hiveren
B
E
H
O
U
D
met
mailprofs
stuurbekrachtiging
ARCHIEVEN BILIOTHEKEN
Paul Peters
y y y
Kwaliteitszorg
Archievenblad
Documentenbeleid
Bestuurlijke verhoudingen: tweespo
renbeleid
14 Archievenblad Oktober 1999
I//c.v
Archiefmedewerker m/v
RESTAURATIE CONSERVERING
LOSSE STUKKEN
BOEKEN
CHARTERS
KAARTEN
AFFICHES
PRENTEN
ADVISERING
BEHOUDSPLAN
SCHADE INVENTARISATIE
DEPOTHYGIËNE
BERGING
MASSA ONTZURING
Restauratie
Atelier
A A ,6
A
j? a
a
j?
HOOGDUIN PAPIERRESTAURATOREN
LAGOSWEG 37 - 43, 2622 CZ DELFT
T 015-2574464 F 015-2574935
Beelden en persoonlijk contact scheppen een relatie met de klant. Bron: Fotodienst Utrechts Archief
klanten van de archiefdienst in het verle
den in de kou zijn blijven staan. Wel is
het zo dat DIV-afdelingen de (interne)
klant - juist vanwege de ontwikkeling
van documentaire informatiesystemen -
veel centraler hebben gesteld dan archief
diensten dat met hun (externe) klanten
hebben gedaan. De integratie van pro-
ductgericht en klantgericht denken en
handelen is bij moderne DIV-afdelingen
mijns inziens verder gevorderd dan bij
menige archiefdienst. En waarom zouden
archivarissen dan het wiel opnieuw wil
len uitvinden?
Ten tweede krijgt ook de archivaris steeds
meer te maken met andere disciplines.
Om de wettelijke taak naar behoren te
kunnen uitoefenen, zal hij zich in de
beleids- en beheersmatige aspecten van
het vakgebied van de documentaire
informatievoorziening moeten verdie
pen. Daarbij moet hij terdege rekening
houden met het feit dat zowel de beheer
ders als de (eind)gebruikers van (digitale)
archieven en informatiesystemen volwaar
dig gesprekspartners zijn. Vaststelling van
een breed in de organisatie gedragen be
leidsvisie is van doorslaggevend belang
om veranderingsprocessen op het gebied
van met name digitaal documentenbe-
heer met succes door te kunnen voeren,
althans wat betreft de archivistische
aspecten. Op basis van de uitgezette
beleidskoers moet de archivaris in staat
zijn vakinhoudelijke belangen te koppe
len aan die van de administratief-techno-
logische veranderingsprocessen. De kop
peling van allerhande informatiesyste
men is immers aan de orde van de dag. Als
leidraad kan de verbetering van de pri
maire werkprocessen gelden. Pas wanneer
sprake is van een administratieve meer
waarde zal de archivaris zijn belangen op
succesvolle wijze binnen de organisatie
kunnen behartigen.
Documentaire ondersteuning en primai
re werkprocessen grijpen steeds meer in
elkaar, zodat de archivaris naast de docu
mentaire informatieverzorgers en auto
matiseringsdeskundigen tevens in toene
mende mate met vakspecialisten als ge
sprekspartners te maken krijgt. Om te
slagen moet de archivaris dus in de huid
van deze interne klanten kruipen. Hier
dreigt echter een spanningsveld te ont
staan. In hoeverre stelt de archivaris met
zijn klantgerichte houding de doelen van
de interne klant primair, en in hoeverre
ziet hij de belangen van de klant (slechts)
als uitgangspunt voor het bereiken van
eigen doelen? Een evenwichtige benade
ring is de juiste keus, waarbij het hierbo
ven aangeduide documentenbeleid de
reikwijdte en de handelingsruimte
bepaalt. Dit laatste geldt overigens zowel
voor de archivaris als voor diens
gesprekspartners. In de praktijk betekent
dit dat de archivaris het belang van de
totale levenscyclus van archiefbescheiden
moet benadrukken. Het gaat niet aan dat
de efficiency en de effectiviteit van de
primaire werkprocessen buiten beeld
raken op het moment dat een vakafdeling
digitale archiefstukken bedrijfsmatig niet
meer nodig heeft. Wil de archivaris zijn be
langen verwezenlijken, dan zijn diens com
municatieve vaardigheden van doorslag
gevend belang. Enerzijds moet hij zijn
gesprekspartners in het documentaire
spel van zijn visie weten te overtuigen,
anderzijds dient hij flexibel in te spelen
op de bij hen levende wensen met het oog
op kwaliteitszorg. Weet een archivaris
zijn gesprekspartners niet te overtuigen
van archivistische befieersvoorwaarden
of houdt hij daarbij onvoldoende reke
ning met andere organisatiebelangen,
dan blijft hij - weliswaar met de Archief
wet in de hand - met lege handen achter.
