[MM\
0
Document Logistics
NVBA Nieuws
Archievenblad
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
0p 3 juni 1999 vond de Algemene Ledenvergadering van de NVBA plaats bij het GAK/ASZ in Amsterdam.
Het eerste deel van een samenvatting van de lezing over het ASZ treft u hierbij aan.
Detailsheet Document Conversie
Conversie is het omzetten van informatie (meestal vanaf papier) naar specifieke moderne opslagmedia,
analoog of digitaal. Analoge en digitale media worden opgeslagen in een centraal archief. Document
Conversie is de dienstverlening van ASZ die ervoor kan zorgen dat alle papier in uw organisatie (post en
archief) wordt omgezet naar nieuwe media. Desgewenst neemt ASZ ook het beheer van het archief over.
Het meest voor de hand liggende voordeel bij toepassing van nieuwe media is de directe ruimtewinst.
Maar voordelen zijn ook de betere beheersbaarheid en beveiliging. Ieder medium kent weer andere speci
fieke extra voordelen.
ASZ maakt gebruik van alle beschikbare media en zet voor opdrachtgevers de voordelen en beperkingen
op een rij. In overleg wordt een ideale mix samengesteld die aansluit bij de behoefte van de opdrachtgever
voor beheer, opslag, distributie en beschikbaarheid van informatie.
Documentverfilming
Dit is het vastleggen van documenten op film of microfiche. Het opslaan, beveiligen, bewaren en beheren
van documenten wordt daarmee vele malen eenvoudiger en goedkoper voor de duur van de bewaarter
mijn. U kunt alle documenten bewaren op microfiche en ze desondanks regelmatig raadplegen en kopië
ren. Als u bij ASZ een document telefonisch opvraagt, kan het binnen een half uur per fax bij u zijn.
'Levensverzekering' voor het archief
Tegen geringe meerkosten produceert ASZ gescande documenten en computeroutput op microfiche. De
opdrachtgever is dan verzekerd van het terugvinden van eventueel verloren informatie. Alleen documen
ten van actieve dossiers, waarin veel geraadpleegd wordt, hoeven on-line beschikbaar te zijn.
Scannen van documenten en of microfilmbeelden
Scannen is het overzetten van gegevens op papier naar een digitale vorm. Ook dossiers die al zijn vastge
legd op microfilm kunnen gescand worden zodat ze in digitale vorm beschikbaar komen. Digitale opslag-
vormen zijn bitmap, TIFF en OCR. OCR is daarin een bijzondere variant. Met OCR kunt u zelfs handge
schreven tekst laten omzetten in een digitale vorm.
C0M/C0LD/C00L
Hieronder verstaat men het vastleggen van computeroutput op microfilm, cd-rom of on-line, vanaf de
'harde schijf. Deze methode biedt een alternatieve oplossing voor datgene wat u nu als computeroutput
op papier krijgt. De output kan rechtstreeks worden verwerkt vanaf tape (open reel), cartridge (3480)of
8mm Exabyte-tape. Maar ook via modem c.q. intranet of internet.
Deze toepassing kan een flinke besparing in kosten opleveren. Zowel in productiekosten, kopieerkosten
(60% lager) als kosten voor opslag en raadpleging. De benodigde opslagruimte bedraagt minder dan 1%
ten opzichte van de papieren output. U kunt ook sneller werken: binnen tien seconden vindt u de gezoch
te documenten terug.
Barcode/0CR-/ICR-/0MR-verwerking
Dit betreft invoer van gegevens vanaf formulieren in een database door middel van scan-technologie in
plaats van handmatige data-entry verwerking.
50 Archievenblad
September 1999
nederlandse vereniging van bedrijfsarchivarissen
NVBA Nieuws
Archievenblad
NVBA AANWEZIG OP IMC 99 IN AMSTERDAM
Van 8/10 juni werd in Amsterdam door het IMC
een 3-daagse conferentie en tentoonstelling
georganiseerd.
De NVBA was vertegenwoordigd met een eigen
stand om haar activiteiten onder de aandacht te
brengen van de bezoekers. Het aantal bezoekers
viel erg tegen. Van de verwachte 6000 kwamen
er slechts 2000. Over het algemeen was men
tevreden met het niveau van de bezoekers zodat
hier en daar nog zaken werd gedaan.
Op maandagavond was de welkomstreceptie
voor de conferentiedeelnemers en de standbe
manning. De door IVA gesponsorde receptie
werd goed bezocht. De gasten werden verrast
met een oer-Nederlandse drank; boerenjongens
en boerenmeisjes.
