®ir?
RAKTIJKERVARINGEN VAN EEN WEBMASTER
De praktijk
Archievenblad
ledereen die een beetje handig is met computers kan in een handomdraai een fraai ogende Internetsite ontwikkelen en vervolgens 'wereldkun
dig maken'. Daarom verschijnen (én verdwijnen) er op het Internet dagelijks tal van websites van particulieren en bedrijven. Op 20 augustus
werd door de burgemeester van Utrecht, mevrouw Brouwer-Korfde website van Het Utrechts Archief officieel gelanceerd. Daarmee kreeg een
twee jaar eerder gestart voorbereidingstraject zijn afronding. Waarom had ook het digitaal gaan van Het Utrechts Archief nogal wat om het lijf?
In de werkgroep die twee jaar geleden in
Het Utrechts Archief startte met een
onderzoek naar de mogelijkheden en
onmogelijkheden van Internet passeerden
aanvankelijk de meest wilde ideeën de
revue. Maar al snel bleek dat voor de
meest uitgebreide toepassingen op
Internet het kostenplaatje (te) hoog zou
uitvallen. Alvorens verder te brainstormen
was het daarom noodzakelijk een finan
cieel kader vast te stellen.
Kostbare aangelegenheid
De schijnbaar simpele vraag hoeveel mid
delen we voor dit project nodig hadden,
bleek uiteindelijk lastig te beantwoorden.
Zowel Internet-providers als vormgevers
werd om een offerte gevraagd. Wat zou
het kosten om een website te ontwikke
len, op het web te zetten en te (laten)
onderhouden? Het antwoord luidde stee
vast: 'dat is afhankelijk van wat jullie erop
willen zetten'. Zo ontstond er een 'kip of
ei' discussie. Het was duidelijk: als de
opdrachtgever niet exact weet wat hij op
Internet wil zetten, kan de provider of
vormgever geen offerte op maat uitbren
gen. Maar omgekeerd kan de financiële
speelruimte voor een opdrachtgever juist
bepalen hoe veel gegevens hij op het
Internet kan zetten en de mate van pro
fessionaliteit waarmee dit gebeurt.
De werkgroep besloot om eerst nog wat
veldwerk te verrichten. Het gehele web
werd afgespeurd naar wat collega-instel
lingen in binnen- en buitenland al op
Internetgebied hadden gedaan. Daarbij
werd bij diverse instellingen ook navraag
gedaan naar de kosten en ervaringen met
Internet. Uit die informatie leerden we
dat het betreden van Internet met een
aantal grote databases zoals het archieven
overzicht, onze bibliotheekcatalogus
VUBIS en de toegang op ons beeldmate
riaal Atlantis op dit moment een wel zeer
kostbare aangelegenheid zou worden.
Daar kwam nog bij dat aan het opzetten
en vullen van deze databases nog volop
werd gewerkt. Door de fusie van de
Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht en
het Rijksarchief in
Utrecht in mei 1998
tot Het Utrechts
Archief moesten na
melijk vele databases
op elkaar worden aan
gepast. Deze conver
sie vergde (en vergt
nog steeds) niet alleen
op technisch en finan
cieel gebied, maar ook
wat betreft personeel een grote inspan
ning. Om de introductie van Het Utrechts
Archief op het web niet nog veel langer
te laten duren, besloten we in 1998 om
eerst met een zogenaamd foldermodel
het web te betreden.
Internet Project Plan
Gelijktijdig werd in 1998 door het minis
terie van Binnenlandse Zaken (BiZa) een
seminar georganiseerd over de introduc-
Het was duidelijk: als de
opdrachtgever niet exact
weet wat hij op Internet wil
zetten, kan de provider of
vormgever geen offerte op
maat uitbrengen.
tie van musea en archiefdiensten op
Internet. Uit het seminar kwam duidelijk
naar voren dat voor het welslagen van
een Internetproject een adequate plan
ning aan de hand van een Internet Project
Plan van groot belang is. Hierin wordt een
uitgebreid stappenplan ontwikkeld, wat
natuurlijk wel jaarlijks actualisatie
behoeft. Tevens wordt expliciet vastge
legd welke functies de website moet heb
ben. Het Internet Project Plan fungeert als
een leidraad voor de beoordeling of de
beoogde doelstellingen daadwerkelijk
worden bereikt. Bovendien dwingt het
om heel methodisch naar de website te
kijken. Vanuit de geformuleerde doelstel
lingen is het vervolgens eenvoudig om de
diverse doelgroepen te definieren. Met
deze aanbevelingen deed de werkgroep
zijn voordeel
In augustus 1998 was
het Internet Project
Plan van Het Utrechts
Archief een feit. Na de
instelling van een redac
tieraad begonnen we
met de definitieve invul
ling van de Internetsite.
Omdat de redactieraad
was samengesteld uit
verschillende geledin
gen van de organisatie, had ze een positie
ve invloed op het draagvlak voor dit pro
ject binnen het archief. Binnen de redac
tieraad was ik - als webmaster eindverant
woordelijke. De taken van een webmas
ter zijn tweeledig. Enerzijds had ik, naast
de zorg voor de continuïteit, de redactio
nele eindverantwoordelijkheid, anderzijds
moest ik de inhoud vertalen naar een
technisch eindproduct. Het eerste was in
mijn geval niet zo moeilijk, omdat de ove-
28 Archievenblad
November 1999
f
Archievenblad
rige redactieleden allen goede schrijvers
zijn. Mijn taak was niet meer dan het op
elkaar afstemmen van hun bijdragen en
zorgen voor een uniforme uitstraling.
