II
NUBA Nieuws
Archievenblad
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
A/MM-Redactieadres
NIEUWE NVBA-LEDEN
28 OKTOBER: ALGEMENE
LEDENVERGADERING
De Algemene Ledenvergadering staat in het
teken van 'Integraal Documentbeheer'. In Hotel
Dennehoeve in Nunspeet zullen diverse spre
kers hun visie geven op dit onderwerp. Met
name de samenhang tussen documenten in al
hun vormen komt daarbij ter sprake; naast
archiefstukken bestaan er immers ook vele
andere documentaire informatievormen. De
sprekers zullen vooral ingaan op de organisato
rische, technische en opleidingsaspecten van
integraal documentbeheer.
U mag deze dag beslist niet missen!
NIEUW BESTUURSLID:
RONALD DE LANGE
Tijdens de laatste Algemene Ledenvergadering
werd Ronald de Lange benoemd als bestuurslid
van de NVBA. Volgens de portefeuilleverdeling
is Ronald onder andere verantwoordelijk voor
het onderdeel 'persoonlijke belangenbeharti
ging'. Voorheen voerde Joop van de Velde deze
taak uit, maar deze nam in juni afscheid als
bestuurslid. In een volgende aflevering van het
NVBA Nieuws kunt u nader kennismaken met
Ronald de Lange.
DOCUMENT LOGISTICS, DEEL 2
Heeft het papier zijn langste tijd gehad?
U kunt ASZ inschakelen voor:
Conversie van archieven, historisch en actueel
Conversie van binnenkomende post
Archiefbeheer
Ingrediënten voor de ideale mix
Microfiche
Microfilm
Laserdisc
Tapes
CD-rom
Digitale opslag:TIFF/OCR/bitmap
enPapier
Document conversie en Archiefservice
Van digitaal naar analoog en vice versa
Papier is in veel organisaties nog steeds de meest
gebruikte informatiedrager. Informatie is pas echt
waardevol als de kwaliteit hoog is en het beschik
baar is op het juiste moment en op de juiste
plaats(en) in de organisatie. En dat is vooral
afhankelijk van de manier waarop u binnen uw
organisatie omgaat met documentstromen,
-opslag en -beheer.
Conversie is het omzetten van informatie (meestal
vanaf papier) naar specifieke moderne opslagme
dia, analoog of digitaal. Analoge en digitale media
worden opgeslagen in een centraal archief. De
voordelen van moderne opslagmedia boven die
van papier zijn dan in een oogopslag duidelijk te
Belangstelling voor de lezing
maken. Zo zijn digitale documenten onder meer:
Beter beheersbaar en sneller te traceren
Altijd beschikbaar voor iedereen
Compleet en up to date
Minder kwetsbaar
Het opslaan van moderne media in een archief
biedt extra voordelen:
Ruimtewinst in archief en op afdelingen
Efficiënter zoeksysteem
Digitale duurzaamheid
Lagere kosten
Hoe u van het papier af komt
ASZ helpt u over te stappen van papieren naar
digitale informatievoorziening en adviseert u
over de ideale mediamix voor uw organisatie.
Document Conversie is de dienstverlening van
ASZ die ervoor kan zorgen dat alle papier in uw
organisatie (post en archief) wordt omgezet naar
48 Archievenblad
Oktober 1999
-
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NUBA Nieuws
Archievenblad
nieuwe media. Desgewenst neemt ASZ ook het
beheer van het archief over.
De ideale mix
Er is niet één medium aan te wijzen als ideale ver
vanger van papier. Ieder opslagmedium biedt in
een specifieke situatie andere voordelen. Som
mige media zijn meer geschikt voor opslag, ande
re juist voor verspreiding van informatie.
ASZ maakt gebruik van alle beschikbare media en
zet voor opdrachtgevers de voordelen en beper
kingen op een rij. In overleg wordt een ideale
mix samengesteld die aansluit bij de behoefte van
de opdrachtgever voor beheer, opslag, distributie
en beschikbaarheid van informatie.
De gekozen oplossing leidt tot efficiënter wer
ken, besparingen in ruimte en ook tot kostenre
ductie.
Document Logistics
Grote capaciteit
Snelheid in verwerking
Nieuwste technologie en apparatuur
Strenge veiligheidsnormen
Privacy-bewaking
Accuratesse
Volledige controle op het hele traject
Interessante tarieven vanwege schaalgrootte
Voordelen uitbesteding Archief
Minder archiefruimte nodig op afdelingen
Optimaal beheer
Snelle toegankelijkheid van documenten
Conversie van archieven
ASZ is ingesteld op verwerking van enorme hoe
veelheden documenten in digitale en analoge
vorm, ongeacht het medium. Afhankelijk van de
aard (historisch of actueel) en functie van het
archief (weinig/vaak te raadplegen) zijn verschil
lende media in combinatie te gebruiken.