Samenwerking met en afstemming op an
dere disciplines, evenals een duidelijke
afbakening van taken en bevoegdheden
per organisatieonderdeel of functionaris
zoals dat bij de ontwikkeling van docu
mentaire informatiesystemen gebeurt,
kan de archivaris tot lering strekken.
Tenslotte is sprake van een 'gewetens
kwestie'. Zoals het imago en het bestaans
recht van DIV de komende jaren afhan
gen van de kwaliteitsbeleving van de (in
terne) klant, zo zullen ook archiefdiensten
zich in toenemende mate moeten bewij
zen door het onderhouden van kwalita
tief hoogstaande verhoudingen met de
klant. Dit kan pas wanneer producten wor
den geleverd waaraan de (externe) klant
behoefte heeft, waarbij ook de leverings-
wijze en -snelheid als aspecten van kwa
liteitszorg meewegen. Een behoorlijk
aantal DIV-afdelingen in den lande weet
daar de laatste jaren over mee te praten.
Archiefdiensten die de slag om de klant
verliezen, zijn helaas gedoemd een margi
naal bestaan te leiden. Dit spookbeeld
was voor het LOPAI mede aanleiding zijn
beleidsnotitie het licht te doen zien.
Het beleid van overheidsorganisaties
richt zich in toenemende mate op de
omgeving. Bij de voorbereiding en uit
voering van beleid neemt de maatschap
pelijke participatie steeds intensievere
vormen aan. Bestuurders verwachten dan
ook van ambtenaren dat zij deze filosofie
uitzendbureaux
Voor de stuur-
ln een goed archief vindt u
probleemloos wat u zoekt. Slop daarom
uw zoektocht en neem contact op met
Lundiflcx. Alle statische en verrijd
bare Stamag stellingen van Lundiflcx
functioneren perfect en zijn ijzcrslcrk,
terwijl met het MHUPPjjj f r pj
ruimtebcsparcndc
Full Space-systccm
uw archief ook nog IB
eens op rolletjes Hf
bekrachtiging zor-
gen de vakmensen
van Lundiflcx. Zij staan garant voor
maatwerk indclingsvoorstcllcn en een
solide montage van de stellingen. Bel
voor meer informatie: 0315 - 24 41 41.
L U N D
Archief- en Stellingsystemen B.V.
Gcsinkkampstraal 2 Postbus 101 7050 AC Varssevcld
tel: 0315 - 24 41 41 fax:0315-24 40 22
Internet: www.lundiflex.com
E-mail: Iundiflcx.archicf@wxs.nl
Mailprofs Uitzendbureaux is een onderneming
van Vedior en PTT Post en is marktleider in het
uitzenden en detacheren van speciaal opgeleide
en gecertificeerde medewerkers voor de post-,
bode-, reproductiekamers, printrooms en het
archief.
Wij zijn voor archiefopdrachten op zoek naar
enthousiaste en gemotiveerde kandidaten die
willen werken als:
Heeft u een afgeronde opleiding op archief-
gebied zoals SOD, GO, BDI of de opleiding
Rijksarchiefschool en ervaring op gemeente
en/of bedrijfsarchieven?
Bent u voor korte of langere tijd beschikbaar
en heeft u geen bezwaar tegen reistijden?
Kunt u niet wachten om in deze richting aan de
slag te gaan? Misschien bent u wel de persoon
waarnaar wij op zoek zijn!
Geïnteresseerd? Neem dan voor meer infor
matie óf voor het adres van een vestiging bij
u in de buurt contact op met
Mailprofs Uitzendbureaux in Eindhoven,
Kerkstraat 20, telefoon: (040) 2438045.
Weverweg 9,
6961 km Eerbeek
TEL.. (0313) 65 44 66
FAX (031 3) 65 58 82
vP -Or
Y
In ons atelier worden uw waardevolle boekwerken of archivalia
vakkundig gerestaureerd.
Wij geven u graag advies, indien nodig met ondersteuning van
andere deskundigen, en altijd in overleg met u.
Bovendien kunnen wij u van dienst zijn met massa-conserve-
ring, reiniging en het encadreren van prenten, het opzetten van
oude kaarten en het verzorgen van kalligrafiewerk.
Wilt u meer informatie, belt u dan gerust voor een offerte of
gewoon een afspraak.
conserveren en restaureren van papier, leder en perkament massa-conser-
vering aanvezelen van papier •verdoeken en opzetten van oude kaarten en
grafiek reiniging en het encadreren van prenten charter- en zegelrestau
ratie opstellen van een schade-inventarisatierapport restauratie van boek
omslag; ontwerp van nieuw beslag in edel of onedel metaal
