De Praktijk
Archievenblad
Nieuwe wensen
Definitieve acceptatie
Atlantis in onderdelen
De Bergse werkwijze
30 Archievenblad
September 1999
De Praktijk
Archievenblad
Geen halleluja
Geen weg terug
a
September 1999
Archievenblad 31
van te worden. Het is dan ook van het
grootste belang in deze fase veel met de
medewerkers te communiceren. Steeds
maar weer uitleggen waarom deze ver
sies noodzakelijk zijn en waarom men
onvermijdelijk tegen fouten aanloopt.
Omdat de oude systemen naast de nieu
we blijven functioneren blijkt dat voor
sommige situaties het werk dubbel uitge
voerd moet worden. Het oude systeem
blijft in gebruik, terwijl het nieuwe sys
teem nog niet stabiel is. Dit veroorzaakt
veel ergernis, maar het is een fase waar
men doorheen moet.
Tijdens de uitvoering van de testen loopt
men tegen tal van nieuwe wensen op. In
de pilot-meetings werden die besproken
en geaccordeerd als iedereen het met de
uitvoering ervan eens was. Zo zijn er de
volgende nieuwe eisen geformuleerd:
ontwerp van collectie - afhankelijke
schermen en internet toepassing.
De wens voor collectie - afhankelijke
schermen werd ingegeven voor de werk
wijze bij vele archiefdiensten. De meeste
archiefdiensten werken met vrijwilligers
of met medewerkers in tal van regelin
gen op het gebied van werkgelegenheid.
Meestal hebben die geen archieftechni-
sche opleiding. Binnen het onderdeel
topografische atlas worden deze mensen
vaak ingezet voor de beschrijving van
foto's en dia's, terwijl de medewerkers
met een vakgerichte of archieftechnische
opleiding ingeschakeld worden voor de
vaak ingewikkelder beschrijving van car
tografische documenten, tekeningen en
prenten.
Om de werkprocessen vlot te laten verlo
pen werden afzonderlijke invoerscher-
men ontworpen voor:
kaarten; foto's en dia's; prenten/tekenin
gen; technische tekeningen; affiches;
bewegend beeld en geluid.
Bij ieder onderdeel werden die velden in
schermen ondergebracht die voor de
beschrijving van dat onderdeel noodza
kelijk is. Een dienst kan haar medewer
kers voor alle of voor een enkel onder
deel autoriseren. Hierdoor ontstaat de
mogelijkheid om de bevoegdheden bin
nen het werken met Atlantis - en dus met
de topografische atlas - heel nauwkeurig
te regelen.
Voorbeeld van een eenvoudige implementatie van Atlantis THA met 5 gebruikers.
In dit voorbeeld staan 2 systemen op de leeszaal en worden 2 systemen gebruikt voor
invoer van de gegevens. Een vijfde gebruiker, bijvoorbeeld de archivaris of de afdelingschef,
zorgt voor de finale autorisatie van de input.
De wens voor de internettoepassing
kwam eveneens tijdens de pilot naar
voren omdat steeds meer archiefdiensten
grote bestanden via internet beschikbaar
stellen. De gebruikersinterface binnen
het lokale netwerk is overigens ook een
internetinterface.
Na anderhalf jaar (november 1998) is de
pilotfase afgesloten met een definitieve
acceptatie. Dat wil overigens niet zeggen
dat Atlantis voltooid is. Er worden nog
modules ontwikkeld zoals 'uitleen/bruik
leen' voor de administratie van de uitle
ningen, een voor het zelf genereren van
rapporten en lijsten en een thesaurusmo
dule. Daarnaast worden andere Atlantis-
toepassingen ontwikkeld onder meer
voor de ontsluiting van notariële en rech
terlijke akten, bibliotheken en bouwteke
ningen en voor het beschikbaar stellen
van genealogische bronnen. Op die
manier zal er een archiefbrede oplossing
ontstaan waarin bezoekers kunnen zoe
ken op onderdeel of door alle onderde
len heen.
Atlantis levert een totaaloplossing voor het
beheer en ontsluiting van de collectie
beeld en geluid. Het heeft thans de volgen
de onderdelen:
Objectgerichte invoerschermen voor de
beschrijving van beelddocumenten.
