Voor al uw archiveringswensen
Bezoekadres
Ampèreweg 1 7
3442 AB Woerden
Tel 0348-415084
Fax 0348-421203
Postadres
Postbus 21 8
3440 AE Woerden
E-mailadres
Website
nbredewoud@esselte.nl
www.leitz.n
Kwaliteitszorg
Archievenblad
uitdragen en toepassen. Voor de archivaris
betekent dit dat zowel de externe dienst
verlening als de interne klantbenadering
in het kader van het toezicht, binnen dit
verband passen. In de externe dienstverle
ning ziet de bestuurder met name een
voorwaardenscheppende kracht om de
maatschappelijke cultuurparticipatie te
bevorderen. Het is voor de archivaris daar
om zaak om het (lokale) culturele net
werk van zijn dienst te versterken, opdat
de bestuurders hun beleid bevestigd zien.
Om dit te kunnen bereiken is het van
belang dat de archivaris voeling houdt
met de maatschappelijke ontwikkelingen
en gebeurtenissen zoals die bestuurlijk
worden beleefd en beïnvloed. Inspelen
op samenlevingsbehoeften leidt er dan
toe dat de bestuurders de maatschappelij
ke functie van de archiefdienst bevestigd
zien, waardoor de archivaris het bestuur
lijk draagvlak voor zijn beleid verbreedt.
Opdat de maatschappelijke betrokken
heid van burgers bij voortduring kan wor
den gegenereerd, is regelmatig overleg
met bestuurders onontbeerlijk.
In het kader van het toezicht zijn bestuur
ders met name geïnteresseerd in een
goed bedrijfsmatig beheer van archieven.
Dit betreft vooreerst niet (alleen) de
handhaving van de bepalingen van de
Archiefwet 1995 in strikte zin, maar veel
eer de stimulering van kwaliteitszorg
(stroomlijnen van werkprocessen, snelle
re en betere levering van producten en
diensten), de ontwikkeling van sturings-
en managementmechanismen, maar ook
de bevordering van de integriteit en de
betrouwbaarheid van de overheid en
daarmee van de democratische rechtsor
de. Kortom, de bestuurder ziet in de toe
zichthouder vooral een interne adviseur.
Het is daarom van belang dat de archiva
ris de bestuurders er in praktische zin van
kan overtuigen dat zijn archivistische
belangen (handhaving Archiefwet) stro
ken met het bestuurlijke verwachtingen
op genoemde gebieden. De archivaris
moet dus niet alleen concernbreed gedra
gen documentenbeleid kunnen voorstel
len en uitvoeren, hij moet de bestuurders
tevens kunnen aantonen dat integratie
van primaire werkprocessen en archivis-
tisch beleid mogelijk is. De archivaris
moet letterlijk laten zien dat hij de belan
gen van de organisatie als geheel verder
helpt ontwikkelen. Het zal duidelijk zijn
dat dit sterke communicatieve vaardighe
den vereist.
Aanpassingsvermogen
Archiefdiensten functioneren tegenwoor
dig in een sterk wisselende omgeving. De
tijd dat archivarissen een ongeschreven
'status aparte' in de organisatie bezaten, is
voorgoed vervlogen. De archivaris moet
zijn meerwaarde voor de organisatie
nadrukkelijk aantonen. Dit betekent niet
alleen dat de archivaris de externe dienst
verlening van de archiefdienst een kwali
teitsimpuls moet geven, maar evenzeer
dat de interne dienstverlening richting
administratie in het kader van de inspec
tie tegen de kwaliteitslat gehouden moet
worden. De bestuurder zal de archivaris
hierop vroeg of laat - letterlijk en figuur
lijk - afrekenen. Het OL-2000-klantcon-
cept en de ontwikkelingen binnen de
documentaire informatievoorziening kun
nen de archivaris daarbij tot voordeel
strekken.
Bovenstaande toont aan dat het aanpas
singsvermogen van de archivaris zwaar
der op de proef wordt gesteld dan ooit
tevoren. Hij functioneert in bredere ver
banden en zijn positie is allerminst onom
streden. Belangenbehartiging en onder
handelingssituaties zijn hem niet vreemd
(meer). Bij dit alles dient de archivaris de
nodige overtuigingskracht ten aanzien
van eigen kennis en vakmanschap te eta
leren, zonder deze echter dwingend te
willen opleggen. Hij behartigt zijn belan
gen in samenspraak met anderen. Zijn
communicatieve vaardigheden moet hij
breed en diepgaand inzetten om de wet
telijke verplichting van de goede, geor
dende en toegankelijke staat van (digi
tale) archieven te doen waarmaken.
Kwaliteitszorg in archieven is een kwestie
van relatiemanagement geworden. 3
Oktober 1999
Archievenblad 17
I
LEITZ
Chef documentaire dienstverlening en gemeentearchiva
ris van Nieuwegein
De Nieuwegeinse Wethouder van o.a. het Facilitair Bedrijf B. Lubbinge: 'De burger is onze klant en archieven helpen ons deze
missie in praktijk te brengen'. Bron: Fotodienst Utrechts Archief
Noten:
1 .'Op weg naar een sluitend net van professioneel archief
beheer op lokaal en regionaal niveau'samengesteld
door het Landelijk Overleg van Provinciale
Archiefinspecteurs (z.p., 1998).
2.E. Balk, Relatie als nieuwe waarde (Deventer, 1999); de
auteur was tot voor kort krecteur Strategie ontwikkeling
van Randstad.
3,'A complaint is a gift Van klantenklacht naar klantenbin
ding', uitgave van Time Management International (z.p.,
1994)ISBN 87-89937-59-7
4.H. de Lange, Motivatie in organisaties. 'Voor wat hoort
wat' (Deventer, 1999, 2e druk, 4e oplage), met name
129-138.
5,Handboek Monitoren van geïntegreerde dienstverlening,
uitgave van het Programmabureau Overheidsloket 2000,
Postbus 200112500 EZ Den Haag, tel. 070-3060626.
Het betreft hier een deel uit een reeks handboeken: Van
vraagpatroon naar loket-idee, Van loket-idee naar
implementatie en Management van verandering.
