Documentbeheer.
Papiergebaseerd
of papierloos,
TAB slaat de brug.
TAB
TAB
informeert.
TAB
analyseert.
TAB
adviseert.
TAB
implementeert.
TAB
converteert.
TAB
traint.
Al meer dan veertig jaar.
audio visueel
Archievenblad
onder meer de vrij omvangrijke eigen
collecties van de landelijke zendgemach
tigden (25.000 uur film, 39.000 uur video
en 38.000 uur geluid) en laat zien dat de
regionale omroepen vooral veel geluids
opnamen hebben - in totaal 47.000 uur.
In deze diverse groep komt 6% van de
films, 3% van de videobanden en 5% van
de geluidsopnamen in categorie A en
respectievelijk 41, 23 en 36% in B. Dat
laat zoals men kan zien een forse hoe
veelheid materiaal in de laagste categorie
over. 59% Van de films, 28% van de video
banden en 41% van de geluidsopnamen
moet geconserveerd worden.
Voor de optimale conservatie van de col
lecties draagt het onderzoek het volgen
de overzicht bij.
Naast actieve conservatie van materialen
was ook de passieve conservatie aan de
orde, dat wil zeggen: de beschikbaarheid
van goede bewaarplaatsen met gecontro
leerde temperatuur en vochtigheid.
Buiten Groningen en Noord-Brabant is
hier voor de verspreide collecties een
groot gebrek aan. Gelukkig zullen
Limburg en Zeeland in 1999/2000 even
eens beschikken over goede bewaar
plaatsen. Overigens worden audiovisuele
materialen veelal bewaard in ruimten die
voor papieren archieven zijn bedoeld, of
blijkt 'bewaard' in feite 'opgeslagen' te
zijn - daar, waar er nog wat ruimte over is.
Te grote rijkdom en spraakverwarring
De conservatiekosten dekken niet de
kosten voor de catalogisering van het
geconserveerde materiaal, die alleen bij
het Filmmuseum berekend kon worden.
Het onderzoek laat wat betreft de ont
sluiting van de materialen zien dat er een
grote - té grote - rijkdom is aan zowel
ontsluitingssystemen als aan benaderin
gen en werkwijzen. Ook de terminologie
bleek verwarrend. Waar de een spreekt
over inventarisatie, spreekt de ander over
documentatie en de derde over catalogi
sering, en zo waren er nog wel wat meer
termen in omloop. Het is daarom vrijwel
onmogelijk op dit moment met enige
mate van zekerheid een indicatie te
geven van wat geïnventariseerd is
waarvan aanwezigheid en wezenlijke
kenmerken ergens zijn genoteerd) of
gecatalogiseerd zodanig ontsloten dat
raadpleging mogelijk is). Llieruit volgt dat
de ontsluiting van het geconserveerde
materiaal nader onderzocht moet wor
den en in ieder geval een tweede groot
punt van aandacht is.
Naast gegevens die de behandeling van
de collecties betreffen, geven de collec
tiebeheerders ook aan welke behoeften
zij hebben in de sfeer van deskundig
heidsbevordering. Deze richten zich op
betere opleidingsmogelijkheden, advise
ring in het structureren en leiden van
een audiovisuele beheerdienst, samen
werking met andere collecties op het
gebied van uitwisseling van gegevens
omtrent de collecties, ontsluitingssyste
men en passieve en actieve conservatie.
Urgentie en tijdgebrek
Spreken wij over het audiovisuele erf
goed, dan spreken wij te loef of te lij
over urgentie en geldgebrek. Het erfgoed
zelf wordt letterlijk gedragen door in
wezen instabiele materialen met een
sterk beperkte levensduur; het uitblijven
van actie tot behoud ervan wordt uitein
delijk vertaald in verlies van erfgoed,
zeker nu blijkt dat een niet gering deel
ervan wordt bewaard onder onbevredi
gende condities. De opkomst van nieu
we technieken als digitalisering biedt
wel soelaas, maar ook dan is er sprake
van urgentie en geldgebrek. Het uitblij
ven van actie wordt ook direct vertaald
in groei van achterstanden, want het rap
port toont alleen de bestaande achter
stand per medio 1999. Hoewel de rap
portage daar niet expliciet op in gaat
blijkt uit de ontvangen informatie dat
niet alleen de (selectieve) veiligstelling
van de materialen een probleem is, maar
ook de ontsluiting ervan. Komt daar geen
extra ruimte voor, dan heeft conservatie
tot gevolg dat het erfgoed wel gered is,
maar verder niet gebruikt kan worden
omdat er geen gegevensbestanden zijn
die er effectief toegang toe geven. In die
keten is er nog een schakel, namelijk de
deskundigheid om het traject tussen
acquisitie en beschikbaarstelling te
beheersen. Ontbreekt voldoende inzicht
om een collectie te ontwikkelen in alle
zinnen des woords, dan is het effect van
nieuwe technieken of samenwerkings
vormen beperkt. Om de Audiovisuele
Collectie Nederland werkelijk goed te
ontwikkelen en open te stellen moet het
op te zetten nationale audiovisuele con-
serveringsfonds dus tevens bedoeld zijn
voor ontsluiting en deskundigheidsbe
vordering.
