Atl
las in Atlantis
dm®
m
IS
De Praktijk
Archievenblad
-I
De Praktijk
Archievenblad
Met het bijwonen van de studiedag 'Geautomatiseerde Beeldopslag' in 1995, begonnen voor Bergen op
Zoom in feite al de voorbereidingen voor het project voor de topografische atlas en de ontsluiting daarvan met
Atlantis. Sinds enige maanden is het programma in bedrijf en digitaliseert de archiefdienst haar beeldcollectie.
De aanloop, de voorbereidende fase en het resultaat.
Gewapend met de kennis van de studiedag
'Geautomatiseerde Beeldopslag' in 1995 en de
informatie van enkele bedrijven konden we de
problemen op het gebied van digitalisering van
onze collecties beter in beeld brengen.
Samenstelling atlas
Onze atlas bestaat uit:
50.000 foto's
10.000 dia's
4.000 kaarten
2.000 prenten en tekeningen
2.000 technische tekeningen
1000 affiches
1000 films, videobanden, geluidsbanden,
platen en cd's.
Tot dan toe waren in onze atlas alleen de kaarten,
prenten en tekeningen op een eenvoudige wijze
beschreven en de overige onderdelen op onder
werp gerangschikt.
De beschrijving van de onderdelen 'kaarten en
prenten' was deels op een kaartsysteem, deels via
een eenvoudige database toegankelijk. De foto
collectie en de collectie dia's stonden op onder
werp gerangschikt. Onderzoekers kregen op aan
vraag de foto's van het gezochte onderwerp in de
studiezaal ter inzage. Een beschrijving ontbrak of
was slechts summier onder de foto zelf aange
bracht. We moesten dus allereerst een start
maken met de beschrijving van de foto's en dia's.
Een omvangrijke klus, die werd opgesplitst in het
beschrijven van de foto's en dia's; de beschrijving
van de kaarten, tekeningen en prenten verbete
ren volgens de handleiding; het in eigen beheer
digitaliseren van de documenten.
Het programma was nog niet aangeschaft, er was
nog geen apparatuur voor het scannen, maar in
1995 konden we wel beginnen met de beschrij
ving en de verbetering van de bestaande kaartsys
temen en databases. De beschrijvingen werden in
applicaties van DataPerfect en AskSarn opgeno
men.
Programma van eisen
De volgende stap was een programma van eisen
opstellen waaraan een te leveren programma
moest voldoen. Dat programma van eisen bevatte
naast wensen vanuit de archiefdienst ook die van
de afdeling Informatievoorziening en Automatise
ring van de gemeente Bergen op Zoom.
Wat wilden wij? Een gebruikersvriendelijke
oplossing; scannen en beschrijven in eigen
beheer uitvoeren; professionals en vrijwilligers
moeten programma en apparatuur kunnen
gebruiken; de oplossing dient voor alle onderde
len van de atlas bruikbaar te zijn, met andere
woorden een totaaloplossing te zijn; het pro
gramma moet een gebruikersvriendelijke inter
face te hebben voor het raadplegen en tevens
geschikt zijn voor andere toepassingen binnen
het archiefwerk.
De afdeling automatisering/informatievoorzie
ning eiste: Windowsomgeving; open structuur;
objectgeoriënteerde oplossing; flexibiliteit;
schaalbaar; client/server architectuur.
Maatwerk of archiefbreed
Op basis van het programma van eisen nodigden
wij acht leveranciers uit een offerte te doen.
Enkele lieten weten geen programma te kunnen
leveren op basis van het programma van eisen,
anderen vielen af na een uitvoerige demonstratie.
Uiteindelijk bleef één bedrijf over, maar dat had
slechts een DOS - oplossing en geen plannen dit
programma om te bouwen tot een Windows-versie.
Uiteindelijk was de firma DeventlT uit Bunscho
ten bereid aan een oplossing mee te werken. Dat
zou echter maatwerk worden, hetgeen om zowel
het financiële als het vakinhoudelijke aspect voor
de archiefdienst niet gewenst was.
De kosten voor een maatwerk-oplossing gingen
het beschikbare budget te boven. Maar we wezen
deze oplossing toch voornamelijk af omdat een
dergelijke invalshoek wellicht geschikt is voor de
archiefdienst van Bergen op Zoom, maar niet per
se voor andere archiefdiensten. Ons inziens zou
een archiefbrede oplossing, die vakinhoudelijk
voldragen en geschikt is voor zowel grote als klei
ne archiefdiensten en andere collectiebeherende
instellingen, beter zijn.
Met dat doel voor ogen ging de zoektocht door.
Pilot en vakinhoudelijk onderzoek
Aldus werd het idee van een pilot geboren. De al
genoemde firma DeventlT wilde na een eerste
marktverkenning een programma ontwikkelen,
waaraan minstens drie archiefdiensten deel moes
ten nemen. Na ons volgden het gemeentearchief
van Rotterdam en daarna het Utrechts Archief.
Aan de start van de pilot ging een vakinhoudelijk
onderzoek door de ontwerpers vooraf: wat omvat
een topografische atlas, hoe worden de onderde
len beschreven, wat zijn de werkprocessen en
hoe worden de documenten geraadpleegd.