De NMA kende de heer Van Leeuwen van DCC
een award' toe. Dinsdag was de opening van de
tentoonstelling. Nieuwkomers waren ASZ(GAK)
met een bijzonder fraaie stand die veel bezoe
kers trok. PWC. Aries uit Waardenburg liet een
nieuw systeem zien, Optimal AS, voor beheersing
van elektronische en niet-elektronische docu
menten. Tijdens deze 3 dagen werden door ons
zo'n honderd gesprekjes gevoerd over de NVBA.
Veel informatie is meegenomen, vooral van onze
uitgaven 'Bewaartermijnen' en 'Kwaliteit en
Archivering'. De verwachting is toch dat wij bin
nenkort een tiental nieuwe leden kunnen ver
welkomen. Ook met een aantal NVBA-leden die
de conferentie bezochten werd gesproken.
Over drie contacten op de beurs willen wij u
nader informeren:
Drs. H. Kooistra, redacteur van Archos, een uitga
ve van Samsom, liet ons een nieuwsbrief zien
behorende bij het Handboek Archiefbeheer in de
Praktijk. Deze nieuwsbrief, Archos -Informatie-
beheer en verwerking, brengt nieuwtjes en korte
artikelen over ons vakgebied. In de eerste twee
nummers veel informatie over de overheid. In
de redactie zitten twee prominente NVBA-
leden t.w. drs G.J. van Bussel MBA (hoofdredac
teur) en W.T. Lammers. De verwachting is dat
informatie ten behoeve van bedrijfsarchieven
ook voldoende in deze nieuwsbrief aan bod zal
komen.
De Nederlandse Vereniging voor Medische
Administratie (NVMA) had ook een eigen stand.
Wij spraken met de heer W.A. Dekker, hoofd
administratie van het AMC. Wij vernamen dat de
NVMA een bewaartermijnenlijst heeft samenge
steld voor medische archieven. De NVBA zal bin
nenkort haar bewaartermijnenlijst ruilen met die
van de NVMA. Op korte termijn willen wij een
gesprek tussen de beide besturen organiseren
om te komen tot een mogelijke samenwerking.
Uit België werd vernomen dat men interesse
heeft in onze vereniging omdat de WBAD niet
veel doet voor archivarissen. De NVBA probeert
al lang contact te krijgen met deze Vlaamse ver
eniging. Op 16 en 17 september is er een beurs
in Brussel in de Koninklijke Bibliotheek onder de
naam 'Informatie 99' met voordrachten, discus
sies en demonstraties. Wij zullen daar aanwezig
zijn om de nodige contacten te leggen.
Tot slot willen wij stellen dat DIS en Workflow
intussen zodanig bekende begrippen zijn gewor
den dat er ons inziens geen aparte evenementen
meer voor nodig zijn en er beter branchegerich
te beurzen gehouden kunnen worden.
Bestands- en mediaconversie
Tot het beheer van media rekent ASZ ook het beschikbaar stellen van media in herkenbare vorm en ver
zending. Op verzoek van de opdrachtgever kan ASZ maatwerk leveren ten behoeve van validatie van
(parametraal) gedigitaliseerde gegevens .Vanuit de mainframe-omgevingen kan ASZ data zowel uploaden
als downloaden naar media: diskettes, tapes of cartridges.
Archievenblad 51
Voor raadpleging on-line ->
digitale opslag op alle
beschikbare media
Voor lange termijn archivering
(off-line) -> analoge opslag op
microfice/-film
Documentverfilming
Veilige opslag
I Ruimtebesparend
I Goedkoop voor langdurige opslag
1 Rechtsgeldig medium
i Direct toegankelijk zonder IT-
applicaties
i
Goedkoop distributiemedium
Voordelen Scannen
Vervanging van papieren en/
of microfilm-dossiers
Informatie kan niet verdwijnen
Verspreiding via het netwerk
Behandeling op de werkplek
Directe back-up op micro
Voordelen COM/COLD/COOL
Productiekosten 60% lager
Kopieerkosten 60% lager
1 van huidige opslagruimte
Outputverwerking tot 20% sneller
100 jaar houdbaar
Hogere zoeksnelheid
Automatjsche indexering en raadpleegmoge-
lijkheden
A. Otten, voorzitter NVBA en penningmeester DIVA
Voordelen
Lagere invoerkosten
Snellere invoer
Kwaliteitsniveau per veld vastte stellen