Omdat het enige moeite kostte collega's
buiten de redactieraad in te schakelen
voor het vullen van de site - er is immers
nooit of weinig tijd - kozen we er voor om
de schrijvende werkzaamheden zoveel
mogelijk binnen de redactieraad te hou
den. Uiteraard moet belangrijke informa
tie altijd met de betreffende afdeling of
persoon worden doorgesproken.
Bouwen op stramien
De technische afstemming gaf meer pro
blemen. Mijn achtergrond als voormalig
bibliothecaresse, weliswaar met al
behoorlijk wat ervaring op het gebied
van het Internet, was onvoldoende om
direct zelf een homepage te kunnen bou
wen. Aan de hand van het projectplan
werden nu concreet de offertes bij ver
schillende vormgevers en providers aan
gevraagd. Ook de Gemeentebibliotheek
Utrecht diende een zeer concurrerende
offerte in. Mede door de daar bestaande
bijzondere expertise op het gebied van
de informatievoorziening en Internet ging
de opdracht uiteindelijk naar hen toe. Bij
de totstandkoming van de site was er
veelvuldig overleg met de webmaster van
de Gemeentebibliotheek. Het bleek moei
lijk en tijdrovend om bestaande ideeën
van de redactieraad aan een buitenstaan
der over te dragen. Na veel overleg, en
vele versies, bereikten we uiteindelijk
toch overeenstemming. In de tussenlig
gende tijd kon ik me proefondervindelijk
bekwamen in het daadwerkelijk bouwen
van diverse pagina's. Het stramien was
gemaakt, nu kon ik zelfstandig verder.
Foldermodel
In het Utrechtse Internet Project Plan
bleef het ambitieniveau vooralsnog vrij
bescheiden. We kozen voor een uitge
breid 'foldermodel'. In dit model bevat de
website vooral die informatie die nodig is
om het uiteindelijke bezoek aan een
archiefdienst zo goed mogelijk voor te
bereiden: gegevens zoals adres, openings
tijden, de archieven en collecties in vogel
vlucht, de belangrijkste diensten en facili
teiten e.d. Wat er op het Internet moest
komen, hing nauw samen met de vraag
van wat we met de site wilden bereiken.
Deze doelstellingen moesten op hun
beurt een afgeleide zijn van de missie van
Het Utrechts Archief. Zo wil Het Utrechts
Archief zich onder andere richten op
nieuwe gebruikersgroepen. Doel is om
vooral jongeren meer bekend te maken
met het fenomeen archieven. En aange
zien jongeren over het algemeen zeer ver
trouwd zijn met de nieuwe media zoals
Internet, was de gang van Het Utrechts
Archief naar het Internet een must.
Leuk voor surfende jongeren
Een van de eerste produkten op het
Internet was dan ook een lespakket
bestemd voor het nieuwe vak CKV1 in
het middelbaar onderwijs. Samen met Het
Catharijneconvent en het historisch
bezoekerscentrum RonDom werd een
aantal digitale lespakketten ontwikkeld
rondom het Utrechtse Domplein. De
Internetinformatie vormde een aanvulling
op CD-Dom, een cd-rom over de bouwge
schiedenis van het Domplein. Eén van de
kanunniken van de Dom, Evert Zouden-
balch, stichtte in 1491 het St. Elisabeths-
gasthuis, het eerste weeshuis van
Nederland. Onze bijdrage aan dit project
bestond uit een reconstructie van het
aangrijpende levensverhaal van één van
de bewoners van dit weeshuis, Leendert
Stuuroort, die in 1735 in het huis terecht
kwam. Aan de hand van gescande docu
menten en bijbehorende opdrachten
wordt in de rubriek onderwijs het verhaal
verteld van dit 'ellendige weeskynd'. In de
toekomst willen we meer lespakketten in
deze rubriek onderwijs onderbrengen.
Om surfende jongeren te prikkelen plaat
sten we ook een aparte rubriek 'leuk' op
onze website. Niet te veel zware kost,
maar over het algemeen makkelijk toe
gankelijke informatie over de Utrechtse
historie. Overigens is deze rubriek ook
beslist de moeite waard voor de wat
oudere bezoekers.
Een andere doelstelling van Het Utrechts
Archief is het vergroten van de bereik
baarheid voor de bezoekers. Ook daar
leent het Internet zich heel goed voor.
Immers de Internetbezoeker is niet ge
bonden aan openings- en sluitingstijden.
Van belang is natuurlijk wel dat we hen
ook wat kunnen bieden. Natuurlijk zou
het mooi zijn om rechtstreeks via
November 1999
Archievenblad 29
Door Sigrid Krijger-de Grave,
c a a '3 a
De Domtoren en het Domplein in de twintigste eeuw:
nog steeds gewijde grond
De Domkerk nadat een werelwind het middeschip
heeft verwoest
