GW OU
archivarissen en de eisen van de
informatiemaatschappij
Werk in uitvoering
Archievenblad
Het klinkt haast als een paradox: archiefdiensten en archivarissen komen in beweging. Eerlijk gezegd zijn zij dat eigenlijk altijd al geweest, voort
durend reagerend op veranderingen in de maatschappij, in het gedrag van organisaties en op nieuwe technologieën. De huidige snelheid van
veranderingen dwingt tot een snellere aanpassing van hun professionele methoden en technieken. Dit om bij te blijven bij de wereld buiten het
archief.
k V
Archieven bestaan uit documenten, vast
gelegde informatie; de moderne technolo
gie verandert het maken, vastleggen en
distribueren daarvan. Daardoor verande
ren archieven en moeten archivarissen
wel mee-veranderen, of ze dat nu willen
of niet. De vraag is: waarheen?
Veranderende vormen
De technologie raakt archieven vanuit
twee richtingen. Ze verandert de vorm
van de documenten. Zo vervangt elektro
nische post deels zowel papieren
memo's, brieven als telefoongesprekken;
databases doen kaartenbakken verdwij
nen; multi media documenten verschijnen
als nieuwe fenomenen op het documen
taire toneel. Daarnaast ontdekten archiva
rissen, of ze nu in een archiefdienst wer
ken of records manager zijn, de potentiële
kracht van de informatie- en communica
tietechnologie voor het archiefbeheer en
voor de verbetering van de toegankelijk
heid van de documenten die ze beheren.
Beide kanten zijn nauw verwant.Als dat al
iets is om ongerust over te zijn, waarover
maken archivarissen zich dan zorgen?
Verband archief en werkprocessen
In het recente verleden bezorgde vooral
de technologie hoofdbrekens, in het bij
zonder het snelle verval van de magneti
sche informatiedragers. Veel van de vroe
ge archivistische literatuur hierover gaat
over tape-conversie, overspoelen, bescher
ming tegen magnetische velden, opslag
formaten, optimale klimatologische
bewaaromstandigheden enz. Archivarissen
voelen zich nu eenmaal verantwoordelijk
voor de lange termijn bewaring van infor
matie, of dat nu voor de archiefvormer
zelf is, voor de maatschappij, of voor
beide. De laatste tien jaar voltrok zich een
verandering in het archivistisch denken
over de bewaring van digitale documen
ten met bijbehorende zorgen over het
behoud van de authenticiteit van docu
menten en over de toegankelijkheid op
de lange termijn. Geen aandacht meer
voor gegevensbestanden, maar voor digi
tale archiefbescheiden. Documenten die
zijn ontvangen of gemaakt en gebruikt in
een werkproces en naderhand kunnen
aantonen wat er is gebeurd.1 Traditionele
definities van archiefbescheiden werden
aangepast, ter onderscheid van andere
vormen van informatie. Archivarissen
beheren archief, en dat is wat anders dan
document management. Een archiefstuk
is een document, maar een document is
niet noodzakelijk een archiefstuk. Het ver
band tussen het archief en de werkpro
cessen is waar het om gaat. Documenten
zijn alleen archiefstukken vanwege de
administratieve functies die ze vervullen
of vervuld hebben en niet door de infor
matie die ze bevatten. Een archivistische
aanpak van het beheer van digitale docu
menten moet zich dan ook niet in de eer
ste plaats oriënteren op de technologie,
maar op de kwaliteitseisen die de archief
vormende organisatie - en op de achter
grond de maatschappij - stelt aan haar
archiefdocumenten en archiveringssys
teem.
Internationale teams
Een van de belangrijkste kwaliteitseisen
voor archiefdocumenten is authenticiteit.
Ter vervulling van zijn functie als blijk
van een activiteit, moet het document
authentiek zijn en zodanig bewaard wor
den dat die authenticiteit behouden blijft.
De noodzaak van behoud van authentici
teit is de drijfveer voor archiefweten-
schappelijk onderzoek naar de wijze
waarop organisaties verantwoording
afleggen. Welk soort bewijs hebben ze
daarvoor nodig, wat is de rol van digitale
archiefdocumenten daarin, wat bepaalt
hun authenticiteit en welke juridische, fis
cale, politieke, maatschappelijke, histori
sche en technische eisen kunnen daaraan
gesteld worden?
Naast en vaak in samenwerking met uni
versiteiten voeren archiefinstellingen,
beroepsverenigingen, overheidsinstellin
gen en bedrijven onderzoeksprojecten
uit.2 Projecten die onder meer algemene,
archiefwetenschappelijke concepten en
methoden willen toepassen binnen een
nationale of organisatorische context.
