiteit van docu
menten vast te leggen. Deze metadata
moeten internationale archivistische
standaards toepassen om beschrijvingen
van papieren en digitale archiefdocu
menten te harmoniseren.
Rol van de archivaris
Informatietechnologie vergt niet alleen
(inter)nationale samenwerking en
wereldwijde bevordering van de archief
wetenschap, zij draagt ook bij aan de
eenwording van archiefprofessionals,
onafhankelijk van hun functie in de
levensloop. Traditionele grenzen tussen
DIV (records management) en archivaris
sen (werkzaam bij een archiefdienst) ver
vagen en zullen zelfs moeten verdwij
nen. Het gaat om archivarissen in de
brede betekenis van het woord: informa
tieprofessionals, gespecialiseerd in het
beheer en beschikbaarstellen van
archiefdocumenten (procesgebonden
informatie). Die bewaren ze zo lang als
noodzakelijk om de administratieve of
maatschappelijke behoeften te bevredi
gen, of zolang als iemand bereid is de
kosten voor hun beheer te betalen. Ze
bewaren ze zodanig, dat ze hun authenti
citeit en betrouwbaarheid behouden; ze
maken ze toegankelijk volgens methoden
die recht doen aan de kwaliteit van het
archief en stellen ze beschikbaar voor
hen die recht op raadpleging hebben.
Het voornaamste doel is niet zomaar een
document te bewaren, in welke verschij
ningsvorm dan ook, maar een archiefdo
cument, samen met de contextuele infor
matie, in zijn oorspronkelijke logische
vorm en in samenhang met andere
archiefdocumenten.
De informatiemaatschappij zou ondanks
de problemen die hij met zich mee
brengt, een paradijs voor archivarissen
moeten zijn. Wel moeten ze, om aan de
eisen van hun professie te kunnen vol
doen, samenwerken met de administra
tie, juristen, accountants en de software
industrie. '3
Archievenblad
Acht Doe's en Doe-niet's
1. Niemand is er vanaf door alleen een paar doe's en doe-niet's te lezen. Evenmin volstaat een beetje surfen op het net of een
paar artikelen lezen. De technologie verandert te snel om een gemakkelijke oplossing te vinden, bijvoorbeeld door een
bepaalde standaard te kiezen of een software-pakket te kopen. Besteed voldoende tijd aan het bijspijkeren van uw professio
nele kennis.
2. Denk niet dat het uitsluitend om de techniek draait, of alleen om informatie. Het gaat om archiefdocumenten. Uw opdracht
om die te beheren is een bedrijfskritische functie voor de organisatie waarvoor u werkt.
3. Onderken dat archiefdocumenten informatie van een hoog kwaliteitsniveau bevatten. Het zijn authentieke documenten die
nauw verbonden zijn met de activiteiten van de organisatie, haar bedrijfsmiddelen, juridische status enzovoorts. Ze kunnen
aantonen welke rechten de organisatie heeft, haar gedrag rechtvaardigen en haar voorzien van kennis en geheugen.
4. Denk niet dat archiefbeheer een eenvoudig probleem is. Dat was het misschien in het verleden, maar dat is veranderd met de
vele organisatieveranderingen en gebruik van nieuwe technologieën. En zelfs al is veel nog steeds hetzelfde, uw werk wordt
nooit meer wat het was.
5. Wees bewust van het feit dat archiefbeheer niet uw probleem is, maar dat van de organisatie, wat uw verantwoordelijkheid
dan ook is. Probeer niet de problemen alleen op te lossen, want dat is tot mislukken gedoemd. Zoek partners en zorg samen
voor de betrokkenheid van het management en de echte probleemhebbers. Maak van uw archiefsysteem een 'killer' applica
tie en er komt vanzelf steun van de computerafdeling.
6. Vertrouw niet op de mening van anderen, hoe slim ze ook mogen zijn. Laat u niet overdonderen door IT-goeroe's en wizzkids
die beweren dat vrije tekst zoeken alle problemen oplost en uw manier van beschrijven verouderd maakt. Laat uw professio
nele hersenen werken. Er is geen standaardoplossing, want er bestaat geen standaardorganisatie.
7. Klaag niet, daarmee wint u nooit de slag. Ga evenmin een gevecht aan dat u toch verliest. Spaar energie voor de oorlog die u
wel kunt winnen. Spring op de IT-trein en denk aan de mogelijkheden die de technologie biedt.
8. Begin simpel - bij voorkeur niet met ingewikkelde toepassingen als geografische informatiesystemen of multi-media applica
ties. U zou uzelf al gauw terugvinden in een schermutseling met de eigenaar van zulke systemen, die meestal meer macht
heeft. Een mooi terrein om te beginnen is elektronische post: een wijdverbreide toepassing. Eigenlijk van niemand en techno
logisch niet te ingewikkeld. Pas uw verrijkte professionele kennis daar maar op toe.
December 1999
Archievenblad 25
Opvallend is de 'nieuwe' belangstelling voor microfilm zoals hier is te zien tijdens de rondleiding van de NVBA-leden
bij het Gak in Amsterdam
Docent-projectleider Archiefschool Amsterdam
Dit artikel is een bewerking van de Engelstalige versie in
Document World jan/febr.1999.
Noten
1 Tot in het begin van de jaren '90 vinden we in de
Nederlands archivistische literatuur de term Machine
Leesbare Gegevensbestanden, een letterlijke vertaling
van Machine Readable Data, een term die nu in
onbruik is.
2 Proceedings from the Working Meeting on Electronic
Records Research. Pittsburgh, PA. May 1997.
Gepubliceerd in Archives and Museum Informatics
11:3-4 (1997). Een lijst van relevante web-sites is te
vinden op de home page van Digitale Duurzaamheid
(www.archief.nl/digiduur).
3 Verkrijgbaar via het ICA bureau in Paris, of vanaf het
Internet: www.archives.ca/ICA. Collega Hans Hofman
is lid van deze commissie.
4 Proceedings of the DLM-Forum on electronic records.
Brussels, 18-20 December 1996. Luxembourg: Office
for Official Publications of the European Communities,
1997. (INSAR). De afkorting DLM staat voor: Données
Lisible par Machine. Anders dan deze verouderde
naam doet vermoeden, ontwikkelt het DLM-Forum
gezichtspunten die sporen met nieuwe opvattingen
over archiefwetenschap.
5 Duidelijk uitgedrukt door de Amerikaanse onderzoe
ker Jeff Rothenberg: "Digital information lasts forever
or five years, whichever comes first."
6 Dat in de zeer nabije toekomst een groot deel van de
elektronische post uit gesproken berichten zal
bestaan, verandert de zaak niet wezenlijk: vastgelegd
is vastgelegd. Er zijn nu ook al organisaties die de
voice mail willen archiveren.
7 International Standards for Archival Description
(General). Ottawa, 1992. International Standards for
Archival Authority Control for Corporate Bodies,
Persons and Families. Ottawa, 1996. Verkrijgbaar via
het ICA bureau in Parijs, of vanaf de website:
www.archives.ca/ica. De Archiefschool heeft voor
onderwijsdoeleinden een editie gemaakt met een
Nederlandse inleiding en toelichting. De school start
met workshops ISAD en ISAAR.