De documenten en dossiers die u aanlevert, wor
den na ontvangst bij ASZ gecodeerd, geregistreerd
en gearchiveerd in nieuwe of bestaande bestan
den. ASZ kan eenmalig uw archief converteren of
een continue service leveren.
Conversie binnenkomende post
Het is ook mogelijk om dagelijks de binnenko
mende post direct te converteren naar digitale
vorm. Ieder poststuk wordt dan rechtstreeks toe
gevoegd aan het dossier of document waar het
toe behoort. Zo blijft het digitaal dossier com
pleet en up-to-date. Na conversie is het onmiddel
lijk beschikbaar voor medewerkers.
Archiefservice
U kunt taken voor archivering en opslag van docu
menten en dossiers uitbesteden aan een gespecia
liseerd dienstverlener. ASZ beheert een van de
grootste archieven (1,2 miljard documenten) in
Nederland voor verschillende opdrachtgevers.
Ook u kunt gebruik maken van ons uiterst
modern en professioneel beheerd archief en toch
snel (soms zelfs sneller) beschikken over beno
digde dossiers. De ruimtewinst, vaak vele m2,
maakt het extra interessant.
Bewaarplichtige documenten kunnen in grote
aantallen worden opgeslagen in speciaal gecondi
tioneerde en beveiligde ruimten.
ASZ zoekt opgevraagde documenten snel op en
verzendt deze binnen een half uur per fax, digi
taal via het netwerk of via internet naar de
opdrachtgever.
Digitale duurzaamheid
Aan bepaalde informatie worden hoge eisen
gesteld: het moet na vele jaren
nog leesbaar zijn. De snelle ont
wikkelingen in IT leiden tot
enige zorg, want wie garandeert
dat be-standen over tien, twintig
jaar nog toegankelijk zijn? De
oplossing ligt in conversie;
zowel van digitale naar analoge
vorm als het omgekeerde is
mogelijk. ASZ bekijkt met u de
mogelijkheden aan de hand van
het eisenpakket. Afhankelijk van
de actualiteit kunnen documen
ten on-line of off-line beschik
baar blijven. Een off-line archief
kent uiteraard een lagere kost
prijs.
HERHAALDE
OPROEP
KANDIDAAT
BESTUURSLEDEN
Oktober 1999
Archievenblad 49
Harry L.M. Hendriks
Siuisgraaf 9, 5032 XL Tilburg
Tel: 013-463061 9
Fax: 01 3-463061 9
e-mail: harry@tref.nl
NVBA lid worden?
Schrijf dan naar de
ledenadministratie
mevrouw L. de Kok,
Vogeldreef 42,
2727 AM Zoetermeer
Als lid ontvangt u het
Archievenblad gratis
Mw. A.C. Moens
Shell International BV
Postbus 1 62
2 501 AN Den Haag
Tel. (070) 377 33 32
Dhr. W.RM. van Uden
De Archivaris Heesch BV
Middelste Groes 1 7A
5384 VV Heesch
Tel. (041 2) 45 49 55
Dhr. N.W. Schaap
Nederlandse Spoorwegen
Afdeling Railinfrabeheer
Postbus 202 5
3500 HA Utrecht
Tel. (030) 235 96 76
Dhr. H. Gillesen
Philip Morris Holland BV
Postbus 205
4600 AE Bergen op Zoom
Tel. (01 64) 29 43 97
TV-JgWUl'!. ftiaS-'Mj.;-
Het NVBA- bestuur is drin
gend op zoek naar mensen
die voor een bepaalde perio
de hun schouders willen zet
ten onder de vele bestuursta
ken binnen de NVBA.
Bent u zelf geïnteresseerd?
Of weet u iemand in uw
omgeving die volgens u
geschikt is om hiervoor te
benaderen? Bel ons dan even,
dan kunnen we er werk van
maken.
Er is een detailsheet beschikbaar met meer
informatie over:
Documentverfilming
Scannen
COM (computeroutput op microfilm),
COLD (computeroutput op laserdisc),
Barcode/OCR/ICR/OMR verwerking i.p.v. data-entry
Er was veel belangstelling voor de rondleiding in het 'Document
Conversie Centrum' van het GAK in Amsterdam tijdens de Algemene
Ledenvergadering in juni