Archivarissen onderkennen het internatio
nale en interdisciplinaire karakter van de
vragen met betrekking tot het beheer van
digitale archiefbescheiden. Ze werken
wereldwijd samen en wisselen resultaten
uit. Vaak in internationale teams, op initia
tief van universiteiten of vanuit internatio
nale organisaties zoals de International
Council on Archives (ICA), die in 1996 een
Guide for Managing Electronic Records
from an Archival Perspective publiceerde.'
22 Archievenblad
December 1999
Archievenblad
Onder auspiciën van de Europese
Commissie brengt het DLM-Forum archi
varissen, document managers, weten
schappers, de software industrie en admi
nistratie bij elkaar. De handelingen van de
eerste DLM-conferentie, in Brussel,
december 1996, biedt een rijke variëteit
aan onderwerpen en gezichtspunten.'
Een ander resultaat is de publicatie van
de Best Practice Guidelines for Managing
Electronic Documents. Tweemaal per jaar
vinden expert meetings plaats. Bovendien
ontwikkelt de Europese Commissie stan
daard functionele eisen voor digitale
archiveren, waarvan de software industrie
gebruik kan maken bij het ontwikkelen
van archiveringsapplicaties. Onlangs vond
het tweede DLM Forum plaats (zie voor
een verslag p. 34).
Het formuleren van functionele eisen
gebeurt ook in andere onderzoeksprojec
ten. Ondanks de voortgang die daarbij
geboekt is, zijn er nog geen software pak
ketten die aan alle voorwaarden lijken te
voldoen.
Bewaren en Selecteren
Vanzelfsprekend zijn archivarissen niet
gerust op de gevolgen van de technologie
voor de houdbaarheid van documenten.
Dit in het kader van bewaring op langere
termijn; voor een digitaal document staat
vijf jaar gelijk aan eeuwig.' De toenemen
de complexiteit van documentair materi
aal vereist een even complex geheel aan
maatregelen om de documenten leesbaar,
begrijpelijk en authentiek te houden. Een
wellicht nog groter probleem zou wel
eens de enorme toename aan vastgelegde
informatie kunnen zijn. De technologie is
voor ieder onder handbereik en mensen
maken er intensief gebruik van. Elk stukje
vastgelegde informatie kan (deel van) een
archiefdocument zijn. Zolang mensen
mondeling communiceren is er geen
sprake van archiveren, maar communica
tie gaat steeds meer via computers en
computernetwerken. Archivarissen moe
ten beslissen welke informatie in het
archief hoort, hoe het te klasseren en hoe
lang het te bewaren. Veel van de beschik
bare geautomatiseerde archiveringspak-
ketten ondersteunen het opnemen van
documenten in het archiveringssysteem,
vaak op een enigszins primitieve, 'papie
ren' manier, maar selectie en controleer
bare vernietiging van archiefdocumenten
ondersteunen ze niet of onvoldoende.
Een andere conclusie van recent onder
zoek is dat de processen van vastleggen
van documenten in het archiveringssys
teem en van selectie opnieuw moeten
worden ontworpen. Door de kwantiteit
aan documenten werken oude methoden
en gebruikelijke criteria niet meer, of
onvoldoende. Bij een productie van tien-
of twintigduizend e-mail berichten in een
middelgrote organisatie kun je er niet
mee uit de voeten. De veranderende kwa
liteit is echter een zeker zo belangrijke
factor: door gebruik van informatie- en
communicatietechnologie gaan mensen
op een andere manier werken en commu
niceren dan daarvoor, en dat heeft zijn
invloed op de aard van de documenten
die ze produceren.
Democratisering communicatie
Er is een tendens dat schriftelijke commu
nicatie mondelinge vervangt. Elektro
nische post is daarvan een voorbeeld.6 Dat
betekent een toename van vastlegging en
daardoor een verdere formalisering van
procedures. In ons rechtssysteem hebben
schriftelijke berichten - op papier of elek
tronisch - een grotere waarde dan monde
linge. Daar staat tegenover dat vroegere,
formele besluitvormingsprocedures, ver
vangen worden door informelere, maar
wel schriftelijke, communicatie.
Onderzoek naar het gebruik van elektroni
sche post toont aan dat het medium com
municatie bevordert, zowel horizontaal als
verticaal. E-mail overschrijdt afdelingsgren-
zen even gemakkelijk als hiërarchische
lagen. Democratisering van de communi
catie dus met een sterke invloed op zowel
de besluitvormingsprocessen als de pro
ductie van de bijbehorende documenten.
In plaats van marginale commentaren op
een conceptmemorandum of ander for
meel document, discussiëren de betrok
ken medewerkers en hun chefs de zaak
door e-mailberichten uit te wisselen. Een
besluitvormingsproces, in de Weberinaan-
se bureaucratie duidelijk gedocumenteerd
in de marges van de minuut, is in de toe
komst alleen te reconstrueren door de her
en der verspreide e-mailberichten bij
elkaar te halen.
December 1999
Archievenblad 23
Door Peter Horsman*