Hierbij is het mogelijk gebruik te maken
van stamgegevens die ontleend kunnen
worden aan andere systemen. Verder kan
men gestandaardiseerde terminologie en
vastgestelde trefwoordenlijsten gebruiken.
Er zijn uitgebreide controlemogelijkhe
den om het werkproces en het resultaat
te controleren en bij te sturen. Zo moet
de beheerder iedere beschrijving fiatte
ren voordat het document voor het
publiek beschikbaar komt.
De gebruikersinterface is op internettoe
passingen gebaseerd en daardoor zeer
eenvoudig te bedienen. Medewerkers of
gespecialiseerde onderzoekers hebben
uitgebreide zoekmogelijkheden, met de
mogelijkheid van het gebruik van boole-
aanse operatoren.
Atlantis is voorzien van een bestelmodu-
le, zodat gebruikers of bezoekers zelf
bestellingen kunnen plaatsen, zowel in
de intranet als in de internetversie.
Het programma voorziet in uitgebreide
mogelijkheden voor het digitaliseren van
beelddocumenten, zowel met een scan
ner als met video, digitale camera en der-
gelijke en voor beeldbewerking.
Daarnaast is het mogelijk met reeds gedi
gitaliseerde bronnen te werken.
Het programma biedt verder vele facili
teiten die het beheren van een collectie
beeld en geluid efficiënter maken en het
werkproces verbeteren.
Overigens is Atlantis geen keurslijf waar
binnen de collectiebeherende instelling
geen speelruimte hebben. In Bergen op
Zoom hebben we keuzes gemaakt die in
principe niets met de invoering van
Atlantis te maken hebben, maar alles van
doen hebben met het werkproces en de
financiële en personele mogelijkheden.
Zo hebben wij gekozen voor het scan
nen van afbeeldingen in een lage resolu
tie. De bestellingen worden echter ana
loog afgewerkt. Dat wil zeggen dat wan
neer er een reproductie wordt besteld,
deze van een (kleur)negatief wordt
gemaakt. Het gescande, laagresolutie-
beeld wordt alleen gebruikt als catalo-
gus, een referentie naar het beeld. De
reden voor deze keuze is tweeledig: het
digitaal reproduceren vergt grote finan
ciële investeringen in kostbare printers,
terwijl de analoge, fotografische afwer
king relatief goedkoop en kwalitatief zelfs
beter is. Daarnaast vergt het op hoge reso
lutie scannen veel tijd, veel geheugen
ruimte in de server en stelt het hoge
eisen aan de hardware.
We hebben ervoor gekozen om de foto's
tot een formaat van A4 te scannen op 75
DPI; voor dia's, technische tekeningen en
cartografische documenten geldt een
instelling van 150 DPI. De beelden wor
den opgenomen in TIFF 5.0 en vastgelegd
op CD-ROM. Dit is een veiligheidskopie
die buiten het gebouw bewaard wordt.
De beelden in TIFF-formaat worden in
Atlantis ingelezen en daarbij geconver
teerd naar JPFG-formaat. Hierbij wordt,
afhankelijk van het document een com-
pressieratio van 90-99 toegepast. De
beelden hebben daarna een handzaam
formaat dat zowel in het lokale netwerk
als via internet snel raadpleegbaar is.
Op deze wijze zijn er thans 25000 beel
den gescand en beschreven. Met het scan
nen is in november 1998 begonnen, met
het beschrijven in 1997. Als alles volgens
planning verloopt zijn alle onderdelen
van de topografische atlas (totaal circa
60.000 documenten) in 2002 beschreven
en gescand.
Was het alles halleluja? Zeker niet. Tijdens
de pilot zijn we te vroeg bestanden gaan
converteren. Dat is op zich begrijpelijk; er
is een nieuw programma en dat wil je zo
snel mogelijk gaan gebruiken en het
publiek er van laten profiteren. De 'oude'
bestanden in DataPerfect en AskSam
waren echter niet uniform genoeg om
over te zetten. Daardoor kwam er veel
ruis in het nieuwe programma, wat er
met veel arbeidstijd is uitgehaald.