Hoe nu verder
Hoe zou een en ander nu in de praktijk
kunnen functioneren Het is niet waar
schijnlijk dat de audiovisuele archiefwe
reld op een goede dag de boodschap
krijgt dat er een nationaal fonds is met
372 miljoen gulden en dat men project
voorstellen voor conservatie kan inzen
den. Zal het bestuur van het fonds nu
een kleine 600 aparte aanvragen tege
moet kunnen zien Dat lijkt weinig
effectief. In ieder geval is er enig voor
werk nodig, zowel bij de nationale instel
lingen als bij de verspreide collecties. De
eerste hebben daar al de nodige ervaring
in, de tweede moeten die gaan krijgen.
Een en ander vindt plaats tegen de ach
tergrond van enerzijds bundeling van
26 Archievenblad
November 1999
krachten, anderzijds toenemende regionalisering. Die
ontwikkeling is goed. In een andere context is al eens
opgemerkt dat noch de nationale, noch de regionale
instellingen diensten moeten beginnen die op beide
niveaus al goed worden aangeboden en dat er van de
kant van de hergebruiker steeds meer vraag komt naar
informatie over hetgeen 'dicht bij huis' heeft plaatsgevon
den. Vandaar het draagvlak dat er voor regionale activitei
ten blijkt te bestaan. Door de bundeling van krachten
moeten uiteindelijk lacunes gevuld worden en bestaande
kennis en faciliteiten optimaal benut. Dit geldt in gelijke
mate voor conservatie, catalogisering en deskundigheids
bevordering. In het algemeen, en met name voor onder
wijs en onderzoek, is het tenslotte noodzakelijk dat dege
ne die een audiovisueel gegevensbestand raadpleegt ook
ïnformatie krijgt uit de papieren archieven, en vice versa.
Bundeling en deskundigheidsbevordering
De sectie KVAN/AVA kan zich tegen deze achtergrond
goed voorstellen dat de verspreide collecties - waarvan
een (nog té) klein deel in deze sectie vertegenwoordigd
is - zich per regio bundelen. Met de gegevens van het
onderzoeksrapport moet het mogelijk zijn de behoeften
per regio duidelijk te definiëren en prioriteiten te stel
len. Volgt hierop een beroep op het nationale fonds, dan
is dat degelijk onderbouwd en heeft corresponderend
meer kans gehonoreerd te worden. Een aanzet hiertoe
gaf de werkgroep NORAA (nationaal overleg regionale
audiovisuele archieven) van de sectie al, maar daar moet
nu met urgentie een vervolg op komen.
Naast de wens (en de noodzaak!) tot samenwerking in
fysieke bewaring en in het op elkaar afstemmen van con
servatieplannen en van ontsluitingssystemen is er, zoals
gezegd, ook de noodzaak van deskundigheidsbevorde
ring. Hierbij kunnen we denken aan cursussen zoals de
GO die nu al aanbiedt. Daarnaast mogen we ook van
andere opleidingsinstituten - zoals de Archiefschool - ver
wachten dat zij hun verantwoordelijkheid nemen.
Het onderzoek vergde veel medewerking van het veld,
maar de onderzoeksresultaten voorzien dat veld wel van
een goede basis om verder te werken. Dat is dan nu aan
de orde. O
Bel 020-6975333
www.tab.com
Het TAB Documentbeheersysteem.
Overzichtelijk Opgeruimd.
NAA
fl. 201.900.000
Categorie A
fl. 14.600.000
Filmmuseum
fl. 54.000.000
Categorie B
fl. 121.900.000
Regionale archieven
fl. 3.800.000
Categorie C
fl. 181.100.000
Overige collecties
fl. 111.900.000
Totaal
fl. 317.600.000
Totaal
fl. 371.600.000
exclusief het Filmmuseum
Uitgangspunt is een zodanige veiligstelling dat het geconserveerde materiaal ook
beschikbaar is voor hergebruik. Het rapport gaat hier in detail op in.
voorzitter sectie Audiovisuele Archieven KVAN
Andere publikaties op het gebied van audiovisuele archieven:
José Kooymans (samenst.), Gids voor historisch beeld- en geluidmateriaal,
Stichting beheer IISG, 1999. 510 blz.
Madelon Pallas, Televisie-uitzendingen van het Nederlands Audiovisueel Archief
1951-1955. NAA Werkuitgave nr. 20,1999.162 blz.
Linda Hoogerman, Gids voor Mediastudies in Nederland: onderzoek en onder
wijsmogelijkheden op het gebied van audiovisuele media.
NAA Werkuitgave nr. 18, 1998. 80 blz.
