I
proa
NUBA Nieuws
Archievenblad
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA-LEDEN OP BEZOEK IN ESSEN
Voor de tweede keer in successie organi
seerde de sponsors Anacomp, Doxis,
Hitrate (Hitachi), IGE, Prodoc en Samsom
van deze studiereis een bezoek aan de
DMS'99 in Essen. Ongeveer 70 geïnteres
seerden, waarvan een groot deel NVBA-
leden, waren van de partij.
De DMS is een vakbeurs voor informatie-
en documentatiemanagement. Dit is de
belangrijkste beurs in Europa op dit vak
gebied. Was vorig jaar een hal nog vol
doende voor presentatie, dit jaar waren
het er al twee. De accenten lagen op de
technologieën documentmanagement,
workflow, elektronische archivering en
ook Internet. Een nieuw begrip is Kennis
management. Nu invoering van bovenge
noemde technologieën intussen als stan
daardfunctionaliteiten op veel pc-werkplek-
ken beschikbaar zijn, wint kennismanage
ment steeds meer terrein. Het doel hiervan
is kennis- en ervaring van de medewerkers
voor iedereen binnen de organisatie
beschikbaar te stellen. Documentmanage
mentsystemen vullen kennismanagement
door kennis- en ervaring van expliciet in
documenten opgeslagen informatie be
schikbaar te stellen en door de weergave
van proces- know-how in concrete werksi
tuaties. Deze synergie bepaalt in de toe
komst het succes van een organisatie. Naast
de invoering van de Euro en de overgang
naar het jaar 2000 zal dit voor volgend jaar
een belangrijk onderwerp worden.
Enquête
De redactie van NVBA Nieuws was uiter
aard ter plekke en maakte van de gelegen
heid gebruik om de mening onder de
leden te polsen over de beurs, het vakge
bied en de toekomst van de NVBA. Een
aantal leden werkte hier spontaan aan
mee. Hieronder een samenvatting.
DIS is nog lang niet overal ingevoerd. Bij
organisaties waar dat wel het geval is, zijn
de (eind)gebruikers (tamelijk) tevreden.
Omdat de invoering meestal recent heeft
plaatsgevonden, worden de eerste resulta
ten afgewacht, voordat men nieuwe keu
zes gaat maken. De gebieden waarop men
denkt te kunnen besparen zijn: personeel,
tijd, ruimte. Verbeteringen zijn de zoek
structuur en dienstverlening aan de klant.
Workflow is slechts bij één organisatie
ingevoerd en wel bij de financiële admini
stratie. Een ander bedrijf doet op dit
moment een pilot.
Meestal verzorgt de leverancier of de
eigen IT afdeling de opleiding voor DIS en
Workflow.
De meeste mensen kiezen voor schermen
met kleur van 17 inch. De trend is zelfs
naar 21 inch.
DSM'99
Het was opvallend dat de meeste deelne
mers geen nieuwe zaken aantroffen. Wel
noemde men de onderwerpen 'nieuwe
toepassingen, bookscanning, Inter/Intrane,
platte schermen, integratie systemen. Over
het onderwerp Digitale Duurzaamheid
deed men nogal laconiek; men denkt er
niet over na en verwacht dat de leveran
cier wel met een oplossing zal komen. Wel
zegt men de ontwikkelingen te volgen. Via
de media Internet, Intranet, Extranet ziet
men grote mogelijkheden voor document
transport. De beveiliging moet echter ver
beterd worden.
Toekomst van ons vak
De nieuwe ontwikkelingen vormen voor
de meeste deelnemers een uitdaging voor
de functie. Dat iedereen tegenwoordig
informatie kan en mag opslaan vormt ech
ter een bedreiging. Opslaan is niet hetzelf
de als archiveren. De toekomstige rol van
de bedrijfsarchivaris wordt gezien als advi
seur die meer betrokken zal zijn bij het
primaire bedrijfsproces. Zolang er papier
is, zal er een functie zijn voor de bedrijfs
archivaris, die overigens ook zijn vinger
aan de pols moet houden bij de ontwikke
ling van digitale archieven. De bedrijfsar
chivaris zal als beroepsgroep kleiner wor
den. Steeds minder bedrijven hebben/ken
nen een officiële archivaris. Steeds vaker
48 Archievenblad
November 1999
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NUBA Nieuws
Archievenblad
neemt een andere functionaris die taak op
zich en combineert deze met verwante
taken. Bij hen ontbreekt wel specifieke
archivistieke kennis.
Toekomst van de NVBA
Of de NVBA, gezien de vele ontwikkelin
gen, in de toekomst zelfstandig moet blij
ven, daarover wordt verschillend gedacht.