Een ander probleem ontstond door het
samenvoegen van de verschillende tref
woordenlijsten. Toen in Bergen op Zoom
meerdere personen afzonderlijke databa
ses beheerden, waren er ook afzonderlij
ke trefwoordenlijsten in gebruik voor car
tografische documenten, voor prenten en
tekeningen en voor foto's en dia's. Het
samenvoegen hiervan gaf, zoals verwacht,
veel verschillen. Het uniformeren van de
trefwoorden is echter een tijdrovende
zaak die nog vele maanden in beslag
neemt. Naar aanleiding hiervan is er
inmiddels één trefwoordenlijst samenge
steld die we voor de hele atlas, de biblio
theek en de documentaire verzamelingen
hanteren.
Ondanks de vele uren die aan de pilotfase
zijn besteed, was het een nuttige, leerza
me ervaring. De organisatie maakt daarbij
een ontwikkeling naar bedrijfsmatig wer
ken mee die voordelen heeft voor de
andere terreinen van ons vakgebied. Het
klinkt wellicht hoogdravend en voor som
migen te optimistisch: het is de moeite
van het proberen waard, mits men pilot-
partners heeft die bereid zijn op gelijk
waardige manier mede hun verantwoor
delijkheid te nemen.
Uiteraard zijn we tegen problemen aange
lopen, zowel van technische als van vak
inhoudelijke aard. De meeste konden
worden opgelost. Nog niet geheel opge
lost is het probleem van het auteursrecht.
Als een collectiebeherende instelling een
collectie ter raadpleging via internet
beschikbaar stelt dient dat goed geregeld
te zijn, ook als de beelden in een lage
resolutie vertoond worden. Atlantis biedt
de mogelijkheid om afbeeldingen waarop
auteursrecht berust aan te vinken. De
afbeeldingen worden dan niet via internet
getoond; de onderzoeker krijgt alleen de
beschrijving te zien. De archiefdienst van
Bergen op Zoom vraagt voor alle zeker
heid alle auteursrechthebbenden toe
stemming de beelden te mogen vertonen.
Is het antwoord negatief (hetgeen overi
gens nog niet is gebeurd) dan worden de
beelden niet via internet, doch slechts in
de leeszaal vertoond.
Het digitaliseren van omvangrijke beeld
collecties is geen sinecure, het vergt veel
werk. Het is echter een plezierig als de
eerste resultaten op het scherm verschij
nen. Men krijgt dan de smaak naar meer
te pakken. Andere collecties zullen vol
gen: er is geen weg meer terug, het
archiefleven zal nooit meer hetzelfde zijn.
Zot*». Fftofoi GtnhrJsn:
12J Es)
i-.WCmPJ [few***.
Identificatienummer
Beschrijving
Foto Anrvrerpsestraatweg 125
(Juvenaat;
datering - -1950---1960
Opname van he: Juvenaat van de
priesters van het H Hart Gebouwd In
1905-1905, afgebroken in 1995
!Gezicht op net Juvenaat in betere tijden
fotograaf
Foto Antwerpsestraaiweg 125
(Juvenaat)
datering -1951-
Bnefkaart van het Juvenaat van de
pnesters van het H Hart Gebouwd in
Beeldcollectie Zoekpagina
_l
Globaal
Identificatienummer
Documenttype V|
Collectie -J
Nlet-Reguller f3
Inhoudseategorle jArfcverp -,c:ve«J
Trefwoord
Vervaardiger
Daterlng(d-m-)) .p\P~ VtoP.p.p^
I
9 Doci*rml r»Unmo Pnliluum S<n>nm«> HcIk« Yi-mlti rjtVs
a| a|B.| «l»| feTal
I
W» I BAwmmuI 6*»«i2 9*«e«3
I rara I StKhfK j Etta j 5MC<ak f ft
f.üKticnl .yi 6 «0*1 «i Zoo
Wutli«*nJ»4 Jjrtit rj<r>i i
a
a IBal «1»! al
j 11 FuvsJWi 21 r<»X«tK*43|
sinds 1994 gemeentearchivaris van Bergen op Zoom
1) Gabos staat voor Gemeenschappelijk Atlas Beschrijving en
Ontsluitings Systeem. Het is een lijst van zo'n 200 velden die
gebruikt kunnen worden voor de beschrijving van objecten in
de topografische atlas. De lijst is vervaardigd door de archie
ven van Amsterdam, Rotterdam en Utrecht; de pilotgroep
beschouwde hem als standaard voor de archiefwereld.