De pilotgroep startte met de volgende opdracht:
het formuleren van gezamenlijke wensen; over
eenkomst bereiken over de toepassing van de
Fobid-regels; de handleiding voor het beheer van
de topografische atlas als uitgangspunt nemen; de
(als standaard beschouwde) atlasterminologie
gebruiken; de database volgens de Gabos elemen-
tenlijst' inrichten en bestaande databases conver
seren.
Leerzaam
Deze fase in de pilot is voor alle deelnemers
belangrijk omdat men goed moet nadenken over
de te maken oplossingen. Men moet de gevolgen
voor het toekomstig werkproces kunnen inschat
ten. Door het gedwongen kritisch kijken naar de
eigen methoden en werkprocessen en het discus
siëren over de voor- en nadelen van de verschil
lende methoden is het tevens een leerzame
periode. Trek daarvoor in deze fase ruim tijd uit.
In ons geval was het plezierig te ervaren dat de
systeemontwerpers zich in ons vakgebied ver
diepten: wat zijn de doelen en missies van het
vak of de organisatie, waar komen bezoekers
voor, hoe verloopt het onderzoek en welke
bedrijfsprocessen spelen daarbij een rol. Inzicht
in deze aspecten zijn bevorderlijk voor een goed
resultaat. Overigens moeten de ontwerpers ook
meedenken in oplossingen voor problemen die
tijdens de pilotfase ontstaan.
De pilot bestond uit de volgende onderdelen:
a. functioneel ontwerp
b. ontwerp testversies
c. ontwerp definitieve versie
Iedere fase in de pilot ging gepaard met het uit
voeren van testen: zo passeerden vele bètaversies
de revue. Bij deze testversies komt men honder
den 'bugs' (fouten) tegen. Om soms moedeloos
28 Archievenblad
Archievenblad 29
Door Cees Van we se n bee c k
Het begon met de studiedag
op 1 5 juni 1 995 in de
Koninklijke Bibliotheek in Den
Haag over 'Geautomatiseerde
Beeldopslag'Georganiseerd
door het Gemeentearchief
Amsterdam - in samenwerking
met de Vereniging de Topo-
grafisch-Historische Atlas, de
werkgroep Kaartbeheer van de
Nederlandse Vereniging voor
Kartografie, de Vereniging
Nederlands Fotogenootschap
en het Rijksbureau voor Kunst
historische Documentatie
(RKD). Vanwege de overwel
digende belangstelling moest
deze succesvolle dag worden
herhaald, hetgeen onlangs
gebeurde. 'Digitaal opslaan
van afbeeldingen' was nu het
onderwerp en het RKD en de
vereniging SIMIN waren de
organisatoren.
De studiedag uit 1 99 5 was
voor Bergen op Zoom de aan
leiding voor een project dat
thans in volle gang is. Na
onderzoek en het opstellen
van een beleidsnotitie kon de
voorbereiding van start gaan.
Sinds enige maanden werken
we met Atlantis en zijn we
bezig met het digitaliseren van
onze beeldcollectie.
Er is heel wat werk ver
zet; een deel van de
klus is geklaard.
Ondanks de problemen
zijn we uiteindelijk
tevreden met het resul
taat. Op 3 1 mei jl.
beleefden we een heug
lijk feit: de Algemene
Rijksarchivaris, de heer
Maarten van Boven, gaf
het officiële startsein
voor Atlantis op
Internet.
De archiefdienst van Bergen op
Zoom is een middelgrote dienst
met een rijke collectie voor een
stad van 65.000 inwoners. We
hebben 22 medewerkers en 1 3
vrijwilligers. Op dit moment is
een aantal projecten in uitvoe
ring op basis van het beleidsplan
1 993, dat onder andere omvat:
wegwerken van achterstanden
op restauratiegebied en in
inventarisatie- en indicering-
werk; organisatie en ondersteu
ning van culturele activiteiten.
Bij de uitvoering van het tweede
punt waren enkele grote pro
jecten opgenomen zoals de ont
sluiting van de bibliotheek van
de archiefdienst en de collectie
notariële akten (300.000
stuks) en de digitalisering van
de topografisch-historische
atlas.
Na goedkeuring van het
beleidsplan in 1 993 volgden de
eerste gelden in 1 994. In 1996
stelde de gemeenteraad gelden
beschikbaar voor hard- en soft
ware voor het digitaliseren van
de beeldcollectie. Het beleids
plan 1 993 loopt zo langzamer
hand ten einde; de projecten
zijn voltooid of in uitvoering.
Een nieuw beleidsplan voor de
komende vijf jaar is in de maak.
Dat zal aandacht besteden aan
de verdere ontwikkeling op het
gebied van de digitalisering van
collecties en de verdere uit
bouw van Atlantis. Als eerste
komen daarbij aan bod: digitali
seren van de collectie bewegend
beeld en geluid, de collectie
bouwtekeningen, de notariële
akten en de genealogische
bronnen. Al deze bestanden
zullen middels Atlantis worden
ontsloten.