Een groep is voor samenwerking met ver
wante organisaties. Hierbij wordt o.a. ver
wezen naar de ontwikkelingen van de
Koepel. De andere groep vindt juist dat de
NVBA zich nu sterk moet maken en mee
moet gaan in de nieuwe ontwikkelingen.
Deze groep dringt er op aan nieuwe leden
te werven in organisaties die taken uitvoe
ren op het gebied van de archivistiek zon
der dat zij de functie van bedrijfsarchivaris
bekleden. Het kan trouwens heel verfris
send zijn om met een nieuwe kijk op de
activiteit een discussie binnen de NVBA te
starten. Hier ligt een grote uitdaging voor
de vereniging.
Bedrijfsarchivaris of documentma
nager?
Er waren diverse suggesties om meer
recht te doen aan een eigentijdse invulling
van de functienaam. Waarschijnlijk scheelt
dat ook wel een paar salarisschalen. Enige
gesuggereerde namen waren: Document
manager (meerdere malen), Bedrijfsinfor
matiespecialist, Record Keeper, Content
Beheerder, Manager Bedrijfsinformatie.
oc
DOET DE VLAAMSE VERENIGING VOOR BIBLIOTHEEK-, ARCHIEF- EN
DOCUMENTATIEWEZEN (VVBAD) IETS VOOR ARCHIVARISSEN?
In het NVBA-Nieuws van september 1999
schreven wij dat er op de IMC-beurs in
Amsterdam contacten waren met mensen
uit België die ons vertelden dat zij
(bedrijfsarchivarissen) vonden dat de
WBAD weinig deed voor archivarissen.
Van vele kanten werd ons kwalijk geno
men dat wij dit zomaar publiceerden (KP
Brussel, vz. Sectie archief, vz. Interuniversi
taire opleiding en het R.A. te Brussel)
Waarschijnlijk berust dit op een misver
stand. De NVBA was als zelfstandige ver
eniging aanwezig op de IMC-Beurs en ver
tegenwoordigde daar 350 bedrijfsarchiva
rissen. De bezoekende Belgische bedrijfs
archivarissen hebben daar ook alleen
gesproken over de rol van de bedrijfsar
chivarissen binnen de WBAD. Dit contact
heeft het bestuur van de NVBA er toe
gebracht om een derde poging te wagen
om in gesprek te komen met het bestuur
van de WBAD. Op 16 en 17 september
lukte het ons om in Brussel met het
bestuur in gesprek te komen.
Gesproken werd met de voorzitter van de
WBAD, de heer Johan Vannieuwenhuyse,
werkzaam bij het Provinciaal Archief van
West-Vlaanderen en de voorzitter van de sec
tie 'Archief', de heer Marcel van Campen,
werkzaam bij de Nationale Bank van
België. Wij zijn daar veel wijzer van gewor
den. De structuur van de WBAD is heel
anders dan die van de NVBA. Een combi
natie van bibliothecarissen, archivarissen
in overheidsdienst en bedrijfsarchivarissen
kennen wij in Nederland niet. De vereni
ging bestaat uit 1900 leden, verdeelt over
bibliotheek- en documentatie-instellingen
(1750 leden) en archieven (150 leden),
waarvan 10 bedrijfsarchivarissen.
Een goede samenwerking met de sectie
bedrijfsarchieven van de WBAD komt nu
van de grond, waarvoor een driestappen
plan is afgesproken:
le De beide verenigingen worden lid
van elkaar; hiermee wordt bereikt
dat alle partijen direct op de hoogte
zijn van eikaars activiteiten.
2e a.In het NVBA-Nieuws komt een arti
kel over de WBAD
b.In het Belgische vakblad INFO en
Bibliotheek- en Archiefgids komt een
artikel over de NVBA
3e Wij onderzoeken nog hoe we geza
menlijk activiteiten kunnen gaan
ontwikkelen
Zo nam een vervelende opmerking op de
IMC-beurs, door ons wat ongenuanceerd
in het NVBA-Nieuws vermeld, alsnog een
goede wending.
November 1999
Archievenblad 49
Samen op weg naar de toekomst. NVBA bezoekt vakbeurs DMS'99 in Essen, september 1999.
Harry Hendriks
linitgr Croup L'uropr
DMS 99 - EUROPESE VAKBEURS EN' CONFERENTIE VOOR
INFORMATIE- EN DOCUMENTATIE MANAGEMENT
STUDIEREIS 23 SEPTEMBER 1999
Loyaf/j,
SPONSORS
ANACOMP'
HITRATE
I»1 *- Samsom
DOXiS
A. Otten, voorzitter NVBA
